干部人事檔案數字化管理與建設的探討

李穎 海洋石油工程股份有限公司

截至目前，結合各個機構的干部人事檔案管理的整體模式，大多數都已經采用了數學化的管理方式，從而可以提升管理的高效性和規范性。但是，對于現有的各企業事業單位機構或者是事業單位運用的數字化的管理方式的趨勢并不明確，同時，在應用的過程中還存在著許多的問題。例如，管理人員的素質不夠，數字化信息技術的缺乏，數字化管理的基礎設備，整體建設機構不健全，并且缺少相對應項目的啟動資金或者數字化管理技術的培訓。并且，各企業事業相互聯系中，并沒有可以進行各個部門相互之間有效的聯合管理。因此，對于實現數字化的管理技術的進度變得極為緩慢。對此，針對現在各企業事業單位個機構或者單位，反饋出的各種各樣的數據化管理現在所面臨的問題，研究并且探討制定出可以有效地完善干部人事檔案管理數字化管理的重要的方式。

一、管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進

隨著時代的快速進步，對于各企業事業單位組織內部的干部人事檔案數字化都必須要結合新的信息管理辦法。結合現代化信息技術可以更好地開展檔案數字化工作，從而提高不少的工作效率。但是，根據現在在管理過程中存在的問題和缺陷，如現代化的管理設備比較陳舊，數字化的管理人員的整體的管理技能不高等。針對這些問題提出了如下整改措施

（一）辦公設備配置比較落后

利用現代化的優勢，優化檔案管理的管理方式。雖然我們在數字化管理的發展階段，還是剛剛起步，并且，在許多機構或者是組織內部依然還是存在著利用傳統形式的管理體制。在一些比較發達的城市，對于干部人事檔案的管理，已經使用數字化管理軟件，但是這個數字化信息管理軟件基本都是屬于自己研發的軟件，這種自主研發的軟件在操作過程中還是存在著比較多的問題，根本就沒有辦法實現計算機數字化管理的相互連接問題，對于各個機構或者是單位的數字化管理的硬件設施配置的條件是相對比較低的，從根本原因上沒有辦法解決或者滿足實現數字化管理操作的硬件要求。由于管理過程中，存在的檔案管理信息技術不完善，在錄入干部人事檔案信息的過程中，比較容易出現錄入錯誤的問題，從而導致了干部人事檔案的可用數據信息的質量不是很高。對于各個機構或者是組織在應用的過程中就比較少。根據上面介紹的種種問題，都是和利用數字化干部人事檔案的管理與建設的要求不符合，想要更好地實現對于機構或者是組織進行檔案數字化管理，我們還需要進行不斷地研究或者是根據問題不斷進行翻閱紙質的檔案。利用傳統的工作方式進行干部人事檔案數字化管理的應用，采用傳統查檔、調檔方式，通過傳統的工作方式，不僅不會提高工作效率，反而還會給檔案查閱的工作人員帶來比較多的問題，從而影響到了對于檔案數字化管理的服務效率[1]。

（二）管理模式的落后

人事檔案的數字化管理，需要不斷地提升檔案管理人員的檔案管理技能。干部人事檔案數字化管理工作不但需要檔案管理人員全面掌握檔案管理工作的流程和操作方式，還需要熟悉計算機等電子設備的使用及數據庫軟件的應用。所以，這就給各個機構和組織在推進干部人事檔案數字化管理工作帶來了一定的困難。據統計，目前近90%的人事檔案管理人員沒有系統掌握人事檔案信息數據化的相關知識，對于單位安排的信息數據化知識統一的培訓，基本都是走馬觀花式的參與，所以，造成數據化管理水平提升較慢、利用數字化進行開發和利用人事檔案工作的推行相對比較困難?，F如今，想要更好地利用現代化的技術，對于干部人事檔案管理與建設數字化和網絡技術提升，并且提升管理人員的操作檔案管理進行數字化管理，并且可以從以下幾個方面，第一，在操作上不能擺脫手工整理檔案；第二，檔案管理工作還是以人工為主；第三，檔案信息無法實現多部門共享，造成檔案的利用還是要派專人到檔案室來辦理；第四，陳舊的管理模式造成檔案信息不能被深度利用，不能很好地為人事工作提供基礎數據，造成檔案信息資源的浪費，不但增加了時間成本及辦公成本，而且妨礙工作效率的提升。想要更好地提升上述能力，還需要克服種種困難，才能達到我們制定的預期目標，這都需要一個比較長的過程。

