優化社保檔案管理的創新思路

李艷俠 魚臺縣社會保險事業中心

我國20世紀80年代后期才開始將企業養老保險納入社會統籌，隨著社會保險發展，90年代后期，全國才逐步規范養老保險制度，為后續國家政策出臺及社保體系框架形成提供基礎。由于我國社保經辦服務與參保人員需求存在不平衡。因此，針對當前參保人數的遞增及人口老齡化帶來的離退休業務增加，給社保經辦機構帶來了一定工作壓力。傳統社保檔案管理工作，咨詢和查詢都要經辦人員處理，影響工作效率。隨著互聯網開展，社保經辦系統不能與之相匹配，導致業務進展效率低。

一、創新社保檔案的必要性

社保檔案承載民生工作的重要部門，工作效率與服務水平與對參保人員生活滿意度息息相關，應不斷提升社保服務水平，促進公共服務質量，推進國家治理能力，建設高效社保服務體系，對提高人民生活幸福感具有重要意義。創新社保檔案有利于加強服務型政府建設。人們生活水平的提高，對政府執政能力提高了期望，社保檔案管理工作中的業務處理效率，服務質量影響公民對政府的評價。因此，創新社保檔案推動了政府向服務型職能轉變，促進業務流程再造，對提高經檔案經辦人員的服務水平、業務效率及政府認同感具有重要意義。創新社保檔案有利于促進國家治理體系和治理能力向現代化轉型[1]。

二、社保檔案管理服務現狀與問題

隨著經辦服務體系與人們服務需求矛盾日益凸顯情況下，現有社保檔案工作人員與社保參保人員比例嚴重失衡，如果仍采用傳統窗口辦理業務形式，不能借助“互聯網+”經辦服務模式，難以滿足現實需求。社保服務體系存在人員配備不足、業務流程不規范、部門間信息不同互動交流等問題，因此，在優化社保檔案管理過程中，應全面分析當前管理服務現狀與問題。

（一）“互聯網+”戰略落實難

首先，社保檔案管理相關部門缺乏對“互聯網+”技術的重視，部分區域率先試行了智慧社保服務，為檔案使用者帶來了便捷。高質高效的檔案管理服務滿足人們對美好生活的需要。當前，有的地方的社保檔案管理部門未能從傳統檔案管理思維中轉變為檔案服務思想，對“互聯網+政務服務”意識不足，缺乏實質性服務作用。社保檔案管理與互聯網技術的融合進度較慢，政府對職能轉變、服務方式轉變缺乏深刻認識。社保檔案管理流程煩瑣，社保建立初期缺乏完善的流程，隨著國家政策文件相繼推出，仍存在一定漏洞，后續出臺了一些補充性文件，相關制度及業務流程近年來逐步完善，導致社保政策碎片化問題嚴重，不利于“互聯網+”戰略落實和政策解答[2]。

（二）硬件及經辦系統不穩定

互聯網快速發展，但社保檔案管理硬件及經辦系統不能與之相匹配，經辦系統網絡慢、系統故障等問題，影響社保檔案業務辦理效率，網絡不穩定，硬件系統差，會增加參保人員時間成本。由于很多業務不能實現遠程辦理，部分離退休人員還要親自到社保機構辦理業務，尤其行動不便人群，增加了較大負擔。因此，經辦系統不穩定，給參保人員帶來較大不便。近年來，隨著銀行、通信、電力等部門均可以實行移動終端辦理業務，但目前社保檔案管理系統網絡覆蓋面仍不能達到要求，經辦系統網速差，信息數據傳輸效率低等，紙質檔案在線上呈現出來的大小不能智能調節，尤其內存大的圖片，加載過程緩慢，難以滿足人性化、智能化需求。社保檔案管理線上業務平臺在頁面設計、業務辦理效率、科技水平等與人們要求存在一定差距，遭到參保人員詬病，影響社保檔案管理部門的公信力。

（三）網上經辦大廳功能不完善

隨著社保檔案管理模式不斷創新，信息化建設進程加快，社保部門在硬件、軟件等方面得到了更新與升級，滿足參保人員檔案查閱、調取需求。但目前部分社保檔案管理部門仍延續服務窗口辦理業務，導致參保人員業務辦理途徑單一，社保檔案機構窗口工作人員每天要解答大量重復性的咨詢問題，接待與解答工作繁重。目前，社保工作場所信息化建設水平不高，服務大廳沒有叫號機，接待和引導的工作人員匱乏，社保檔案管理是一項系統性工作，需要參保人員到不同窗口才能咨詢到想要的答案，反復排隊加劇了參保人員的負面情緒，社保檔案工作人員不停解答參保人員咨詢的各類問題，增加了雙方的矛盾[3]。

