基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

趙 博

（秦皇島經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)管理中心 河北 秦皇島 066000）

0 引言

在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，傳統(tǒng)手工檔案管理模式不僅需要大量的人力與物力，管理效率不高，無法滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要。因此，急需設(shè)計(jì)開發(fā)一款高效率、易操作的檔案信息處理系統(tǒng)。基于此，本文結(jié)合Web技術(shù)[1]提出了一種新型電子檔案管理系統(tǒng)，以此幫助檔案管理人員實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速查詢、檢索以及歸檔和修改等操作，從而使其工作效率得到進(jìn)一步的提高。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求分析及優(yōu)點(diǎn)

1.1 設(shè)計(jì)需求

檔案管理是企業(yè)中基礎(chǔ)管理工作，涉及企業(yè)多個(gè)部分。但由于企業(yè)具備海量的檔案數(shù)據(jù)和文件，在針對(duì)檔案管理時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一的管理和移交功能，會(huì)導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)被封存在企業(yè)不同部門設(shè)備上，由此引起重復(fù)性的檔案管理操作，這樣會(huì)使檔案管理的出錯(cuò)率大幅提高。因此，在進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，需要具備數(shù)據(jù)化、信息化、數(shù)據(jù)錄入、檔案收集和整理等功能，以此實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公需要。同時(shí)，該系統(tǒng)還需要具備檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能[2]。

1.2 電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)分析

首先，基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)的客戶端設(shè)計(jì)適用Windows系統(tǒng)多個(gè)平臺(tái)，并且在安裝時(shí)只需要安裝一個(gè)客戶端就可以。這樣可以節(jié)約資源和減少系統(tǒng)維護(hù)的人力和財(cái)力。其次，操作便捷。電子檔案管理系統(tǒng)和Web技術(shù)兩者的結(jié)合，是由服務(wù)器結(jié)構(gòu)和瀏覽器設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的。因此，也可以從瀏覽器實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的訪問，并且具備快速訪問、便捷操作等優(yōu)點(diǎn)，更加適合網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。所以，只需要連接網(wǎng)絡(luò)，用戶就能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)軟件的訪問和對(duì)相關(guān)電子檔案的查詢和閱讀，并且還能夠起到對(duì)電子檔案管理的效果，從真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)。最后，系統(tǒng)安全得到了增強(qiáng)。一般電子檔案數(shù)據(jù)是通過集中控制的方式進(jìn)行管理，簡(jiǎn)單說就是所有的電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到一起，因此在一定程度上避免了電子檔案數(shù)據(jù)信息的丟失和泄露。特別是在Web技術(shù)的作用下，使得電子檔案管理系統(tǒng)的性能得到了進(jìn)一步的提升，還具備自動(dòng)數(shù)據(jù)備份功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。

2 系統(tǒng)總體框架與硬件設(shè)計(jì)

2.1 總體架構(gòu)設(shè)計(jì)

基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的外界條件進(jìn)行考慮，以此將Web技術(shù)充分融入管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而為電子檔案數(shù)據(jù)信息安全提供保障。具體系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)示意圖

2.2 系統(tǒng)硬件設(shè)計(jì)

Web技術(shù)的應(yīng)用，為系統(tǒng)信息安全提供保障，有效避免了電子檔案管理與應(yīng)用時(shí)發(fā)生檔案信息泄露的問題。其系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)如圖2所示。從圖中可以發(fā)現(xiàn)本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要是以Web服務(wù)器為核心硬件部分，通過利用該服務(wù)器充當(dāng)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)橋/路由器之間的溝通橋梁，以此實(shí)現(xiàn)了兩者的連接，這樣一來可以為用戶提供更加便捷的操作，對(duì)不同類型的電子檔案進(jìn)行有效管理。

圖2 系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

2.2.1 Web服務(wù)器設(shè)計(jì)

為使得Web技術(shù)能夠在電子檔案管理系統(tǒng)中得到充分的應(yīng)用，在系統(tǒng)服務(wù)器設(shè)計(jì)時(shí)，本文選擇單個(gè)CPU、主頻為1 600 MHz、能夠最大支持容量為64 GB的國產(chǎn)Web服務(wù)器，以此滿足管理系統(tǒng)的需求。同時(shí)，該服務(wù)器具備SATA接口，通過該接口可以實(shí)現(xiàn)和外界管理設(shè)備的連接，從而為電子檔案管理的不同操作提供對(duì)應(yīng)的條件。并且，在電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用當(dāng)中，Web服務(wù)器不僅能夠提供充足的存儲(chǔ)空間，還擁有可擴(kuò)展性。將ECC引入到Web服務(wù)器當(dāng)中，既可以解決服務(wù)器藍(lán)屏造成電子檔案管理質(zhì)量下降和工作效率降低的現(xiàn)象，還為服務(wù)器內(nèi)存提供了自動(dòng)糾錯(cuò)功能，從而為服務(wù)器的穩(wěn)定運(yùn)行提供了保障[3]。

