基層市場監督管理局的檔案管理探究

崔靜 公主嶺市市場監督管理局

檔案管理工作對于國家行政單位的建設發展有重要意義。當前市場監督管理局檔案管理工作仍存在一定的問題，因此需要改進傳統的管理方式。在對目前檔案管理工作的現狀分析后發現檔案管理制度存在著弊端，如：管理制度傳統；管理人員水平不高；檢索方式落后等。如果檔案管理工作效率低下，那勢必會影響整體工作效率，直接影響基層市場監督局發揮其社會職能?；鶎邮袌霰O督管理局應該盡快完善整體管理制度，加大資金和技術的投入，緊跟社會發展腳步，及時調整自身，從而促進我國社會整體發展。文章以基層市場監督管理局的檔案管理為研究對象，探究我國在檔案管理上的不足之處，并提出解決意見。

一、檔案管理中的問題

（一）管理方式單一

由于市場監督管理局的基層人員對于檔案管理工作的不重視，普遍認為只需保證檔案不丟失，不外流，能夠查到并提供資料就可以了，這就導致檔案信息的收集、整理等工作要點進行不到位，無法準確的為檔案管理人員提供行動依據容易產生后續問題，影響檔案管理工作的整體效率和質量，影響了檔案的利用率。工作人員的傳統工作模式和管理制度已經不能夠滿足現在高速發展的信息化社會，想要提高工作效率必須改進檔案管理方式。

（二）管理意識不強

現階段，檔案管理人員儲備不足，在檔案管理工作中因沒有組織領導的扶持，需要一人擔任多個職位，這種情況下工作人員往往分身乏術，不僅工作效率和工作質量低下，而且多數人員專業素養比較低?，F階段的知識儲備量已經無法滿足當今檔案管理的需求，由于沒有經過專業培訓，部分檔案管理人員對于檔案資料的收集、整理等工作不熟練。在部分基層市場監督管理局甚至沒有專人管理，常由執法人員監管。檔案管理人員沒有認識到檔案工作的重要性，整體管理意識不強，無法更好地開展后續建設。

（三）管理工作不細致

基層市場監督管理局如果想要更好地開展后續工作就需要檔案管理人員細化其工作內容，細化檔案整理工作，將各項檔案按照類目分類整理。

（四）硬件設施問題

硬件設施是檔案管理工作的基礎保障，從當前實際情況來看，很多基層市場監督管理局檔案管理部門硬件問題比較嚴重，不僅缺乏電子化設備，而且檔案存放空間不足，環境也比較差，一些單位甚至沒有獨立的檔案室[1]。對于硬件設施的不重視，是基層市場監督管理局檔案管理的常見問題。

（五）檢索方式的落后

基層市場監督管理局的檔案管理由于直接面向企業和個體營業者，每年都需要在檔案里面添加材料，導致基層市場監督管理局的檔案資料往往多且繁雜。又因為每年都有大量的工商業戶成立和倒閉，材料流動性很大，檔案館管理的工作帶來了不小的難度。部分市場監督管理局沒有安裝電子檔案管理系統，還沒有實現無紙化辦公，依舊在使用手工檢索。如果沒有專業的檔案管理文件，仍使用傳統方式保存的話，檔案信息就會很難與上級電子信息系統對接，降低辦事效率。檔案檢索方式主要取決于基層事業單位的檔案管理信息化建設水平的高低，倘若有先進完善的軟硬件設施作為有力依托，計算機檢索的效率相對較高，就可以快速找到需求檔案，有利于檔案地科學充分利用[2]。

（六）管理人員綜合素質問題

因為基層市場監督管理局沒有充分觸達宣傳教育工作，檔案管理人員的觀念仍處于老舊的工作理念，工作模式固化，沒有緊隨時代發展變化，辦公態度得過且過，這種工作態度受周圍辦公環境影響的同時也影響周圍辦公環境，導致整體工作效率不高?；鶎邮袌霰O管局應關注檔案管理人員的辦公能力，跟隨時代發展對員工進行定期培訓，如果還是故步自封，那么將會影響我國市場監督管理局的現代化發展。

（七）服務管理人員的服務態度問題

對于在窗口咨詢業務的工商業戶和企業，部分管理人員的服務態度非常冷漠，說話死板，給咨詢者帶來了不好的服務體驗。服務人員作為服務業者，對顧客的態度好壞直接影響咨詢者對基層單位的看法。

