文書檔案數字化管理的現狀及策略

郭婧 湖南省地質地理信息所（湖南省地質大數據中心）

在檔案管理中，文書檔案管理是一項基本的內容，文書檔案是以紙質文檔為主要形式的檔案類型。相比于其他檔案來說，文書檔案的內容更加豐富，這些大量的文字信息中或是包含了重要的文件資料、會議記錄或是工作計劃、總結，以及單位的重大決策、發展規劃等。所以，做好文書檔案管理，利用先進的技術手段來提升文書檔案的利用效率，讓文書檔案的作用與價值更充分地發揮出來，就成為新時代背景下，檔案管理模式轉型與升級的必由之路。顯而易見，數字化管理在文書檔案管理的質量與效率提升上，有著不可比擬的優勢性作用。

一、文書檔案數字化管理的重要意義

從檔案管理角度來看，文書檔案數字化管理是其進行信息化改革必不可少的一環。并且，后者通過信息化的掃描以及錄入等功能，可以提升檔案的通用性，同時也保證了檔案管理的安全性，提高管理工作效率，這對于企業的長遠性也是有很大的促進作用[1]。其次，采用數字化的檔案管理方式不僅減少了工作量，還能促進各部門之間的交流與信息共享，讓檔案資料可以及時進行流通，創新檔案管理的管理方式，使各部門之間的檔案調度工作更加便捷。文書檔案工作本來就比較煩瑣，其信息來源也來自各個渠道，不僅是來自各部門的上繳信息，也有單位之間的往來檔案，所以處理起來方式也不相同，耗費了大量的人力物力。另外，還有一些時間比較久的老文書檔案資料，年代比較久遠難以辨別。基于這種管理現狀，采用數字化的管理方式，可以對其檔案資料進行精準識別，還助于實現檔案管理的標準化，發揮文書檔案管理中的基礎作用，同時也提升了文書檔案管理的靈活性，這對于整個行業的發展來說是有推動性作用的。

二、文書檔案管理的現狀

（一）缺乏科學的文書檔案管理體系

文書檔案管理不是簡單的資料收集與保管，而是一項系統性的工程，也是決定單位各項工作穩定、有序、可持續開展的關鍵所在，在文書檔案管理中，管理理念起到了決定性的作用。正如社會發展在不斷變化一樣，文書檔案管理的重心、需求、模式也在不斷更新，以期實現更好的管理效果，實現文書檔案資源的高效利用，這樣有利于日后在調取、查閱文書檔案資源時能夠快速、精準的進行文書檔案資源的應用[2]。切實滿足單位工作開展的需求，當前，在許多單位和部門的文書檔案管理工作中，管理理念陳舊落后的問題較為明顯，時代在變，單位具體使用的模式也會發生一定的變化。盡管文書檔案管理秉持的理念和采取的策略要跟時代的變化相呼應，但是就文書檔案管理工作實際情況而言，由于受落后理念的影響，導致文書檔案管理的質量不佳，這就導致無法充分地將文書檔案資源的效用發揮出來，而且也影響了單位其他各項工作平穩有序的正常開展。

（二）缺乏使用先進的文書檔案管理方式

當前文書檔案管理工作的重要性不言而喻，但并不意味著文書檔案管理就充分發揮出了應有的作用，究其背后的原因還是由于文書檔案管理方式存在一些客觀問題，而這一問題嚴重阻礙了文書檔案管理方法與路徑上不能創新，相應的文書檔案管理質量與管理效率也就得不到有效的提升。最為顯著的問題就是，在信息化時代背景下，文書檔案管理工作的信息化應用程度還不足，沒有建立相應的文書檔案管理系統，或是系統軟件的開發與文書檔案管理工作的實際需求不匹配，這就導致數字化管理無法全面、深入的推進。使得先進技術的優勢性得不到充分的發揮，文書檔案資料的管理時效性不強，沒有建立有效的檔案管理系統，無論是檔案管理的真實性，全面性上都得不到有效的保障。

