檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

林偉娟 濰坊市體育運動學校

在當前的信息化時代，各個產業單位在開展相關管理工作時都融入了現代信息技術，這在很大程度上促進了各產業的發展。因此，在開展檔案管理工作時，有關單位必須做到與時俱進，把現代技術融入檔案管理工作中，并借此完善現代檔案的信息化建設，克服傳統檔案管理模式的缺點，提高現代檔案管理工作的質量和效能。有關單位若想推進檔案管理現代化建設，就必須全方位了解傳統檔案管理模式，把握當前互聯網時代檔案信息化建設的重點問題，并結合現實情況，采取更加科學的管理方法，以提高現代檔案管理工作的信息化水平。

從廣義方面來說，檔案數字化是指把經濟、政治、歷史等領域的資料加以整合，利用計算機手段獲取信息；而從狹義方面來說，檔案數字化便是把有關檔案資料電子化，生成數字檔案資料，給用戶檢索帶來方便。就檔案數字化工作原理來說，其是對以往檔案存儲模式進行改造，以數字化方式存儲以往紙質的資料，這樣做不但可以實現對檔案資料的長久保護，而且在很大程度上提高了檔案管理的效能，使檔案保管方式更加科學合理。本文對檔案的信息化、數字化建設和發展進行了分析，并提出了有關檔案管理和信息化建設的幾點優化策略。

檔案信息化管理的定義

經濟社會的迅速發展帶動了互聯網的發展，人們的工作和生活也在其影響下有了很大的改變。在實際的工作當中，檔案管理的方式也在隨著時代的變化發展而不斷更新，信息技術的迅速發展也為檔案管理提供了新的管理思路和方式，推動檔案管理更加便捷有效，同時也帶動了相關行業的轉型發展。檔案的信息化就是在檔案管理和利用的過程中使其與信息化的管理方式和相關內容聯系起來，充分利用信息技術進行整合管理[1]。整體來講，檔案的信息化主要是指結合眾多相關領域進行檔案的分析和管理，包括經濟、社會等多個領域，讓檔案管理更加科學完善。從具體方面來講，檔案信息化就是為了更準確、便捷地傳遞信息，更安全、科學地保存和分類管理檔案。

檔案信息化管理和建設的具體內容

硬件設施的信息化建設

硬件設施的完善是檔案信息化建設的重要內容，是檔案管理工作得以順利進行的重要保障，對檔案管理的質量有著重要影響。檔案管理的硬件設施主要包括計算機、數據庫和信息儲存空間等，它們共同構成了推動檔案信息化建設的硬件設施平臺。

服務意識的建設

在檔案管理中，檔案人員的服務意識是推動檔案信息化建設和發展的重要內容。檔案管理對社會的發展有著重要意義，其為社會的發展提供了重要的信息資源，所以，在檔案管理和信息化建設中，相關人員一定要具備相應的服務意識，真正地服務社會。在檔案信息化建設中，要提高檔案管理人員的整體素質，加強對人員專業知識和技能的培訓，提高工作人員的工作積極性。

管理水平的建設發展

在檔案信息化建設中，檔案管理水平的提升是重點內容。信息科技的迅速發展促使各種高科技在檔案管理中出現，比如電子化檔案的出現和使用，其在有更高技術含量的同時，也對檔案管理提出了更高要求。進一步提高檔案管理水平，在很大程度上有利于發揮檔案管理對社會經濟發展的促進作用。

新時代下推動檔案信息化建設的意義以及其中存在的問題

檔案信息化建設的意義

首先，相較于傳統檔案管理方式，信息化檔案管理方式能夠很好地避免紙質檔案管理的弊端。檔案信息化建設能在很大程度上保證所管理的檔案的安全性。檔案信息化建設主要是通過數字化的保存和獲取，使檔案獲取更加方便高效，同時在很大程度上避免檔案丟失和紙質檔案資源隨著時間流逝而損毀的問題，大大增強檔案信息資源的安全性。其次，現代計算機技術在檔案保管事業中的有效運用可以在很大程度上提高檔案保管質量，同時提升其服務質量，使讀者對檔案數據的查詢更為便捷。再次，信息化建設改變了檔案管理方法。由此，檔案管理人員可以利用信息化技術采取多種檔案管理方法，針對不同的檔案采取不同的檔案管理辦法，從而提高檔案管理水平，使檔案管理緊跟時代發展步伐，與時俱進，進而使檔案管理人員更加熟練地運用信息管理設備，推動檔案信息化建設工作的有效進行[2]。最后，在資料保存方面應用網絡、數字化技術，可以對所有需要保存的檔案數據資源進行及時歸檔。例如，有關房屋信息的記錄及其變化都可以通過網絡迅速傳送給有關檔案管理機關。

