數據檔案化治理研究：一個研究分析框架

章燕華/浙江大學公共管理學院信息資源管理系、中國人民大學電子文件管理研究中心

1 問題的提出

數字技術發展加速數字化轉型，數據成為驅動發展的關鍵要素，如何激活數據要素潛能服務發展目標成為全球關切的重要議題。在此背景下，檔案實踐引入數據理念與方法（“檔案數據化”）已成為數字化轉型和大數據背景下檔案轉型升級的重要路徑和發展趨勢，特別是在促使檔案從“管起來”向“活起來”轉變的檔案資源組織、開發與利用服務中。然而，與此形成鮮明對比的是，數據實踐是否需要以及如何引入檔案理念、需求與方法（“數據檔案化”）卻鮮有被討論和研究。

當前數據環境、需求和實踐已然發生了巨變，數據脫離其形成系統（機構）逐步走向基于數據共享與業務協同的多跨場景應用、面向社會的數據開放和作為生產要素的數據市場化配置。隨之帶來了諸多新挑戰。如真實性、可靠性等數據質量問題影響數據流通和再利用，數據治理缺位或碎片化影響數據共享、互操作和發現，數據獨占導致平臺壟斷、服務歧視和數字鴻溝等新的不公，不同主體數據權利權益無法得到保障影響社會信任等[1]。另一方面，檔案是國家治理的重要支柱和數據資產的重要構成，人類社會發展歷程反映了國家治理對檔案實踐的普遍和內在需求——對憑證、信息和記憶的需要，并逐步形成了一整套的檔案理論與方法體系——確保如上需求得以實現的舉措及其制度化。相比于一般的信息管理，檔案理論與實踐在憑證性維護、群體性治理、集約化管理、社會化利用、集體性記憶構建、制度化體系建設等方面具有專長，可為數據實踐應對上述挑戰提供新鮮視角、有益思路與方法借鑒。

為此，本文提出了“數據檔案化治理”的概念，即通過對悠久豐富的檔案實踐與理論的系統梳理和深入分析，抽象和總結出檔案（工作）的核心理念、需求與方法，并將其融入數據治理的過程。未來“數據檔案化”將與“檔案數據化”一同成為檔案工作轉型升級的兩大重要路徑，數據檔案化治理研究也將成為數據驅動發展時代檔案學研究的新領域。探索數據檔案化治理研究的全景圖和路線圖可為未來系統深入開展數據檔案化治理研究提供一個可參考的分析框架，同時推動更多學者和從業者關注和研究檔案理念、理論與實踐在數據管理中的運用與創新。

2 研究回顧

關于“數據檔案化”相關研究的總體狀況，可以從近五年（2017—2021年）國家社科基金立項及中國知網收錄期刊論文兩個維度，以“檔案數據化”相關研究作為參照物，進行粗略考察。國家社科基金已有“檔案數據（化）”相關課題立項約20項，涉及檔案數據的組織與知識發現、開發利用、安全、質量控制、標準體系、治理（體系）及管理理論重構等選題；而“數據檔案化”相關課題為0項[2]。“檔案數據”相關論文約262篇，“檔案數據化”約53篇，涉及檔案數據（化）的概念、價值與理念，實施路徑，管理（治理）框架，組織、開放與利用服務，研究綜述等；“數據檔案化”相關論文僅為2篇，涉及政務服務中電子證照管理、檔案化模式介入數據管理初步探索，而直接以“數據檔案化”為選題的論文為0篇[3]。由此可見，“數據檔案化”概念尚未被正式提出，“數據檔案化”也沒有作為獨立議題被專門研究。

已有與“數據檔案化”相關研究主要包括以下兩方面：一是“檔案化”基本概念與實踐應用研究。何嘉蓀等[4-7]在引介德里達檔案化思想的基礎上，指出“檔案化”就是確保和證明文件真實性、完整性、有效性，使之有可能成為記錄事件和歷史的過程；“檔案化管理”就是使文件檔案化而采取的管理措施；應將“檔案化”思想上升為對一切記錄存儲的信息或數據管理原則。趙紅艷[8]指出，站在哲學層面認知和理解檔案本質的關鍵是抓住檔案產生的根源與發展機制，“檔案”就是對過去式當前記憶的物質化；“檔案化”就是檔案從無到有的檔案化以及對檔案的檔案化。詹逸珂等[9-10]指出，“檔案化”關注社會普遍存在的信息溝通交流過程，它使傳統歸檔范圍和檔案概念得到了擴充，標志著檔案管理觸角的延伸與檔案管理職能的社會化；“檔案化思維”還在方法論層面推動史學研究的多學科整合與研究手段的多樣化。此外，學者們還從實踐角度研究了“檔案化”的應用問題，探究了“檔案化”在方言、社會記憶、文化遺產等文化領域[11-13]，電子文件、微博、抖音、政務信息等數字領域[14-17]，以及政務、業務、科學數據領域[18-22]的應用，研究聚焦不同類別信息（內容）如何以檔案的要求和方式加以管理，因而歸檔、長久保存兩大環節依然是“檔案化”應用關注的核心。二是數據管理借鑒檔案實踐與理論研究。朝樂門[23]提出用連續性概念指導數據保護和降低數據風險；周林興、林騰虹[24]以文件連續體理論為指導，提出政務數據連續性治理理念與體系框架；蔡盈芳[25-26]提出數據與檔案融合、協同管理思想；何思源、劉越男[27]研究了科學數據與科研檔案協同管理框架并提出了實施路徑。趙躍等[28]提出數據資源檔案化的觀點及檔案化模式介入數據資源管理的思路，認為歸檔模式應向檔案化模式轉變，后者有助于數據時代提升檔案學核心影響力和理論貢獻力。

