RPA 技術在高校財務發票管理中的應用研究

陳騰藤

（福建教育學院，福建 福州 350025）

一、高校財務中傳統發票管理模式的困境

（一）落后于國家推廣電子發票的舉措

近年來，隨著信息技術的迅猛發展和經濟活動的不斷豐富，國家大力推進“互聯網+”行動計劃，發票領域發生重大變革，開具和流轉形式更加電子化、數字化。我國從試點普通電子發票到財政票據電子化，再到區塊鏈發票的誕生，專票電子化試點發行等，發展迅速、影響深遠，各類發票的全面電子化已是大勢所趨。電子發票相較傳統發票具有防偽性強、流轉高效、節能環保、易于保存等優點，使經濟業務更加高效便捷。在高校經濟活動中，電子發票的發展簡化了教師、科研人員等開具和保管的過程，具有很強的便利性。而發票作為高校財務流程的起點，其電子化的變革對高校財務工作也帶來了新挑戰。［1］目前高校財務工作中的發票管理多數仍采用傳統模式，即人工采集、核驗、審核、記賬、紙質存檔等，將電子發票套用紙質化管理思路，未能充分發揮出電子發票高效便捷的優勢，缺乏先進的管理方法，在管理理念與技術能力方面均落后于發票電子化改革的進程。［2］

（二）難以滿足簡化報銷流程的要求

2021 年財政部提出，著力減輕科研人員報銷負擔，其中明確要求推進無紙化報銷，讓數字信息多跑路、讓科研人員少跑腿。而目前高校財務工作中，發票紙質化管理的模式拖慢了無紙化報銷的發展，仍有不少高校將電子發票打印再報銷，電子發票的流轉與財務信息化之間存在信息孤島，報銷流程仍然復雜。高校財務管理面臨業務量迅猛上升，新業務和新渠道不斷增多，財務人員數量有限，年末報銷工作密集等壓力。一方面要滿足嚴格的核驗要求，另一方面要應對激增的業務量，存在人工操作錯誤的風險，同時難以滿足高頻率、高標準的查閱和審計需求。電子發票能多次下載、打印的特點，也伴隨著重復報銷的隱患。

（三）智能化轉型存在實際困難

近年來，高校經濟活動進一步豐富，新型支付結算工具和技術進一步發展，財經政策法規逐步完善更新，高校財務管理的智能化轉型既存在明確需要，又面臨諸多困難。首先，作為智能化轉型的基礎，不同學校間財務信息化水平良莠不齊。其次，包括科研、采購在內的各類管理平臺逐漸開通使用，分別由不同部門搭建與維護，需要分別協調對接。另外，高校財務管理人員多為財務專業人才，信息技術水平有限。財務管理模式的轉型還需滿足高校內部控制的要求，能夠防范被攻擊、泄密等風險，妥善保管財務檔案。

因此，對高校財務發票管理方式進行改造完善具有必要性和重要性，改進方向應順應電子發票發展的趨勢，符合簡化財務流程的導向，能適應新技術、新業務帶來的變化，符合各項財經政策和內部控制的要求，同時減少財務人員重復性勞動，有助于高校財務工作向管理型轉變。

二、RPA 技術在高校財務發票管理中的應用

RPA（Robotic process automation）即機器人流程自動化，是以軟件機器人及人工智能（AI）為基礎的業務過程自動化科技，能以自動化流程模仿并替代人的重復性高、標準性強的工作流程。2017 年德勤會計師事務所首次將RPA 技術引入了財務領域，此后將RPA 技術應用到財務管理工作的探索陸續展開。近年來，國產化的、全棧自主可控的RPA 產品在各個領域推廣應用，尤其集中在政務服務、企業財務審核、金融營銷服務領域，代表性的有華為WeAutomate 等。RPA 技術在財務領域應用的優勢具體表現為比人工操作更高效、準確、智能，與高校財務發票管理方面重復性高、相似度高、依靠人工操作的特點不謀而合。基于RPA 技術的發票管理通過對標準流程的模擬，在高校財務工作中，主要在三個重要節點進行了智能化提升，分別是發票數據采集、審閱審核和存檔查詢，分別為發票處理的基礎環節、報銷流程的核心環節和審計工作的重要環節。

