自然資源檔案管理特點及數字化管理策略

王艷華 單縣自然資源和規劃局

近年來，隨著我國社會快速發展，自然資源的開發利用受到高度重視，而自然資源檔案是指自然資源開發利用產生的信息資料，可以將其收集并整理起來，為往后自然資源的開發利用提供可靠的參考依據。目前自然資源檔案管理工作存在一些常見問題，無法保證自然資源檔案的質量，也難以發揮自然資源檔案的使用價值，這就必須對其進行科學創新。通過深入分析自然資源檔案管理特點及數字化管理策略，有利于提出一些可靠的參考依據，促進自然資源檔案管理朝著更好的方向不斷發展。由此可見，文章圍繞“自然資源檔案管理特點及數字化管理策略”進行分析探討具備一定的價值意義顯著。

一、自然資源檔案管理特點分析

（一）豐富性

隨著自然資源檔案管理的發展，其管理內容越加豐富，既包括了原有的自然資源檔案管理，也加入了林權登記職權、海域資源管理及建設規劃等各方面的內容，使得自然資源檔案管理的工作范圍進一步擴大。同時，在自然資源檔案管理工作時，對檔案管理的內容進行重新分類，比如文書類、科技類、實物類、會計類等等，且不同類型的自然資源檔案能夠相互交叉，使得自然資源檔案的內容得到擴展，可以提供更加豐富的檔案資源[1]。

（二）保密性

在自然資源檔案管理工作時，需要認識到有些自然資源檔案的保密性較高，特別是一些檔案資料關系著國家的利益，必須做好這些檔案的保密工作。在信息化時代的發展背景下，信息化技術手段被應用到自然資源檔案管理中，可以利用信息化技術對檔案資源進行有效利用，提高自然資源檔案管理的工作效率，減少人為失誤造成的管理問題，但是也帶來了一些新的問題，尤其是網絡風險較大，很容易造成自然資源檔案泄漏等情況，進而造成較大的損失。

（三）重復性

在傳統的自然資源檔案管理中，普遍都是由林業、農業、規劃、國土等多個部門共同完成自然資源檔案管理，但是在自然資源檔案管理機構的改革后，主要由自然資源部門負責自然資源檔案管理。在自然資源部門管理工作的時候，存在部門職責的多樣性這一情況，整個自然資源檔案管理也具有較強的多樣性，導致部門存在多個分支，而各個分支在自然資源檔案管理中存在重復工作的情況[2]。為保證自然資源檔案的可靠性，要求檔案管理人員將重復的自然資源檔案整合起來，由管理部門做好檔案信息的審核工作，使檔案質量得到保障。

（四）長期性

自然資源檔案管理工作是一個長期的過程，需要耗費大量的時間、資金和人力，將所有的自然資源檔案整合起來，之后采取合理的方式對其進行利用。通過對自然資源檔案進行收集和整理，可以充分發揮自然資源檔案的使用價值，借助自然資源檔案對自然資源的整體情況進行研究，方便對自然資源進行有效管理?？傊?，自然資源檔案管理的工作量較大，短期內很難完成這一工作，需要做到持之以恒，確保自然資源檔案的準確性及真實性，將自然資源檔案的使用價值發揮出來[3]。

二、自然資源檔案數字化管理的基本原則分析

自然資源檔案數字化管理具有較大的復雜性，想要發揮數字化在檔案管理中的作用，提高自然資源檔案的使用效率，則必須堅持相關的工作原則，促進自然資源檔案數字化管理的順利開展。具體來講，在自然資源檔案數字化管理工作中，應遵循以下原則：

（一）標準化

在自然資源檔案數字化管理工作時，要求檔案管理人員將標準化的原則完全落實，以此提高檔案管理的工作效率，促進自然資源檔案數字化管理的不斷發展。需要對《數字檔案館建設指南》《紙質檔案數字化技術規范》《檔案數字化流程與規范》等文件制度進行充分了解，通過共建共享的模式推動自然資源檔案數字化建設，提高自然資源檔案數字化管理的水平。