檔案管理信息化建設過程中存在的問題

檔案信息化建設過程中暴露出一定的問題。首先，不同的檔案管理部門存在差異性。各個地區的經濟發展水平有一定的差距，發展速度也有所不同，這就會影響到檔案管理工作的現代化進程。受經濟條件的限制，各地對檔案現代化工作的支持程度有所不同，進而導致各地檔案管理的現代化發展進程不一。部分地方檔案保管單位已開始使用電腦開展檔案管理工作，從而極大地提高了檔案保管業務的效能和服務質量。然而，也有些地方檔案保管單位仍堅持采用單機進行檔案保管作業，導致檔案保管技術相對落后，難以實現有效的數據共享，不利于檔案保管事業的發展。其次，雖然檔案信息化有了發展的條件，并且很多企業和單位也開展了檔案信息化建設，但是檔案管理技術還是不夠完善成熟，在實際的工作開展過程中仍有很多問題，尤其是在保存方面存在安全技術不夠先進的問題，所以大部分單位仍然采用傳統的紙質檔案管理方式。但是傳統的紙質檔案管理方式在查詢、保存的時候耗時耗力，有時還會出現遺漏的問題，其弊端仍然明顯，尚待改進。

檔案管理和信息化建設的優化策略分析

提升檔案管理人員的業務能力

隨著現代化建設的不斷發展，檔案管理也應該緊隨時代發展的步伐，將信息化建設納入其發展規劃當中。因此，檔案管理部門工作人員也要緊跟時代發展的要求，不斷學習、完善，提升整體業務能力。

首先，要想提高檔案管理人員在資料分類、歸納、整理方面的信息技術運用能力，就要對其進行定期培訓；其次，在人才引進方面，除了引進專業管理類人才外，還要招收精通信息網絡科技的人才，其中，以兼具兩方面才能者為最佳；最后，在進行人員分工時，應有針對性地根據不同人員的擅長方向進行科學分工，讓其能夠更好地配合，從整體上提高工作效率，從而提高檔案管理部門總體的業務能力?？傊鞔_工作人員的工作內容以及業務水平的發展方向，讓檔案管理人員的工作水平能夠跟上檔案管理信息化建設的需要和今后的發展需要，從而推動檔案管理工作的進步[3]。

規范檔案管理體系

社會進步推動信息化與檔案管理融合，網絡科技的發展更是為檔案管理工作提供了便利。由于檔案管理與互聯網技術進行融合對推動社會的發展具有很大的意義，因此，為了推動社會高質量發展，有必要規范檔案管理體系，提高信息化管理水準。

而相關部門若想更高效地開展檔案管理現代化工作，就必須改變傳統思維，對檔案數字化發展在檔案管理工作中的重要意義進行更充分的了解，更加明確檔案數字化發展工作的意義，提高對檔案數字化發展工作的關注。同時，有關機構也必須合理調整原有的檔案保管工作體系，并根據現代化的檔案保管工作建立合理的檔案保管體系。另外，相關機構也應建立有效的責任管理體系、評價激勵機制和獎勵體系等，以便檔案保管工作人員履行檔案保管服務責任，推動檔案保管現代化水平和檔案管理水準的提高[4]。

提升檔案信息化管理水平

隨著大量電子檔案網站的形成，許多具備較高機密性的檔案在互聯網上實現了傳送，這對計算機檔案文件的保密工作具有重要意義。通過電子文書的形式對檔案資料加以處理，不但可以把檔案記錄的作用最大限度地發揮出來，而且對檔案資料的長期保護具有積極意義。