綜上所述，前一主題的研究為“數據檔案化”研究其提供了基礎理論支撐，后一主題的研究則提供了有益的觀點啟示，但存在以下不足：一是在基礎理論研究方面，仍停留在對“檔案化”一般概念及理念的論述，缺乏針對“數據”這一特殊且日益重要的管理對象的檔案化問題進行專門、深入研究，缺乏將檔案實踐與理論對數據管理全方位價值的系統研究。二是在應用研究方面，檔案化解決方案仍然聚焦歸檔和長久保存兩大環節，缺乏對數據其他環節（乃至整個生命周期）的關注，缺少基于數據及新技術特點的新的解決方案。三是缺乏對理論與實踐相互關照的綜合研究。

3 研究設計

鑒于當前“數據檔案化”尚未作為獨立概念及命題被提出，本文將“數據檔案化治理研究”作為一個新領域（議題），以“數據檔案化治理研究的總體框架”為研究問題，融通檔案與數據、理論與實踐、國內與國外的雙向視角，按照“提出問題、分析問題、解決問題”的研究思路，探索數據檔案化治理研究的總體框架，包括研究的主要問題及思路、可采用的研究素材與方法、具體研究內容、研究關鍵點與難點等。

作為一個探索性研究，本文以文獻研究為主要方法，輔以案頭研究和調查研究。文獻研究參考了檔案學基礎理論、數據管理知識體系以及兩大領域最新進展的論著，為本研究提供了基礎知識和基本架構。案頭研究收集并分析檔案與數據工作相關的戰略規劃、標準指南、調查評估報告等二手資料，重點了解國內外檔案與數據管理最新進展和解決方案，為本研究提供了重要實例和思路啟發。調查研究通過作者實地調研相關單位及與業界人員深入交流等方式獲取關于檔案數字化轉型和數據管理的一手信息，為本研究提供了新鮮視角和重要洞察力。

4 數據檔案化治理研究的總體框架

根據研究設計，數據檔案化治理的總體框架研究按照“為何對數據實施檔案化治理（Why）”——“什么是數據檔案化治理（What）”——“如何開展數據檔案化治理（How）”三大步驟展開，具體包括需求分析、理論構建、實踐考察、實施路徑和頂層設計五大方面，各部分關系及主要內容概覽如圖1所示。

圖1 數據檔案化治理研究總體框架的簡要示意

4.1 數據檔案化治理的需求分析

全面系統地分析數據檔案化治理的真實需求，明確數據檔案化治理的必要性、重要性及目標方向，是數據檔案化治理研究首要解決的問題。

第一，研究思路與內容方面，可從政治經濟社會大環境，國家重大戰略及政策對數據和檔案實踐的法規遵從和最佳實踐要求，當前數據與檔案實踐各自現狀、挑戰與趨勢，檔案與數據實踐的關聯與鴻溝等方面入手分析，研究數據檔案化治理的驅動因素、利益相關者、收益與風險、目標與要求。第二，研究素材與方法方面，一是運用系統研究法，從整體和全局出發，從系統與要素、要素與要素、結構與功能、系統與環境等關系中全面考察數據檔案化治理面臨的機遇、挑戰及要求；二是運用政策文本分析法，通過對相關政策收集、梳理、關聯和分析得出數據檔案化治理的法規遵從和最佳實踐的要求；三是運用調查法，通過深入訪談、實地觀察等方式獲取關于數據與檔案實踐的挑戰和需求的一手信息，確保需求分析的全面客觀。第三，研究的關鍵和難點方面，一是如何將宏觀復雜的外部環境和更廣視閾下的各類政策（不限于檔案、數據政策）轉化為微觀具體的數據檔案化需求；二是如何從檔案和數據供需雙向視角（而非檔案單一視角）分析數據實踐與檔案實踐在目標、需求與挑戰等方面的交集。

