醫院人事檔案管理工作中存在的問題及對策研究

郭 穎

（四平市鐵西區婦幼保健計劃生育服務中心，吉林 四平 136000）

人事檔案代表了一個人的履歷，工作學歷；等等，它扮演的角色極其重要，既是往期工作的體現，也是未來發展的展望。本文就對當前醫院人事檔案工作中存在的問題提出建議和對策。

一、當前醫院人事檔案工作中的幾個問題

1.人與檔案之間存在著很大的距離，工作效能受到了極大的制約

隨著我國的人事體制改革，人員的流動性越來越強，原有的“檔在人在”格局已經被打破，這就阻礙了人才的引入，造成了許多“有人無檔”的現象。當前，在醫院中，重醫促發展，輕人事檔案，對檔案工作存有成見或誤解，對人事檔案管理知識簡單化、檔案信息開發利用的重要性認識不足，僅僅停留在對檔案保管、存放，一般應付的思想觀念基礎上。在沒有遺失的情況下，處理好外調和查檔就可以了，很難把人員的資料用來發展和使用。

在人員的流動中，一些機構通過扣留人員的文件資料來控制人員的流失。如此一來，非但無法留住優秀的員工，還會讓原來的工作崗位與優秀員工的關系變得冷淡，很多優秀的員工甚至會選擇放棄原來的工作崗位，“兩敗俱傷”，沒有足夠的人力資源來吸引更多的優秀員工[1]。

2.人事處的文件全部放在人事處，勢必造成人檔分開

雇員離職或被解雇后，原機構或人員不能按時完成文件的傳遞，往往造成放棄的情況。

3.人員資料的管理不規范，對其使用的價值產生了一定的負面作用

伴隨著人員體制的持續變革和發展，以及人員的流動性，醫療機構對人員的選擇與利用程序日趨簡單。而“終身”的人事檔案制度又不能及時地加以彌補與調整，這就成為制約人力資源流動的障礙。隨著醫療機構的發展，人事體制的變革、人事管理的變化，使醫院的人事管理呈現多元化的特征，對人事管理的管理方式也有了新的需求。

構成文件資料的單位或部門未按時存檔；管理機構未積極督促應存檔的資料；未按規定時間送達的各部門和單位；未與存檔單位、各部門保持良好的聯絡與交流，導致零星資料無法及時存檔。

在人才庫工作的管理人員大都是半路出家或兼職管理，他們的知識結構不均衡，教育程度不統一，缺少專門的訓練，不了解行政管理和醫院管理工作。一般只會一些簡單的資料搜集與裝訂，很難適應新時代的檔案工作：人事、年終升遷、調薪、員工人事變動、錄用與業務考評，這些都需要人事部完成，工作細碎繁雜致使工作人員只做些簡單工作，安于現狀，服務意識滯后[2]。

4.在移交文件時，存在著文件資料不全、資料不全等問題

在移交文件時沒有提交“調檔信”或“干部人事檔案轉交通知書”，沒有經保密渠道轉寄或沒有指定人員送檢，有的單位還違背了轉遞規定，將個人資料交給了自己。在送出前，由于零星資料未及時存檔，人員資料未及時組織，造成資料不完全、資料不完全、“雜亂無章”。

對各類工作人員，不同的工作性質，對日常工作和日常工作的考核，都有一定的松緊度。第一，編制、編外人員的檔案管理水平不同，存在著不同程度的文件品質問題。第二，對離退休人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案等檔案的監管不力。第三，在人事檔案的日常工作中，與檢查時、年中、年終的要求不同，無法保持一貫的高標準嚴要求。許多地方在查房之前，臨時將卷宗歸類，一般都是“不聞不問”。

新生的人事檔案工作存在著一定的問題，嚴重地制約了檔案的規范化管理，由于人事處的逐步實施和人員構成的不斷變動，使得醫院人事檔案在辦理的過程中出現了一些問題。關于新入職的大學生人事檔案管理處法、人事處和基層部門對此有不同看法。畢業生的資料有的在雇主那里，有的在人事部門，在工資、工齡、轉職等問題上都有不便，這必然會降低工作的效果。

5.電子化管理不夠完善

有些醫院雖然在人事檔案的管理上，可以將數據信息輸入到了電腦中從而進行電子化管理，但總體來說，計算機使用頻率并不高，尤其是在文件的編號、姓名輸入、輸入、查詢等方面不夠熟練，整體管理無法運用其中。

