大數據背景下高校檔案管理模式的改進策略

肖艷麗 漢江師范學院

進入21世紀，我國科技水平不斷提升，大數據技術也被普遍運用到諸多行業和領域，在很大程度上提高了信息處理速度，助力社會經濟飛速發展。近年來，高校檔案管理工作受到了越來越多的關注和重視。作為高校日常教育管理的重要組成部分，高校檔案管理工作應當主動運用大數據技術來改革和創新傳統高校檔案管理模式，不斷提升高校檔案管理工作水平，最大程度地發揮出檔案工作對高校教育管理的輔助性作用。在大數據時代下，依托大數據技術推進高校現代化檔案管理體系的構建，利用大數據對高校檔案資源庫的信息進行分析研究。在這一過程中，檔案管理人員必須要深入全面認識到檔案管理工作中的普遍性問題，制訂明確的改革目標和創新方向，借助大數據對檔案管理工作予以完善，為其他各部門相關工作的高質量開展提供更為準確可靠的檔案信息支持。

大數據背景下高校檔案管理信息化建設的意義

順應時代發展趨勢

現代科技的飛速發展和普及，使各個行業和領域都逐漸開始邁入一個發展的新階段。大數據技術的普及使高校檔案管理工作轉變了過去傳統人工管理的陳舊模式，有助于信息化建設和數字化技術的運用，這不僅促進了檔案管理效率與質量的提升，還減輕了檔案管理人員的日常工作量。同時，針對紙質檔案，可以將其掃描后通過圖片的形式保存于計算機數據庫之內，防止傳統保存模式因為外部環境因素和紙張自身質量而出現損壞或丟失的問題。此外，檔案材料的檢索與查詢效率也得到了顯著提升，使用者僅僅需要直接輸入關鍵詞即可第一時間獲得相應的檔案資料，為檔案資源的開發利用帶來了極大的便利性。由此可見，高校在開展檔案管理工作時，應把信息化建設作為必然的要求，才能夠真正發揮出高校檔案資源的價值與作用。

拓寬檔案服務功能，實現檔案資源共享

在傳統的高校檔案管理中，大部分檔案資料都是紙質檔案，因為存儲的數據資料數量較多，在實際檢索查找時會消耗極大的人力成本和時間成本，很難實現隨時調閱，更難以進行遠距離的傳輸。通過檔案管理信息化建設，可以借助信息化系統平臺和相關軟件科學管理檔案資源，在授權登錄系統后即可直接搜索需要的檔案材料。比如，教師遠程備課可以選擇這樣的檢索下載方式，能夠有效擺脫時間與空間的限制。

降低檔案管理差錯率，實現檔案資料的永久保存

由于傳統檔案管理工作效率不高，因此經常會出現歸檔模糊、管理混亂甚至檔案遺失等現象。隨著檔案管理信息化建設的實施，傳統的紙質檔案將逐步轉變為電子檔案，以便更好地保存利用，有效避免由于人工操作不規范出現的差錯。同時檔案管理工作人員借助信息化管理平臺開展工作，可以進一步強化其數據處理能力、分析能力以及計算機應用能力，使高校檔案管理工作隊伍整體專業水平得到提升。這樣一來，高校檔案管理工作也會向越來越好的方向發展。

大數據時代高校檔案管理工作與服務模式存在的問題

檔案服務內容以及方式單一

傳統高校檔案管理服務的主要內容是保存和查詢相關信息，服務內容較為片面，服務方式也很單一，沒有充分發揮出檔案管理服務的作用和功能。針對這一現象，高校在利用大數據技術開展檔案管理工作時應充分結合大數據技術的特點，最大程度發揮信息技術的準確性和有效性，同時注重檔案信息的個性化服務。傳統的高校檔案服務平臺往往只具有存儲和調用功能，無法實現其服務功能，如通過查詢檔案信息關鍵詞來調閱檔案等。基于此，為了更好體現高校檔案管理工作的服務性，應充分利用大數據技術提升檔案管理服務水平。

檔案信息數據的安全性欠佳

大數據背景下，高校檔案管理采用線上模式，其服務模式也更加具有開放性。在此背景下，檔案資料信息的安全性也更加需要引起重視，避免出現檔案信息泄露、違規調用檔案等情況。現階段，高校需要保證的是能快速處理大量的信息數據，在此過程中，如何避免出現錯誤，有效保證數據安全極其重要。首先，需要相關人員具備一定程度的專業能力，能夠掌握網絡防火墻設置技能；其次是明確高校檔案管理操作流程，并根據具體的檔案內容和操作流程對檔案進行編目和保存，防止出現檔案信息泄露的情況。