（三）深度利用干部人事檔案管理

對于各個機構或者是組織管理部門，在利用人事檔案管理數字化的應用過程中，為什么經常會出現一些利用率比較低的情況呢？這就是傳統的人事檔案管理部門的應用方式，紙質查詢方式，但是，這種是人為地進行工作，它不像機器可以設定好程序就直接應用到生產過程當中。想要更好的讓人事檔案數字化可以快速、準確地找出需要進行查看的干部人事檔案的信息資料。截至目前為止，系統軟件還沒有真正的研究開發出來，對于可以利用的工作空間，還需要進行深度的挖掘，才能讓人事檔案管理數字化管理在一定的程度上可以進行深度的開發和利用，并且利用人事檔案數字化管理開發出來的優勢，減少一定程度上對于開發和利用人事檔案數字化帶來的困難。因此，在可以保證人事檔案信息安全的前提下，需要快速加強對于干部人事檔案數字化深度開發和利用。只有這樣的形式，才能最大化的人事檔案管理數字化的功能發揮到最大的程度。當然，對于這些問題也不可能是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進行深度探討和挖掘。

二、關于干部人事檔案數字化管理的具體實施方法

（一）完善基礎硬件設施配套

想要更好地提升干部人事檔案管理數學化的技能培訓，必須要提高專業管理人才隊伍的整體的質量，才能夠長此以往的實現高效的干部人事檔案數字化的管理與建設機制。最好的提升方式就是提升對于干部人事檔案管理人員的硬件設施，利用統一的培訓和培養就可以從整體上提升人事檔案管理工作中素質，以便彌補他們在數字化管理工作中出現的問題。比如，我們必須要針對性地對于人事檔案管理部門的工作人員的操作技能進行綜合性培訓，從而可以增強他們之間對于計算機操作的能力，讓人事管理部門可以通過熟練的計算機操作技能進行人事檔案管理數字化管理的操作流程。利用傳統的管理方式，如果出現問題就可以及時地利用計算機網絡進行及時查缺補漏，利用統一的計算機操作技能的培訓，還可以對于檔案信息管理實施高效的管理保護措施。同時，還可以不斷地更新檔案管理部門的管理機制，我們在原來的管理人員的基礎上，還可以增添一些新鮮的具有專業技能的外聘人員進行檔案信息管理工作。利用對于聘用的專業工作人員可以帶來一些對于數字化檔案管理工作的技術資源和手段，從而可以保證檔案管理工作在數字化的操作方式下，可以進行有效的操作和管理。同時，利用這些專業的外聘人員可以對于原來的基礎的員工進行統一的技能培訓或者是傳授他們的工作經驗，幫助他們可以更好、更快的接受對于數字化管理的深度認識和操作技能，促使他們可以共同的成長成為專業的人才，共同對于建立人事檔案管理部門的實質性的管理工作，從而可以提升整體的人事檔案數字化管理的效率[2]。

（二）如何提升干部人事檔案管理意識

需要積極轉變認為管理的檔案資料沒有什么應用價值的舊觀念，對于干部人事管理的意識，需要逐步提升，慢慢地改變管理人員，對于干部人事檔案管理的觀念，怎么加強和提升對于人事檔案數字化管理的合理開發和利用，這就需要我們利用到專業的技術人才，來對該技術進行深度的挖掘深層價值，只有這樣才能更好地做到了物盡其用，人盡其才。隨著互聯網技術的快速發展，對于檔案管理來講，需要的專業性人才越來越多，起到對于檔案管理更好的管理作用，改變傳統的管理方式，就是對于新時代干部人事檔案管理數字化管理的新氣象，應該積極參與技能的培訓，形成檔案管理的高效人才。

