淺析煙草企業銷售的內部控制問題及建議
——以Z市煙草公司為例

程思佳

（英國南安普頓大學，英國 SO17 1BJ）

一、引言

內部控制作為現代各大企業穩定發展過程中一種必不可少的管理職能，在企業的各個部門和經營環節中作用舉足輕重，良好的內控能使企業管理機制充分發揮自我調節、自我約束、自我控制的功能，使企業在經營道路上良性、健康、平穩地發展。當銷售環節出現偏差或失控時，企業的管理部門可通過內控制度采取有效措施，防止內部人員出現違法違規行為，以規避銷售風險。同時內部控制也可以避免資源浪費，節約銷售成本，提高企業經營效益。

我國是全球最大的煙草生產和消費國，對于規模如此龐大的經營業務來說，煙草企業的內部控制可謂十分重要。我國煙草行業是由煙草工業企業和商業企業兩部分組成，是生產和銷售分離進行的，二者不存在隸屬關系。煙草商業企業的主要業務即為銷售，在這樣的模式下，本就是內部控制難點的銷售環節就變得更為重要，任何內部控制不力帶來的差錯都會給企業帶來大量的損失。那么如何加強對煙草行業銷售環節內部控制管理，使企業減少錯誤和舞弊行為，銷售流程更加簡略化、透明化、標準化、高效化、低風險化目前已經成為一個亟待解決的問題。因此，研究煙草公司銷售內部控制對穩步提升Z市煙草公司競爭力有一定的現實意義。

二、Z市煙草公司銷售業務內部控制現狀

隨著各行業內部控制的發展，煙草行業的內部控制制度也逐漸建立發展起來，煙草商業公司通過對管理者的培訓來提升管理水平，為加強對舞弊和管理漏洞的防范，還開展了秩序整頓、“兩煙”流通治理、定期資產清查等工作。此外，還定期接受第三方檢查，積極配合審計師的審計工作，對內部控制十分重視，經過不懈努力，煙草行業內部控制得到了一定的規范管理，減少了舞弊行為和管理漏洞的發生，與以前的內控情況相比，可謂是取得了不小的成就。近年來，Z市煙草公司切實強化部門及人員職責，多方位、重細節，進一步地加強內部控制建設工作。管理層加強內部控制意識，夯實各部門人員的監管責任，增加考核制度，緊抓日常管理，這些活動都取得了一定成效，公司的銷售業務開展得更加順利高效并具有計劃性。但總的來看，Z市煙草公司主要是從資金方面來達到內部控制的效果，雖有作用，但控制手段單一、成效不明顯，銷售環節內部控制依舊難以逃脫目前我國企業內部控制慣有缺點的桎梏，需要進一步優化改善。

三、Z市煙草公司卷煙銷售業務內部控制缺陷

（一）績效考核與評價機制不完善

績效考核機制是企業管理之中一個十分重要的環節，是指企業管理層采用科學的考核方法，根據員工的既定目標和考核標準來評價員工的工作完成情況，并根據員工的工作情況來制定相應的激勵制度并以此作為考核憑證。Z市煙草公司存在績效考核和評價機制不夠完善、考核與評價的執行標準也不夠明確、考核形式也不正式、考核指標不科學、考核結果缺少公開性等問題，其績效考核與評價機制亟待進一步改進。

（二）未建立風險預警系統

企業管理者一味地追求銷量而普遍不重視風險防范，而管理層的態度和決策能夠影響整個企業，導致Z市煙草公司的員工風險意識普遍淡薄，企業內部沒有風險預警系統。隨著人們對身體健康的關注以及控煙政策的逐漸收緊，對卷煙的銷量也帶來一定的影響，這都需要Z煙草公司及時建立風險預警系統進行及時預防，避免可控的風險發生以及在風險來臨時能夠將其帶來的損失降至最低。

（三）管理人員授權審批不及時

在一個企業運營過程中，若要使內部控制起到管理作用，則每一項交易都必須適當授權。一般授權是指管理層根據國家政策制定各部門應該遵守的條例，各部門員工通過條例規定的權限，在權限內批準各項經營活動的執行，遇到權限內決定不了或需要上級授權才可以繼續的交易，則需要向上級管理者匯報，待上級授權審批后才可以進行下一步工作。當一個企業有多個部門和員工時，企業就應該在各級權限內合理分配任務，將企業員工按照任務量和任務難度進行調配，當所有人合理協調地工作的時候，公司整體才能高效運轉。Z市煙草公司設立部門較多，企業內部由于流程復雜導致企業辦事效率低下，各層級管理人員之間授權審批不及時，往往會在等待授權審批這一環節耗費非常久的時間。