2.2.2 上位機(jī)操作終端選擇

上位機(jī)操作終端的設(shè)計(jì)，需要具備電子檔案收集功能、鑒定功能以及整理和保管等功能，但應(yīng)考慮到不同管理操作的運(yùn)行需求，操作終端需具備以下需求：首先，該操作終端能夠同時(shí)為100名用戶提供支持，并且，在電子檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，通過對(duì)com參數(shù)的設(shè)置，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同設(shè)備的數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行接收。其次，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)接收狀況，利用曲線圖的方式在上位機(jī)顯示出來。同時(shí)，為了能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案信息資源共享，在上位機(jī)操作終端中還需要引入可靠的傳輸層協(xié)議，以此為網(wǎng)絡(luò)中的電子檔案管理提供安全保障。

3 系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)

3.1 用戶登錄模塊設(shè)計(jì)

登錄模塊設(shè)計(jì)，用戶在電子檔案管理系統(tǒng)中完成賬戶注冊(cè)之后，根據(jù)對(duì)應(yīng)的賬戶和密碼即可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)登錄。在登錄界面用戶則需要對(duì)自身的身份進(jìn)行選擇，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)表中用戶的身份，對(duì)用戶所提供的賬號(hào)密碼信息是否存在于數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行查詢，在系統(tǒng)確認(rèn)無誤之后，就可以進(jìn)入到系統(tǒng)當(dāng)中。而針對(duì)用戶身份的檢測(cè)，是為了有效保障電子檔案管理系統(tǒng)的安全[4]。

3.2 數(shù)據(jù)錄入模塊設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)錄入模塊的設(shè)計(jì)，為電子檔案管理員對(duì)不同類型的檔案數(shù)據(jù)的編輯、修改等提供相關(guān)功能支持。通過利用編輯、添加以及排序和刪除等相關(guān)操作，可以幫助用戶在檔案卷錄入過程當(dāng)中，提供便利，同時(shí)也為其后期核查工作提供了方便。當(dāng)管理員在根據(jù)具體要求對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行合法修改之后，選擇文檔保存功能，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)原始檔案進(jìn)行更新，以此保障經(jīng)過修改之后的文件能夠被用戶檢索與瀏覽。并且，檔案修改記錄則會(huì)被系統(tǒng)記錄，為用戶對(duì)檔案修改情況查詢提供便利。此外，該系統(tǒng)還具備電子文件批量掛接的功能，讓管理員根據(jù)相關(guān)規(guī)則就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)所錄入的電子檔案信息進(jìn)行自動(dòng)校驗(yàn)。

3.3 用戶權(quán)限模塊設(shè)計(jì)

當(dāng)電子檔案信息成功錄入數(shù)據(jù)庫之后，為了便于系統(tǒng)用戶對(duì)電子檔案的有效管理，以及保障電子檔案信息的安全，這就需要實(shí)施對(duì)用戶管理權(quán)限的設(shè)置。首先，用戶的管理權(quán)限主要分為對(duì)電子檔案的查詢、檢索以及下載等3個(gè)部分。因此，在電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，根據(jù)電子檔案保密性管理原則，Web技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)系統(tǒng)用戶進(jìn)行相應(yīng)的管理權(quán)限設(shè)置，還可以將其細(xì)化到具體的電子檔案卷和文件權(quán)限之上，也可以根據(jù)用戶的需求為其設(shè)置臨時(shí)的權(quán)限。所以，在Web技術(shù)的支撐下，在電子檔案管理系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)里還為用戶提供了權(quán)限設(shè)置是否開啟的選項(xiàng)，供用戶自己選擇操作。如果用戶不選擇權(quán)限開啟，這時(shí)該用戶會(huì)被管理系統(tǒng)直接默認(rèn)為普通用戶，并以該身份進(jìn)入到系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)系統(tǒng)也不會(huì)為用戶提供上述管理功能。其次，如果用戶選擇開啟權(quán)限設(shè)置，就可以通過一個(gè)獨(dú)立的登錄賬號(hào)與密碼，通過登錄的方式進(jìn)入到系統(tǒng)當(dāng)中，在權(quán)限設(shè)置界面實(shí)現(xiàn)所需權(quán)限設(shè)置之后，除去臨時(shí)權(quán)限，檔案管理工作人員日常情況下不需要做檢索、規(guī)范等相關(guān)工作，通過網(wǎng)絡(luò)即可幫助用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的查詢和瀏覽[5]。

3.4 查詢檢索模塊設(shè)計(jì)

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索是本文基于Web技術(shù)設(shè)計(jì)的電子檔案管理系統(tǒng)中的一項(xiàng)重要功能。首先，用戶可以根據(jù)自己所擁有的權(quán)限，在權(quán)限允許的范圍之中，實(shí)現(xiàn)對(duì)所需要的檔案原文進(jìn)行查詢和瀏覽，并且還能夠借助下載功能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案下載，以此為用戶的瀏覽提供便利。因此，檢索查詢模塊的設(shè)計(jì)能夠?yàn)橛脩籼峁┪臋n下載功能、檢索功能以及瀏覽功能等。用戶只需要根據(jù)自己掌握的主題詞、題目、類型以及檔案卷等即可實(shí)現(xiàn)對(duì)所需檔案的查詢工作。此外，用戶也可以利用更加直觀的查詢方法，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)檢索功能。最后，由檔案管理工作人員，根據(jù)組合檢索的日志庫以及用戶庫等，結(jié)合相關(guān)設(shè)備，將對(duì)用戶檢索的檔案信息打印出來，具體模塊操作流程如圖3所示。