（二）重點優先化

目前自然資源檔案管理的工作量較大，想要保證檔案管理的整體效果，需要加大檔案數字化建設的力度，借助現代化的技術手段提高自然資源檔案的使用效率，對檔案管理的工作流程進行優化，減少繁瑣性及重復性的工作，推動檔案數字化的共建共享。但是在軟硬件設施不完善的情況下，檔案管理工作的效率及質量將受到影響，必須充分了解檔案管理工作情況，優先做好特色檔案資源的數字化轉換，提高自然資源檔案數字化管理的工作水平[4]。

（三）協作化

隨著自然資源檔案管理機構的改革，將數字化應用到自然資源檔案管理中，能夠對自然資源檔案信息進行收集、整理、錄入、共享、利用等，且檔案資料包括了業務、聲像、文書、科技等各類信息。為促進自然資源檔案數字化管理的順利進行，要求各個部門能夠做到協調合作，將自然資源檔案整合起來，對自然資源檔案數字化管理進行不斷優化，促進自然資源檔案數字化管理工作水平的提升。

（四）功能化

在自然資源檔案數字化管理工作時，需要充分考慮到信息資源的共享，在網絡檢索工具、參考數據庫及全文數據庫的建設中，保證檢索系統及數據庫的功能符合需要，保證數據庫的可擴展性達到要求，以便根據工作需要對數據庫的功能進行完善，從而促進自然資源檔案數字化管理的高效進行。

（五）安全化

與傳統的自然資源檔案管理模式相比，自然資源檔案數字化管理面臨著更多的信息安全風險，需要充分考慮到信息安全管理方面的需要，采用加密技術、數據備份技術等各種先進的技術手段對信息資源進行保護，避免出現檔案信息泄露等情況。

三、自然資源檔案數字化管理存在的問題分析

從現狀來看，自然資源檔案數字化管理工作開展期間，仍存在一些有待解決的問題，具體而言，主要問題如下：

（一）檔案數字化管理制度不完善

根據自然資源檔案數字化管理的工作情況來看，其管理制度不夠完善，使得檔案管理工作的開展受到影響。檔案管理人員將工作重心放在窗口業務上，在其他工作方面投入的精力及物力較少，使得自然資源檔案數字化管理的工作效果不夠理想。同時，在自然資源檔案數字化管理中，有些檔案管理人員存在數字化意識薄弱、責任意識不強等情況，不能及時對自然資源檔案進行收集及整理，發生檔案資料積壓的問題，使得自然資源檔案數字化管理的開展受到影響[5]。此外，在檔案資料積壓的狀況下，無法及時將檔案數據錄入，無法保證統計數據的完整性，且資源查詢出現漏洞，對自然資源檔案管理的發展產生不利影響。由于檔案數字化管理制度不完善，不能完全落實科學觀念及法治觀念，給自然資源檔案數字化管理的發展帶來較大挑戰。所以，逐步完善檔案數字化管理制度至關重要。

（二）檔案數字化管理平臺有待完善

在數字化時代下，自然資源檔案管理面臨著更加復雜的環境，需要對傳統的思想觀念進行轉變，充分認識到自然資源檔案管理的重要意義，探索自然資源檔案數字化管理的策略。但是就實際情況來看，自然資源檔案管理人員的思想觀念未能得到及時更新，對自然資源檔案管理的價值缺乏充分認識，且數字化管理平臺的建設投入不足，無法發揮數字化在自然資源檔案管理中的作用。其次，檔案管理人員的數字化應用能力不足，對數字化管理平臺的操作方法不夠熟悉，使得自然資源檔案數字化管理的效果受到影響。最后，在數字化管理平臺的建設中，部門之間的溝通合作存在不足，難以完善數字化管理平臺，不利于自然資源檔案數字化管理的順利開展[6]。因此，需對檔案數字化管理平臺逐步完善。

（三）檔案數字化管理方法需要改進

在數字化時代下，自然資源檔案管理工作面臨著更高要求，想要保證自然資源檔案數字化管理的工作效果，則必須采用新的檔案管理方法，切實提高自然資源檔案管理的工作效率。就實際的工作情況來看，自然資源檔案數字化管理依舊存在需要改進的地方，比如數字化的檔案管理與紙質化的檔案管理并存，進一步加大了檔案管理的工作難度及工作成本。在自然資源檔案管理的內容及范圍持續擴展的情況下，如何應用大數據進行檔案管理成了檔案管理部門面臨的一道難題，若是依舊采用傳統的管理方法，將直接影響到自然資源檔案的處理效率，容易造成各種各樣的管理失誤，嚴重影響到自然資源檔案數字化管理的工作質量。由此可見，需認清這些問題，優化改進檔案數字化管理方式方法。

