林業檔案信息化管理對產業發展重要性探究

康 平

（遼寧省鞍山市岫巖滿族自治縣自然資源事務服務中心，遼寧 鞍山 114300）

引言

檔案工作對生產力發展和社會全面進步有著不可低估的作用。對檔案工作的重視程度直接影響到機關行政效率服務的提高、企業管理效率的提高和企業競爭力的提升。檔案管理——特別是基層檔案管理長期以來都是一項重要而繁重的任務，在信息社會化和社會信息化不斷發展的歷史進程中，這一點被體現得更為明顯。傳統的檔案管理工作僅僅是簡單的整理、分類、保存，有關檔案的收集整理與保存管理并不規范，開發利用效果更是微乎其微了。在信息時代，檔案工作如何有效地為生產、生活提供服務，是檔案工作者必須思考的問題。而在林業產業工作中，檔案工作的重要性對林業事業的健康發展起著舉足輕重的作用，它是實現林業現代化經營的一個重要環節，有效的檔案管理，有助于林業產業的有序發展。

一、當前林業檔案管理工作的狀況

1.缺少必要關注

通過對林業產業整體發展過程的考察，可以看出，林業管理者非常注重企業的經營管理和提高企業的競爭力。然而長期以來，檔案管理工作一直處于被冷落狀態，很多基層都忽視了其健康發展，這樣將會給林業發展帶來許多不良影響。目前，許多林業管理者對檔案管理工作的理解還處于初級階段，還沒有形成一套完整的檔案管理工作模式；造成了林業檔案工作的質量低下，沒有辦法有效地管理林業的檔案，檔案管理員的工作態度不負責，很容易出現基礎性的錯誤。

2.管理方法陳舊

目前大部分林業檔案管理仍采用傳統的紙質檔案管理模式，在傳統的管理方式中，管理者的工作壓力很大，再加上人工操作很難避免錯誤的發生，因此，在管理過程中，存在著許多問題，這將直接影響到林業產業的整體效益。從另一個角度講，一些林場雖然引進了相關的信息管理系統，卻依然沒有很好地去利用這一項新技術，管理體系仍然是被動的，核心的管理模式并沒有發生變化。在這種背景下，一些常規工作方式中的常見問題也無法很好地避免和解決。因此，加強林業檔案管理工作，引進現代網絡信息技術，是促進我國林業檔案事業發展的一個重要途徑[1]。

3.標準化程度低

檔案管理的不規范，主要表現在檔案管理工作的混亂這方面，比如，在檔案資料的收集上，收集工作不夠完整系統，標準化程度低，將會影響到后續的整理、鑒定、保管及統計工作的質量和效率，造成無效勞動。從這一點可以看出，檔案管理程序的不規范將直接影響到檔案資料的原始價值和憑證價值，使現有檔案資料不能為以后的管理工作提供決策基礎，也不能合理地加以利用。

二、信息化檔案管理在林業產業中的重要性

1.重要的構成部分

檔案管理在林業產業發展中占有舉足輕重的地位。檔案是各類主體，包括國家機關、社會組織和個人在其實踐活動中直接形成的歷史記錄，是生產管理，技術管理和科研管理等方面的重要組成部分。而林業方面的業務檔案，除了以文字表達的定性記錄以外，還有大量的數字表達的定量記錄（統計數據、報表）和以圖形、圖像表達的記錄（設計圖紙、勘測圖）等，這些記錄不僅可以維持林業業務的正常發展，還可以發揮重要的憑證和參考作用，為林業相關業務開展提供重要的信息支持和保障。然而在實際工作中，傳統的紙質檔案保存，會降低記錄、儲存等管理工作的效率，使其在林業產業中的應用價值不能充分發揮[2]。因此，采用信息化技術，改變傳統的人工勞動模式，減輕檔案管理工作的負擔，提高管理的效率勢在必行。

2.使規劃更加深入

隨著信息化技術的普及，社會各行業都在不斷地發生著新變化，信息技術對檔案的管理也越來越重要。在林業產業中進行信息化檔案管理，能有效地克服傳統人工管理方式帶來的弊端，通過信息化技術，管理者可以準確地對文件、圖紙進行歸類和處理，在用戶界面上進行檢索，在最短的時間內就能找到相關的文件，便于用戶查閱，提高利用價值。