檔案管理人員的專業能力較低

現階段，很多高校檔案管理員在檔案管理專業能力方面還存在很多的不足。這類檔案管理人員通常不是檔案管理專業，工作期間也很少參與檔案管理相關培訓。這就導致一部分高校檔案管理人員對自身工作認識不到位，認為檔案管理就是保管檔案和調閱檔案，這也是檔案信息價值得不到體現的主要原因。大數據技術在檔案管理中的應用，使得檔案管理人員面臨更大的挑戰，如何改變其單一的檔案管理理念，促進檔案管理人員專業能力和職業素養的提升，已經成為當前高校開展檔案管理工作的一項重要內容。總體來說，要提高檔案管理人員的專業能力，還是要通過日積月累的學習和培訓，逐步組建符合大數據時代要求的高校檔案管理人員隊伍。

對大數據時代高校檔案管理工作與服務模式改進的思考

從上文的幾個問題來看，首先要充分利用信息技術做好檔案資料信息的安全保存；其次是要注意大數據背景下的信息處理模式與傳統信息處理的不同點，最后是要注重提升檔案管理人員的專業能力，以此更好地推動高校檔案管理工作的開展。

善于利用現代信息技術手段

隨著時代的發展，高校檔案資料所包含的內容不斷增加，涉及學生管理、教學管理和科研管理等各個方面的內容，學校要提高對檔案信息化建設的重視程度，積極利用大數據進行檔案管理，將過去一些分散的檔案資料進行集中管理。在此過程中，學校要做好以下幾個方面的內容，才能有效開展檔案管理信息化建設工作：一是要面對學校自動化辦公系統和檔案管理系統相互獨立的現狀，采取有效措施使其進行結合，有效提升檔案的完整性和真實性，滿足不同的檔案使用功能要求。二是結合高校檔案資料繁雜的特殊情況，可以應用智能著錄技術，實現智能化識別電子檔案、文本、圖片等，并抽取相關信息完成著錄，既提高了檔案管理的工作效率，同時還可以進一步提升檔案著錄的準確性。三是對一些需要通過人工完成的檔案錄入，也可以利用人工智能技術對錄入信息進行監測，有效保證信息資料的完整性和準確性，避免檔案資料出現問題。

建立健全標準的高校檔案管理信息化體系

推動高校檔案管理信息化建設的目的是為了最大程度地體現檔案資料的規范性和科學性特點。在此過程中，高校應嚴格執行檔案標準化管理，推動檔案管理信息化發展。一是為了促進傳統的檔案管理模式與大數據背景下的檔案管理模式充分融合，并有效發揮出大數據技術下的檔案管理模式功能，首先需要對檔案信息資源體系數據進行規范，重點強調大數據下的檔案管理操作規范，同時在檔案資源中建立起能夠和其他高校共享的檔案資源。二是要將現代化檔案資料的動態性特點體現出來，對高校檔案管理流程進行優化，制定嚴格的檔案管理工作制度，在各個院系營造良好的檔案管理氛圍。三是健全高校檔案管理安全體系，以高校檔案管理安全防護要求為根據，制定保密管理工作制度，還應采取有效措施多重保護檔案資料，這也是現階段建立健全標準的高校檔案管理信息化體系的重要內容。

積極引進先進的檔案管理信息化基礎設施

基于大數據技術，高校必須具備現代化的軟硬件設施。因此高校要結合實際情況，為檔案室購置計算機、掃描儀等必要的硬件設備，同時還要引進圖像處理軟件和數字加工管理系統等，并保證此類軟件系統的及時更新。此外，在檔案信息安全防護方面也要采取多元化的防護措施，提升檔案管理的安全性。通過采用人臉識別和指紋識別等方式，提高檔案管理系統的安全性；也可以通過安裝網絡防火墻和殺毒軟件，防止網絡病毒入侵所導致的檔案信息損壞或丟失問題的發生。

