智慧城市背景下的智慧檔案館信息服務研究

武曉艷

鄭州澍青醫學高等專科學校，河南 鄭州 450064

與發達國家檔案信息化建設相比較，國內檔案信息化建設起步較晚，智能化水平偏低，例如檔案館信息服務依舊采用傳統服務模式，無法為檔案用戶提供個性化、多元化的服務。在近些年科學技術高速發展的帶動下智慧城市建設步伐加快，進而推動了智慧檔案館建設。這一過程中檔案信息服務實現了全方位轉變，呈現出電子化、智能化、高效化的特點，能夠深度處理檔案信息，實現檔案信息增值；能夠根據不同層次檔案用戶需求，提供個性化服務。

一、智慧城市及智慧檔案館的概述

（一）智慧城市

智慧城市是一種基于新一代信息技術與創新環境下的城市形態，能夠在信息技術的支撐下取得良好效益，體現社會對未來城市知識化、信息化的愿景。它是以信息技術為依托構建，即以物聯網、大數據、云計算等多種信息技術為支撐，根據城市現狀及發展需求，綜合性地規劃城市發展路徑，借助信息資源來創新發展城市，提高城市整體競爭力，進而帶動城市經濟發展、推動社會進步。

總體來講，智慧城市具有以下特點，即：

其一，城市相關數據的掌握。因智慧城市建設是以信息資源為基礎，通過配套設施的應用，例如智能傳感設備、互聯網等，可實現對城市方方面面的實時感測，收集城市相關的信息數據，并對信息數據進行整合處理，從而掌握城市運作實際情況，為城市建設規劃提供參考依據。

其二，網絡信息深度融合。因為物聯網的設置，可充分運用物聯網的優勢，對城市運行的關鍵信息予以感知和采集，之后將信息傳輸到信息平臺，深度挖掘信息，之后將所獲得的重要信息通過網絡傳輸到智慧城市應用層面，為城市良好運行及建設提供參考依據。

其三，促進智慧城市信息服務協同創新。伴隨著信息時代的到來，大量信息數據的傳播，在一定程度上增加了信息處理難度，影響關鍵信息的應用。智慧城市建設，能夠大大提高信息服務水平，即政府部門、企業事業單位甚至個人都能夠有效地利用信息服務平臺來智能化處理海量信息，從中提取有價值的信息，讓人們的生活更加便捷、讓業務處理更加有效、讓政府服務更加到位。

（二）智慧檔案館及其信息服務

目前，對于智慧檔案館的概述并沒有統一的說法，不同學者從不同角度進行研究，提出的定義也就略有不同。但智慧檔案館的內涵是非常明確的，即利用云計算、大數據等信息技術實現與智慧城市公共信息服務平臺的網絡對接，自動化搜集相關單位的答案信息，將其存儲在云平臺、信息服務平臺，以此來滿足檔案信息應用需求，同時借助智能化設備對檔案館、檔案及檔案人員進行實時監測，以保證檔案信息安全。

從宏觀角度來講，智慧檔案館信息服務則是以信息技術為支撐，實現信息資源共享，為城市發展提供必要的檔案服務，促進智慧城市建設與發展。從微觀角度來講，智慧檔案館信息服務則是借助智慧城市建設的優勢，加強對檔案資源的精細化管控，以便提高檔案管理的公共服務，使之能夠滿足不同機構、不同人員的應用需求。正因如此，將智慧檔案館信息服務定位為智慧城市建設的重要組成部分，按照國家相關政策要求，基于智慧城市建設的戰略規劃，合理地利用物聯網、大數據、云計算等信息技術來構建集成式的信息服務系統，實現檔案信息的收集、存儲、共享及安全管控［1］。

二、智慧城市對智慧檔案館信息服務的影響

時代不斷發展、社會不斷進步，越來越多的先進技術被推出和應用，帶動了我國各個城市朝著智慧城市方向邁進。而智慧城市建設之中，信息收集、存儲及利用呈現出多元化的特點，相應的傳統形式的檔案信息呈現已經不能跟上城市建設的步伐，需要進行信息化處理，實現智慧檔案館信息服務。

（一）海量數據傳播

進入21世紀后科技研究步伐從未停止，越來越多的先進技術被推出，例如互聯網、物聯網、云計算、大數據等等，時代前進步伐加快，社會發展節奏加快。時至今日，我國已經進入了大數據時代，而這個時代的典型特征就是數據體量大、數據類型繁多、生產速度快等等。受此影響各行各業生產運作產生了大量的電子信息，具有保存價值的數據信息也增多。此種情況下檔案館按照以往的信息服務方式來進行信息收集、整理、處理及歸檔難以跟上數據更新及保存需求，這就會因歸檔不及時而造成重要信息數據丟失。這側面說明了大數據時代的到來，海量數據傳播給檔案信息服務帶來了新的挑戰和困難，需要將目光落在智慧城市建設上，借助智慧城市建設的優勢，積極改變檔案館信息服務，使之能夠跟上時代發展步伐、城市發展步伐，創新創造，呈現出信息化、智能化的特點。