二、加強檔案管理的措施

（一）建立高效的規章制度

市場監督管理局是質監、食藥監、工商三個部門的合并。這三個部門在業務方面雖然有不同的側重點但也有交叉的業務。面對現在的基層市場監督管理局的管理制度還有很多不足。從檔案管理方面來看，由于檔案資料覆蓋較廣，而且涉及的內容比較繁雜，因此更需要清晰的檔案管理制度，明確不同檔案的管理要求和管理方式。建立完整的檔案管理制度需要根據相關條規制定有據可依的制度，符合檔案管理現代化的發展理念，在制定時，必須要明確工作重點，細化工作內容，增加培訓機制和激勵機制的細則，這樣檔案管理人員才能對崗位和自身工作有清晰的認知，而科學的激勵機制則能夠增強檔案管理人員的工作熱情，使之投入更多精力去提升檔案管理水平。

（二）加強管理隊伍建設

加強管理隊伍建設的重點主要在于提高檔案管理人員的職業技能。人員儲備量少，就需要一個員工身兼多職，人員配置不合理直接導致檔案管理工作混亂。為了解決這個問題，基層市場監管局需要加強檔案管理隊伍建設。在檔案管理方面安排專人負責，若職責不明確，則需要設立專門的崗位以及專業人員，完善硬件設施并配備計算機用來管理檔案和電子信息。基層市場監督管理局還應該定期舉辦培訓交流活動，多吸取其他基層單位的創新經驗，吸取優秀的辦公經驗，并對自己工作上的不足之處進行反思和歸納總結，并提出解決措施。不僅于此，基層市場監督管理的基層管理人員還應該了解國家動態，并及時根據國家發展建設自身。

（三）加強對軟硬件設施的管理

加強對基層市場監督管理局的硬件設施管理有利于檔案管理的現代化發展。對于當前硬件設施的管理主要體現在對檔案庫房的管理，對于基層市場監督管理局的檔案管理來說，應該盡快實現無紙化辦公，采用電子信息系統記錄數據，提高檔案管理的效率，電子信息系統還可以與上級市場監督管理局對接檔案數據，增加信息傳輸的效率。對于仍使用紙質檔案的基層市場監督管理局，則要安裝監控對檔案庫房進行實時監控，記錄人員出入，防止數據被盜竊，還需要根據檔案庫房所處位置及空間調節檔案庫房的溫度，及時防止因天氣潮濕導致的霉變，并嚴禁檔案管理人員進入檔案庫房時攜帶易燃易爆品，預防火災的發生。除此之外，檔案管理人員還應該定期檢查檔案的保存情況，嚴格管控檔案是否有破損、缺頁現象。一經發現，需要及時向上級報告并盡快補全破損，以免影響后續工作的開展和進行。

（四）加快檔案管理的信息化建設

信息化已經成為當今社會發展的趨勢?；鶎邮袌霰O督管理局的檔案管理方面應該加快信息化進程，應建立信息化檔案管理系統，實現信息化檔案錄入、信息化檔案存儲管理，并且應該充分依托信息化技術減少人工操作，推動檔案管理工作的無紙化發展。應與上級檔案管理系統對接，做到信息互通，提升檔案管理的效率。檔案管理的信息化建設離不開相應的軟硬件，從硬件角度來看，較高配置的計算機、服務器、掃描儀、打復印一體機以及相應的攝錄設備應全面配齊。而從軟件系統上看，不同單位的檔案管理需求有一定差異，為了保障軟件系統與工作需求相匹配，應與軟件開發企業進行合作，結合需求設計軟件功能。軟件系統應具備較強的開放性特征，應能結合需求調整靈活進行系統升級，同時也應注意與上下級單位保持聯通，確保檔案系統可以進行信息互聯，此外還要重視檢索系統的開發，保障檢索的便捷性[3]。檢索設備的完善也提高了我國基層市場監督管理局的信息化建設水平。

三、對檔案管理人員的要求

（一）提高管理人員的綜合素質

信息化時代應當自主更新檔案管理理念，要求檔案員不斷掌握大數據、云存儲與智能化檔案管理理念，促進檔案員由傳統的紙制檔案管理思維向信息化檔案管理思維轉換，檔案管理人員應當有良好的職業道德修養，能夠與時俱進的學習新檔案法規，正確對待新環境中的檔案管理問題，做一個愛崗敬業的檔案員，按照法律要求認真開展檔案管理。在對檔案管理人員的選擇上，應選擇作風優良，政治正確的共產黨員。在培養過程中應著重提升其責任意識和保密意識，促進工作人員在崗位上發揮自身特長，積極貢獻力量，在強化保密意識的基礎上，杜絕涉密信息外泄。應根據工作要求的變化提升個人工作能力，積極參與專業技能培訓，做到熟悉工作環節，關注工作重點，從而提升個人工作水平，提高檔案管理的工作質量。

（二）提高管理人員的職業技能

為了應對信息化、智能化的檔案管理信息，檔案管理人員應該熟悉工作流程，掌握專業知識，積極參與培訓活動，學習相關的專業技能，并根據具體情況跟進相應的工作流程，并懷有創新精神，跟隨時代發展更新檔案管理的方法。檔案管理人員還應該熟練運用計算機，充分進行檔案銜接，保障檔案信息可在內部系統中進行共享，進一步推動信息化檔案管理發展。