（四）部門間信息共享不暢通

社保檔案管理系統與政府有關部門信息不能互融互通，跨系統、跨部門之間信息資源缺乏共性機制，由于社保檔案管理需要多個部門協作完成，例如待遇發放、生存認證等需要向公安系統、民政系統進行數據對比，如果數據不能共享，導致社保檔案管理系統信息共享受阻，影響辦公效率。社保檔案管理工作中，城鄉居民及城鎮居民養老保險還未建立信息共享機制，在城鎮基本養老保險繳納基礎上還可以參加靈活就業身份，只有通過社保基金監督平臺審核才能發現，加大了工作量。社保檔案管理經辦過程中需要與其他業務協同辦理，增加了復雜程度。目前銀行、社保部門及地稅缺乏信息資源共享，對于企事業參保及個人參保信息數據不能及時傳輸，由于各機構辦公地點不同，參保人員往返于各部門很容易將單據或者順序記錯，增加了辦理次數，參保人員幸福感下降。社保檔案管理工作中，涉及跨省轉移時，各省社保檔案管理信息不能共享，還需要參保人員寫明參保繳費時間段，工作人員應根據繳費信息予以合并，涉及補退費情況，還需要參保人員往返處理，增加了時間成本和人力成本。

（五）多種保障資源不充足

首先，優秀人才利用不足。我國社保檔案管理領域專業人才匱乏，部分工作人員缺乏專業教育背景，都是從工作中摸索相關知識和經驗，缺乏政策理解能力。部分年齡較大人員對新型信息技術不能快速領悟。公務員錄用減編，新引進人員數量減少，在招錄過程中缺乏對信息專業人才引進，導致專業人才儲備不足，影響信息化發展。其次，培訓力度不夠。社保檔案管理人員日常缺乏專業培訓，業務能力欠缺。社保辦檔案管理部門除了初任培訓以外，缺乏對業務上的針對性培訓。培養機制不健全，人才供需不平衡，人才選拔、淘汰機制不合理，導致社保檔案管理人員積極性不高。最后資金投入不足，社保檔案管理部門硬件不能滿足參保人員需求，自助查詢機器數量不足，影響參保人員查詢的即時性。高拍儀緊缺，檔案管理部門掃描負擔重，影響社保檔案管理效率[4]。

三、社保檔案管理服務體系建設對策

（一）網絡基礎及應用平臺建設

首先，應借助信息化技術，加強網絡基礎設施建設。貫徹國家互聯網建設方針，加快落實光纖改造，降低網絡資費，提高網絡訪問速度，為縣、鄉搭建資助服務終端系統，確保社保檔案管理輻射面不斷擴大，避免參保人員長時間排隊等待現象，促進社保系統網提速改造。定期對社保檔案管理信息系統升級，對經辦業務實行提醒功能，提高與參保用戶的交互性。其次，應加快推動“互聯網+政務服務”平臺建設。社保檔案管理應與現代科技相融合，借助大數據技術提升社保檔案管理水平。隨著社會進步，科學技術的更新迭代，人們對社保檔案管理提出了新的要求。相對于電子化辦公、自助服務等便捷業務模式相比，社保檔案管理仍有較大進步空間。部分地區已經實行了企業申辦功能，政務服務平臺查詢后仍需要到社保大廳辦理。因此，服務大廳應增設自助查詢一體機，可以緩解服務大廳壓力，參保人員通過自助查詢功能快速了解到社保繳費基數和權益記錄，促進社保檔案管理效率的提升。社保檔案管理應開發手機移動客戶端等創新服務模式，基本業務可以自手機終端自行辦理，查詢繳費證明等功能實現線上自主辦理，提高社保檔案管理效率。

