智慧城市背景下檔案信息服務模式的轉變

郭璐璐

(廣西民族大學，廣西 南寧 530006)

1 研究現狀

1.1 智慧城市的概念

智慧城市是隨著當代社會信息技術的廣泛應用和城市化進程的不斷加快而發展起來的，它是一個全新的領域。智慧城市將信息技術、通信技術以及最新的城市管理理念三者有機融合起來，通過對城市進行數字化管理、智能化管理以及人性化管理，使城市的發展更加高效便捷、市民的生活更加方便舒適、信息資源能夠更加充分有效地利用，構建城市建設新形態。而面向智慧城市的檔案信息服務則應該是在智慧城市的環境下，針對智慧城市的建設和發展以及人們日常生活中可能遇到的信息需求，提供相應檔案信息服務的過程[1]。

1.2 智慧城市的特點

相對于傳統的城市形態，智慧城市有以下幾點特征。

(1)更加全面透徹地感知數據。在智慧城市的建設中，信息基礎建設已經比較完備，可以利用各種設備對城市的方方面面進行實時監控，從而獲取城市建設所需的各種數據和信息，將數據進行整理分析并與對應的具體業務緊密相連，最終形成相對完善的感知系統，而這些感知系統的作用正是能夠針對外界環境相應地做出主動的、正確的反應，從而達到城市建設的每一個系統都能和諧運行的目的。

(2)更加高效的信息流轉與互聯互通。通過快速發展的各類現代信息技術與通信設備，可以及時獲取需要的信息，以此實現信息的高效流轉與高效利用。依靠這些互聯網共享的工具，可以實現人類社會更加高效的溝通，并且還能不受時間與空間的限制。

(3)使城市發展更加有序合理，推動城市的可持續創新。建設智慧城市也是使城市向全面協調可持續發展的過程，通過對整個城市建設發展大局實行全方位不間斷的監控和全面系統的綜合分析，有效摒棄智慧城市建設中的各類不利因素，有效配置城市資源，充分利用城市建設過程中的各類資源，從而實現城市的有序合理化建設。不僅如此，智慧城市還充分尊重大眾的需求，通過現代移動設備或平臺吸引全民參與，例如微博、微信等，促進用戶使用、開放發展、大眾需求等各方面的創新。

1.3 智慧城市研究現狀

近幾年來，政府相繼出臺了一系列的政策來推動智慧城市的建設和發展，先后確定了290個智慧城市試點[2]。當前，我國智慧城市的建設已經處于由智能化向智慧化、由智慧行業向智慧城市逐漸過渡的階段。在中央政府的統一調度之下，各省市也積極響應政府政策，紛紛出臺了智慧城市發展的頂層政策，同時，也將智慧城市建設作為未來城市發展的重點，形成智慧城市發展的新態勢和新格局。一直以來，各城市都積極響應中央以及政府關于新型智慧城市在頂層設計方面的國家政策與方針，截至當前，參與的省會城市已經達到了94%，與此同時，計劃單列市、地級市也達到了71%。由于不同等級的城市智慧化程度存在著差異，各種類型城市規劃的側重點也會相應地有所不同。大型城市聚焦智慧應用的融合，它的作用是增強輻射帶動；中小型城市重點發展特色智慧應用。總之，智慧城市未來發展空間廣闊[3]。

2 檔案信息服務的研究現狀

牛力等[4]在研究面向服務的智慧檔案館建設的基礎上，提出了3種檔案信息服務的模式，這3種檔案信息服務模式按照傳統的模式，在3種層面上分別以資源、技術和用戶為中心。周耀林等[5]基于時代發展的大背景從社交媒體的角度出發，在此視角之下闡述了關于檔案服務的創新性發展路徑，在綜合分析時代背景與特定環境的情況下，認為要實現檔案信息服務的更好發展，必須堅持與社交媒體的深入合作。金波等[6]基于大數據的背景，分析了如何進行檔案信息服務的轉型這一問題，進而提出了幾種嶄新的檔案信息服務方式，除了精準性、一站式、數據化服務3種服務方式，有兩種信息服務方式更能體現出“轉型”這一理念的內核所在，分別是知識化服務與智庫型服務。楊智勇等[7]在分析信息服務模式的理論框架基礎之上，研究了智慧型檔案信息服務模式，認為在智慧城市發展的大環境下，應該致力于為信息用戶提供智能化、共享化和普遍化的服務；同樣的，安小米等[8]也基于大數據時代這一背景，分析和研究了關于數字檔案的信息服務，針對信息服務面臨的機遇和挑戰，提出要實現“五跨”式的一體式服務，“五跨”分別是跨越不同的階層、跨越地域限制、跨越系統屏障、跨越部門組織、跨越業務內容，在此條件下以期達到知識的關聯性與聯動性。