同時，授權審批的滯后性還導致了信息溝通不暢以及信息失去時效性。信息失真導致的信息質量下降所帶來的危害不是企業短時間就可以通過急救措施彌補的，而是需要長久的恢復和修正，可見確保信息的質量和時效十分有必要。Z市煙草公司近年來對信息技術發展投入了大量的人力物力，已經實現了線上訂煙的全面覆蓋，內部管理也高度信息化，但由于信息化建設基礎不牢、授權審批缺乏及時性、各部門信息缺乏有效銜接，以至于管理層內部會出現信息孤島或信息失真現象。單一部門信息閉塞、部門之間信息傳遞不及時都有可能影響到管理層對未來經營方向的決策，還會對下一階段的經營預案產生不良影響。此外，信息失真還會影響企業生產經營決策和資源的合理配置，同時會影響經營活動的全過程，危害企業的生存與持續發展的可能性，若提供的信息存在賬實不符導致的信息失真的情況，則會影響財務信息的正確性從而使企業管理者做出錯誤決定。而煙草行業作為高度計劃管理模式下的政企合一的國有壟斷企業，煙草行業收益的一大部分都將成為國家稅收來源，產權主體缺位、監督者虛位、權責不清、制度僵化環環相扣的弊端導致的后果可能會影響企業經營狀況。

（四）企業內部缺乏對銷售交易的獨立核查

想要確保企業內部控制的合理運行，獨立核查這項內部控制活動也必不可少。內部控制是動態的，沒有任何一條清規戒律可以讓內部控制制度一勞永逸，良好的內部控制應該隨著不同的問題的發生而產生對應的解決辦法。所以在銷售方面，企業內部需要有一個部門獨立地對不同控制目標進行不同的內部控制核查程序，以確保工作人員對控制制度的正確執行。Z市煙草公司由于內部控制氛圍不強，管理層內控意識淡薄，內部審計部門地位較低，總是受限于財務部門的管理，難以發揮其獨立核查和監督的職能，這大大增加了錯誤和舞弊的發生概率，嚴重影響數據的真實性和企業資產的安全性。另外，Z市煙草公司的部分工作內容與財務人員重合，不能履行其真正的職責，難以發揮內部核查的真正作用。

四、Z市煙草公司加強銷售內部控制的建議

（一）細化績效考核與評價機制

良好的內部控制離不開完善的監督機制，監督機制的存在能迫使內部控制由靜態變為動態，由一味地遵循定好的制度變為能夠根據產生的新問題不斷找出更好地解決措施并及時修正。Z市煙草公司應該設置更加完善的內審機構，避免“遵循一個規定不變通”的現象產生，有效地完善整個內部控制系統。

考核評價是對銷售部門以及銷售人員的成效進行的檢驗，精準有效的考核評價應輔以相應的激勵和問責，能夠更好地把內控制度落實到具體實處。在考核評價標準化的問題上，要結合Z市煙草公司實際制定量化評價指標。應及時完整地考核各崗位工作人員的職責履行情況，設計員工考核評分表來記錄人員實績，為每一位員工的升遷提供合理依據，去繁撥冗，督促每一位工作人員“在其位，謀其事”。具體考核指標應包括“硬指標”和“軟配套”即業績考核（定量）+行為考核（定性）。例如，銷售收入增值率、毛利率、壞賬率等定量指標；客戶滿意度、工作完成情況、工作能力等定性指標。管理層應做到每月嚴格按時、按標準評分，以進一步提高工作效率。

（二）建立風險預警系統

風險預警涉及煙草銷售經營過程中的每一個細節，能夠提高Z市煙草公司抵抗風險的能力，對于風險預警方面，本文認為應采取以下措施。

1.成立專門的風險分析小組

Z市煙草公司可引進專業風險管理人才，挑選業務能力強的員工進行培訓，經過培訓后成立風險分析小組，定期按時根據營銷中心各個部門的工作特點和工作目標展開風險評估工作。分析每個部門可能面臨的風險，結合對風險的預測和各部門對風險承受能力強弱的不同，劃分風險等級，重點關注風險等級高的部門進行風險預警，制定與其相符的解決辦法。