電子化管理相對于傳統的手工操作方式，查詢的速度要快得多，錯誤也少了許多，但傳統觀念導致目前大部分的資料還是由員工自己來完成，且醫院內部人員的檔案管理意識薄弱對電子化管理采取漠視態度，所以，資料的真實性和可信度依然難以保證，而在這種情況下，人員檔案保存工作、信息系統就無法正常運行，從而造成了醫院在人力資源管理上缺乏執行力、領導力。而傳統檔案管理方法缺點明顯：蟲蛀、潮濕、霉變等自然原因的干擾，以及管理者對紙質文件的整理與裝訂經常發生不同程度的損壞等人為因素的影響。

綜上所述，即便信息化發展迅猛，但是許多醫院依然沒有更新換代，總體管理仍然處于低端模式，導致檔案管理方法越來越落后，問題愈加嚴重，亟待解決。

6.觀念問題

一直以來，各個醫療機構都把“救死扶傷”作為自己的宗旨，把重點放在提高醫療水平和引進先進技術上，對人事檔案的處理卻忽視了。上級不把文件的工作看得很輕，覺得工作做得好，別的什么都不是重點，而有關工作的態度馬虎，平時的文件整理工作也不是很積極。

關于工作業績和培訓深造的信息，其信息不完全、不全面。因此，在今后的晉升、入黨和工資變動中，由于目前的資金不足，給醫務工作者帶來了新的困難。

不能充分地體現出他們的工作狀況，從而影響到他們的未來。

人力資料搜集困難，使用率低下，大部分的病患，不但是病患的觀念不高，同時，醫護人員也不愿合作，在遞交病歷時，往往會拖延，甚至連資料管理員都一再催促，也是徒勞無功。有時候，文件丟失的時候，申請的流程會很不順暢。

7.管理設施簡陋，技術方法陳舊

在一些醫院里，對衛生器材的重視遠多于對人員的檔案，對檔案的管理經費不多，辦公環境很簡樸，往往是因陋就簡，因地制宜，硬件設施簡陋，沒有鐵門、鐵窗等基礎設施，不具備防火、防潮、防盜等條件，而且還融辦公、閱檔、倉庫為一體。檔案收集、整理、歸類、編目等工作仍以人工方式進行，大量的紙張資料，檔案的品質、收集的效率、檔案的利用率都很低下[3]。

二、制定醫院人事檔案工作的對策

1.加強對文件的宣傳和教育，提高對文件的認識

加強對檔案工作的認識，將極大地促進檔案工作。檔案工作和檔案工作是相互促進、相互制約的。只有樹立良好的檔案觀念，才能及時地收集整理和整理檔案資料，才能保證資料的精確、完備。在醫院的人事管理中，也是如此。要利用各種機會，積極主動地向科室領導和領導宣傳有關文件的法律、法規，并向他們請示、匯報，并經常與他們交流、溝通，盡量獲得他們的理解和支持。

2.搞好人事檔案工作，領導高度重視是保證

增強對文件的認識，沒有什么比領導者更能發揮好的了。首先，領導要增強對檔案工作的認識，使之成為一種十分重要的人力資源，對整個工作的開展起著舉足輕重的作用。其次，要積極組織宣傳，增強員工對檔案的認識，利用宣傳單、宣傳欄、宣講會、宣傳標語等方式宣傳檔案管理的重要性和必要性，讓職工切實感覺到人事檔案管理工作與自己的生活工作密切相關，以便更好地支持檔案管理工作。

要做到文件的科學化，必須有證件。要將人事檔案工作作為醫院發展和醫院發展的一項重要工作，與醫院各項事業建設同步規劃、同步發展；要進一步推廣和推廣醫院人事檔案工作，強化檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持人事檔案管理工作。

3.建立健全的制度檔案，使檔案的規范化

在人事檔案的工作中，要做到系統的全面落實。同時，要強化對檔案的監管，確保檔案的各項管理體系得以實施和實施。要在制定和完善一套文件制度的同時，要嚴格落實各種制度，在制度面前人人一律，不依個人感情，堅決捍衛制度的嚴肅性；要堅持用制度管人、用制度管事，在加強人事檔案保密工作的同時，要合理開發利用檔案資源；要明確各崗位的工作職責，制定工作規范，強調工作原則，規范工作行為，從制度上填補漏洞；檔案管理部門要與檔案資料形成的業務部門保持密切聯系和有效溝通，要以科室為基礎建立與之相應的檔案收集網絡系統，使采集工作程序化、制度化化。