提高高校檔案管理人員的綜合素質

高校在進行檔案管理人員招聘時，應提高對應聘人員綜合素質的要求，不僅要具備良好的道德素質和專業能力，同時應掌握一定程度的信息技術應用技巧以及檔案管理相關的法律法規。首先，優先聘用復合型的檔案管理人才，這類人才能熟練運用大數據、人工智能等技術，快速高效地完成檔案統計、分類、編目等工作內容。其次，檔案管理人員要樹立終身學習意識，通過加強考核等方式使其不斷強化自身知識儲備，掌握信息技術的運用方式。最后，對高校現有的檔案管理人員定期開展相關培訓工作，提高高校檔案管理人員的綜合素質，從整體上提升檔案管理人員隊伍的專業水平，從而進一步完善高校檔案管理人才結構，增強高校檔案管理工作實效。

構建并完善檔案信息化安全體系

隨著信息技術的發展與完善，檔案管理工作越來越便捷化，但是其安全問題也引起了高校的高度重視，具體可以從以下幾方面入手：第一，結合高校檔案信息化管理的特征，制定與實際情況相符合的保密制度；同時，對檔案管理人員開展相關培訓工作，使其具備更強的檔案安全防范意識以及安全意識，并制定相關制度，督促檔案管理人員提高對檔案信息化的安全性的重視程度。第二，根據高校檔案信息化管理的安全要求，及時引進最新的管理系統及相關設備。例如人臉識別和指紋識別等，當用戶需要使用檔案資料時，只有通過識別獲得權限才能進行使用，這樣可以從源頭上強化檔案信息的安全力度。第三，做好安全基礎方案，例如，安裝以及更新防火墻以及殺毒軟件，一定程度上能夠有效防范病毒入侵以及黑客的惡意攻擊。第四，制定嚴格的維護及保養制度，定期維護和保養軟硬件設備；同時，實時掌握各種設備的運行狀態，及時發現問題并解決，保障整個設備以及系統的安全性。

高校檔案信息化管理未來發展趨勢概述

管理特色化

現階段，用戶的個性化需求越來越多元，這對高校檔案信息化管理也提出了更大的挑戰。基于此，高校檔案信息化管理要更具有特色。例如，管理特色化，即要盡可能滿足用戶的個性化需求，以此為基礎，打造高校檔案信息化管理的特色；同時，結合大數據技術深入分析以及挖掘用戶群體的實際需求，這樣才能明確檔案管理信息化的服務方向，進而為用戶提供多元化服務。

管理精細化

信息化時代背景下，檔案信息的價值日益突出，而信息化管理也需要基于此做出改變，讓管理更加精細化，具體而言：第一，更加精細、多樣的服務方式。在信息時代背景下，服務渠道呈現多樣化的特點，服務方式也越來越豐富；從用戶角度來看，他們需要查詢、瀏覽、閱讀，這就意味著管理必須要有針對性，以此為基礎實現管理精細化，讓服務圍繞用戶需求而不斷優化。第二，服務要更加高效、精準，這就需要利用大數據、云計算等技術對檔案用戶進行有效分類，分析服務過程中存在的問題并及時修正，這樣才能讓管理更加精細化，服務也會隨之更加多元化。

管理聯合化

如今是信息共享的時代，高校之間的聯系也比以往更加緊密，為了讓高校與各機構之間的文件傳輸、溝通、交流等方面更加順暢，高校檔案信息化管理還需要朝管理聯合化方向發展，加強高校檔案部門的聯合性；高校之間也可以相互學習、共享信息、取長補短，將檔案價值最大化地發揮出來。

管理市場化

在高校檔案管理工作中應用大數據技術，是為了更好地服務檔案管理，最大程度地發揮檔案資料的功能與價值。現階段，隨著高校規模的擴大，其產生的數據信息量日益增多，相關內容更加精細化，其社會價值以及經濟價值也日益凸顯。基于此，未來高校檔案管理勢必會朝著市場化發展，這就使檔案信息的應用更加廣泛，其不僅能為高校帶來一定的收益，而且還能讓更多學生以及社會人士更加深入了解高校及各個專業的信息，為促進就業提供一定的條件。

總而言之，在大數據時代背景下，高校檔案管理工作進入了一個新的發展階段，同時也面臨著新的挑戰。為此，高校要積極應對當前檔案管理工作中存在的問題，采取有效的策略完善檔案管理信息化建設，最大程度地發揮高校檔案資料的功能和價值，促進高校檔案管理工作實現更好的發展。