（二）信息處理難度加大

在我國各個城市高度重視并且積極推進智慧城市建設的當下，先進技術的研究與發展的不斷加快，例如物聯網、大數據、云計算、通信技術等技術的應用價值不斷提高，在智慧城市建設中充分發揮了作用，即實時監測城市基礎設施，有效管控城市運行，同時收集城市相關信息，為城市規劃建設提供參考依據。收集的城市相關信息涵蓋了政府部門、企事業單位、個人相關的重要信息，具有一定的保留價值，這就意味著大量檔案信息存在，且因為領域不同、系統不同，所以檔案信息交叉呈現出來，那么檔案館信息服務實施的過程中需要分類梳理信息、整合信息、存儲信息、共享信息，這在一定程度上加大了信息處理難度，創新調整檔案信息服務就顯得尤為必要［2］。

（三）信息服務需要全面轉型

對當前我國智慧城市建設實際情況予以了解，其建設的驅動力主要來源于兩方面，一方面是以物聯網、大數據、云計算等為代表的信息技術的應用；另一方面是智慧社會背景下開放性城市生態的打造。無論是從哪一方面來講，智慧城市建設已然成為城市發展的必然趨勢。此種情況下，作為智慧城市的一部分，檔案館信息服務應跟隨智慧城市發展步伐，全面轉型，重新定位信息服務，明確信息服務的目的，積極引用物聯網、大數據、云計算等先進技術重新打造檔案館，創新調整信息服務，使之具有信息化、電子化、社會化的特點。

三、智慧城市背景下智慧檔案館信息服務的實施

（一）智慧檔案館信息服務的基本要素

1.服務主體——檔案館

檔案信息服務的主體為檔案館和檔案館內的工作人員。檔案館利用自身的館藏資源，根據用戶需求，規劃設計檔案信息服務，以便滿足用戶的實際需求。在智慧城市發展的背景下，積極構建智慧檔案館，應重新定位檔案館的角色。檔案館不僅僅是檔案信息的收集者、整理者，還是檔案信息的開發者、增值者，應綜合分析新時代背景下檔案信息服務面臨的挑戰和困難，從促進智慧檔案館良好發展、提供優質檔案信息服務的角度出發，梳理與時俱進的服務理念，重新定位檔案信息服務，進而積極引用物聯網、互聯網、大數據、云計算等先進技術來創新檔案信息服務模式，以便檔案信息收集、整理、處理更加智能化、科學化地展開，深度開發檔案信息，提高檔案信息的應用價值。

2.服務客體——檔案用戶

檔案用戶即為檔案信息服務的主要對象，需要根據他們的訴求從而調整、優化服務內容、服務方式、服務模式等，以便為他們提供優質的服務體驗。以往檔案館信息服務所面對的服務客體相對集中、穩定，而伴隨著智慧檔案館的建設，相對獨立的檔案館轉變為網絡化的智慧檔案館，檔案用戶可打破時間和地域的限制，在網絡環境下隨時登錄任何一個智慧檔案館，使用檔案信息資源。這就意味著檔案信息服務的客體發生了轉變，即為任何可以利用智慧檔案館信息資源的用戶，檔案用戶規模擴大，服務需求增加，相應的檔案信息服務電子化、智能化、現代化發展就顯得尤為必要，可為用戶提供優質的服務［3］。

3.服務內容——檔案信息資源

檔案信息資源是檔案信息服務的基礎，是信息服務的核心要素。只有保證檔案信息資源豐富，才能夠為用戶提供優質的檔案信息服務，滿足他們不同方面的檔案信息應用需求。在智慧城市發展的背景下構建智慧檔案館，每個檔案館即可成為檔案館群的一個節點，可與其他檔案館建立合作關系，通過網絡互聯、資源互借，實現檔案信息資源共享，如此即可創造大量的檔案信息資源。

4.服務策略——信息技術

檔案信息服務之中所執行的相關政策、具體辦法、先進技術等即為服務策略。在我國政府大力提倡和支持檔案信息化建設的今天，智慧檔案館信息服務應當準確把握政策要求，緊跟智慧城市發展步伐，根據智慧檔案館建設需要、檔案用戶需求，合理規劃檔案信息服務優化措施，積極利用信息技術來創新檔案信息服務，提供個性化服務。