（一）發票數據采集節點

發票數據采集是發票智能化管理流程的基礎環節，是后續流程數字化的起點，主要通過OCR 技術（Optical Character Recognition）和RPA 技術（Robotic process automation）的使用，針對發票格式標準、字體標準等特征，完成字段識別，數據提取的功能。［3］這種智能化應用不僅能夠迅速提取到電子發票的相關信息，也能借助掃描或拍照等常見途徑完成紙質發票的數字化，具有良好的兼容性，能夠適應高校財務核算中不同類型發票等原始憑證并行使用的實際情況。RPA 技術在發票數據采集環節的應用，相較傳統的人工采集、識別流程，更高效便捷，大大縮短了發票采集、發票識別的時間，提高了高校教師和科研人員的報銷效率，同時提升了填報報銷內容的準確度，避免了生僻字和罕見符號、錯誤格式等因素的影響，提高了報銷成功率，減輕教師、科研人員的報銷負擔。另一方面，智能化發票數據采集，一定程度上能夠替代高校財務工作中預審核的職能，使財務工作更流暢高效，財務流程進一步簡化。

（二）發票審閱審核節點

發票審閱審核環節的智能運用RPA 技術模擬財務人員通過發票核驗平臺、財政票據核驗網站等，對原始憑證的真實性進行核驗，大量減少財務人員的重復性作業，在效率和準確性兩方面都實現提升。［4］同時，RPA 智能審閱審核能夠實現包括購買方名稱、稅號、開具時間等標準化字段的自動核對。自動核對相較于傳統的人工審核，耗時短、準確率高，覆蓋要素多且可根據不同類型的報銷流程進行調整。在高校財務業務量激增的背景下，自動核對是對人工審核的有效補充，能很好地緩解部分高校財務人員緊張和密集報銷的壓力。在審閱審核方面，RPA 技術已經有不少實際應用，根據RPA 流程在大型國有企業財務共享中心的運行情況統計結果，以RPA 流程替代原人工流程后，審批工作運行效率提高了30%，釋放了更多的員工創造性，有效實現業務創新和增長。針對電子發票和電子財政票據本身可重復下載、重復打印的特點，RPA 技術在發票審閱審核環節的應用還能夠設置重復報銷預警機制，通過比對發票號碼、報銷事項等信息，對重復報銷的問題提出警告，提醒財務人員進行人工核對。作為報銷流程的核心環節之一，審閱審核的智能化轉型能夠與財務信息化、智慧化相結合，進一步實現“不見面”審核，有利于推進無紙化報銷，做到“讓數字信息多跑路、讓科研人員少跑腿”。

（三）發票歸檔查詢節點

隨著電子發票、財政電子票據的廣泛使用，傳統紙質歸檔方式已經成為發票管理工作中的一大痛點，將電子發票打印存檔的方式限制了電子發票無紙化、流轉方便、存儲安全的優勢。隨著高校業務量的大幅增加、校區建設的變化和不斷提高的審計要求，對于財務檔案的存放、保管、查詢等管理上的壓力也逐步增加。基于RPA 技術的發票存檔查詢，能夠對接電子檔案管理系統，自動編制檔號，自動生成電子會計檔案臺賬或者目錄。在此基礎上的智能化發票管理，能夠滿足各種查閱需求，一方面適應了高頻次、高要求的審計巡視需要，保證了財務檔案的隨時調用、無損查閱、安全存放；另一方面提高了高校學費等發票的管理效率，方便學費收繳核對，為學生查詢下載發票提供接口，進行移動端設計，隨時隨地提供查詢服務，高效地為響應政府助學等政策提供財務憑證。目前，在銀行等金融機構中，已開展RPA技術在文件和財務檔案管理方面的應用，提高工作效率可達50%，同時大量節約人力資源成本。在高校財務工作中，基于智能化的發票歸檔查詢系統，還可以延伸建設預借發票管理系統等線上財務管理平臺，提升財務工作效能。

