數字檔案館利用中的隱私權保護研究

林燕青 福建省泉州第五中學

在數字檔案館建設發展過程中，實現數字檔案資源的最大化利用是關鍵。基于對數字檔案館的認識，著重分析數字檔案館數字檔案資源利用中隱私權的保護意義及其主要內容，從加強檔案的開放鑒定工作，加強數字化信息處理技術，建立專門利用信息反饋渠道三個方面提出保護對策和建議。

提升檔案館公共服務能力，實現檔案資源的社會共享，解決傳統檔案利用方式不能滿足新時期廣大人民群眾對檔案利用需求的矛盾，是建設數字檔案館的主要目的之一。通過計算機網絡數字檔案館，可以實現對檔案信息資源的利用，突破時空的限制，改變傳統檔案的利用方式。但同時，與傳統檔案館一樣，數字檔案館也面臨著如何把控檔案資源，在個人隱私風險最小化的情況下實現檔案信息資源最大化利用這一挑戰。

數字檔案館利用中的隱私權保護的關鍵部分沿襲了傳統檔案館利用過程中的隱私權保護方式。不論是公共檔案還是私人檔案，其中都會涉及個人隱私。而這些檔案往往被限制利用或者拒絕利用，造成了檔案信息的極大浪費。因此，本文將著重討論數字檔案館在利用過程中可能涉及的隱私權問題，并提出相應的對策和建議。

數字檔案館的含義

2010年，國家檔案局辦公室關于發布《數字檔案館建設指南》的通知中指出：“數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案資源進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。”這強調數字檔案館是在傳統檔案館的基礎上，對各種檔案信息資源進行一系列處理，向用戶提供信息服務，代表著一種信息環境和信息基礎設施建設，其核心是“通過網絡利用檔案信息資源，實現共享”。

基于此，筆者認為，數字檔案館的建設必須包含三個方面：數字檔案信息資源的建設，基礎設施的建設與信息資源共享。數字檔案信息資源的建設是核心，失去了這個核心，所謂的數字檔案館便是一個“空殼”，難以為繼；基礎設施的建設是支撐，是傳統檔案館向數字檔案館發展的必要條件；信息資源共享是根本和最終目的，實現最大范圍內的資源共享是建設數字檔案館的意義。

數字檔案館利用中隱私權的保護意義及主要內容

隱私權保護的意義

檔案中的隱私信息，是造成檔案信息不對稱的原因之一。人們在利用檔案時，總是希望檔案館能夠為其提供盡可能豐富翔實的檔案信息，最好是“我想要的，你都能給”。但由于隱私信息的保密問題，檔案館對含有隱私信息的檔案限制利用或者拒絕利用，導致利用者利用檔案的“量”和“質”都達不到要求。尤其是在數字檔案館中，人們借助網絡利用檔案，對檔案“量”與“質”的要求更高。在這樣的情況下，數字檔案館需要采取一定措施，加強對檔案中隱私信息的保護和處理，保障個人隱私權，擴大檔案利用的范圍，減少檔案信息不對稱現象的出現。

加強對檔案隱私權的保護，有利于檔案館塑造良好形象，推動檔案事業的發展。隱私權是自然人享有的人格權，保護個人隱私權，就是維護個人的人格尊嚴。在數字檔案利用過程中，自覺維護個人的人格尊嚴，不僅體現了檔案館知法守法的良好風尚，還可以贏得社會各界的尊重。當代檔案館以“便于社會各方面的利用”為目的，加強對檔案中隱私信息的保護，可以保證可利用檔案的質量，在完成檔案館本職工作的同時，也更好地實現了檔案館的價值，推動檔案事業的發展。

隱私權的主要內容

檔案是人們社會實踐活動的原始歷史記錄，包含大量的個人隱私，主要包括兩大部分：一是在公務活動中直接形成的檔案，譬如組織人事部門的人事檔案、民政部門的婚姻登記檔案、教育部門的學籍檔案、醫療部門的醫療檔案等，它們都含有公民姓名、身份證明、社會關系、家庭住址、健康狀況等大量的個人隱私；二是檔案部門通過征集、購買、接收或檔案所有者寄存、捐贈等方式保存在檔案部門的私人檔案，如保存在美國斯坦福大學胡佛研究所的蔣介石日記。

