信息時代的電子檔案歸檔優化探討

王 艷 北新建材集團有限公司

隨著信息時代的到來，各行各業對電子檔案的歸檔管理越來越重視。電子檔案與以往紙質檔案相比，在歸檔難度、保存空間、利用效率、實際工作量等多方面具有明顯的優勢，因此，電子檔案已然成為當前及未來一段時間內各行各業檔案管理的主要形式。要想做好電子檔案管理工作，就需要從歸檔管理做起，細化電子檔案分類，明確電子檔案歸檔要求，加強歸檔管理工作中對信息技術的有效應用，從而為檔案管理工作效能的進一步提高打下良好基礎。現首先分析電子檔案的特征，其次對電子檔案歸檔的內容及方法進行簡述，最后基于信息時代背景，提出電子檔案歸檔的優化措施。

在信息技術不斷發展的當下，文件資料的數量日益增加，要想在安全可靠的前提下做好文件資料保存和管理工作并不容易。運用信息技術手段開展電子檔案歸檔工作，能夠在提高檔案歸檔工作效率和質量的同時，借助信息加密技術來保障各類文件資料的完整性、安全性、真實性，使電子檔案管理工作更加高效。因此，探究和分析信息時代背景下的電子檔案歸檔措施十分必要。

電子檔案的特征

要想優化電子檔案歸檔措施，就必須掌握電子檔案的特征。具體來說電子檔案有以下五方面特征。

一是內容與載體的可分離性。數字信號是電子檔案的主要存在形式，由于其為電子形式，因而檔案內容可與儲存載體分離，可將檔案內容轉移至另外的載體，或是利用網絡傳輸給其他接收者。電子檔案的呈現形態較為豐富，可搭配影音、圖像等媒體，由多媒體集成的電子檔案更具生動性。

二是對計算機系統及設備的依賴性。電子檔案產生于計算機信息系統，因而需要借助計算機等設備對電子檔案進行讀取和傳輸。但與更新升級速度較快的計算機信息技術相比，電子檔案的保存管理時間較長，可能導致最新的信息化設備無法讀取幾十年前的電子檔案，因此，在電子檔案歸檔和管理中需要實行標準化處理，以確保電子檔案可被實時利用。

三是對元數據和背景信息的依賴性。元數據決定了電子檔案的屬性，包括電子檔案的軟硬件環境、文字處理軟件、行文結構等。電子檔案形成時，其相關流轉過程、歷史信息以及上下文聯系等內容就是電子檔案的背景信息。因此，元數據和背景信息是保證電子檔案被有效、準確讀取和傳輸的關鍵。若是在電子檔案歸檔和管理中未能完善元數據或背景信息，很可能對電子檔案的歸檔和保存產生影響。

四是載體多樣和信息存儲的高密度性。電子檔案的載體較多，如磁盤、U盤、光盤等，此類載體對電子檔案歸檔和管理的環境要求普遍較低。信息存儲的高密度性體現在電子檔案載體的儲存空間方面，如檔案級光盤容量可達4.7G,可存儲近28億個字符，壓縮后的電子檔案不僅便于歸檔，而且節約儲存空間。

五是不穩定和不安全性。對于電子檔案來說，在對其進行歸檔、讀取、傳輸、管理等流程中需要多次分離與組合，容易導致電子檔案在移交、傳輸、利用后形式和內容發生變化，如被非法讀取或抹除。這將大幅降低電子檔案的利用價值。因此，在電子檔案歸檔工作中需注重其不穩定和不安全性，利用加密信息技術保障電子檔案的完整和安全。

電子檔案歸檔的內容及方法

電子檔案歸檔內容

一般來說，電子檔案歸檔主要有三項內容，即歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。結合電子檔案管理規定分析，歸檔范圍主要有電子檔案的元數據和各類電子文件，電子文件有影音圖像及文字符號等多種呈現形態；歸檔時間需要根據不同單位的具體要求進行明確；歸檔要求需保障電子檔案滿足可利用性、真實性、完整性、可靠性要求。只有電子檔案滿足以上要求時，才能按照歸檔流程進行處理。

電子檔案歸檔方法

根據電子檔案的初始存儲位置，結合計算機運行邏輯，可選擇更為合適、便捷的歸檔方法。電子檔案歸檔方法主要有以下三種。

第一，物理歸檔。按照電子檔案初始的存儲位置可將電子檔案歸檔方法劃分為網絡歸檔、介質歸檔兩種。網絡歸檔是指電子檔案的主要來源為網絡，且長期存儲于網絡空間；介質歸檔是指電子檔案存儲于有形的載體，如磁盤、U盤等，在對電子檔案歸檔時需要將存儲介質進行一并歸檔。