3 智慧城市對檔案信息服務的影響

3.1 智慧城市要求檔案信息服務的內容更加豐富

城市的建設涵蓋了城市運行的各個系統，而智慧城市建設正是將這些系統進行整合，在智能服務條件下有針對性地、積極主動地滿足不同用戶的特定需求。在智慧城市發展的大趨勢下，檔案信息服務工作要做的就是從智慧城市建設的目標出發、從內容出發，分析智慧城市建設的現狀，不僅要明確當前信息服務工作的特點是服務對象多且信息覆蓋面廣，還要根據當前的現狀及時地做出策略上的調整，不斷優化檔案資源的內在結構及其外在形式，建設更加高層次并且有價值的檔案信息資源庫，以滿足智慧城市建設的需要和社會大眾的信息需求。

3.2 智慧城市要求檔案服務的理念與檔案服務方式發生轉變

在建設智慧城市的背景下，檔案信息服務的客體、內容以及方式在很大程度上都發生了改變，使得傳統服務方式面臨著前所未有的挑戰。由于各類現代信息技術的發展和海量數據的涌現，必須改變管理思維、更新管理理念，如果仍然按照傳統的管理思維對現階段具有新特點的信息資源進行管理，那么必然會造成檔案信息價值和工具價值的脫節[9]。如今，智慧化城市的發展程度不斷加深、信息化程度不斷提高，在此背景之下，政府部門的管理與決策、社會的運行與發展以及公眾的日常行為都與檔案信息的聯系更加緊密，同時，檔案信息服務中檔案工作者的思想觀念和服務方式都會發生相應的變化。

3.3 智慧城市要求檔案服務的手段更加智能

智慧城市的實現其實就是通過技術對于人工智能的實現，在這個過程中，各類現代信息技術為智慧城市下的智慧服務提供了關鍵性的技術手段，例如云計算和大數據等。由此，傳統的面對面服務方式已經不能滿足智慧城市建設對于檔案服務的要求，應該跨越時空的限制將傳統轉變為智能，基于現代信息技術實現智能的、跨時空的服務，無論是社會還是個人用戶，都可以根據自己的特定需要來選擇符合自己需求的服務內容和服務手段，不再局限于傳統的、單一的紙質檔案利用，而是將重點聚焦于檔案信息的遠距離處理，使檔案信息服務不再受空間的限制，檔案部門提供的信息也更加準確與及時，用戶獲得的服務也能更加廣泛化與智能化。

4 檔案信息模式研究

信息服務模式從本質上講，就是信息服務過程下針對各類特定用戶在不同層面上的各類不同信息需求，調整服務過程中各要素之間的相互關系以此形成的一種工作模式。對于任何一種服務，首先要明確4個問題：誰來服務、為誰服務、服務什么、怎么服務。明確這4個問題意味著明確了服務的主體、服務的客體、服務的內容、服務的策略。隨著檔案信息服務的不斷發展，這4個問題都有一定的變化。從服務的主體上來講，服務理念發生了變化，由保守思維轉向開放思維、由被動服務轉向主動服務、由經驗思維轉向數據思維。服務的能力也發生了變化，知識結構與操作技能有所改變。從服務的客體上來講，用戶類型與用戶需求都發生了變化。從服務的內容上來講，從傳統的紙質檔案向數字化檔案資源轉變。從服務的策略上來講，服務方式也要發生改變。

5 智慧城市下檔案信息服務模式的轉變

5.1 由傳統型向智能型轉變

智慧城市強調現代信息技術的應用，但與此同時，更強調技術與人文的融合，也就是“以人為本”。在注重信息服務用戶體驗的同時，要更加注重用戶的參與和信息服務工作者的協作，它是用戶與用戶、用戶與信息服務工作者、工作者與工作者之間的協作與互動。不僅體現著以人為本的觀念，同時也體現著檔案服務價值的精神追求，在樹立以人為本觀念的同時，為用戶提供更方便、快捷、安全的信息服務。