圖3 檢索查詢模塊工作流程示意圖

在電子檔案管理系統(tǒng)的檢索查詢模塊設(shè)計(jì)中，可以選擇多種不同類型的檢索方法，幫助用戶進(jìn)行電子檔案查詢。而組合檢索方法作為常用的一種檔案查詢模式，用戶可以根據(jù)電子檔案信息或者文件信息以及項(xiàng)目?jī)?nèi)部所擁有的字段，通過組合的方式進(jìn)行檔案查詢。這樣既可以實(shí)現(xiàn)檔案檢索目的，還能夠幫助用戶加強(qiáng)對(duì)相關(guān)字段的信息進(jìn)行了解，從而滿足電子檔案的檢索查詢[6]。

其查詢檢索模塊核心實(shí)現(xiàn)代碼如下：

public Result Set searchReceivingFile (String pFileNum,String pTopic,String pFileType)

{

this.strSql="select * from ReceivingFile where"；

this.strSql=this.strSql + " ReceivingFileld like %"+ pFileNum +"%'"+"or ReceivingFileTopic like 1%” + pTopic +%'"+"or ReceivingFileType like %” + pFileType +"% "；

ResultSet rs = null；

try

{

rs = super.exeSqlQuery(this.strSql)；

}

catch(Exception ex)

{

System.out.println(ex.toString0)；

}

return rs；

}

3.5 報(bào)表統(tǒng)計(jì)模塊設(shè)計(jì)

報(bào)表統(tǒng)計(jì)模塊的設(shè)計(jì)，主要是對(duì)電子檔案庫中存在的檔案卷和工程項(xiàng)目庫以及文件庫等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行自定義統(tǒng)計(jì)，并結(jié)合相應(yīng)的報(bào)表輸入，為用戶提供刪除、修改以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和統(tǒng)計(jì)、復(fù)制等不同類型的應(yīng)用功能，最后通過打印設(shè)備將用戶所需要的信息打印出來。

3.6 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

在特定應(yīng)用的環(huán)境當(dāng)中，針對(duì)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)時(shí)，需要根據(jù)合理的數(shù)據(jù)庫邏輯模塊與物理結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的創(chuàng)建，這樣才能夠有效對(duì)電子檔案進(jìn)行保存與檔案數(shù)據(jù)管理，以此滿足用戶的需求。同時(shí)，在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)占據(jù)著重要作用，因此在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)時(shí)，根據(jù)Web技術(shù)的計(jì)算方法，通過瀏覽器的便捷操作性，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案的管理、維護(hù)等操作[7]，而用戶不需要安裝客戶端專用軟件。此外，該系統(tǒng)由檔案歸還表、檔案表以及借閱表等部分組成，具體如表1所示。

表1 電子檔案查詢及其借閱現(xiàn)狀記錄結(jié)果

4 實(shí)驗(yàn)測(cè)試與結(jié)果分析

為進(jìn)一步證明基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的可行性，將本文設(shè)計(jì)系統(tǒng)與傳統(tǒng)管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)比分析。設(shè)傳統(tǒng)PDM管理系統(tǒng)為對(duì)照組，本文系統(tǒng)為實(shí)驗(yàn)組，結(jié)合某企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)需求，分別對(duì)其運(yùn)行效果進(jìn)行分析，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)的可行性進(jìn)行驗(yàn)證[8]。

首先，以某企業(yè)中選取1 000條電子檔案信息為本次測(cè)試案例，分別對(duì)上述兩種系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置、電子檔案信息采集以及檔案歸檔等方面的操作過程中的丟包率進(jìn)行記錄，從而得出表2的測(cè)試結(jié)果。

表2 兩種管理系統(tǒng)的丟包率試驗(yàn)結(jié)果分析

其次，從表2的測(cè)試結(jié)果來看，丟包率越大則說明在電子檔案管理過程中丟失的數(shù)據(jù)量越多、管理效率和精度越低，這也說明了檔案數(shù)據(jù)的安全性就越差。由此可見，基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)不僅擁有較高的管理效率，還能夠?yàn)槠錂n案信息安全提供相應(yīng)的保障。

5 結(jié)語

綜上所述，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案的數(shù)字化、信息化管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的管理，本文基于用戶需求對(duì)系統(tǒng)的功能進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理系統(tǒng)的總體架構(gòu)設(shè)計(jì)。同時(shí)，對(duì)用戶登錄、數(shù)據(jù)錄入、查詢檢索模塊等功能模塊進(jìn)行了闡述，以此為電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行提供相應(yīng)的保障。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式相比，本文系統(tǒng)更加便于對(duì)檔案的維護(hù)、查詢等，使得電子檔案管理效率得到提高，這為電子檔案管理系統(tǒng)的未來發(fā)展研究提供了相應(yīng)的理論支持。