3.使系統更加強大

目前林業部門一般都是由國有林場和相關事業單位組成，如林業中心、規劃設計研究院、苗圃等。因此，在林業經營管理中，必須進行多條線路的規劃，并對各林區的經營狀況進行及時的總結。此外，林業管理者在經營的同時，還要對動物、樹木、人員等進行全面的管理，這些復雜的工作靠以前的文件管理方式是不可能做到的，必須要根據信息化技術來處理這些海量的管理數據，才能做到更加地準確和有效。

三、信息化檔案管理在林業產業中的優勢

1.減少資源浪費

進入21世紀，信息技術迅速發展。利用計算機進行檔案管理，可以有效地解決以前存在的占地大、查閱不方便的問題。由于紙質文件管理的資料多以紙為材料，而紙張所占空間較大，檔案管理員要對檔案定期進行防霉、防蟲、溫濕度調整理等等工作。在此期間，某些重要的檔案資料不可避免地會被破壞，造成了不能恢復的損失。而信息文檔的使用則是依靠電子計算機技術，僅需要一些特定的系統即可進行海量的數據存儲，從而節約了大量的存儲空間。另外，隨著時間的推移，紙制檔案特別是林業方面的圖紙、設計圖等經常查閱的資料，很容易出現磨損、破損等現象。而檔案信息化管理，模仿手工管理將紙制檔案數字化轉換，既節約了文件的存儲空間、保證了數據的準確性。但是，在采用信息技術來擴大空間、減少資源浪費的前提下，必須考慮到網絡技術的不穩定情況，在使用的時候，很容易被病毒、黑客入侵，這樣的狀況不但會使系統的工作效率下降，而且還可能導致系統的故障，所以，有關部門必須要安排維護人員進行定期的維護。這樣才能保證信息檔案管理系統的安全性，并在一定的時限之內，充分發揮其使用的價值[3]。

2.方便信息調取

信息的快速提取是檔案信息化管理的一大特點。在檔案管理方面，當涉及所屬的國有林場和各職能部門時，往往需要查閱相關的資料，在實施信息化技術前，管理者必須從海量的檔案中提取必要的信息，這一流程耗時較長，且難以迅速完成。而將信息化技術運用到檔案管理中，則能很好地解決這個問題。目前計算機應用于檔案管理的主要領域有：檔案計算機著錄和自動標引、計算機檔案編目和檢索、計算機輔助立卷、文檔一體化管理等。如果林業產業中的檔案管理加強了數字建設，運用以上相關技術，在工作方式上形成了網上電子文檔的自動上傳方式，將數據直接傳送給檔案管理員，由檔案管理員對所搜集的資料進行存檔，在完成了有關的工作后，在服務器的窗口，由文件管理員進行操作后，就會顯示出檔案電子文檔。只要點選自己需要的資料，電腦就會根據自己的權限，迅速查找和下載需要的資料，以最快的速度提供資料查詢服務。

3.系統規劃管理

林業產業部門負責制定整個林區的規劃和設計水準，它直接影響著林業生態環境的價值呈現，我國的林業資源在吸收塵埃、凈化空氣、防風固沙、物種多樣性的保存方面起著重要作用。為了完美體現林區的價值，必須根據實際情況，對林場進行統一部署。在進行系統的部署時，通過計算機，可以對各種形式的數據進行分析，根據統計的結果，確定合理的方案，以達到提高林業資源利用檔案管理信息的經濟效益和社會效益的目的。在運用信息化檔案系統管理林業產業時，要注意以下兩個方面的工作內容。一是要改進現行的檔案管理體系，使檔案管理的方式更加規范化，采用統一的電子表格，管理人員和維護人員的具體工作責任，實行責任制，避免崗位交叉、職位空缺等問題。二是林業產業部門要努力培養復合型的管理人才。首先，在選擇檔案管理人員時，要加大對檔案管理人員的選拔力度，通過聘用具有豐富理論知識和豐富經驗的專業院校畢業生，以便能夠迅速地適應工作要求；其次，林業產業部門要定期地對現有的檔案專兼職人員職工進行線上、線下相結合的培訓，在培訓過程中，以網頁經營、系統維修、檔案知識、有關法規等為主，在培養模式上，可以采取“以老帶新”的方式進行訓練，使其能夠更好地提升自己的專業能力和整體素質，使檔案信息系統能夠更好地為林業產業工作服務。