四、自然資源檔案數字化管理的具體策略分析

為了解決自然資源檔案數字化管理工作現狀存在的問題，需落實有效的解決策略?？偨Y起來，具體解決策略包括：

（一）完善自然資源檔案數字化管理制度

制度建設對自然資源檔案管理工作的開展有著較大的影響，需要做到主動適應檔案管理工作的變化，不斷完善自然資源檔案數字化管理制度。首先，目前自然資源檔案數字化管理中存在嚴重的人才匱乏情況，需要提高人才培養的力度，保證檔案管理人員具備較好的大數據應用能力，使自然資源檔案數字化管理的質量得以有效提升。在自然資源數字化建設中，可以充分利用大數據技術的數據分析對比具有實時性、數據存儲容量大、數據更新速度快等優勢，將自然資源檔案的使用價值充分發揮出來。在自然資源檔案管理中應用大數據技術，需要將管理制度的作用發揮出來，做好人員培訓，強化人員的大數據應用能力，轉變傳統的管理觀念，強化創新意識，為自然資源檔案數字化管理提供更多優秀的大數據人才[7]。同時，需要對工作人員獲取數據的能力進行提升，提高檔案資源的共享率?？梢酝ㄟ^現代化的技術手段獲取檔案數據，對歷史數據進行管理，做好檔案數據的綜合歸納，推動自然資源檔案數據資源的共享。

（二）構建自然資源檔案數字化管理平臺

檔案數字化管理平臺是開展自然資源檔案數字化管理的重要基礎，需要加大檔案數字化管理平臺的建設投入，由各個部門一同完成平臺建設，保證檔案數字化管理平臺的功能符合需求。在自然資源數字化管理平臺的建設中，需要對相關的基礎設施進行不斷完善，合理選購軟件系統及硬件設備，形成完善的內部網絡體系，使自然資源檔案數字化管理平臺能夠滿足實際工作的需要[8]。其次，在自然資源數字化管理平臺的建設中，應充分考慮到檔案資源的查詢和利用，借助平臺提高檔案資源的使用效率，促進自然資源檔案數字化管理朝著良好的方向不斷發展。此外，在構建完善的自然資源檔案數字化管理平臺的基礎上，還有必要合理科學地應用大數據技術、防火墻技術、安全密鑰技術等，以此保證自然資源檔案數字化管理平臺應用期間的安全性，避免檔案信息泄露、失竊、病毒感染等風險問題的發生。

（三）創新自然資源檔案數字化管理方法

在自然資源檔案數字化管理的發展中，需要重視對檔案管理方法的創新，以全新的管理方法提高工作水平，實現對自然資源檔案的有效利用。具體來講，在自然資源檔案數字化管理工作時，根據工作需要對市場上的各種管理軟件進行合理選擇，將檔案資源的內部授權落實，實現網絡化的自然資源檔案管理，提高自然資源檔案管理的工作效率[9-10]。同時，在智能手機成為群眾日常工具的情況下，可以選擇“互聯網+移動App”的管理形式，對自然資源檔案進行快速查詢，提高自然資源檔案的使用效率。在自然資源檔案數字化管理中，需要將數字技術的作用發揮出來，對自然資源檔案的虛擬演示，強化自然資源檔案信息的相互聯系，形成更加立體的自然資源檔案管理模式。

五、結語

綜上所述，數字化是自然資源檔案管理的必然趨勢，需要充分掌握自然資源檔案管理的特點，把握好自然資源檔案數字化管理的工作原則，結合工作情況對自然資源檔案數字化管理進行不斷優化，提高自然資源檔案數字化管理的水平。在自然資源檔案數字化管理中，應做到完善自然資源檔案管理制度、構建自然資源檔案數字化管理平臺、創新自然資源檔案數字化管理方法，從而發揮數字化在自然資源檔案管理中的作用，進一步使自然資源檔案管理朝著數字化、現代化的方向不斷發展。此外，還有必要全面提升檔案管理工作人員綜合素質水平，為自然資源檔案管理工作質量水平的提高提供有效的人才保障支撐。