機關檔案的整理與歸檔工作分析

劉志超

（凌源市住房和城鄉建設局，遼寧 凌源 122500）

機關檔案業務中整理和歸檔工作十分重要，忽視檔案整理與歸檔會導致檔案整理雜亂無章，甚至一部分文書檔案受到損壞或者是遺失，影響未來檔案的保管和查詢利用，影響檔案管理的順利開展。機關單位要對檔案整理與歸檔工作加強重視，詳細分析在檔案整理與歸檔中存在的問題，遵守檔案管理原則，采用先進的管理模式提升機關檔案整理與歸檔工作的規范性和嚴謹性。

一、文書檔案整理歸檔需要遵守的基本原則分析

1.保障內在聯系的密切性

機關檔案的整理與歸檔工作必須要嚴格遵守文書檔案的客觀規律，遵守內在聯系的緊密型，根據檔案的內容價值以及對應的關系進行科學合理的劃分。檔案的整理和歸檔工作是檔案管理業務的開始，優化檔案的保管效果和提升檔案的利用價值，才是檔案業務開展的最終目的。相關工作人員在實際的檔案整理歸檔工作中，深入分析機關檔案形成的規律，利用科學合理的檔案整理便于后續快速檢索，讓檔案的存放保管更加整潔。

2.合理的劃分檔案價值

工作人員在進行機關檔案的整理歸檔時，需要嚴格按照相關規范要求完成工作，針對不同的文書檔案內容進行分類處理，了解檔案的成分、構成和范圍，做好文檔劃分之后標注出相應的保存期限[1]。不同的有不同的利用價值，要把這些文檔進行分類歸檔，在檔案當中標注好不同的保存期限。通過實現機關檔案的系統性、集中性管理，可以為后續檔案的利用基礎。在形成更加完善的文書檔案管理系統之后，可以把文書檔案潛在的價值深入挖掘出來，讓文書檔案能夠得到有效的利用，讓文檔價值轉變成為實際價值。

3.有利于檔案的管理和應用

機關檔案在整理和歸檔過程中，工作人員需要確保文件檔案的內容方便管理和應用，這也是檢查機關檔案整理歸檔質量的重要標準。檔案的管理和應用二者之間是相互配合、相互影響的密切關系，工作人員不能過于重視其中之一而忽視另一方。一部分部門在進行機關檔案的整理時，忽視了分類處理的原則，導致文書檔案整理過于雜亂無章，影響了后期檔案的管理和應用。工作人員在機關檔案的整理和歸檔當中，一定要嚴格遵守基本的原則，才能夠真正實現機關檔案整理和歸檔的最終目標。

二、文書檔案整理歸檔現存問題分析

1.忽視了檔案整理歸檔工作開展的重要性

一部分機關單位以及領導人在機關檔案的整理和歸檔過程中，忽視了該工作開展的重要性，沒有把該工作納入應有的意識日程中。在此工作環境當中，由于機關檔案的整理和歸檔工作沒有得到相應的支持，資金、資源的投入沒有及時跟上，工作模式比較傳統，設備的引進以及人員結構的更新和調整也會受到影響。一部分檔案管理工作人員缺少了科學合理的分類歸檔管理工作理念，沒有把檔案應有的功能和價值發揮出來，使用傳統的文書檔案管理模式，缺少了整理和歸檔的規范性，需要在后續文書檔案整理歸檔中進行創新改革。

2.機關檔案的整理歸檔工作制度不夠完善

機關檔案的整理歸檔工作復雜性、技術性比較強，其中涉及不同的工作流程、工作部門和事務內容，同時在實際的工作當中，還有一部分部門對于該工作不夠重視，缺少了完善的管理制度，會帶來很多問題，例如材料整理，歸檔難度比較大，歸檔的信息沒有連續性和完整性，會直接影響機關檔案整理歸檔的效率和質量[2]。當前一部分機關以及事業單位的檔案整理歸檔制度不夠完善，傳統的管理工作制度并不符合現代化發展趨勢。傳統的機關檔案管理制度，重點強調了機關檔案的收集和整理，但是忽視了后續檔案的實際應用，沒有把檔案的價值、功能發揮出來。缺少完善的制度，也無法幫助實現有效的制度監督價值，導致當前文書檔案整理歸檔工作，缺少了嚴謹性和精確性。負責檔案管理的工作人員，由于工作態度不夠認真負責，容易在工作中出現大意和疏忽的情況，無法明確檔案管理工作方向和工作重點，出現偽造數據、應付工作任務的問題，導致文書檔案資料內容出現偏差，影響了機關檔案價值的發揮，不利于檔案管理的健康發展。