智慧城市的主要特征是在城市建設的過程中提供更加智能化的信息服務，因此，也衍生出現代信息技術的應用與發展，可以依托這些現代信息技術，建設更加智能的信息服務平臺。檔案信息服務部門以及工作者可以充分有效地利用各種科學技術，結合數據整合的方法、數據挖掘的方法，更加系統地推進智能檔案信息化的進程，建立更加多樣化、更加現代化的檔案信息服務平臺。除此之外，在建設檔案服務平臺的同時，不僅要保障信息的安全與信息的實時利用性，相關的檔案信息服務部門還可以根據不同的社會公共與用戶需求，篩選出價值更大、利用率更高的檔案數據，將這些數據以開放和共享的形式放到智能服務平臺上，實現檔案信息服務與城市公共服務之間的合作交流與管理，使檔案信息服務相關部門、機構與用戶的交流更加密切與智能，在降低檔案服務成本的同時，也能提高檔案信息服務工作相關部門的工作效率和服務水平。

建設智能檔案資源數據庫是檔案工作智能服務過程中不可或缺的一個重要因素。在智慧城市建設的背景下，想要在最大程度上利用檔案，必須建立與之相適應的檔案信息庫，檔案信息庫中的信息與數據必須具備以下特點：內容豐富、分類科學、安全可靠。同時，還要發揮檔案社會服務的功能，為智慧城市的長久發展蓄力。

5.2 由傳統分散向協作與一體化的方向發展，形成統一服務鏈條

智慧城市信息系統中有一個共桿系統集成理論，這個理論可以運用到信息服務的內容中。共桿系統集成理論是指多個不同功能以及角色的子系統集成在一根桿上，在一個平臺系統中統一管理不同的多個互不聯系的子系統，從而實現信息資源的共享[10]。此系統可以促進信息平臺以及信息資源的公共性傳播，為相關的信息服務工作部門提供嚴謹和科學的數據分析環境，除此之外，還可以提供準確的信息服務內容。相關檔案信息服務工作部門完全可以學習共桿系統的管理模式，并且可以充分利用智慧城市建設下的無線共享技術。這一技術的成熟意味著可以助推檔案信息資源的集群式發展，可以運用互聯網技術構建信息數據庫，對相關檔案信息服務部門的館藏檔案進行遠程操縱和實時的信息管理。在這個相關的體系中，可以將不同類別、不同主題的檔案和用戶集群進行劃分，并將這些不同的用戶需求全部整合到一個關聯的主體中，通過現代信息技術將互聯的檔案信息進行傳輸與協作處理，對相關的檔案信息服務進行統一工作管理，同時，必須堅持以人為本的檔案信息服務原則，必須為檔案用戶提供更加系統化的信息服務內容，必須實現信息服務內容的個性化與專業化。

5.3 構建可持續發展模式

在智慧城市建設的大環境下，現代信息技術高速發展，檔案信息服務相關機構也應該不斷進行系統升級與更新，在保持開放的前提下實時跟蹤信息用戶的需求，將特定的用戶信息需求融入信息服務工作的每一個環節，創新檔案信息服務的方式，這才是智慧城市下智慧與可持續的發展之路。同時，各種移動產品的高速發展，也要求檔案信息服務的多樣化發展，檔案信息服務工作部門更應該抓住時代帶來的機遇，積極搭建移動終端下的多樣化信息服務。在傳統信息服務方式下，查檔必須到檔案館去，但如果將開放的理念運用到移動互聯網中，信息用戶就可以通過各種移動平臺進行預約與查詢服務，例如微信以及各種移動App的應用，不僅豐富了信息服務的方式，還方便了信息用戶，滿足了信息服務高效快捷的要求。但是，在運用現行的各種先進技術進行信息服務的同時，一定要保證檔案信息的安全性，謹防信息泄露，保護信息用戶的個人權益。此外，要構建檔案信息服務的可持續發展模式，還應該樹立共享的觀念，搭建新形勢下的信息服務平臺，實現全方位、范圍廣、多種類的信息資源共建與共享。

6 結語

隨著智慧城市建設的不斷推進，檔案信息用戶的需求以及使用檔案信息資源的行為也在隨之不斷地發生變化，同樣的，智慧城市建設背景下的檔案信息服務理念也應隨之做出改變。所以，在智慧城市建設成為城市發展大潮的今天，分析與研究檔案信息服務模式的轉變對于檔案信息服務未來的工作與發展具有較大的指導性意義。本文從智慧城市的背景出發，分析了智慧城市的發展現狀以及檔案信息服務的發展現狀，針對目前的檔案信息服務提出了面向智慧城市的模式轉變。由傳統型向智能型、由分散向統一發展，轉變服務方式，構建可持續發展模式。