應用RPA 技術進行發票管理的過程中，要注意財經政策變化、運行環境質量和網絡信息安全帶來的影響。一是設置預警機制，嚴格按照財經法規政策實行財務工作，檢查文件政策有效性，及時更新相關文件，比如仔細核對收費文件的期限，檢查項目預算的限定，將新文件、新要求及時設置到位，及時運行等。二是保持網絡穩定、設備運行良好。流暢的網絡設備運轉有助于節約單項操作的時間，提高RPA 流程的整體效率，降低因網絡卡頓、設備故障等原因引起的流程中斷、系統報錯和調試，保證其穩定運行。三是保障網絡信息安全，引入RPA 技術的財務管理模式運行過程中將大量發生數據的提取、傳輸、核對與儲存，網絡信息安全是財務數據安全的基礎屏障，高校進行財務管理工作的過程中，需要加強安全意識，通過加密技術、身份認證、分配權限等，維護財務信息安全，防范財務信息被篡改或丟失。［5］

三、高校財務中RPA 發票管理模式的特點和優勢

基于RPA 的發票管理模式相較于傳統模式，在高校財務工作中，實現了更高效率，提供了更多效能，取得了更大效益。

（一）普適性強

目前，高校財務的智慧化轉型面臨現實挑戰，一方面，高等院校自身財務管理的信息化水平良莠不齊，高校財務工作需要對接其他部門建設運營的采購平臺、科研平臺等數量多、差異大的各類內外部管理平臺，難以協調統一；另一方面，地區電子票據等政策的宣傳實施進程不統一，智能化轉型也需滿足現有財務流程、內部控制等要求，改革周期長，涉及部門多，協調困難大。而基于RPA 技術的高校財務發票管理智慧化轉型，是通過模擬人員的標準化、重復性作業，對各個平臺系統的改造要求低，適應性強，能結合高校實際情況，在現有流程和要求下模擬財務人員進行發票相關的一系列財務作業，適用于不同發展階段的高校財務工作。

（二）高效便捷

以RPA 技術流程代替人工傳統發票管理，大大提升了高校財務發票管理的效率，尤其在發票數據采集、審閱審核和存檔查詢三個環節，提高了報銷效率，減輕了高校教師和科研人員的報銷負擔。財務的數字化轉型推進了無紙化報銷，為“不見面”審核創造條件，在盡可能多的要素上采用機器自動審核與人工審核相結合，保障財務審核工作準確、高效、嚴格，緩解財務工作壓力，兼容各種智慧校園管理平臺，助力高校財務工作向智慧化轉型，財務職能進一步向管理型轉變。基于財務數據池，建立預借發票管理、重復報銷預警等機制，進一步完善了財務審核和內部控制，防范降低風險，使財務工作提質增效。

（三）可細分再賦能

近年來，信息技術的進步、支付手段的豐富、業務模式的創新、財經政策的變化等都對高校財務管理提出了新的要求，并在未來仍將持續應對變化與挑戰，由于RPA 技術是對于人工處理的機器模擬，其流程具有可細分、可再賦能的特點，基于RPA 技術的發票管理，能夠細分流程至具體業務，當業務內容、渠道、流程發生調整或迭代，RPA 流程可以在具體環節迅速配合修改，改造難度相對較小。RPA 專業領域正在迅速發展，各行業對引入RPA 技術的效率提升有著越來越高的認可度，RPA 產品的技術服務在財務領域也逐步具備深入的業務理解能力。［6］在未來，基于RPA 發票管理的高校財務工作也能夠對接智慧校園，不斷挖掘和滿足新的需求，賦能新型支付手段或管理平臺，有利于高校管理的進一步智慧化建設。

總之，面對經濟業務和發票領域的持續發展，減輕科研人員報銷負擔的明確要求，建設智慧校園和財務轉型的需要，高校財務管理亟需提升管理理念和技術能力，RPA 技術具有適應性強，高效便捷等特點，能有效推動發票管理智能化轉型，提高財務工作效率，節約人力資源成本，助力財務職能向管理型轉變，以發票為線索的財務轉型也有利于高校財務管理的整體智能化。