3.機關檔案管理工作方法不夠規范具體

機關檔案的管理工作是從收集各部門不同的重要文件開始的，檔案管理工作屬于辦公室文書工作的延伸，但是由于受到了各方面因素的影響，很多工作部門并沒有把需要歸檔的文件材料及時送到檔案管理部門，在檔案管理當中不夠配合，增加了檔案收集、整理、歸檔的工作難度。一部分部門由于缺少了有效的溝通和協調，整理、歸檔意識比較差，資料管理工作銜接不當，使用的文件裝訂方式、班級內容不夠統一，影響了文書檔案內容的準確性和完整性，影響了機關檔案，整理和歸檔工作開展效率，也無法保證檔案的準確性。機關檔案的整理和歸檔并不是按照內容劃分的，大部分都是根據部門和工作崗位進行整理，導致不同檔案之間缺少了連續性，文件資料的保存過于零散。再加上一部分信息化資料以及案卷目錄制作不夠規范合理，存在分類雜亂的情況，嚴重影響了機關檔案的整理和收入效率。一部分機關還在使用傳統的人工、紙質檔案管理模式，這種模式已經無法適應互聯網時代檔案管理需求，需要檔案工作部門能夠創新辦公模式，通過利用現代化計算機技術實現自動檢索，提升檔案，整理效率和收錄質量。

4.動漫整理和歸檔人員綜合素質有待提升

機關檔案的整理和歸檔工作開展效率，與工作人員自身素質水平有直接關系。在實際工作當中，由于領導人對于機關檔案整理和收檔工作并不夠重視，導致檔案管理人員，缺少基本的責任意識[3]。還有一部分單位在內部并沒有設立專門負責完成機關檔案整理和歸檔的工作人員，都是由行政辦公人員進行兼職，由于在實際的檔案工作當中，缺少了專業知識和技能培訓經驗，掌握的知識點和技能，無法滿足互聯網時代檔案整理和收檔需求，對于檔案的分類以及立卷都缺少了系統和科學的理解，影響了機關檔案資料整理歸檔工作效率，還會在檔案整理中出現內容缺失和錯漏的情況，嚴重影響檔案管理質量。一部分機關單位雖然已經聘用了專業的檔案管理人員，但是由于在工作中缺少了足夠負責的工作態度，在工作中參與不積極，檔案管理過于形式主義，機關檔案的收檔、整理不夠及時完整，也會在一定程度上影響了工作質量。

5.現代化管理水平部署

現代化科學技術不斷創新發展，正式進入了信息化時代發展中，因此，機關檔案的整理和歸檔工作也需要不斷提升信息化水平[4]。一部分機關以及企事業單位，由于對檔案整理投入經費不足，信息化設備和軟件系統采購不足，無法滿足現代化機關檔案整理歸檔基本要求，檔案安全性以及存儲的規范性比較低，影響了信息化水平的提升。隨著近些年來在機關單位中互聯網技術的普及和應用，信息技術應用成了辦公室各項工作開展的重要輔助工具，在機關檔案的整理和歸納中，利用現代化信息技術優勢，能夠有效強化檔案管理效率和質量。

三、機關檔案的整理與歸檔工作措施

1.創新工作觀念，提高思想認知

想要做好機關檔案的整理與歸檔工作，必須要創新工作觀念，對于機關檔案的整理和歸檔工作提供思想認知，真正認識到機關檔案整理與歸檔工作的重要性，以及該工作開展對于機關單位發展產生的重要影響，從根本上轉變傳統檔案管理工作觀念[5]。在機關檔案的整理與歸檔中，需要用現代化檔案管理理念進行理論指導，讓機關檔案整理歸檔工作開展更加有序，創新檔案整理和歸檔工作模式，保障檔案管理的效果。要積極從人力資源和設備方面入手，加強投入力度，在整個機關檔案管理當中，貫徹落實信息化管理理念。只有具備科學合理的思想觀念，轉換工作模式，才能夠提升機關檔案，整理以及歸檔工作的高效性。機關內部的相關領導和工作部門需要在全體基層職工當中，組織完成學習和宣傳工作，培養全體職工都能夠具備較強的檔案管理意識，共同認識到機關檔案的整理與歸檔工作重要性，參與到文書資料的上交、整理、存檔工作當中。要針對相關領導人以及檔案管理人員進行正確的思想引導和督促，加強檔案管理的規范性和嚴謹性，及時發現在機關檔案歸檔管理中存在的問題，提升工作水平。