（二）社保經辦服務體系改革

首先，社保檔案管理應強化便民服務意識。社保機構應從傳統管理者身份轉變為服務者，為參保人員提供更加便捷、高效的服務，促進參保人員幸福感提升，以參保人員的需求為社保檔案管理的持續動力，以參保人員的滿意度為考核標準，牢固樹立參保人員至上的服務理念。設立黨員示范崗，定期開展黨課學習，檔案管理窗口安裝服務評價區，作為工作考核指標。加強業務培訓，提高社保檔案管理人員業務能力和溝通能力，提高參保人員滿意度。其次，拓寬經辦渠道。社保檔案管理應順應時代發展需求，從傳統單一窗口經辦模式拓寬為多渠道經辦模式。開發微信小程序，通過微信或者App可以辦理，提高服務對象覆蓋面，全天候辦理電子簽章、信息查詢、證明打印等業務，參保人員可以在遠程自主辦理，提高業務辦理效率。便民服務應下沉社區，利用互聯網將相關業務對接市級審核，便于參保群眾及時辦理各項業務。隨著近年來互聯網普及，社保檔案管理經辦機構擺脫了傳統手工錄入情況，減少了紙質檔案書寫、留存、查閱等弊端，提高了工作效率，節省了大量人工成本。近年來，國家提高了對社保檔案創新管理的重視，隨著新理念轉型升級，加快了信息化建設步伐，部分區域推出了“互聯網+人社”，推動服務改革創新發展[5]。

（三）多部門信息數據交互共享

首先，應建立信息共享機制。推動各部門以百姓為中心，完善社保檔案信息化政策法規，明確數據信息共享各部門法律責任，營造良好的法律環境。統籌協調各部門，實行領導層面統籌管理，各部門協調配合，確保與企業、個人對接順暢。借助大數據信息采集技術，對社保檔案數據進行完善并開放，保障數據標準化，提高檔案數據利用率。其次，應樹立各部門共享事項清單，對參保人員公開，參保人員對事項清單內的信息可以不必重復提供。最后，搭建多部門信息共享數據庫。社保檔案系統應逐步完善，打通社保內系統內部各單位主體的數據壁壘，實行信息共享，提高數據傳輸效率，簡化作業流程，實現“最多跑一次”目標，各項業務應以短信提醒，提高參保人員滿意度和幸福感[6]。

（四）內部管理機制改革

首先，應界定行政隸屬關系。社保檔案直接關系到民生工程，各項規定及流程由當地省政府統一制定，這種集中管理模式可以增強業務基礎能力，規范業務流程，降低社保檔案的管理風險。社保檔案管理應以當地政府為主體責任，社保檔案管理除了經辦大廳、手機App以外，還應發揮社區服務職能，明確社保局與政府之間無隸屬關系。參保人員的社保有不同部門錄入，導致重復工作多，影響社保檔案管理效率。因此，社保經辦機構應與相關部門整合，避免管理上交叉重疊，促進業務辦理效率。其次，打通職務晉升渠道。為了提高社保檔案管理部門工作積極性，應為工作人員打通職務晉升渠道，應提高資源整合效率，避免機構改革導致編制和人事凍結，加快解決積壓干部問題，建立科學的考核機制，激發干部工作積極性。建立完善的內部規章制度，明確社保檔案管理各崗位邊界和職責，提高工作人員業務能力。為了滿足參保人員需求，應不斷創新內部管理形式，優化業務流程，緊跟時代技術發展，提升社保檔案服務能力。社保檔案管理應借助當前服務人員有限的條件下，運用互聯網信息技術，為社會參保人員提供優質服務，為推動社保檔案管理創新思路提供科學依據[7]。

（五）保障措施

首先，應強化隊伍建設。在社保檔案管理過程中應突出組織領導職能，抓落實、抓成效，提高培訓頻率和培訓內容深度，打通各崗位業務壁壘，制定人才培養計劃，滿足互聯網背景下人才梯隊要求，避免人才斷層現象。其次，完善監管體系。根據檔案管理內容明確風險等級，審核業務由主觀領導審核，嚴格執行內控監管措施。最后，應加強信息安全與技術保障。社保檔案各類數據信息應建立分級保護機制，按崗位分配密鑰及身份認證權限，避免人為干預影響社保檔案管理的安全性。政府有關部門應利用信息技術和人性化的服務理念，彌補傳統社保檔案在窗口和柜臺經辦的不足，提高信息資源融合效率，拓寬服務渠道，優化業務流程，滿足參保人員多元化、快捷化需求。

四、結語

隨著人們參保意識增強，社會老齡化，社保退休業務增多，社保檔案管理業務量激增，現有人員編制下，難以應對與日俱增的服務壓力。因此，應不斷優化社保檔案管理，結合信息化技術進行改革創新，優化營商環境，提升參保人員幸福感，解決公共需求與供給之間的平衡。我國近年來互聯網技術普及，參保人員在互聯網作用下，社保檔案管理更加高效、快捷、智慧，滿足了參保人員需求。