四、信息化時期林業檔案工作發展的幾點思考

1.加強行政體系建設，突出工作規范化

從檔案管理工作內容上講，檔案管理分為收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編輯和研究、統計、利用等內容。各林區因其生產工作的特殊性，其檔案管理工作的側重點也不盡相同，所以，在檔案工作中要根據林業的實際情況，制訂出適合于林場實際的檔案管理制度，保證基礎人員的檔案每天都會有專人負責，每個月都會有專人處理，文件的保管、保密、銷毀等工作都能按照規定來進行。基層干部的調動本來就比較多，所以檔案跟著人員的調動工作，要根據管理規定，及時地進行清點和交接，以免造成檔案遺失和損壞。在年底的職工考評中要把這些規章制度的執行情況包括進去，把檔案管理和業績考核有機地結合起來，以便單位檔案信息化管理工作更好地為林業各項事業服務[4]。

2.提升檔案管理意識，強化檔案信息化管理

檔案信息管理是檔案工作的重要組成部分。林業檔案工作的質量，可以說是關系到林業未來發展的走向。目前有些林業單位的檔案管理意識比較弱，尤其是在鄉鎮林場，許多人都覺得，檔案管理工作并不要求有多高的專業水平，僅僅是把文件收集、保管即可，沒有任何技術含量，從而忽略了對檔案工作的業務水平的提高，極大地制約了檔案管理工作的提高。所以，今后在政治工作人員的選拔中，要注重對檔案管理的專門人才的甄選，同時，在檔案專兼職人員的培訓過程中，要強化檔案信息管理的意識，并采取相應的講座、培訓等方式，增強檔案工作的專業性，把檔案管理納入全年工作重點，把它與其他工作一起部署、評估，并作為年終考評的一個重要基礎，通過這種方式，加強對信息文件的管理。同時，檔案部門要加強與領導的交流，通過定期的工作報告，提高領導對檔案管理的關注，領導也要做出相應的措施，加大對檔案信息化管理的投入，為以后的工作提供組織保障。

3.加強技術提升，打造高素質隊伍

前面所述，建立一支高質量的檔案管理隊伍，是保證林業各項工作取得良好成績的重要保證，所以如何提高林業檔案管理人員的職業素質，是林業檔案信息化工作的一個重要方面。在檔案信息化領域逐步得到普及的今天，計算機管理檔案可由對檔案目錄信息的管理深入到圖、文、聲、像等一次檔案文獻的直接管理。使用戶獲取生動、直觀、全面的多種媒體的檔案信息。對于利用者而言，檔案由枯燥的文字形式轉換成了集聲頻、視頻和動畫一體的立體信息。利用信息化技術，將林業部門大量的數據、照片、錄音、錄像、圖紙等存貯在多媒體數據庫中，可隨時查閱。這樣不僅大大提高利用效率，還可以避免利用者查閱整本案卷時翻閱其他文件的可能性，減少對檔案原件的磨損，并能夠起到一定的保密作用。然而以上技術的應用與開展，離不開基層檔案專兼職人員的專業水平的不斷提升，因此加強技術水平的提高，打造一支高素質的檔案管理隊伍，也是林業部門特別是基層產業部門迫在眉睫解決的大事。

4.深入基層，以效率為導向進行工作

為了提高林業檔案工作的質量，必須轉變傳統的檔案管理理念，順應時代的風向，從林業工作的實際出發，進行檔案信息化管理。檔案工作要從根本上把握林業基層工作的實際，把檔案工作的視野與基層視野聯系起來，通過對基層工作的深入了解，使檔案信息化工作得以深入實施。同時，也可以將信息化的檔案管理要素融入基層工作環境中，建立檔案管理的信息化理念，幫助員工樹立正確的檔案管理觀念，把“以效率為本”的工作理念融入檔案工作中，對林業產業的發展有很大的幫助。

5.建立健全的信息網，使信息資源更加緊密

在信息化的大環境下，利用信息技術進行檔案管理的需求顯著提高，這是順應時代發展趨勢的必然要求。同時，林業在我國國民經濟中占有舉足輕重的地位，應當理性地對待信息網絡，構建良好的林業信息網絡，把不同區域的相關信息緊密結合起來，實現林業資源的共享，保證林業產業的良性發展。最終，林業產業的經營效益將會得到極大的提升，而信息化也將會使人們的工作觀念發生變化，這是時代發展的必然結果。

結語

總之，林業產業檔案管理的信息化，就是要科學地、系統地、全面地管理和開發利用檔案。檔案管理的信息化能夠解決很多基礎的管理問題，只有合理地運用信息化檔案管理，才能跟上時代的步伐。要克服各種困難，與其他產業同步開展檔案信息化管理。只有這樣，我們才能更好地適應社會和時代的發展需要，產業才可以高效地、持續地發展下去。