新冠肺炎疫情防控常態下醫院檔案管理的SWOT分析及策略

劉 霞

(山西省人民醫院，山西 太原 030012)

醫院檔案管理工作是一項綜合性較強的工作，既要求檔案管理的高效性，也需要檔案管理的準確性。特別是在特殊時期，受到疫情的沖擊和影響，疫情防控常態下的醫院檔案管理工作創新勢在必行。研究將關注焦點集中于此，優化醫院檔案管理工作在重大突發事件下的響應能力，制訂全新的工作預案。

1 新冠肺炎疫情防控常態下醫院檔案管理的SWOT分析

1.1 優勢分析

a)電子檔案管理基本完善。相比于紙質檔案的檔案管理方式，電子檔案的管理效率更高，且極大減少了病毒的傳播。電子檔案在存儲、使用調取等方面遠比紙質載體更有優勢。b)醫院檔案的可利用率較高，為疫情防控和防疫工作開展提供基礎依據。目前醫院檔案管理工作的電子化和數字化，讓管理工作的有效性明顯增強，根據檔案的記錄內容，可以獲取最真實的有關于疫情下新冠肺炎病例的相關資料，為防疫工作的推進和自身應急防控能力的提升奠定堅實基礎；c)大數據技術支撐，有助于完成對病例的快速篩查與定位。讓醫院檔案管理工作的門診患者、住院患者、醫院職工等篩查工作得到推動，做到早發現、早防控、早治療，為疫情防控貢獻力量[1]。

1.2 劣勢分析

a)對當前管理工作的重視度有限。醫院檔案管理工作者對于檔案管理工作的重視程度不足，對檔案創新管理以及新鮮事物的接受能力較差，短時間內很難改變醫院檔案管理的現狀；b)檔案信息化管理系統存在不足。原有系統無法支撐現代檔案信息化的使用需求，檔案管理工作面臨極大挑戰，不利于醫院新冠肺炎疫情防控的需要；c)醫院基礎資源不足，檔案管理工作處于劣勢。醫院檔案管理的基礎設施不夠完全，經費支撐和投入比例占比重偏低，造成檔案管理的服務水平受限[2]。

1.3 機遇分析

a)新冠肺炎疫情防控常態化對醫院智能化的要求不斷提高。醫院檔案管理工作的智能化發展，需要信息化技術來提供必要支撐，推動醫院檔案管理工作走向創新；b)醫院網絡環境日益改善。隨著5G技術的快速推廣和普及，醫院的網絡環境得到改善。檔案管理工作的開展涉及到的工作任務繁重，良好的、穩定的網絡場景能夠提高檔案信息化管理效率[3]。

1.4 挑戰分析

a)信息化管理工作成本較高。醫院檔案管理工作的信息化實踐，需要大量資金支撐；b)信息化安全問題的考量。醫院檔案管理工作的信息化實踐，始終保持檔案的安全性是關鍵，做好安全防護，保證數據安全顯得尤為重要；c)疫情檔案的收集與整理。受到疫情的沖擊和影響，醫院成為抗疫主陣地，醫院的各項工作的開展情況如何直接影響疫情防控的效果。檔案管理工作作為關鍵一項，檔案的使用率顯得尤為關鍵[4]。

2 新冠肺炎疫情防控常態下醫院檔案管理策略

2.1 增長型策略

其一，醫院持續優化和改進電子檔案管理工作。醫院的檔案管理工作作為醫院管理體系的關鍵組成，需要持續優化電子檔案管理模式。醫院可以建立針對電子檔案管理的監察系統，針對電子檔案管理中的實時問題做出糾正，讓醫院檔案管理工作得到創新；其二，有關于疫情檔案的特殊歸類和整理。醫院作為防疫工作的關鍵屏障，要建立圍繞疫情防控的專門檔案管理部門，用以應對疫情的反復，建立緊急防控預案；其三，引入和使用先進的電子檔案管理技術，為檔案管理工作創新服務。醫院檔案管理工作的創新勢在必行，新技術的引入和使用勢必為檔案管理效率提升奠定基礎[5]。

