信息時代科研機構“零接觸”評審的實踐探索與思考

王 蓓

華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院器官移植研究所 器官移植教育部重點實驗室國家衛生健康委員會器官移植重點實驗室 中國醫學科學院器官移植重點實驗室，湖北武漢 430030

接受定期常態化評審是國家及省部級重點科研機構一項常規任務，既是對科研機構的規范和管理，也是科研機構對自身工作及科研成果進行階段性總結，更有助于相關單位實時了解科研機構是否處于良好的發展狀態，促進各科研機構之間形成積極的良性競爭?？蒲袡C構作為國家或地區創新能力的重要源泉，在信息時代不斷發展、信息化水平不斷提高下，其信息化發展程度對其創新能力及研究與管理水平的提升起著至關重要的作用[1-2]。因此，科研機構常態化評審十分必要。目前國家及省部級重點科研機構現行的定期評審多以線下遞交紙質材料及現場考察答辯的方式進行。由于這些重點科研機構每年會有大量的科研成果產出，紙質材料消耗紙張嚴重，材料冗雜，不利于評審機構高效審核。其次，線下評審需要專家統一時間在統一場合進行評審，靈活性較差。鑒于以上情況，“零接觸”模式勢在必行[3-4]。在2021年的科研機構年度評審中，部分機構也開始試行“零接觸”評審。本器官移植醫學中心作為教育部和衛健委重點實驗室，也在2021年的評審中通過電子上傳評審材料實現了完全“零接觸”和“無紙化”評審。因此，本文以本中心參加教育部及衛健委器官移植重點實驗室的年度評審為研究內容，旨在分析信息時代科研機構“零接觸”評審的重要性和可行性，提出關于加速實現科研機構“零接觸”評審管理的幾點思考。

1 科研機構信息電子化管理狀況分析

作為國家科技創新體系的重要組成部分，定期開展評估是實驗室管理的重要環節，為規范和加強教育部及衛健委重點實驗室管理，提升實驗室創新能力和水平，根據《部屬重點實驗室建設與管理辦法》和《評估規則》，教育部與衛健委每年都會要求相關重點實驗室提交年度總結報告，且每五年會進行一次周期綜合評估。截至2019年，教育部及衛健委重點實驗室均被要求向上級部門提交紙質年度總結報告。此外，以武漢市科技局相關項目為例，一般是采取“雙套制”，即紙質文件與電子文件同時提交至相關部門審核。現階段，紙質文件管理相較于電子化管理在信息安全、文件真實性溯源等方面具有優勢，但是紙質文件相較于電子化信息管理也有顯而易見的弊端[5-9]：第一，傳輸成本高。以教育部及衛健委對其重點實驗室的年度評審為例，每年的評審材料原件需要通過快遞或人員攜帶等方式遞交至相關部門，傳輸方式成本較高，且不便捷。第二，存儲成本高。對于紙質評審材料，需要相應的物理空間對原件進行存儲，物理空間隨著時間的延長也需要不斷擴增，存儲成本巨大。第三，傳閱性較低。實驗室等科研機構的評審工作往往是有多方面專家組成的專家評審組共同完成評審工作，原件需要在多個人員之間進行傳遞閱覽，對原件進行多個備份，不僅極大地增加了時間成本及原材料成本，還要同時考慮某些涉密材料的回收，因此傳閱性較低。而電子化信息管理不僅具有方便傳輸、儲存及傳閱的優勢，且專家進行評審具有時間和地點的靈活性。第四，不便于數據分析。對于全國各機構評審材料進行進一步大數據分析和信息挖掘[10]，將有助于全面掌握我國科研人員結構、科研水平等情況。而在傳統的紙質評審中，這些信息還需要進一步采取人工方式進行二次信息錄入后再進行分析，很難完全避免誤差的產生，且大大增加了人力成本。基于以上原因，引入電子化管理模式，推行“零接觸”評審具有重要的意義。但是在引入電子化管理模式的同時，如何既充分發揮電子化檔案的優勢，又保護評審內容的信息安全，且做到公平公正地評審，是能否真正推動科研機構“零接觸”評審工作有效開展的關鍵因素[11-12]。