（三）檔案管理隊伍綜合能力參差不齊

文書檔案管理工作十分復雜，牽涉到日常事務的很多個領域和方面，因此采取不同的管理模式，就會產生對應的管理效果，所以需要高度重視和格外關注人事檔案管理質量。同時，不管是哪一種管理理念的具體推進和深入實施，都離不開素質高和能力強的隊伍班子作為支撐。并且，想要達到高質量和高標準，更是要下更多的功夫和花更多的心思。然而當前有的單位在進行文書檔案管理工作期間，一些管理人員思想不夠開放和創新，只是習慣于對原有事物的接受，缺乏積極主動學習的熱情和信心，并不想在自我能力素質的提升上投入太多的精力，加之有的工作人員在同一個崗位上工作了比較長的時間，可能一開始還有激情和熱情，但到了最后都消磨殆盡，尤其是不具有較強的創新意識，使得自身的創新能力捉襟見肘。此外，人浮于事和尸位素餐等現象經常存在，不僅在心理上是消極的，而且在行為上也是拖拉的，以至于從整體角度來看隊伍缺乏必要的素質和作戰能力。當然，一些管理部門缺乏有領導力和領導藝術的管理者，因此不能第一時間發現存在的問題，改善和提升就顯得有些后繼乏力，看不到實際分工以后得到的具體成效。還有，缺乏科學的規劃與統一的部署，沒能將精細化的文書檔案管理理念落實到細節[3]。

三、文書檔案數字化管理的有效路徑

（一）加強文書檔案管理體系的完善

在新的時代背景下，一個單位的管理模式、服務模式也會隨著社會環境的變化而變化，而管理與服務作用的發揮需要依靠具體崗位上的每一個工作人員。所以，做好文書檔案管理才能為單位工作的高質量的開展提供足夠的支持。文書檔案作為檔案管理中的重要內容，要發揮出更充分的作用，首先還得從制度上著手，以及單位對于文書檔案資源的利用目標，在文書檔案管理制度上進行規范化、標準化的制定。其次要跟隨著整體環境和趨勢，同時緊密結合文書檔案管理的實際情況，通過找到具體問題并進行細致分析，使得每一類問題都有對應的解決方法。所以，要對文書檔案管理體系進行全面的梳理，防范漏洞，優化流程，對于可能會存在的部分已經存在的部分，要進行務實管用的優化，并且要進行補充，對于文書檔案管理體系中不足的部分，要針對性的完善。這樣就能夠有效避免文書檔案管理中的盲區，而導致文書信息的缺失，通過完善的文書檔案管理體系來完善文書檔案管理的細節，以細節的落實到位避免對檔案管理質量產生負面的影響。歸根結底，制度是文書檔案管理工作的重要前提，只有在制度給予科學指引以后，對應的文書檔案管理工作的才能夠有效、有序的開展[4]。

（二）提升文書檔案管理信息化水平

在信息化時代背景下，轉變管理理念，應用數字化管理已經成為文書檔案管理的必然。數字化管理質量的實現，必須建立在充分的硬件與軟件管理水平上，硬件是軟件運行的依托與基礎。而硬件建設不僅僅只是增加電腦，布置網絡這么簡單，而是要選擇與數字化檔案管理要求相適應的主機設備、存儲設備，以及各種輔助設備，比如電源設備，通風設備等等，要能夠確保硬件設備能夠長期的、不間斷的、無干擾的運行。所以，在硬件設備的參數選擇上一是要嚴謹，二是要寬余，要從長遠使用的角度出發，選擇優質的、可靠的、售后服務有保障的供應商。為軟件系統的高效率、安全運行創造良好的條件。在軟件建設上，一方面是軟件系統的開發要符合本單位檔案管理的現實需求，同時軟件開發要以檔案管理的流程，內容，要求相適應，以文書檔案管理中的重要內容，文書資源的提取，分類，匯總，儲存為幾大模塊，以及文書檔案資源管理的權限，資源利用的路徑，共享的模式等等，形成系統模塊化，能夠一目了然，操作簡便。除了早期的軟件開發外，使用中的系統升級，以及后期的系統維護也至關重要，這是由于，無論是升級還是維護，都會關系到文書檔案信息安全的實現。

（三）加強文書檔案管理隊伍建設

文書檔案管理工作十分復雜，無論是文書信息資源的收集，還是分類、匯總，保存，都是文書檔案管理中的重要環節。不僅需要有效的方法，更需要強烈的責任意識、風險意識。所以，要實現高質量的文書檔案管理，就需要一支責任心強，專業素養過硬的檔案管理隊伍[5]。結合當前文書檔案管理工作的現實需求，以及文書檔案管理的特殊性，要采取內外結合的形式來切實提升文書檔案管理隊伍的綜合實力。一是要對檔案管理人員進行針對性的培訓，包括理論知識培訓與實踐技能培訓，信息化能力提升。二是要加強文書檔案管理人員的思政教育，樹立正確的崗位觀，將先進的管理理念與當前檔案管理工作相融合,使之更契合檔案管理工作的實際需要。

