加強政府采購業務內部控制的思考

林曉勤

內部控制是為了保證機關工作的有序合法的進行，通過自行調節、制度約束、內部評價等方式保護資產的安全和完整，保證會計信息資料的正確可靠。而政府采購又是政府內部控制環節中重要環節之一。在采購業務流程中主要包含制定管理制度、預算與計劃、工作準則、監督等四個環節。加強采購領域內部風險控制管理，對落實黨風廉政建設主體責任，推進依法采購具有重要作用。

一、制定內部采購管理制度

制定采購管理制度是指規范化的開展采購的事前規劃、事中監督及事后核對等事項，推動內部采購的全面管控，采用采購預算批復的采購方式及組織形式。一是按照中央的采購法依法合規開展采購。二是成立采購領導小組，對采購事項進行決策。三是制定完整的采購決策制度，用以研究采購的合法性、合規性。同時，決策過程要形成完整記錄，不得單獨決策或者擅自改變集體決策。四是建立采購內部管理制度，明確崗位職責分工，實行不相容崗位分離。五是采購管理員必須簽訂政府采購管理員崗位責任書。六是嚴格按照政府內部采購活動控制流程圖及政府活動流程概況及風險點、控制點來開展內部采購。

二、制定規范化的采購計劃

政府采購預算編制范圍主要包括兩個項目：一是在政府集中采購的目錄范圍內，二是在政策采購限額的標準以上。需求部門每年應根據需要向采購部門提出需求計劃，由負責采購的相關部門整理匯總需求部門的采購需要后，結合現有的庫存檔案，統一調配、核對、納入每年的采購預算，報請預算主管部門審批。政府采購預算應與部門預算同步編制，因特殊原因未編制年度采購預算后組織實施，未追加的項目不得組織政府采購活動。采購部門依據批復，對本年度的政府采購項目制定規范化的計劃。

三、依規開展采購執行

(一)嚴格執行審批制度，規范采購管理。采購人員在采購過程中必須堅持“四、三、一”的原則。一是“四不采”。即：非預算內不采購、非批準項目內不采購、非合格合理范圍內不采購、庫存現有可替代類不采購。二是“三對比”。即：價格對比、品質對比、服務對比。三是“一核算”。即核算采購成本。

(二)依法確定采購的組織形式和采購方式。根據物品種類分為政府采購和自行采購兩種采購形式。政府采購物品范疇需依照政府公布的年度采購目錄和采購限額開展。開展政府采購項目或政府采購項目招投標，都需向預算主管部門審批后實施。在政府采購目錄內的，達到政府采購金額起點的項目，必須通過政府采購網上公開系統進行。在開展自行采購時，根據所采購的數量和限額有多種采購方式，常見的如公開招投標、邀約招投標、詢價采購、單一采購簽訂等。按照要求，當采購的數額達到政府公開采購數額的需以公開招投標方式進行采購，不可拆分進行規避。不足公開招標數額標準的應嚴格按照《關于政府采購非招標采購方式管理辦法》(財政部令第74號)組織實施。超過公開招標數額標準(100萬)的項目采用非招標方式，必須報上級采購監督管理部門批準。根據財庫[2015]135號，達到一定金額的采購，應當在財政部門指定的媒體公開、發布，變更中標等信息公告。

(三)嚴格挑選供應商(代理商)。根據要求，開展采購的部門邀約的采購入圍供應商應多于三家，并根據實際需要開展多輪競價等方式開展洽談，從而降低采購成本。在開展采購洽談之前，需以書面報告形式上報主要領導。當主要領導批復后，要結合批復意見，圍繞“質量、價格、服務”等標準，選擇合適的供應商，并依規做好檔案管理。在實際開展采購過程中，部分采購項目擬定相對固定的供應商。在開始采購前，需對供應商的相關資質進行綜合考評，以獲得較優性價比的采購物品。超過一定金額的必須要黨組會過會后才可參與供應洽談。采購事項執行后，要動態考核采購供應商的綜合情況，對于綜合考核較低評級的做好調整，并做好檔案封存，以便備查。

(四)加強采購的合同管理和履約驗收管理。在政府網上超市購買采購品的，應由采購部門在成交或中標通知書發出之日起30天內，確定采購的具體事項，并簽訂符合招投標文件事項的政府采購合同。自簽訂政府采購合同2個工作日內，在省級以上人民政府財政部門指定的媒體上公告(涉密的除外)采購合同。無正當理由不得終止采購合同。因不可抗力終止合同的，由交易中心審核認定后方可終止，調查核實后確定責任方，并進行相應的處理。在采購合同簽訂的60天內采購方應及時支付預付款。在采購供應商供貨后，采購方應在10個工作日內做好采購驗收工作。特殊原因不能驗收的需書面告知，經同意后方可延長。屬于單位自行采購的物品，采購部門必須與供應商簽訂采購合同。簽定的合同條款，應符合國家的相關規定。根據財庫[2016]205號、閩財購函[2016]197號成立驗收領導小組，按照合同的約定對供應商的供貨進行言說，并填制好每一項采購品(品種、規格、數量、質量)服務，安全標準的履約情況，及時出具驗收書，所出具的驗收書要標注好驗收的標準和總體評價。驗收完成后，驗收參與人員需簽字確認，并承擔相應的法律責任。驗收過程應有本單位采購需求部門以外的人員參與，進行監督。發現供應商在履約中存在問題，應當按照合同的約定追究供應商的法律責任。

(五)完善結算付款手續。采購項目經驗收后，采購部門要及時支付采購資金至供貨商，并要約定退還保證金。按照采購合同約定，采購部門要及時通知需求部門驗收和結算采購物品，做好采購物品入庫等工作，并協調解決使用過程中出現的問題。采購部門核對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序無誤后，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項。

四、強化采購的監督

預算主管部門要按政府采購法等相關規定加強對所屬黨委政府采購的監督管理。對于需要報請預算主管部門審批的事項，要及時報備，并由主管部門認真審核，確保無誤。按照規定，對轄屬單位的采購項目要至少每年監督檢查一次，發現問題的，要督促所屬單位進行整改并完善相關管理制度。建立本單位政府采購與資產管理、財務、紀檢監察等部門與崗位相互協調制約和人員AB角制度，優化流程，實現重點管控。采購過程應堅持3人以上共同參與，并接受監督。采購全過程受辦公室指導、監督和管理，采購小組在辦公室的領導下開展工作。辦公室應加強對采購工作的監督檢查。主要包括以下幾方面內容：一是有關物品采購的法律法規和政策的執行情況；二是物品采購項目預算的履行情況；三是采購物品的具體標準、方式及流程的履行情況；四是物品采購合同，驗收，結算的履行情況；五是受理物品采購有關問題各種舉報、投訴；六是其它需要監督檢查的情況；七是物品采購應當接受審計、監察部門和社會的監督。