2.2 扭轉型策略

其一，檔案管理工作要提高檔案管理工作者的創新意識。在傳統的醫院檔案管理工作中，由于過程和模式相對枯燥，在應對突發事件時醫院的檔案管理工作的響應機制不夠迅速，勢必影響檔案管理效果。檔案管理工作者要樹立正確的檔案管理工作意識，對現代檔案管理工作有全新認知，從而適應新冠肺炎疫情防控常態化醫院的檔案管理工作要求；其二，開發檔案信息管理系統。檔案管理的信息化實踐是未來檔案管理的主要方向，雖然目前醫院已經開始嘗試電子檔案管理，但信息化程度和智能化程度不高，受到疫情的沖擊與影響，醫院的檔案管理信息系統的完善和革新顯得尤為重要，開發全新的檔案信息管理系統，不斷完善各項檔案管理工作；其三，強化專業人員管理素養。內部針對檔案管理工作人員要做好培訓工作，包括信息檔案管理系統的使用方法、電子檔案管理工作流程等培訓內容，要成為檔案管理工作人員的基礎性的常規培訓，為后續疫情防控背景下檔案管理工作的效率提升打好基礎。外部要引進檔案管理方面的優質人才，適應未來檔案管理工作的創新需要，滿足當前醫院檔案管理工作要求[6]。

2.3 進攻型策略

其一，建立網絡安全應急預案。醫院檔案管理工作的創新，信息化管理將成為未來檔案管理的主要形式。醫院要建立網絡安全應急預案，在面對網絡安全問題時可以有效啟動預案，避免醫院檔案信息資源的完整性受到影響；其二，充分利用線上平臺輔助檔案管理工作展開。在疫情防控期間，醫院的檔案管理工作可以借助多元的線上平臺和渠道，開展相關的資料下載、查詢，實現醫院檔案管理平臺與線上平臺的資源共享，使用者可以根據權限獲得相關資料，減少直接接觸；其三，形成檔案管理數據的標準化格式。受到疫情復雜性的影響，有關于新冠肺炎的檔案要形成統一的標準化格式，以此來實現與普通檔案的區分，為更快速地應對檔案調取需要，提高醫院檔案管理工作效率[7]。

2.4 防御型策略

其一，增加醫院檔案管理工作的經費。檔案管理工作的創新和信息化進程，需要大量經費支撐。確保為檔案管理工作提供優質的管理環境，為疫情防控常態化工作推進提供堅實保障；其二，建立檔案管理的應急預案。檔案管理工作作為醫院工作體系中的關鍵一項，檔案的使用效率直接影響醫院的正常運行。為此，醫院要結合檔案管理工作現狀制定應急預案，確保在突發疫情之后有效提高檔案管理的工作效率；其三，配備高質量檔案管理專業人才。醫院檔案管理工作已經開始朝著信息化管理方向轉變，為提高醫院檔案管理效率，信息化管理成為主要選擇。醫院要配備高質量的檔案管理專業人才，最終目的是確保醫院檔案管理工作服務于疫情防控需要，為打贏疫情攻堅戰保駕護航。

3 結語

總之，醫院的體制改革的持續推進，醫院的各項管理工作的創新顯得至關重要。在新冠肺炎疫情防控的常態化背景下，發現醫院檔案管理工作面臨發展機遇和挑戰，為妥善處理這一問題，利用SWOT分析法得出具體結果，并針對現實問題和面臨的挑戰提出解決方案，目的是確保醫院的檔案管理工作得到推動，為新冠肺炎疫情防控常態化提供參考依據，實現醫院檔案管理工作的先進性和現代化，建立應急響應預案，保證醫院檔案管理工作持續為疫情防控工作的推進服務。