優化社會救助體系構建中檔案工作的相關思考

葉芫回 萊陽市社會救助綜合服務中心

對于社會救助保障檔案而言是一種原始記錄，主要針對城鄉最低生活保證人員進行的管理工作，在國家檔案中占有一定地位。健全社會救助保證檔案，對改善民生極為有利，還能完善社會救助體系，具有一定的現實意義。隨著社會的快速化發展，受新常態影響，社會救助檔案管理工作內容具備著復雜性特點，在一定程度上，社會救助檔案管理對社會發展具有一定影響。換言之，健全社會救助檔案管理工作，會加快低保制度改革。因此，分析社會救助體系構建中檔案工作是十分重要的。

一、在社會救助體系中檔案工作概述

（一）檔案工作價值作用

第一，滿足社會發展訴求。縱觀當前經濟發展模式，處于向市場化經濟轉型時期，不管是企業，還是市場行為自由度不斷提升。在一定程度上，自由度提升主要結果為，部分人員自身意識轉型具有緩慢性，加之能力因素，造成維持家庭生計具有困難性。當前人工智能技術得到了快速化發展，據調查顯示，到2050 年，人工智能將會取代較多的工作崗位。在這樣的形勢下，社會救助工作壓力逐漸加大，只有擁有完善的檔案體系，社會救助工作能夠和社會需求相適應，滿足公民實際需求，保證發展中具備社會穩定性。第二，給予工作進步有效的支撐。

對于社會救助檔案來講，從組成成分角度出發，救助單位救助工作記錄占有一定地位。做好社會救助檔案管理工作，是完善社會救助工作重要方式。如果社會救助單位存在糾紛這樣的情況時，救助檔案是十分重要的看參考資料，不僅給予救助單位權益有效的維護，確保救助單位和救助工作得到長遠化發展[1]。

（二）社會救助檔案特征

對于社會救助針對社會群體具備經濟困難人群，給予的一種幫助性措施，使其能夠維持基本生活，社會救助也是人們最低生活保證的一種有效支持。在社會救助中，民政部門扮演著執行部門的角色，涉及多個環節，例如衛生、財政和教育等，遵循以人為本的理念，完成社會救助工作，使得社會救助檔案管理具備一定的價值意義。基于社會救助檔案具備以下幾點內容特征，第一，具備多種類型。社會救助檔案類型分為六種。其一，流浪乞討類人員。其二，災后居民生活幫助。其三，臨時生活救助。其四，城鄉醫保救助。其五，城鄉居民最低生活保障。其六，農村五保救助。第二，具有廣泛的信息來源。在進行救助時，由于需要救助的人數較多，救助類型較多，會生成大量的信息。對于這部分信息，不管是信息來源，或是使用途徑具有一定的差別。比如城鄉居民最低生活保證救助信息，依靠街道辦事處獲得，而農村五保救助則依靠民政部門獲得。第三，具備著區域唯一性特點。從客觀角度出發，社會救助檔案對社會救助對象進行了真實性記錄，是社會救助資源利用的一種顯示文件。因此，社會救助具備著唯一性特點，依據規律完善檔案庫，確保檔案具備著唯一性特點。第四，具備著法定性特點。社會救助檔案在法律部門下進行救助行為的一種檔案記錄。從社會救助檔案工作角度講，劃分為行政范疇內，因此社會救助登記生成的信息資源當成登記檔案最為主要儲存方式。在這樣的背景下，生成的社會救助的檔案，利用法律方式具備應的社會公信力，得到法律的支持[2]。

三、當前社會救助檔案管理工作面臨的現狀

（一）總體趨勢呈現出樂觀性

近年來，社會救助檔案管理工作作用愈發凸顯，各個地區救助單位以半自主方式對救助檔案管理工作進行開展。和以往工作環境相比，檔案管理具有良好的發展趨勢。此外，社會救助檔案管理工作慢慢轉向為自主性，具備著清晰化特點。在一定程度上，法律保證將成為現實，社會救助檔案朝著規范化方向發展。

（二）給予收集一定的重視，忽略了管理

檔案管理工作初期，存在重收集輕管理這樣的情況，直至到目前沒有得到有效的改善。在當前形勢背景下，社會救助檔案管理還依舊圍繞著整理收集層面。和開展前期相比，不管是檔案整理方式，保存環境具有較大的變化。但檔案應用方式，或是價值沒有被全方位開發。不能彰顯檔案管理在社會救助中的效率，使得檔案管理發展具有阻礙性[3]。