4.2 數據檔案化治理的理論構建

從應然角度回答“數據檔案化治理是什么”“應當遵循什么基本原則和要求”的問題，旨在構建數據檔案化治理的理論體系，為實施數據檔案化治理提供方法論指導。理論構建是數據檔案化治理研究創新的主要體現，是檔案學理論、數據管理理論與其他相關理論融合創新的主要成果，也是整個研究中最具挑戰性的部分。

第一，研究思路與內容方面，可根據“以數據生命周期為線索，檔案核心理念、需求與方法（‘檔案化’要求）為內容，其他新興或相關理論成果為補充”的思路開展研究：首先，通過分析數據管理理論與其他相關理論（如治理理論、協同學、服務設計理論等），總結數字化轉型與數據要素化背景下數據管理的基本流程與要求、技術與方法、挑戰與不足、前沿與趨勢等，建立適應新形勢的數據管理整體框架。其次，梳理檔案學經典理論（如檔案概念與價值、文件生命周期理論、來源原則、檔案鑒定理論等）、檔案學新興概念與理論（如后保管主義與檔案范式、社群檔案與參與式建檔、數字連續體、文件信息學等），總結提煉檔案工作的核心使命、基本要求與不適應性體現，以及檔案理論的核心議題、成果精髓與短板不足。最后，在比較和融通以上兩方面的基礎上，圍繞“哪些檔案核心理念、需求和方法可為數據管理所借鑒并嵌入”問題，提出數據檔案化治理的基本概念、理念原則、理論模型（核心活動及要求）和發展趨勢。第二，研究素材與方法方面，一是運用文獻研究，應遍歷國內外對檔案理論方法在數據實踐中應用或價值闡釋的研究成果；二是運用比較研究，分析新興檔案概念（或理論）與傳統檔案理論之間、檔案理論與數據理論之間的差異及形成原因，作為構建新理論的基礎和突破口；三是運用批評性話語分析，系統探索話語實踐、事件和語篇與更廣闊社會文化結構、關系和過程的因果關系，了解社會權力關系變化對檔案、數據實踐與理論的影響及趨勢。第三，研究的關鍵與難點方面，一是如何合理選擇、借鑒、批判、關聯與整合已有的檔案理論、數據管理理論與其他相關理論（“破”“融”）；二是如何創新性地構建順應社會發展新態勢、適應數據特征及滿足數據應用新要求的數據檔案化治理理論體系（“立”）。理論構建既需要對檔案理論與實踐及其發展歷程的深刻把握，對數據管理實踐與理論最新進展的全面了解，還需具備對未來檔案與數據實踐與理論的發展態勢具備一定的研判能力。

4.3 數據檔案化治理的實踐考察

從實然角度回答“數據檔案化治理是什么”“有哪些具體做法、經驗與教訓”等問題，旨在呈現數據檔案化治理已有的相關實踐探索和最新進展，為數據檔案化治理提供實踐方面的參考和啟示。“實踐考察”與“理論構建”共同構成理解“數據檔案化治理是什么”的“兩翼”。

第一，研究思路與內容方面，實踐考察在對象選擇上國內外側重應有所不同，同時應盡可能考慮不同領域的典型案例。國內可側重數字化轉型下業務系統或統一平臺數據管理與共享利用，互聯網企業海量數據管理與創新應用，電子檔案單套制管理，檔案數據中心建設（檔案大數據共建共享），檔案智慧監管，檔案數字便民服務，新興技術在檔案管理中的運用等。國外可側重基于整體政府的檔案現代化統一行動，數字化轉型與數據連續體政策與實踐，檔案與數據協同（或一體化）管理的政策與實踐，數據（集）檔案管理，技術登記系統建設，數字檔案永久保存與利用系統建設，檔案可視化服務，檔案眾包管理與服務，文件檔案、信息與數據能力建設，新興技術在檔案管理中的運用等。實踐考察的具體問題包括（但不限于）有助于實施數據檔案化治理的戰略、治理結構與機制；嵌入數字業務架構的檔案集成業務框架（或嵌入統一數據平臺的檔案模塊）；通用檔案管理需求；統一數據模型；互操作框架；集約化采購解決方案；數據歸檔與長久保存；數據檔案利用服務等。第二，研究素材與方法方面，一是國外實踐以網站調研和案頭研究為主，重視搜集和挖掘國外數據與檔案工作戰略規劃、管理指南、解決方案、評估報告等材料中所蘊含的典型案例和最佳實踐要求；二是國內實踐以調查研究和文獻研究為主，在文獻研究基礎上應選擇不同行業領域進行實踐調研，向專家和實際工作者深入了解數據檔案化治理痛點和解決思路。第三，研究的關鍵與難點方面，由于數據檔案化治理并沒有明確、現成、整體或成熟的解決方案，如何發掘可能處于萌芽階段、碎片化甚至弱相關的實踐從而獲得來自實踐的啟示，并嘗試將零星實踐的“點”串聯成“線”，為數據檔案化治理提供盡可能多的參考。