第二，邏輯歸檔。這種歸檔方法主要根據電子檔案的具體格式進行分類歸檔，即按照電子檔案在計算機系統中的運行邏輯完成歸檔。邏輯歸檔可在電子檔案的初始位置進行保存管理，有助于提高電子檔案的完整性和保證其真實性。

第三，雙套制歸檔。此歸檔方法為前兩種方法的結合，即將邏輯歸檔與介質歸檔或是網絡歸檔相結合，從而形成相應的電子檔案，再完成歸檔。雙套制歸檔與前兩種歸檔方法相比，在保證電子檔案快速傳輸的同時，電子檔案內容的完整性也能得到保障，因而更具安全性和可靠性。

信息時代下的電子檔案歸檔優化措施

樹立電子檔案歸檔信息化思維

信息化思維就是在電子檔案歸檔工作中利用現代信息技術，分析問題，解決矛盾，提升效率。具體來說，需要在電子檔案歸檔工作中運用信息技術建立便捷、高效的檔案資源管理系統，提高電子檔案歸檔工作的時效性，使電子檔案歸檔及管理工作實現信息化、數字化、智能化發展。因此，電子檔案歸檔工作人員需明確工作目標，按照歸檔工作具體要求運用信息技術，如利用大數據技術識別、分類，匯集不同形式、不同內容的電子檔案，即通過信息技術對影音圖像或文字符號等形態的電子檔案進行分類，提高電子檔案歸檔的準確性和效率。

在信息時代背景下，信息化思維在電子檔案歸檔工作中的運用應更加豐富、系統，比如，在對文字類電子檔案進行歸檔時，應利用信息技術分析此類檔案的被使用的頻率，并將數據分析結果以曲線圖的形式呈現出來，幫助工作人員能夠以利用率作為標準對此類電子檔案進行歸檔。這樣一方面能夠保障電子檔案歸檔工作的效率，降低工作人員識別和分類電子檔案的難度；另一方面便于日后對電子檔案進行查詢利用，從而大幅提高電子檔案的歸檔與管理成效。

健全電子檔案歸檔管理制度

完善的管理制度可使電子檔案歸檔工作在有規可依、有章可循的良好環境下高效有序地順利開展。為此，需要結合電子檔案特征，對其歸檔工作進行嚴格規范。首先，針對電子檔案內容與載體的可分離性特征，需要明確歸檔方法并以制度化的形式進行細化，如明確不同形態電子檔案的歸檔載體，或是根據電子檔案內容的重要性和價值來確定對其進行歸檔的載體，以便于對電子檔案進行區分。其次，針對電子檔案對計算機系統及設備的依賴性與對元數據和背景信息的依賴性，需要對歸檔標準進行統一規范，在保證電子檔案完整、真實、可靠的前提下，根據電子檔案歸檔及管理的相關規定有序開展后續工作。這樣能夠使電子檔案在歸檔及后期使用中被順利讀取、傳輸，增強了電子檔案的可利用性，同時可避免歸檔工作因電子檔案自身問題而出現重復處理的現象，造成人力、物力等資源浪費。最后，針對電子檔案載體多樣和信息存儲的高密度性、不穩定和不安全性，對歸檔工作人員的責任意識和工作行為進行規范，使其在對電子檔案歸檔時能夠選用符合不同形態的電子檔案存儲載體，并加強對電子檔案歸檔的安全管理，確保電子檔案在歸檔環節處于完整、安全的管理狀態。在此過程中，工作人員應針對不同形態的電子檔案應用相應的信息化加密技術，比如設置訪問權限、應用密匙等方式，使電子檔案在歸檔工作的全過程可以被有效保護，從而為提高電子檔案歸檔與管理成效奠定可靠基礎。

明確電子檔案歸檔流程

第一，明確歸檔范圍。不同企事業單位對電子檔案的歸檔范圍有不同的標準和依據，只有明確電子檔案歸檔范圍才能使工作人員有針對性、選擇性和目的性地對電子檔案進行歸檔。在明確歸檔范圍時，不但要考慮本單位對電子檔案的管理要求，而且要利用信息技術對電子檔案的價值進行科學分析，如檔案利用率、檔案內容重要性等，使被歸檔的電子檔案包含全部的、有價值的文件資料。只有這樣才能凸顯出電子檔案歸檔利用信息技術的作用和必要性，從而更好地進行電子檔案歸檔。