（三）管理方式具有陳舊性

在當前形勢背景下，檔案管理工作順應了全面信息化趨勢方向發展。縱觀社會救助檔案管理，被救助群體主要以低教育程度人群為主，加之老齡化人群，因此，業務辦理過程具有一定的困難性。除此之外，不能有效彰顯社會救助檔案價值，沒有彰顯信息化價值作用。縱觀社會救助檔案管理工作，信息化技術手段扮演著輔助角色，不能順應時代發展要求，不能滿足工作進步實際需求。

（四）檔案管理制度缺乏健全性

部分救助單位檔案管理制度缺乏健全性，檔案收集與管理沒有形成規范性。文件材料歸檔范圍缺乏具體性，歸檔內容具有籠統化，造成歸檔人員不能進行深入性理解，最終操作性不盡人意。

（五）檔案現代化管理不理性

部分救助單位檔案管理程度和救助業務發展需求呈現出不一致狀態，檔案管理軟件準備不充分，計算機管理檔案僅僅滯留在目錄檢索水平上。大部分單位以辦公管理軟件為主，僅僅有極少數單位利用的是專門化檔案管理軟件。從總體上講，辦公自動化系統與檔案管理缺乏兼容性，使得不同軟件環境背景下，數據轉換具有難度性，不能做好電子文件歸檔[4]。

四、社會救助體系檔案管理工作優化措施

（一）完善檔案管理制度

從不同地區來看，社會救助工作具有較大的差異性，救助單位具有較高的自主性。在一定程度上，由于地區差異，檔案管理制度標準具有明顯的不同。在以往環境中，這種制度沒有明顯化問題，但目前人員流動性較大，同一人員社會救助，提供單位會存在轉變這樣的情況。基于這樣的情況，政府給予了大力扶持，救助單位確保基本性生活保障。但由于不同地區檔案編寫形式具有差異性，造成救助落實具有困難性。因此，作為相關部門應健全系統化社會救助檔案格式標準，全國范圍內所有救助單位以此為參照基準做好檔案整理工作，確保地區差異救助檔案工作效率的提升。如果出現特殊情況，異地調取檔案具備順暢性。此外，有效細化了社會救助總體法律，提升社會救助工作效率。

（二）完善動態化救助檔案管理機制

對于救助檔案管理工作來講，動態化工作體系是尤為重要的，具體為救助對象狀況存在變化時，及時修改檔案。假如需要添加相關檔案內容，應確保檔案種類被及時剔除。除此之外，確保檔案為單獨化保管，利于后期有效整理。從制度角度講，對于沒有基礎生存保障人員，在一定時間內怎樣整理檔案，怎樣進行保管，確保檔案簡化，真正提高檔案管理工作效率。

（三）健全社會救助檔案管理體系

出現突發事件這樣的情況時，社會救助工作十分繁忙。在這個階段對于救助工作來講，最為主要的任務是救助物資的落實。在這樣的形勢下，一些檔案基礎工作存在著不能以原有制度為基準而展開。因此，作為相關部門應完善應急社會救助檔案管理機制，基于不同事件出現的不同社會救助辦理情況，社會救助檔案管理應進行怎樣的改變，例如可以進行事后檔案補齊。在特殊情況下部分材料可以作為證明文件進行利用，確保突發事件過程中，社會救助檔案管理工作的有效開展，防止特殊情況出現時，積壓大量的工作，不利于檔案管理工作的開展。

（四）推進信息化，加快救助檔案管理工作發展

給予必要的資金支持，用于支撐社會救助工作檔案管理，購買所需的硬件設備和軟件系統。應引起關注的是，救助群體具備著一定的特性。因此社會救助信息化申請過程，或是審批推進具有一定的難度性。在一定時期范圍內，以往工作模式和信息化工作模式為共存局面。基于這樣的情況，要想有效開展信息化檔案管理工作，在硬件設備中應具備掃描儀。第二，基于社會救助檔案管理信息化過程中，設備支持基礎上，作為管理人員應具備一定的信息技術能力。而部門應加大培訓檔案管理人員信息技術，確保人員技能與信息化工作改革相吻合。必要情況下招聘專業化人員給予技術指導，利于信息化檔案管理工作的開展。第三，對于信息化檔案管理工作而言，最為主要的作用為具有較高的整理效率，為檔案調用提供便利性，確保社會救助檔案具備安全性。作為相關部門，健全檔案調用機制，利于檔案管理工作的推進[5]。