2.完善機關檔案整理歸檔制度內容

機關檔案的整理和歸檔工作開展不順利，是受到了管理制度不完善、健全的因素影響[6]。由于檔案的收集和整理工作復雜性比較強，因此，想要保障機關檔案工作開展的規范性和嚴謹性，必須要具備科學合理的制度作為理論支撐。要建立專門負責進行文書檔案管理的制度內容，明確檔案收集、管理辦法，公示檔案的管理期限，并明確檔案管理責任歸屬，能夠有效幫助提升機關檔案的整理和歸檔效率。要根據實際情況以及當前法律法規的要求，制定出機關檔案整理和歸檔的范圍，讓整理和歸檔工作流程更加規范。需要建立起科學合理的工作部門負責進行溝通交流，明確各部門的檔案收集期限，督促各部門能夠主動參與到檔案的整理和歸檔當中，及時把歸檔的資料交送給檔案部門。對于無法立刻進行收集的資料，需要由相關工作人員做好資料記錄，確保檔案能夠按期歸檔。針對各部門存在的臨時文件要加強收集力度和整理力度，避免一部分需要歸檔的文件出現丟失和錯漏的情況。通過具備完善的檔案監督管理制度，還能夠及時監督檔案管理人員當前的工作情況，配合貫徹落實獎懲機制，針對現有工作人員加強培訓教育，深入激發工作人員的工作積極性。

3.采用科學合理的檔案收集和整理模式

機關單位要對機關檔案的整理和歸檔積極優化工作模式，能夠有效提升工作效率。為了能夠強化機關檔案，整理以及歸檔的時效性，需要建立起科學合理的文書檔案整理程序。有綜合性針對文書檔案，加強管理和把握，選用效率更高的整理標準以及歸檔工作方式，及時擺脫傳統檔案收集和整理中存在的問題，創新檔案管理模式，減少不必要的時間消耗[7]。工作人員要具備更加全面和系統的工作原則，嚴格按照系統化檔案文書的整理要求，注重不同機關檔案之間，存在著密切聯系，深入挖掘機關檔案的規律性，詳細區分不同機關檔案之間存在的內在價值，提前做好檔案的整理準備工作，能夠為后續檔案收集和歸檔工作，開展打下良好基礎。機關檔案整理和歸檔工作開展要采用科學合理的立卷分工整理方式，針對檔案進行集中收集和立卷歸檔，明確各項責任的貫徹落實。在機關檔案當中存在的重要的、全面的、具有綜合性利用價值的文書檔案，還需要由檔案管理部門統一完成檔案的管理和歸檔。一部分機關檔案的內容特殊性、專業性比較強，需要由各部門整理完成之后再交給檔案管理部門進行歸檔。一機關或者是其他企業單位名義發布的文件，由檔案管理部門負責進行歸檔。由其他部門發布的文件材料，在初步整理完成之后，上交給檔案管理部門進行歸檔。其他部門自主發布純屬于該部門事務性的文件材料，由該部門自主完成整理歸檔。

4.強化檔案整理和歸檔人員的素質水平

通過加強檔案整理和歸檔工作人員的綜合素質水平，能夠有效提升機關檔案整理和歸檔綜合效率[8]。當前在機關檔案管理中存在工作人員專業程度較低的情況。因此機關單位需要重視專業人才的引入和培養，要求工作人員能夠專門負責進行機關檔案的收集和整理，集中精力解決繁雜的工作任務，這是提升機關檔案整理和歸檔效果的有效措施。針對現有的檔案管理人員要加強素質培養，例如安排檔案管理人員參與專題座談會，跟其他單位相互溝通，機關檔案管理歸檔的先進技術。檔案管理人員還需要及時采用各種現代化管理技術，學習檔案傳輸設備的操作技巧，讓檔案管理工作更加高效。

5.提升機關檔案整理歸檔的信息化水平

在檔案管理工作中，信息技術的應用越來越常見，傳統的機關檔案收集、歸檔方式已經無法滿足機關單位的工作需求，需要利用現代化信息技術建立起數字化檔案管理系統，利用先進的信息系統完成數據信息的收集、傳輸、整理和歸檔工作，針對重要的文書檔案，還需要進行保密權限和安全措施設置，提升檔案信息的安全性。

結語

綜上所述，在信息時代發展背景下，機關檔案的整理和歸檔工作需要創新工作模式，認識到檔案整理和歸檔工作開展的重要性，及時分析總結在工作中存在的不足之處，積累成功管理的工作經驗，制定出科學合理的檔案管理和收檔工作策略，利用現代化信息技術的應用，提升機關檔案的整理和歸檔工作水平，促進我國檔案整理事業的創新發展。