構建辦公場所綜合設施管理數字平臺的方法研究

[ 作者簡介 ]

王濤，男，上海人，仲量聯行測量師事務所（上海）有限公司，中級工程師，本科，研究方向：物業運營管理。

[ 摘要 ]

綜合設施管理的本質是以保持業務空間高品質的生活和提高投資效益為目的，以最新的技術對人類有效的生活環境進行規劃、整備和維護管理的工作。隨著數字化環境的日益成熟，其最新技術已經不僅僅體現在應用最新的施工工藝對設備進行維護保養或是使用高科技產品改善設施，也可以是通過數字化技術手段來提升設施管理的效率以及提高空間人員的滿意度。本文對搭建一套綜合設施管理數字平臺的方法展開研究，力圖涵蓋設施管理的各個維度，以給后續辦公場所綜合設施管理的數字化建設一些啟發。

[ 關鍵詞 ]

綜合設施管理；數字化平臺；數據管理；智能建筑

中圖分類號：C93

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.15.025

近年來，中國物業管理行業規模增長明顯，截至2021年，從2004年3.1萬家增長至23.4萬家，增長6倍以上，物業管理逐漸成為房地產業內主要子行業。建筑物一旦交付使用后，整個建筑屬性就會從建筑本身轉為更加復雜的“建筑加人”模式，人既生活，生活的多樣性使得綜合設施管理需要面對的管理對象是復雜而動態的，單單依靠人工進行信息跟蹤管理儼然不能跟上日益增長的運維需求?；ヂ摼W數字化帶給時代最大的改變不僅是技術層面的改變，還是思維方式上的改變。物業管理行業對科技賦能、產業轉型的重視程度越來越高，行業加快了推動數字經濟與物業管理的相互融合，加快數字產業化、產業數字化，全面促進物業管理行業高標準、高質量發展。這期間出現了大量綜合設施信息管理平臺，但很大一部分無法真正地大規?；蚴情L期運用于市場，其根本原因在于沒能融合該行業本身的運行模式基礎，而是單一地在技術層面去追求硬件和內核算法升級，使之成為數據的堆疊，最終偏離業務而無法在實際工作中提升運營管理效率。

1 辦公場所綜合設施管理目的、管理對象及應用人員

在進行數字平臺的搭建之前，首先需要明確綜合設施管理的目的及對象。從總體上來說，辦公場所的設施管理主要目的有兩方面，一方面是提升建筑物內人的生活滿意度，另一方面是提升資產投資效益。這兩方面又是相互制約的，簡單來說就是如何花小錢辦好事。因此在經濟層面從管理人員本身的成本控制到運維資金的投入都需要進行合理分配及有效管理，同時也要將辦公人員的總體滿意度維持在一個較高的水準。

其管理對象可分為人與物。隨著未來龐大、復雜專業的系統，很難由一方力量獨立完成，勢必需要由各個細分領域的專業人才完成各自最專業的部分，各個專業體系之間再開放協同。物即一切綜合設施管理范圍內的實際物體，其不同于傳統意義上財務指代的資產，而是為了方便進行管理而指的物理事物。在辦公場所中其可以是家具、電腦，也可以是一盆綠植或是倉庫里的一個工具。即使綠植在財務中一般按管理費用計算，但在這里仍可以歸為設施。

2 數字管理平臺的組成

數字管理平臺的組成從大的方向上分為三大塊：信息輸入端、數據的儲存處理、輸出交互端。信息的輸入端包含多種輸入方式，可以是人工的輸入、過程信息的被動采集，也可以是依托物聯網設備的自動采集上傳。數據的儲存處理在硬件的表現形式上可以根據企業本身的體量及安全性考慮，采用本地自架構服務器或是網絡第三方云平臺服務。目前較為主流的云平臺服務可按照不同需求分為IaaS、PaaS、SaaS。當采用PaaS級服務時，程序人員可以快速根據管理業務內在邏輯創建應用程序。數據庫管理系統作為整個數字管理平臺的核心，其涵蓋存儲、截取、安全保障、備份等基礎功能。在設施管理平臺中由于管理對象的對應邏輯往往較為清楚，因此推薦采用傳統關系型數據庫，常見的關系型數據庫有Mysql、SqlServer等。在輸出交互端方面，推薦使用以web頁面形式結合PBI展板與管理人員進行交互，App作為輔助模塊的部分內容數據查詢，為實現該前端界面可采用HTML、CSS、JavaScript，以及衍生出來的各種技術、框架、解決方案來實現。