2 信息時代科研機構信息電子化管理實踐初探

實際上，省部級科研單位在科技項目的材料提交及評審的電子化方面已經進行了長期的探索及實踐，日臻完善。而相比科技項目材料的電子化提交、管理及評審，科研機構年度評審在電子化管理方面大力推進。以教育部及衛健委器官移植重點實驗室的年度評審為例，作為教育部及衛健委雙部委批準的器官移植重點實驗室，本中心每年會按照要求向兩部委提交年度工作報告，且每五年會提交周期工作報告并接收兩部委的現場評審。2020年前，年度評審均以提交紙質材料的形式的進行。2020年開始，兩部委均以在線提交的方式收集包括本單位在內的各個重點實驗室的評審資料。現就本中心通過在線填報系統提交工作報告為例，闡述信息時代科研機構“零接觸”評審的重要性和可行性。

2.1 機構基本信息一次性填報及報告完整性評估

2020年重點實驗室的年度報告，教育部及衛健委均采取了在線填報的方式進行。填報內容包括機構基本信息及年度工作總結兩部分。機構基本信息首次在線申報并確認后，如無特殊情況，將不再進行批量更改基本信息的工作。此操作相對于傳統的紙質材料遞交而言，不僅快速有效地對各實驗室的基本信息進行了收集和結構化整理，也避免了各單位對基本信息進行反復填報的冗余操作。特別注意的是，教育部本次年報的填寫內容對實驗室所屬領域進行了細分，這對加強不同屬性的實驗室的精準管理及評審具有重要的意義。

對于填報系統，衛健委基于醫學科學院MacRP管理系統進行填報，而教育部則是獨立開發了教育部重點實驗室填報系統。無論何種填報平臺，都對年度材料內容的完整性和有效性進行了高效的在線評估。系統通過設置必填項及內容字數的限制，可以有效評估年度報告是否已經完整填報，且填報內容是否精簡扼要，及時對填報者給予提示，有效避免了紙質資料交至相關部門后才發現材料不完整或者填寫內容堆積煩瑣冗長的情況發生。因此，電子化的材料提交相較于之前的紙質材料提交方式而言，可以規范、實時、高效地完成報告初審，真正實現了檔案管理質量的提升。

2.2 科研成果歸屬自動檢驗

教育部及衛健委重點實驗室年度報告中除了對基本信息的準確填報要求外，最重要的一項任務即是對實驗室年度相關研究成果進行有效的統計及評估。而電子化材料填報系統相較于傳統紙質報告而言，對科研成果的有效性可以進行更為準確及高效的評估。以原創研究論文為例，在線系統對于每項提交至系統的科研論文，均需要詳細填寫論文的研究單位、雜志名稱、頁碼等研究成果具體信息，以及研究成果的所屬者姓名。同時還需要提交相關附件材料，如成果的原始數據、照片及相關證明的掃描件。這樣，對于不屬于該實驗室的項目成果就可以實時發現并及時制止此類成果的提交。此外，也可以對論文是否發表、影響因子等信息進行在線審核評估。因此，電子化的材料提交相較于之前的紙質材料提交方式而言，不僅可以及時評估研究成果的準確性及有效性，還可以及時評估科研成果的重要性，對推動年度評審工作有效性和便捷性具有重要的意義。

2.3 “零接觸”材料遞交及評審

對于“零接觸”材料遞交的實施，衛健委在2020年工作安排中仍是采取“雙套制”，即紙質文件與電子文件同時提交至相關部門審核。而教育部則采取的是僅提交電子文檔。“雙套制”對評審資料管理是一份雙重保障。但是目前，隨著檔案管理現代化、電子化水平的日益提高，筆者認為能完全實現“零接觸”提交及評審。這是因為：①紙質材料無法避免大量文件堆積的問題，占據空間，耗費時間。而電子化管理高效集中，可快速實現對有效內容的審核及評估；②電子化檔案傳閱性高，不需要紙質傳遞所需要的時間差，且可以實現多人同時在線審閱、交流、評審；③在線評審在時間和空間要求上更為靈活。

3 完善信息時代科研機構信息電子化管理的幾點思考

在教育部及衛健委2020年重點實驗室的年度報告工作中，筆者體會到電子系統可以去除信息反復填報的冗余過程，對年度材料內容的完整性和有效性進行高效的評估，也可以評估研究成果的準確性及有效性，并及時評估科研成果的重要性。這里也提出幾點思考。