（三）建立定期考察制度

由于檔案管理工作比較煩瑣，檔案管理人員需要有充足的耐心，持之以恒的毅力，而且還需要具備多樣化檔案管理能力，提升自身工作效能。在完善的檔案制度之下，檔案管理工作的要求以及權責更明確，所有工作人員將對工作有更準確的認識，對專職人員的考核將會更加清晰，并根據工作職能進行考核。主要將對檔案管理人員的計算機使用能力，工作內容和工作要點等多方面進行考核，在充分的了解檔案管理人員的綜合能力后進行評估。使用激勵機制，對于通過各項評估的管理人員可以進行嘉獎，這種激勵機制可以有效地提高檔案管理人員的自信心和積極性，提高對于工作的熱情。對沒有通過考核的檔案管理人員，可以對其不足之處進行專項培訓，具體問題具體分析，保證所有檔案管理人員都可以掌握在檔案管理方面的專業技能，綜合提升檔案管理工作的效率與質量。

（四）加強檔案工作的基礎管理

對于基層市場監督管理局檔案管理工作而言，其檔案管理工作以基礎管理為主。應注意加強檔案的立卷歸檔管理，保障按期進行檢查。在目錄編輯過程中結合檔案具體類型進行科學分類，對于一些應用頻率較高的檔案資料應重點編輯檔案首頁，以首頁信息綜合概括檔案內容。區分主要職能檔案、大事件檔案以及發展規劃檔案等不同檔案類別，做到科學分類、科學管理。檔案管理工作需要嚴格按照規定制度進行歸檔管理，使用情況需要說明，這樣可以增加檔案管理工作的效率，這也是基礎市場監督管理局檔案管理人員必須要做到的工作職責。

（五）提升服務人員的服務態度

作為服務人員，保持良好的服務態度也是工作內容的一部分。服務人員應該樹立公仆意識，提高職業道德水平。面對工商業者、企業和個人，都應該以耐心，服務大眾的服務態度做基點，提高個人的服務質量。領導部門在面對服務人員的態度問題時，應該對態度差的服務人員予以警告處理，情節嚴重者可做開除處理。只有嚴格規范規章制度，才會有良好的服務風氣，只有樹立了良好的服務風氣，服務人員整體的服務質量才會提升。

四、人工智能在檔案管理的應用

近年來，人工智能運用于多領域，并提高了多個領域的工作效率。在檔案管理方面也可以使用人工智能用以提高工作效率。人工智能與檔案管理工作結合最為顯著的優勢是提升管理效率。人工智能不僅具有更快的響應處理速度，而且可以長時間高負載工作，比較而言，傳統人工管理的短板比較明顯。此外，在檔案資源開發利用方面，人工智能技術也有著人力管理不可比擬的優勢。在定向發掘檔案資料價值的過程中，傳統人工管理模式難以在海量的檔案資料中準確篩選所有有價值的信息，人工智能檔案管理模式能夠更好地挖掘檔案價值，提升檔案管理效能。而且人工智能技術具有很強的意識識別和學習功能，在其整合到檔案管理系統之中后，隨著應用實踐的不斷延長，其與相關單位檔案管理工作的契合度將不斷提升。為了防止人工智能出現泄露數據等風險問題，應對人工智能應用于基層市場基督管理局的檔案管理時可能會出現的錯誤失誤率進行評估，在發現問題后及時優化程序設置，規避可能出現的風險問題，以便更好地使用人工智能來提高基層市場監督管理局的檔案管理質量。

五、發展現代化檔案管理

從檔案管理工作當前發展趨勢來看，未來檔案管理工作必然以智能化和無紙化為方向，綜合提升檔案管理效率并有效發掘檔案的潛在價值是未來檔案管理工作的重要目標。規避紙質辦公出現的問題，縮減基層市場監督管理局的檔案管理因紙質辦公的支出成本，對檔案數據進行數字化處理，讓檔案管理工作更加高效化、智能化，以更加豐富的形式存在于電子信息系統中。在檔案管理工作上可以設立權限，部分機密檔案的瀏覽權限只有權限比較高的管理人員才可以瀏覽，加大對機密檔案的保護，避免信息的流失。檔案管理人員應該加快檔案管理的現代化建設，使我國市場監督管理局檔案管理的工作向現代化更進一步。

六、結語

基層市場監督管理局的檔案管理工作非常重要，面對現階段的在檔案管理體系上的不足，需要健全管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質，完善硬件設施，使用計算機檢索來提高檔案管理工作的工作效率，從而加快我國在基層市場監督管理局的現代化進程，促進我國社會整體進程的現代化。