3 數據結構模型及邏輯關系創建

數字管理平臺的數據結構及邏輯關系是整個數據庫管理系統的核心。在建立結構模型時需要對整個設施管理的現場工作進行了解，確認模型邊界。其可以按照以下步驟逐步進行，首先，從管理對象及管理目的的角度來進行梳理，按照不同的設施管理模塊進行區分，再結合各模塊中需要獲取的管理信息目標，明確說明需要獲取的信息內容。其次，反推獲取這些信息目標與輸入信息源的邏輯關系。最后，羅列出所有管理對象的屬性矩陣，通過邏輯鏈接繪制完成數據拓撲圖。

3.1 劃分管理模塊

辦公場所的設施管理在行業內具有普遍代表性，分類根據設施管理的工作性質一般可以分為如下幾個基本模塊：合同管理、項目管理、設施管理、庫存管理、維護人員管理、能源管理、事件管理、費用管理、客戶管理、空間管理。這些模塊的內容均需要經過登記、過程變更、歸檔，各個模塊相互之間通過邏輯關系進行綁定，同時模塊在查詢過程中可從不同入口聯動獲取另一個模塊上的其他維度信息。最大限度地保證管理人員不必特別記憶查詢某一條件的路徑。舉個例子，查詢設備備件的庫存情況，既可以從設施管理模塊里的機電系統到子系統再到設備分類按照設備編號查詢，也可以在庫存管理模塊的進出庫管理清單內的低庫存備件查到該設備備件情況。

3.2 明確管理信息目標

管理信息目標在創建過程中應當召集各個模塊的專業人員以工作坊的形式進行討論，依托各職能部門的工作流程，對專業意見以及日常管理工作中遇到的問題進行有針對性的收集。通過討論與總結可得出類似如下管理信息目標匯總表，見表1。

3.3 建立信息管理邏輯關系

數據庫的基本輸入形式即為表，表中的一條條記錄構成了整個綜合設施管理范圍內的物理具象。表的邏輯在其中充當了類似人體神經網絡的作用，其將各個不同的功能的表聯系到了一起并聯動發揮作用。在邏輯關系中存在一對多、多對一，或是多對多的關系。例如一個專業系統分類對應多個分類子設備，則為一對多；多個不同設備保養工作可以在同一天內完成，則為多對一；一個設備可以對應多個不同的合同，一個合同又可以對應多個不同的設備，則為多對多。在應用端查詢過程中如果使用多對多邏輯關系則會返回多條結果，數字字符類數據無法進行迭代計算。因此在平臺構建過程中應當盡量避免多對多的邏輯關系，一方面需要從管理目標上看是否有需要，如果沒有必要可以調整表內主鍵列或是唯一列，將一對多建兩張表，將一方的主鍵作為多方的外鍵，形成單一指向。如果確有需要，則應考慮重新編制信息輸入的屬性文本，或是在應用端添加返回多值的對話框，而不做內核計算，便于管理人員全面地了解具體信息，后續還可以從信息輸入層面重新優化實際工作需要獲取的數據類型。因此在最小的單位設施度量下應建立唯一的編號代碼體系，使其擁有唯一值，以物與時間作為唯一參照主鍵列比較適合綜合設施管理的思路。

3.4 輸入屬性值的規范建立

各種類型的格式信息數字化輸入構成了綜合設施數字管理平臺的查詢內容。由于輸入的渠道在管理公司內部是多途徑的。在輸入信息的時候需要使用統一的識別標碼及字段格式，這樣即使當數據信息由于輸入格式或是屬性項有所遺漏，也依然能夠形成鏈接關系。對于物來說，設施設備清單是所有其他表鏈接的基礎用表，當其他表的輸入屬性值與該表信息對比后，如果存在數據偏差（即第三方表設備編號與設備信息不符），則可以提示無法輸入。為避免減少輸入端的工作量，往往可以借助物聯網設備來進行掃碼錄入。常用的倉庫管理中使用RFID來掃描設備的識別編號進行出入庫登記。目前在歐美一些大型企業，已經有了依托云網絡的編碼膠帶用于設備設施的數字化標識，其功能已經從簡單地對物件編號到可以建立時間戳事件或是多方意見對話框，甚至可以插入一定量的視頻及圖片直接導入至平臺數據庫中，結合bing地圖還能實時顯示每次掃碼設備所在的物理位置。