隱私權，它可以保證權利主體對個人隱私所享有的權利，權利主體對他人在何種程度上可以介入自己的生活，自己是否向他人公開隱私以及公開的范圍和程度等具有決定權。在數字檔案館中，維護隱私權就是對數字檔案資源中的隱私信息進行保護，可以保障檔案形成者或隱私主體對相關隱私信息的支配權利，主要包括三個方面，即隱私控制權、隱私利用權、隱私維護權。隱私控制權，是指檔案形成者或隱私主體有權決定自己的隱私是否為他人所知曉；隱私利用權，指其有權利用自己的隱私，但這種利用必須合法合理；隱私維護權，其有權維護自己的隱私不被非法干涉，當隱私被侵害時有權尋求法律保護。

具體而言，一是紙質檔案數字化過程中的隱私權問題。數字化是利用的前提，檔案館應對含有個人隱私信息的檔案是否數字化加以鑒定，對檔案數字化現場可能存在的隱私泄密問題加以解決。上海檔案信息網曾就“婚姻檔案上網是否有礙隱私權”問題進行討論。近年來，福建省檔案館致力于民國檔案的數字化工作，為避免數字化過程中可能出現的泄密問題，其形成了專門的制度——《福建省檔案館民國檔案數字化加工項目保密制度》。該制度詳細地說明了在數字化過程中工作人員有哪些“不可為”，如“秘密文件、資料不得私自翻印、復印、摘錄和外傳”等。

二是數字檔案利用過程中的隱私權問題。作為檔案館，凡“涉及公民隱私的，對社會開放會損害公民聲譽和權益的檔案”都應該控制開放。盡管當時利用的是紙質檔案，但試想，如果將這些檔案數字化后未經任何處理或處理不當被利用，檔案館難辭其咎。

但就此因噎廢食顯然不可取，放任利用更是不可取。數字檔案館的核心是檔案信息資源的共享，如果不能實現檔案信息資源的最大化利用，那么數字檔案館的作用就很難充分發揮出來，數字檔案館的建設也就失去了意義。而數字檔案中涉及個人隱私信息的問題，如無法加以控制或解決，則會成為限制數字檔案館發展建設的原因之一。

數字檔案館利用中隱私權保護的對策和建議

加強數字檔案資源的開放鑒定工作

任何檔案的開放利用，都要先對其進行開放鑒定。本著對“國家、社會組織和個人的利益”負責任的態度，應加強數字檔案資源的開放鑒定工作，明確可開放利用的范圍。筆者認為，加強數字檔案資源的開放鑒定工作，須著重考慮其形成者或隱私主體的意見，完善開放鑒定的制度規范；同時，提高檔案鑒定小組成員的職業素養，使其自覺做好本職工作，做出正確判斷，保證開放檔案的質量。

第一，數字檔案在開放鑒定時，要盡可能地征求相關檔案形成者或隱私主體的意見，明確隱私檔案是否可以提供給社會利用以及可開放的范圍、程度等相關內容。這是維護個人隱私最有效的手段。從某種程度上來說，是否侵犯隱私權，往往在于檔案形成者或隱私主體是否愿意其個人隱私為他人所知曉。倘若檔案館開放的隱私檔案，并不是檔案形成者或隱私主體不愿意讓人知曉的，那么就不構成隱私權的侵犯。在獲得檔案形成者或隱私主體同意后，檔案館在各個環節中還應保證其更多的知情權。曾有學者對217名患者進行調查顯示，在經過深思熟慮后，這些患者集體表示愿意分享他們的醫療檔案用以研究。但前提是檔案機構應設立相應的程序以便他們對自己的醫療檔案如何應用于研究有更多的了解。可見，開放涉及個人隱私信息的檔案要想獲得檔案形成者或隱私主體的理解和支持，關鍵在于要通過合情合理的方式取得他們的信任以及支持。

第二，提高檔案館工作人員的自身素質，尤其是開放鑒定小組成員的素質。該小組成員在鑒定過程中所接觸的是檔案原始信息，這就要求小組成員有良好的職業素養和專業技能。良好的職業素養要求小組成員秉持職業道德，認真做好鑒定工作，對各類型檔案，做到不宣揚、不私自公布、不銷毀。“檔案工作者應該遵守利用和隱私兩原則，遵守有關的法令法規。”“檔案工作者應珍惜所給予的特殊信任，不利用他們的職務為自己和別人謀私利。”同時，“檔案工作者應系統地、繼續不斷地更新自身的檔案知識結構，卓有成效地做好本職工作，共享他們的經驗和研究成果”，以提升自身的專業和技能，做到有的放矢。