（五）培養工作人員職業素養，做好社會救助檔案歸檔

不管是檔案登記，還是管理工作具有復雜性，是極為枯燥的。基于這樣的情況，作為社會救助檔案人員，具備綜合職業素養是極為必要的，具有一定的現實意義。在這樣的基礎上，具備一定的探索能力，利于在繁瑣工作中對問題解決。針對突發事件，以平常心去面對，利用自身職業態度進行解決，不能存在相互脫卸責任的現象，給予群眾最好的服務。此外，必要的理論知識也是不能缺少的，社會救助檔案管理人員具備以上這些能力才能勝任工作，才能為社會和諧發展貢獻一份力量。此外，當前社會救助檔案工作處于起始階段，制度處于“立、改、廢”時期，因此社會救助檔案歸檔也處于登記過程之中。歸檔過程與內容需要在社會救助檔案中進行記錄，在這樣的基礎上，關注社會救助情況，信息記錄具備真實性。基于記錄內容，根據具體格式記錄，在選項中進行一一填寫，不能出現遺漏與變更的情況，確保社會救助檔案具備有效性。在社會救助檔案中，各種信息應統一規范化。例如記錄信息應依據標準記錄，對于受到社會救助保障人員為主，對受益人性別和名稱為主進行記錄。

（六）利用嚴謹化態度進行管理

對于社會救助檔案而言，是一種原始檔案，具備較為廣泛的信息面，并且利用率較高。基于這樣的情況，利用嚴謹化機密管理是十分重要的。作為檔案人員具備一定的保密觀念，以認真負責的態度開展工作。在開展工作中，彰顯重點，例如記錄醫療保險和養老保險。如果身處公共場合，身為工作人員不能談論和檔案信息內容相關的話題。此外，身為社會救助檔案人員具備較強的責任感，確保檔案錄入具備精準性，保證統計數據具備科學性。在新的形勢背景下，檔案管理人員應知法守法，在法律范圍內行駛自身權力，防止徇私舞弊的情況出現。基于法律意識淡薄的情況，可以組織培訓規則制度，開展講座活動，利于提高法律意識。

（七）檔案管理人員學習政策內容

在當前形勢背景下，人民生活水平得到了顯著的提高，隨之社會救助保證政策與救助對象也具有變化性。基于這樣的情況，作為政府組織檔案記錄人員學習社會救助保障新政策，學習相關新內容，確保其順應政策變化發展。此外，工作人員全面更新社會救助檔案，針對新記錄的檔案應進行整理歸檔，做好相關回訪工作。這樣才能保證社會救助檔案具備詳細化特點，更加規范化，給予救助對象利益最大的保護。縱觀社會救助工作而言，社會救助檔案規范化是極為關鍵的。要想保證規范性，工作人員的熟練化與工作內容熟悉情況是十分必要的。不僅要大量學習內容政策，還應具備一定的掌握能力，這都需要政府和人員的全面努力[6]。

（八）依據國情，構建社會檔案管理信息化

在當前形勢背景下，自動化辦公與電子商務對社會管理系統具有一定影響。檔案管理具有嚴格化要求，例如紙質文件和電子文件結合開來，進行同步化安排。依據便民服務宗旨，縱觀全國范圍內社會保障檔案部門，電子管理系統被應用其中，檔案信息化管理方式得到了大眾的認可。基于當前社會保障檔案管理情況，部門應完善社會保證管理系統，健全信息共享功能，確保檔案信息記錄具有便捷性。此外，工作人員依據社會保障管理制度，及時錄入檔案數據，做好相關的掃描工作，保證檔案管理信息化的有效實施。

五、結語

總而言之，對于社會救助檔案管理工作來講，主要服務于廣大人民群眾。在一定程度上，檔案工作和為人民服務結合開來，彰顯社會救護檔案自身價值作用。此外，作為工作人員，基于弱勢群眾，給予更多的社會救助，為百姓提供便利服務的基礎上，保證其切身利益，加快社會發展。