當現場無配置此類此部分自動化物聯網設備時，其可以采用兩種技術手段規避由于信息輸入錯誤導致的查詢偏差。一個是采用黑箱模式，在與應用者的交互界面提供模塊化的輸入對話框，后臺黑箱定義需求賦值，當輸入信息與賦值條件不符時，則無法進行輸入，同時提示報錯來規范輸入值。另一種為后臺算法修偏。將輸入的信息自動導入查詢編輯器，按照統一的字符修正程序，例如通過字段提取、格式清理、逆透視、近似字符替代等方法實現輸入信息的統一格式化。數據輸入的準確性和自我比對糾錯能力有助于及時發現錯誤信息的輸入，因為當數據積累到一定程度后，復雜交叉的調用程序會產生更多的錯誤虛點，因此此部分應盡量設置多的輸入比對條件。

4 應用端的表現形式及注意點

為便于應用人員使用，應用端界面應使用表格或是圖形化儀表盤作為返回結果的主要表現形式，同時在儀表盤內添加擴展層級按鈕，便于人員不同維度的查詢。以微軟的PowerBi可視化工具為例，在其數據源選項中選擇對應的數據庫，可以自由選擇右側圖形化模塊用于展板搭建，其模塊商店中也存在多種自定義化付費模塊供選擇。根據所需功能，一旦建立好對應的表單邏輯關系，直接可將屬性元素拖入對應的坐標軸中進行自動分析生成圖表，其字體表頭標題顏色等也可以在展板屬性中進行自定義話編輯，是一種比較適合綜合設施管理平臺使用的前端工具。

所有的表格或是儀表盤圖形均應提供不同層級的數據選擇項用于數據的下載，下載后的數據表格支持CVS、XCL、PDF報表等形式。在數據輸入端方面，應用端可設置不同權限賬號進行賬戶管理，賬戶管理權限大致應分為：僅查閱/可查閱可編輯/后臺開發。為具有數據編輯權限的人員提供數據輸入入口，輸入形式宜為excel表格形式，便于批量上傳數據，此數據格式建議和輸出格式保持一致，其好處在于根據綜合設施設備的管理性質，可以在歷史記錄的基礎上對錯誤的數據進行及時調整，而不用通過后臺開發根據修正值進行代碼級的修正。另外在數據的協同性上，也建議采用office365，使同一組織可以在云端同時編輯同一輸入文本并完成審核，通過后臺刷新實時同步數據進入平臺，減少數據源在管理組織內部的流轉時間。

5 結語

隨著網絡技術以及存儲設備的高速發展，數字化使我們在綜合設施管理的工具上多了一個選擇，這個工具的優勢是顯而易見的，信息記錄準確、查詢方便高效、圖形顯示直觀、方便決策以及調整管理策略。數字化平臺在使用過程中真正發揮的價值最主要的是思維上的轉變，即相信數字，以可數字化為導向，力求將事物描述清晰。一方面需要做好管理組織內部的宣貫工作，從上至下都要統一使用數字化的工作方法，流程與信息記錄都需要圍繞數字化平臺體系進行優化修正。另一方面，后臺開發人員需要定期與管理人員進行溝通，了解業務需求上的變化，通過反饋機制保障平臺的實用性。目前綜合設施管理平臺的建立在整個行業中的主要困難點在于物業管理作為一個綜合性的服務行業，其上下游理念相差較大，數字化程度參差不齊，其大量的專業業務會依托勞務派遣或是第三方企業專業分包的方式進行，導致下游的信息輸入統一化難以實行，大量一線工作人員仍然使用紙質填單方式留檔，需要管理人員花費大量的時間進行數據的初篩以及數據轉換。增加了管理難度，有時候該部分的人工成本投入還會大于實際節約的管理成本。相信隨著數字化在整個上下游行業內的普及，信息的協議接口將會更加統一，物聯網設備的發展也將使信息的自動獲取與輸入變得更為方便，最終一定會建立一個覆蓋面更廣、更加高效的數字化管理平臺，也希望此構建設施管理平臺的方法思路能夠給予綜合設施管理行業的數字化建設以啟發。

參考文獻

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