4.強化專業隊伍，使人才檔案工作標準化

搜集資料的完整、詳細、準確。在搜集資料方面，要注意將“功勞”做到日常工作。所有的資料都要當天收，當天交，日清日結，盡量把資料整理得井井有條。要求在一個月之內，材料要及時整理，豐富干部的檔案內容，增加檔案的信息量。嚴格審核，嚴格篩選。為保證資料的真實，檔案資料應由主管部門按《干部檔案整理工作細則》要求，嚴格執行。強化檔案管理隊伍，提升檔案管理工作的專業化素質，醫院可以通過開展檔案整理、收集、歸檔等方的訓練，以提升檔案工作的能力。通過配備專職使其能夠在任何時的檔案管理人才，可以指導其他單位的工作，提高檔案工作的專業化程度。

在此基礎上，醫院既要引進專門技術人員，又要主動地提高管理人員的專業水平和業務素質。首先，專業經理要有責任心，要認真學習新的技術和方法，要熟練掌握有關的電腦資料資料的使用。其次，要強化醫院的檔案工作。在用人單位中，應采取多種途徑，如擇優選聘、競聘、聘用優秀的檔案管理人員。

5.嚴格把關，規范化管理

在整理工作中，要注意掌握新的文獻資料整理方式。每年都要集中力量，集中精力，根據《檔案整理工作細則》的規定，對人員資料進行再分類，以達到組織有序，目錄清楚，裝訂整齊，整潔美觀，使用方便的目的。健全人事檔案管理體系，加強對人事檔案工作的重視，對其工作中出現的一系列問題進行深入的探討，并對其進行分析，并提出相應的對策。建立健全的檔案管理體系，建立健全的檔案管理體系。在查閱、借閱相關檔案時，必須提供有關單位的文件證明：借閱檔案材料不能借給他人，若有損毀、涂改、偽造等情況，依規定予以懲罰。

健全有關人員的文件和政策。正所謂，沒有規則，就沒有規則。要使醫院的人事檔案工作得到進一步發展，就需要深入地分析和研究，并提出相應的對策。尤其要加強對檔案的保存、歸類、流通等的管理，以保證檔案工作的規范化和規范化。

6.抓好培養，使人才檔案工作專業化

是人才檔案工作的重要組成部分，其綜合素質在一定程度上影響著整個工作的質量。在人才檔案工作中要堅持以民為本，充分調動和調動干部的積極性，用科學的思路和態度去認識和把握檔案工作的規律，提高現代化檔案管理的能力。檔案工作的管理者必須具備較強的職業道德意識，主動學習新知識和新技術，熟悉當前醫療衛生工作的具體工作。

為加強對人事檔案工作的培訓，組織業務培訓，現場觀摩指導，提高其業務素質，提高其業務素質。將醫院的檔案工作納入醫院的培訓方案中，對其進行提拔和工作表現的關注，以保證其在醫療機構中的應用。努力工作會有公平的報酬。充分利用科技方法對人事部進行管理，應用現代科技了解病歷的全部操作流程。使其能夠在任何時候都能利用因特網查閱信，同時也能為醫療機構人員的調動和人才培訓工作，為醫療事業的迅速發展奠定基礎。

7.加強人力資源建設，提高檔案使用效率

從資料收集整理到保管、鑒定，全過程都是以此為核心進行的。加強對干部隊伍建設和發展，是高校檔案工作的起點和歸宿。醫院檔案工作要堅持服務醫院發展的目標，要在創新服務手段、拓寬服務領域、提高服務質量上下功夫，要明確服務方向、堅定服務思想、改變服務理念，要認真研究醫院檔案利用工作的特點和規律，使醫院檔案更好地發揮檔案資源的力量，為醫院人才培養、干部聘用、職稱晉升、工資福利、辦理退休等工作提供真實可靠的檔案信息，為醫院領導的決策提供翔實、準確的第一手資料。

結語

本文認為，人事檔案的工作是推進醫院全面深化的一個關鍵環節，它直接影響到人才的使用、流動、培養以及長期的可持續發展。這既是對醫務工作者的直接利益，也是對醫院今后不斷深入的改革與長期發展有益補充。加強對人事檔案管理的建設，緊跟時代步伐，就能夠成為醫院工作體系中的堅強后盾。