（四）確定數字化處理的范圍

在進行文書的數字化存檔之時，必須對于文書檔案內容的重要程度、存放時間的長短以及其中內容的有效年限這些問題進行參考，以此來決定文書檔案數字化存檔的先后順序，對于不需要處理的可以先行歸類存放。例如文書檔案內容比較重要的、常常用于調研參考的，構建較早、存放時間較久的，內容生效時間還長的，以及文書即將破損快要看不清文字的，可以先行數字化存檔。而那些內容較為次要的、不常用于調研參考的，檔案構建較晚存放時間也較短的、文書紙張與字跡都保存完好的、其中內容即將失效的，可以先放到一邊或延遲進行數字化存檔。為了確保文書檔案被有效保留,避免文書檔案未能發揮其應有的作用就隨著不合理的存放而逐漸損壞，在管理的過程中，進行文書管理的工作人員對于文書檔案的數據化處理范圍必須加以嚴謹而準確地判斷這是文書檔案管理工作的重點內容之一[6]。

（五）制定工作責任制

我國政府曾確立過專門的法律，要求檔案管理部門進行檔案管理之時，為了對于檔案文件妥善保管以及避免發生泄露的事情，應建立良好的監督機制，在檔案數據化的各個步驟方面都要設立專人進行負責，以免出現步驟重復或者錯漏等狀況，文書檔案的數據化管理工作手續主要有對檔案的提取、數據化準備工作、文書數據化和最后的文書整合、歸類、存放和電子檔案的保存，這些管理步驟都是不可或缺的，應該加以嚴格執行，并且對于文書檔案與數據化存檔內容絕不能有絲毫泄露產生。

（六）加強檔案安全保密意識

對于文書檔案的數據化工作應該設立其專門的工作管理地點，工作地點中應當安裝監控、安裝滅火器、安裝結實的防盜門等設備以防止意外發生，對于檔案管理地點內出入的相關工作人士，應該要求其避免抽煙以及在存放檔案的地方不要吃東西和喝飲料。在進行文件數據化處理工作之時不要用自己的通信設備與其他人進行工作不相干的聊天等等。此外，應該安排專人對數據與檔案的存放場地進行看守，避免不相干的人圍觀數據檔案的處理工作或者翻閱、查閱數據檔案與文件等等。對一些數據檔案的意外事件，例如偷竊、著火以及莫名進水或者被撕毀等，需要提前做出相對的補救計劃，避免意外發生之后對檔案管理工作造成嚴重影響。

（七）文書檔案掃描處理工作

在進行文書檔案數據處理之時，因為各個步驟負責處理的人員不一，為了避免出錯之后員工之間互相推諉，在每個處理步驟完成之后，必須做好該步驟流程的負責員工以及時間記錄，對于文書檔案進行處理的第一步就是從倉庫中將檔案提取出來，提取之時就應做好記錄，然后進行數據化加工，加工的時候為了避免出現事故，文書應該放在專門用來進行加工展示的地方。加工之時，檔案加工人員應該先把該文書中的各個條例大致瀏覽一遍。然后把文書檔案的外包裝撤銷掉，對于該檔案中應進行數據化的內容與不用進行數據化的內容分隔開來，并且把檔案中的錯誤內容應進行修訂。對于檔案運輸過程中出現文書損壞的，可以想辦法進行內容補充。補充之前，對最初的文書答案內容應加以備份，并且做好檔案的備份與補充記錄。進行文書數據化掃描存檔之時，為了確保掃描順序不產生錯亂，每掃描一頁紙就要登記一次，確保答案掃描過程透明化。一些專門負責進行文件數據化的處理人員對于文件的數據化處理為了追求速度，很容易產生質量問題。但是，負責入庫以及后續管理的人員由于時間緊張、數量眾多的原因，不能將每個文件都查探一遍。所以進行驗收的時候，檔案負責人可以以抽查的方式驗收該批案卷的數據化成果，如果在抽查過程中發現不符合標準的案例，管理負責人就需要將該批次文件退回讓數據化部門重新進行檔案修訂。在進行修定之后再將檔案重新返回去進行重復檢查，通過檢查確定該批檔案處理無誤后，再由帶有保管人員進行收取存放。入庫存放時只有對文件進行質量方面的抽驗和審核，才能將文件處理工作真正落實到位。這有利于以后對文件進行翻閱與調用，從而保證后續文件利用工作的效率。

綜上所述，基于文書檔案管理的復雜性，為了更好地發揮出文書檔案管理的資源優勢，要積極探索和應用先進的技術手段，來不斷創新文書檔案管理方法，通過技術、人員、制度三方面來切實提升文書檔案管理水平,從而更好地促進單位各項事業的高質量發展。