2.收集與風險相關的信息

在風險分析小組成立并對各部門進行風險評估之后，管理層應與小組一起指導各部門及時收集并注意與風險有關的信息，將這些信息遞交風險分析小組人員進行處理分析。信息要及時更新以確保準確性，信息的更新歸納可以幫助風險識別并使風險預警更加有效。

3.建立風險清單

在歸集信息完成之后，風險分析小組應分析信息并將其中找出的有效的、重點的、反復出現的風險預警信息提煉出來并匯報給管理層，同時將Z市煙草公司的重要風險要素總結歸納為風險清單，用來構建完整高效的風險預警系統。

（三）優化授權審批控制

前文提到，Z市煙草公司卷煙銷售流程復雜，導致在管理者授權審批不及時，影響工作效率和準確性，導致營銷中心不能真正地了解和預測市場需求。針對以上現存的不足之處，應簡化授權審批流程使其準確地反映市場需求，提出以下改進建議。

1.簡化銷售流程

結合卷煙銷售流程實際操作過程中的經驗，簡化銷售流程，并且明確進行人員分工，有效避免授權審批復雜這一問題。調整供貨計劃制定方式，使供貨計劃更加迎合市場需求，加強信息流通性，使貨源組織調配更加貼合商戶實際需求。

2.優化線上銷售平臺

在信息化普及的當下，良好、便捷的信息化管理可以幫助企業獲取有效銷售信息并傳遞給管理者。Z市煙草公司應優化線上訂貨平臺系統，可以有效地減少銷售高峰時段系統卡頓、訂單無法提交、消費者賬號無法登陸、無法及時同步銷售信息、訂單失效等一系列問題，使信息質量更加高效準確。良好的線上銷售系統可以使信息被煙草公司多個部門利用，卷煙的出庫入庫都可以及時同步，減少錯誤的發生，準確的信息可幫助銷售流程變得更加簡潔，從而從側面解決授權審批不及時的問題。

3.建立用戶反饋渠道

新商盟平臺在使用高峰期出現的各種問題缺少反饋渠道，有時會出現消費者撥打電話給客服經理反饋問題卻得不到解決的情況，煙草公司應設置專門的反饋意見渠道使消費者有辦法及時提出使用線上平臺時發生的問題，提高消費者積極性，同時還可以完善線上平臺，使銷售信息傳達得更加及時，更方便管理者的使用。全面的用戶反饋可以幫助企業更好地修正銷售流程，去除多余的環節，添加有真正作用的環節，可幫助優化授權審批流程。

（四）企業內部加強對銷售交易的獨立核查

1.增強內審部門的獨立性

獨立性是內部審計的最本質特征，是實現其目標、履行其職能的必要保證。監督（Monitoring）是COSO內部控制框架的五個要素之一，此職能雖不能獨立創造價值，但卻可以通過檢查來幫助其他四要素更好地發揮作用，給企業帶來更大的價值。Z市煙草公司內的財務人員和審計人員因為參加日常的財務工作和審計工作，不能履行好獨立監督職能，所以企業應增設獨立部門進行內部核查，該部門人員不能同時參與Z市煙草公司財務部門的日常工作，防止串通舞弊。內部審計部門負責人應直接向組織內最高決策層負責并報告工作，不受其他部門或個人的干擾，從而保證內部審計活動的實施。

2.加強內審部門核查人員的專業性

Z市煙草公司雖然本身就有財務和審計人員，但這些人都參與了日常活動，且獨立的內審部門需要從日常業務中尋找問題和漏洞，所以需要更好的職業素養和更高的專業性。Z市煙草公司應引進專業人才，加強已有職員的專業培訓和考核，提升內審部門工作人員的業務能力。

五、結語

在日益復雜的經濟環境中，煙草行業在迎來更多發展機遇的同時也會面對更多挑戰，若想要提升競爭力、規避風險，則必須解決企業經營活動中的諸多問題。企業的銷售環節是經營活動的重要組成部分，因此，優化企業銷售環節的內部控制活動對企業健康發展有著重要意義。本文認為，Z市煙草公司卷煙銷售環節的內部控制活動中存在一些薄弱的環節，若不加以改變則將給企業帶來不良后果。該企業在今后的發展過程中應當結合企業經營過程中的實際情況對此加以優化與核查、不斷改革創新，以規避銷售環節因內部控制活動的不足而引發的各類風險，從而在激烈的競爭中保有良好的競爭力，成為高效并擁有持續發展能力的企業。