加強數字化信息處理技術

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十四條規定：保存在檔案館的，由檔案館公布；必要時，應當征得檔案形成單位同意或者報經檔案形成單位的上級主管機關同意后公布。但是在很多情況下，檔案形成單位和隱私主體往往不是同一個客體。譬如，醫療部門的醫療檔案，其檔案的形成者是醫療部門，而隱私主體則是患者。如此即使征得檔案形成單位同意，仍有可能會侵犯隱私主體的隱私權。此外，對醫療檔案進行研究時往往會涉及成千上萬件檔案，加上當時患者填寫的地址、聯系方式等相關信息可能已經發生了變化，倘若要一一征求隱私主體的同意，是不切實際的。

因此，對數字檔案進行加工處理是十分必要的。對于主動開放利用的數字檔案資源，應加強數字化信息處理技術，可以對涉及個人隱私信息的部分進行非個性化加工，以保護個人隱私。

數字檔案在加工處理時的突出優點就是增、刪、改很方便。對于一些必要條件下需要公開的檔案，在不影響信息真實性的基礎上，可以針對其中某些部分進行非個性化處理。比如，涉及的當事人名稱分別以甲、乙、丙、丁等代稱，涉及地點的可以用XXX代替等。如此，雖然隱去了能夠識別隱私主體的姓名、身份證明等個人信息，但卻不影響檔案信息的傳達，不僅提高了檔案信息的可用性，還保證了隱私主體的隱私信息的安全性，避免了一些不必要的麻煩。

為了更好地利用數字檔案資源和統一標準，在保護個人隱私的基礎上最大限度地提高檔案可讀性，有必要編寫相應的符號使用規范。類似于《檔案著錄規則》，以國家標準來明確各種符號的名稱、形式和用法，讓利用者清楚地了解各種符號及其所代表的含義，便于其對檔案信息進行解讀，獲取有用的檔案信息。

建立專門的利用信息反饋渠道

檔案利用信息反饋是指“在檔案利用這一連續活動中，檔案工作者和檔案利用者將發現的問題和情況、提出的要求、意見、評價等，以信息的方式反過來傳輸給檔案部門，檔案部門據此來調節檔案工作諸環節，使其逐步完善，在滿足利用者需求的過程中不斷提高檔案管理的水平”。傳統的利用信息反饋渠道，主要利用檔案利用效果登記表、意見箱、電話和書信。這種反饋渠道存在一定的局限性。比如，采用檔案利用效果登記表或意見箱時，利用者嫌麻煩；而利用電話和書信，又需要一定的成本。信息科學技術的發展，豐富了信息反饋渠道，出現了如微博、網絡論壇、群聊等形式。在此契機下，數字檔案館應建立專門服務于個人隱私信息保護的信息反饋渠道。

個人隱私權的保護與檔案開放利用的沖突，使得建立關于個人隱私信息保護的專門利用信息反饋渠道十分必要。該渠道主要服務于兩種社會主體：一是利用者，二是檔案形成者或隱私主體。需特別說明的是，一般情況下，兩者存在交叉，利用者也可能是檔案的形成者或隱私主體本身。但當涉及隱私權問題時，利用者特指除檔案形成者或隱私主體外的組織或個人。因為檔案形成者或隱私主體利用自身所形成的檔案，不存在侵犯隱私權。

首先這種反饋渠道必須建立在一種廣泛的聯系上，聯系人須包括檔案利用者和檔案形成者或隱私主體。面向特定的檔案利用者、檔案形成者或隱私主體，針對特定的檔案，建立一個三向反饋交流機制，類似于社交媒體的交流群。它不僅可以記錄檔案利用者的利用情況，還具備幫助檔案利用者提交反饋意見的功能。檔案館可以在此處理反饋意見，也可以和檔案形成者或隱私主體一起監督和掌握檔案被利用的情況。檔案利用者一旦利用特定檔案，便會觸發相應機制，在此過程中如果發生隱私權被侵犯的情況，檔案館便能及時知曉并加以解決。檔案館作為檔案利用者與檔案形成者或隱私主體的中間人，須協調好雙方的利用關系。

在實際操作過程中，檔案館須占據主導地位。檔案利用者對檔案館負責，在利用檔案時要及時向檔案館反饋利用情況。檔案館則督促檔案利用者的信息反饋行為，收集整理檔案利用信息并加以處理，與檔案形成者或隱私主體共同監督檔案利用者的利用行為。

面對越來越多的數字檔案館，實現數字檔案資源的最大化利用是其永恒不變的主題。隨著人民群眾法治意識的增強，越來越多的人更加重視對隱私權的保護。數字檔案館只有處理好檔案隱私權保護與檔案利用之間的矛盾問題，才能真正實現數字檔案資源的最大化利用，實現檔案資源的社會共享。