從為提高電子檔案管理能力而進行的大量實際考察工作中可以看出，為了切實達到這一要求，可以從如下幾個層面著手：第一，設置專門的具備較高管理水平的技術機構，對專門管理檔案的網站和其他電子檔案資料系統提供技術協助并進行控制，以便使電子檔案文件歸檔工作具有更強的專業性和規范性，使電子檔案的管理更加完善；第二，為了加強對電子檔案有關管理工作的有效監控和管理，政府工作人員必須在對電子檔案進行管理的過程中，對電子檔案做好有效接收、管理、保管、修改格式等管理工作，以便使電子檔案管理具備較強時效性；第三，企業必須從不同角度出發，根據企業具體情況為檔案安全制定具備較高防范性的策略，以便從源頭有效處理安全問題；第四，還需要在對檔案系統進行嚴密維護，使信息化管理系統得以正常運行的同時，進一步優化有關技術條件，并不斷把先進的管理理念融于其中，從而使有關工作人員的專業技術素質得以提高。

加大對各個環節和整體的管理力度

在實際的管理過程當中，決定管理效果好壞的關鍵在于對環節的把握和設置。每一個環節都要進行嚴格的管理，從檔案的逐一收取到核對，再到整合保存，每個環節都要有專業的人員進行管理和處理，這樣做雖然在一定程度上增加了管理的難度，但是信息技術的應用也使管理更加高效簡便，另外，還要加大管理的力度。首先，管理人員要把握好各個平臺、軟件的相關管理情況，建立起嚴格完善的管理制度和體系，并充分考慮到突發情況，以便有利于各個部門和環節的有效配合，創建良好的檔案信息化管理環境[5]。其次，在管理考核方面，管理人員要實施多角度的，實踐與理論并重的考核管理制度和評價體系。最后，在網絡信息技術的運用方面，一定要科學有效，從整體上規范運用過程中的事項，以保證檔案信息化建設順利有效地開展，同時，規范的管理還可以在一定程度上減少不必要的人力和財力支出，讓檔案管理更加高質量、可持續地發展[6]。

提升檔案管理人員的服務意識

檔案管理工作的落腳點是服務人民大眾，所以，在開展檔案管理工作時，要多站在社會群眾的角度進行實際管理，創新管理方式，盡可能地滿足大眾對管理水平和效果的期待。具體而言，在檔案管理人員培養方面，要不斷提升檔案管理人員的素質和服務意識，在實際的培訓當中，除了培養檔案管理人員專業的管理能力和實踐能力之外，還要讓檔案管理人員充分了解時代發展的要求以及新技術的相關內容，用這樣的方式培養具有綜合素質的人才，推動檔案信息化建設工作開展[7]。

加強對檔案數字化建設的重視

檔案信息化建設的一個重要目的和方向是對資源進行共享和傳遞，以便能夠充分、高效地進行檔案管理?；ヂ摼W科技的迅速發展在很大程度上決定了數字化建設在檔案信息化建設中的重要地位，所以，一定要對數字化建設工作進行更進一步、更為科學和有效的認識。具體而言，首先，進行數字化建設應該對數字化建設的理念進行深刻的認識和了解，然后根據相應的原則和理念制定具有針對性的工作內容和計劃；其次，在進行數字化建設的過程中，要重視對各項工作的監督管理，對于每一項工作的開展內容，都要保證其質量；最后，數字化建設效果的關鍵還在于對用戶需求的把握。這些共同構成了檔案管理信息化高質高效發展的重要基礎，我們應該在此基礎上進行檔案數字化建設。這一過程中，軟件的開發以及高科技設備的選擇有重要意義，因此，應當進行慎重選擇，這樣才能更好地形成數字化建設優勢，從而為檔案管理進一步發展提供保障?？傊瑧旈_展信息化工程的系統構建，同時采取各種合理的措施，以提升檔案數字化工程的品質和效能。

綜上所述，將檔案管理與信息網絡相融合，充分利用信息化帶來的便利，能夠在很大程度上提高檔案管理水平，使檔案管理更具科學性和針對性。同時，檔案信息化建設也讓人們能夠更加方便地查閱檔案。另外，為了使信息化下的檔案管理更有效果，要重視提升檔案管理相關人員的專業水平和管理素養，進一步增強檔案信息化建設工作的實效性，以推動檔案管理與時俱進，適應社會發展的要求，進而推動社會的發展。