第二，做好電子檔案檢測工作。電子檔案檢測是對其進行歸檔和管理工作的一個不可或缺的環節，不僅有利于提高電子檔案歸檔工作的效率，還有利于后期對電子檔案的管理。對電子檔案進行檢測是為了保證其元數據、背景信息、存儲載體的有效可靠和完整安全，只有符合這些條件的電子檔案才能進行歸檔，才能體現加強歸檔工作管理的意義。可見，電子檔案檢測具有重要作用，因此工作人員應重視此項工作，規范統一檢測標準，提高電子檔案歸檔質量。

第三，制定合理的歸檔接口。電子檔案歸檔需要制定一個合理的歸檔接口，可通過信息技術與本單位電子檔案歸檔與管理要求對接口進行明確，既要保證歸檔工作能夠順利開展，以便對各類需要被歸檔的電子檔案進行檢測，也要保證電子檔案的安全性。

提高工作人員運用信息技術的水平

在開展電子檔案歸檔工作的過程中，需要注重提高工作人員運用信息技術的水平，促使其轉變工作思路，適當調整原有電子檔案歸檔工作的理念和方法，避免電子檔案歸檔工作存在各級人員溝通不順暢、信息交流存在誤差等問題，確保電子檔案被順利歸檔。為此，應加強對工作人員的信息技術培訓力度，基于電子檔案歸檔工作需求和管理要求，結合信息技術對工作人員進行培訓指導，并通過微信群、QQ群、釘釘、騰訊會議等媒體平臺進行溝通交流，方便工作人員之間探討業務問題，保證電子檔案歸檔培訓活動的連續性和暢通性。此外，需要通過績效考核的方式對工作人員在實際工作中運用信息化技術的質量和效率進行考評，使電子檔案歸檔工作人員明白運用信息化技術開展具體工作的重要性和意義，從而更加高效、有序、合理地利用信息化技術對電子檔案進行檢測、歸檔以及管理，以推動電子檔案歸檔工作朝著信息化、數字化、智能化方向發展。需要注意的是，應利用考評結果激發和調動工作人員的積極性，通過大數據技術分析工作人員的整體工作狀態、工作效率、工作質量，再結合考評結果對其進行獎懲，使工作人員在學習信息化技術和運用所學內容開展歸檔工作時更加積極、主動，從而為推動電子檔案歸檔實現高質量發展提供可靠的人力資源支持。

有效應用信息化加密技術

在電子檔案歸檔工作中，最關鍵的一環就是保證電子檔案的真實性、完整性和安全性，因此在歸檔工作中需要有效應用信息化加密技術。例如，數字簽名和時間戳技術，這兩項技術可針對電子檔案的來源和內容進行保護，是一種保障信息安全較為常用的信息化加密技術；建立電子檔案元數據管理機制，該環節是對電子檔案歸檔及管理過程的加密保護，通過固化電子檔案歸檔及管理過程，形成真實完整、可靠連續的加密保護防線；創建復合式身份標識，此項加密技術是多種信息化算法和技術的深度融合，且加入了憑證庫相關管理標準，可有效保證電子檔案的安全性。此外，可以通過讀取長期保存管理的電子檔案檢驗歸檔工作是否有效，并結合檢驗結果對歸檔方法進行調整，確保電子檔案在完成歸檔后處于長期可讀的狀態，避免電子檔案被抹除或失效。可通過信息化技術使電子檔案格式標準化，保護其元數據和背景信息的完整性和真實性；或是基于封裝的數字遷移，此項技術可使電子檔案穩定地應對外界各類因素帶來的影響。因此，在信息化時代背景下，電子檔案歸檔工作應注重有效應用信息化加密技術，提高歸檔工作人員的安全意識和責任意識，使電子檔案在歸檔環節處于完整、安全的管理狀態，為后續電子檔案的讀取、傳輸、移交等提供可靠支持。

綜上所述，電子檔案歸檔作為電子檔案管理的關鍵環節，對電子檔案的可利用性、真實性、完整性、可靠性有著不容忽視的重要影響，只有扎實做好歸檔工作，才能為后續的電子檔案讀取、傳輸、移交等環節奠定良好基礎。因此，就電子檔案歸檔來說，應從樹立電子檔案歸檔信息化思維、健全電子檔案歸檔管理制度、明確電子檔案歸檔流程、提高工作人員運用信息技術的水平、有效應用信息化加密技術等方面著手，為高效、有序地開展電子檔案歸檔工作提供全方位、多角度的支持與保障，從而促使電子檔案歸檔及管理工作高質量發展，并為我國檔案管理工作的現代化發展作出貢獻。