4.4 數據檔案化治理的實施路徑

從微觀層面回答“如何實現數據檔案化治理”，旨在研究機構實施數據檔案化治理的解決方案。

第一，研究思路與內容方面，一是結合管理層次、數據管理框架、治理要素三個維度，聚焦數據（檔案）的資源、監管、服務、系統與技術五方面，構建數據檔案化一體化/整體治理框架；二是選擇不同類型的數據和應用場景（如政府數據/統一政務服務平臺、公共數據/城市大腦平臺或公共信用服務平臺數據、科學數據/大型企業或科研單位研發數據等）研究數據檔案化治理的具體落地方案。第二，研究方法和素材方面，一是運用案頭研究法，充分挖掘已有相關（試點）實踐的研究報告、解決方案等二手材料中所蘊含的豐富信息；二是與具有數據檔案化治理需求的機構、檔案或數據解決方案企業開展合作研究，使用案例法和基于場景的設計方法，探索科學可行的方案。第三，研究的關鍵和難點方面，一是如何整合數據檔案化治理的需求分析、理論構建與實踐考察三方面成果的基礎上，提出科學可行的數據檔案化治理實施路徑；二是如何處理好數據檔案化治理的一般性框架和差異化解決方案的關系。能否尋找到具有典型性的試點機構和具體應用場景、能否依托于特定系統和技術加以實現將影響研究結果。

4.5 數據檔案化治理的頂層設計

從宏觀層面回答“如何保障和賦能數據檔案化治理的實施和可持續發展”，旨在從國家或行業角度研究如何為機構實施數據檔案化治理掃清障礙和創造良好環境。

第一，研究思路與內容方面，可從微觀實施中存在的共性問題或關鍵障礙、數據檔案化治理需求出發，站在國家或行業高度謀劃對策，重點可從法規政策完善、戰略規劃制定、體制機制優化、標準與最佳實踐建立、能力建設等五方面入手。第二，研究方法和素材方面，一是比較和標桿研究，搜尋并分析國內外檔案和數據工作頂層設計方面的典型實踐；二是調查研究，獲取檔案和數據工作一線人員、專家學者和主管部門領導關于數據檔案化治理頂層設計的看法和建議。第三，研究的關鍵和難點方面：一是目前數據、檔案屬于兩個獨立的工作領域，在戰略與標準制定、機構設置與職責分配、具體工作開展等方面交集較少；二是數據檔案化治理實踐尚未系統或大規模實施，因而頂層設計缺乏現實的工作基礎和驅動力，這對前瞻性思考和創新性研究提出了更高的要求。

5 數據檔案化治理研究的主要價值

作為檔案學和數據管理研究的交叉和新興領域，數據檔案化治理研究兼具重要的學術和應用價值。

第一，學術價值體現在：一是通過深度挖掘并重新發現“檔案化”對數據實踐的重要和獨特價值，構建面向數據的檔案理論與方法體系，豐富和發展了檔案學理論，增強檔案學在數據時代的影響力和學科自信。二是豐富現有數據管理的視角和理論，特別是彌補現有數據管理理論在對脫離形成系統的數據治理和面向多跨場景、面向社會與面向未來的數據利用等方面的關注不夠和研究不足。

第二，應用價值體現在：一是在融通數據、檔案工作雙向需求的基礎上，將檔案核心理念、需求與方法引入數據管理，可為應對數據、檔案工作面臨的挑戰提供新思路和新方法。特別是在解決數據真實、完整與可信問題，促進數據跨部門流通、再利用與價值社會化，實現數據集約化管理和長久保存，增進數據利用公平與信任等方面。二是可為國家相關部門完善優化檔案、數據工作的頂層設計提供決策參考，如加快推進數據態檔案歸檔管理、加快數據與檔案協同治理、促進數據要素流通的數據憑證管理等方面的制度完善和體制機制創新。

6 結語

隨著全球進入新興技術和數據驅動的時代，當數據作為生產要素的特征及其社會需求日益凸顯的同時，人類社會和國家治理對數據作為或構成證據、記憶、認同和社群的檔案（化）需求并未弱化。數據如何實現要素價值與檔案價值的有機統一將成為重要命題，數據檔案化治理則提供了一種重要思路和實現路徑。因此，數據檔案化治理既是全面數字化轉型和數據驅動時代數據、檔案實踐發展的客觀要求，也是檔案學和數據管理研究的重要領域和新增長點，主動融入數據浪潮與積極發出檔案聲音是檔案工作者和檔案學者的共同責任。