三、對于現代化檔案設備和流程的應用方式

（一）現代化設備檔案數字化應用方式

想要更好地提升人事檔案數學化的管理機制，爭取全面的加速對于檔案數字化的管理方式，從而可以進行有效的干部人事檔案數字化管理機制，還可以通過制定出良好的管理制度。各個機構和組織之間應該在人事檔案管理部門里，全面地建立出一套可以明確地規定出對于相關規章制度，可以在原來的基礎上進行約束他們的工作意識，加強他們對于人事檔案數字化的管理工作可以更加高效地展開，認真對待每一個管理工作環節，利用原來制定出的工作計劃，工作目標，進行不斷修補在工作過程中出現的問題或者是漏洞，加強各個機構或者是組織可以有效地提升數字化管理機制的順利開展工作。制定出相關的工作目標，這里面還包括安全管理目標、數字化監管保密、使用用戶的責任權限以及文件檢索制度等等。結合上述這些計劃，對于人事檔案管理工作人員就必須要深度地解讀這些計劃目標，才能更好地提升對于人事數字化檔案管理工作過程中更好地履行自己的責任和義務，保證自身的職責道德，從而可以保證對于人事檔案管理數字化的進程[3]。

（二）干部人事檔案的利用流程應用

想要更好地進行各個部門之間相互協調聯動的管理方式，就必須要在各個機構或者是組織當中進行加強人事檔案管理的利用，由于人事檔案管理在各個機構或者組織里面它只是一個小的部門，但是。在這個小的部門里存在了很多的上司機構或者同級機構。所以想要更好地保證干部人事檔案管理工作可以進行數字化管理的高效運行，還必須要和其他部門進行相互合作，用來保證提升檔案管理的高效性。同時，對于人事檔案管理部門之間還必須要加強上下級之間的部門協調和分工，利用相關的規章制度明確把責任落實到各個部門和員工之間，積極努力地配合各個部門之間責任和義務，積極地配合人事檔案管理部門管理工作。深度加強各個部門管理機制，可以加強對于人事檔案數字化管理部門的深度的發展，科學合理地進行檔案信息的采集、使用與維護，形成高效且有序的數字化管理機制。

四、干部人事檔案管理數字化管理安全系數

（一）加強數字化信息安全的幾點措施

在干部人事檔案管理工作者的業務能力方面需要努力提升。尤其是在干部人事檔案數字化工作的操作過程中，我們不僅需要強調檔案信息在數量上沒有遺漏，同時還需要保證所有管理信息的安全問題，特別是檔案管理數據在計算機數據庫上存期間的安全問題，這也是對干部人事檔案管理數字化管理的一個挑戰。當前網絡安全問題頻繁發生，這對社會發展帶來了比較嚴重的影響，所以在干部人事檔案管理數字化的轉變過程中，可能存在檔案管理者技術或者是習慣等問題，在工作中出現紕漏，或者是網絡技術沒加強而導致的工作失誤，都會影響到干部人事檔案信息管理儲存的安全信息，現代化技術的普及，大數據時代，云計算的到來，使人們獲得的信息來源的途徑越來越多。

（二）加快數字化管理腳步

隨著新時代快速的發展，網絡技術在現代化技術的突飛猛進更是推動了，各行各業的快速成長，因此，對于現在的許多企業和檔案管理部門來看，也基本上都在慢慢地進行了數字化的管理和應用，特別是檔案管理工作利用先進的網絡技術，更是可以開展檔案管理工作更為精細化的區分和管理，怎么樣實現干部人事檔案管理數字管理的腳步，對于現在的干部人事檔案管理數字的工作者來說已經不是能夠耽誤的事情了。基于此，對于進行干部人事檔案數字管理必須樹立起大局思想，以現代技術、信息化技術、云計算技術加快人事檔案管理信息的建設的步伐，積極提高檔案管理工作總體數字腳步，滿足對于干部人事檔案管理數字化進程的服務需求，推動干部人事檔案數字管理和建設的飛速發展。

五、結語

總而言之，對于各個機構和組織之間可以有效地開展干部人事檔案數字化的有效管理措施，就必須要從全面的管理上進行思考，逐步地完善對于檔案數字化的應對措施。首先，需要加強對于人事檔案數字化基礎設施的投入力度，利用高效的技術設備有效地開展管理工作。同時，要統一地進行人事檔案數字化的人員進行統一的培訓，可以加強他們對于現代化的技術運用和提升個人素質，從而可以有效地開展工作。另外，還需要明確各個部門的工作責任，協調各個部門之間的相互合作，提升人事檔案管理數字化的管理效率。