（二）智慧檔案館信息服務的優化路徑

1.科學規劃智慧檔案館頂層設計

作為智慧城市的重要組成部分，智慧檔案館規劃與構建應以智慧城市建設為基礎，所以政府部門應在其中發揮主導作用，協同社會力量，制定可行的智慧檔案館建設方案。具體來講，政府部門應當作為智慧檔案館建設的主體，詳細了解智慧城市建設與發展的實際情況，例如基礎設施構建情況、公共服務水平等等，統籌規劃、合理布局，正確定位智慧檔案館，明確其應具備的功能。在此基礎上制定可行、規范的管理機制，以便約束后續智慧檔案館建設行為。按照智慧檔案館建設方案，在具體實踐的過程中首先要設置好網絡對接，即與智慧城市的物聯網、互聯網進行有效銜接，同時設置好外圍基礎設施，支持網絡傳輸。其次是利用先進技術及配套設施來改造檔案館內部，建成智能化閱覽室、館藏室等。

2.構建健全的智慧檔案館信息服務標準體系

為了能夠提供個性化的檔案信息服務，還要面向智慧城市構建智慧檔案館信息服務體系，以便明確檔案信息服務標準，健全配套的法律法規。例如智慧檔案館信息服務相關法律法規的制定應以頒布實施的檔案相關法律法規為基礎，結合智慧檔案館信息服務的特點來制定新的法律法規，涵蓋服務主體、服務客體、服務內容、服務策略等方面的條規，以便有效約束和規范智慧檔案館信息服務。智慧檔案館信息服務標準設置，則從保證檔案信息傳輸順暢、高效的角度出發，制定可行的《智慧檔案館數據共享規范》，統一檔案信息數據的格式、信息數據傳輸方式、權限修改條件、數據庫訪問次數、密碼指令設置條件及標準等等［4］。

3.實現檔案信息資源共享

智慧城市建設與發展，使得檔案信息應用價值大大提高，但也給檔案信息服務帶來了新困難、新挑戰，例如當前檔案信息獲取程度有限，未能及時收集政府部門、企事業單位的檔案信息；未能實現檔案信息資源共享，滿足用戶多樣化的需求。在面向智慧城市優化智慧檔案館信息服務之際，應注重消除檔案信息孤島，實現檔案信息資源共享。也就是以智慧城市為背景，積極構建智慧檔案館，使之能夠與智慧城市有效銜接，在智慧城市運行中收集政府部門、企事業單位的檔案信息，并對檔案信息進行深入整合與分析，提煉具有保留價值的檔案信息，將其存儲在數據庫之中。通過實施一體化檔案信息管理，設置檔案信息查看權限，如此政府部門、企事業單位工作人員只要符合權限要求，即可登錄智慧檔案館，隨時隨地查看和應用檔案信息，如此既可實現檔案信息資源共享，又能夠保障檔案信息資源安全。

4.創新智慧檔案館信息服務模式

《“十四五”全國檔案實業發展規劃》要求，檔案工作走向依法治理、走向開發、走向現代化。為了達成這一發展目標，智慧城市背景下優化智慧檔案館信息服務，還要注意創新服務模式。具體的做法是：1）基于服務主體實施增值性主動服務模式，也就是為了突出檔案館價值，檔案信息收集應以“應歸盡歸、應收盡收”為目的，充分發揮智慧城市的優勢，與政府部門、企事業單位構建合作關系，積極收集政府部門、企事業單位的檔案信息，并根據信息的內在特征及價值來鑒定和篩選檔案信息，之后對檔案信息進行深度加工，使檔案信息增值，為用戶提供增值性主動服務，例如提供涵蓋知識內容的檔案信息資源。2）基于服務客體實施個性化智能服務模式。伴隨著智慧檔案館用戶增多，其服務需求增加，檔案信息服務應始終堅持以人民為中心的服務理念，利用信息技術來拓展個性化智能服務，為不同層次檔案用戶提供針對性的服務內容。

四、結束語

新時代的到來，我國各城市越來越注重智慧城市的建設與發展，檔案館作為城市的重要組成部分，應跟隨智慧城市發展步伐，有所創新，即打造智慧檔案館。從智慧檔案館的視角來審視和分析當前檔案信息服務及其暴露的諸多問題，例如不能為檔案用戶提供個性化服務等。對此，應當面向智慧城市，積極創新優化智慧檔案館信息服務，例如構建健全的智慧檔案館信息服務標準體系、實現檔案信息資源共享、創新智慧檔案館信息服務模式等。