①檔案管理安全性的必要性：信息化時代下，檔案收集、管理和利用方式都發生了本質性的改變，這也使得信息安全性面臨嚴峻的挑戰。檔案管理的安全性和完整性需要進行多層次、多維度的提高[13-14]。筆者注意到本次的教育部及衛健委2020年重點實驗室的年度報告提交的注意事項中均提到，若年度報告涉及保密內容，請按照國家保密規定辦理。這里強調了信息管理的安全性。而且，重點實驗室的年度報告多涉及原創科研成果，包含了諸多的知識產權的相關內容，因此對檔案的保密性應有更嚴格的要求。對于檔案管理的安全性，筆者認為，首先，管理系統的優化十分必要，應包括數據庫審計、服務器群組防護以及入侵防御系統及防火墻的設置等內容[15]，從檔案的存儲環境、網絡安全環境和人為操作環境等多方面實現安全性的提高；其次，省部級相關單位及各個重點實驗室需要融入現代化科學技術和管理方式，對于重點實驗室而言，根據本實驗室的申報經歷，筆者認為應該做到“專人專機”進行申報，即設置專員進行資料的收集和在線申報，對于專員，需要定期組織開展培訓活動，不斷完善和強化專員的信息安全意識，保證信息的安全；此外還需要設置專門用于申報的硬件設備，對于該設備，嚴禁隨意與不安全網絡及移動設備鏈接，以保證信息安全。而對于實驗室管理部門，筆者建議采取更高級別的“專人專機”管理方案。第二，對于檔案管理的完整性，上文已經提到，在線系統對于每項提交至系統的科研論文，均需要詳細填寫論文的研究單位、雜志名稱、頁碼等研究成果具體信息，以及研究成果的所屬者姓名。同時還需要提交相關附件材料，如成果的原始數據、照片及相關證明的掃描件。由此可見，通過對必填信息內容的設置，線上申報相較于傳統的紙質提交方式，可以方便高效準確地保證信息的完整性，并且提高了信息完整性審閱的效率。

②應從管理系統入手，積極引入自主學習、圖像識別等智能網絡：近年來，隨著計算機技術、多媒體技術和網絡技術的不斷發展，已經可以基本實現從海量圖像甚至視頻中提取和識別重要文字信息，且大量的紙質表格也可以通過圖像拍攝和圖像處理的方法自動轉化為電子表格[16]，該技術對于重點實驗室的年度匯報的線上填報十分有益。筆者在2020年重點實驗室的年度報告在線提交中發現，研究成果的錄入需要錄入人員對相關信息進行逐條的文字錄入，這種通過人工錄入文字內容的填報方式不僅會造成低效率，而且十分容易出錯。因此，筆者認為在年度報告的在線填寫過程中，應積極引入圖像識別及自主學習，逐漸加大文字智能技術及圖像識別技術在信息電子化管理中的應用，將可以對研究成果的圖像結果實現系統的自動抓取，再同時由錄入人員進行審核，對錯誤進行人工識別后，系統可以通過進一步的自主學習，不斷優化識別能力，有效提高“零接觸”評審的操作性。

4 結語與展望

信息時代科研機構及科研項目的“零接觸”材料遞交及在線評審，已經初步實現了檔案管理現代化及電子化，仍需要深入全面地推進及優化[16]。在科研管理和評審中，國家也在積極地推動“零接觸”材料遞交和評審工作。如國家自然科學基金委2020年自然科學基金申報新政策中就明確提到：進一步推廣無紙化申請試點，將面上項目、地區基金、青年項目、重點項目和優秀青年項目等五個項目類型均納入無紙化申報的范圍[17]。電子化管理不僅可以有效完成對電子檔案信息的分類與加工，提升檔案管理效率，控制檔案管理成本，還可以有效提高材料評估及評審工作效率。作為接受評審的單位，筆者需要做的是切實加強相關的培訓力度，定期組織開展培訓活動，保證信息遞交完整、安全、有效。而相關審核單位也應該將先進的檔案管理理念傳遞給檔案管理人員，提升其信息處理水平，滿足檔案管理現代化、電子化的要求，真正實現檔案管理質量的提升。