優化檔案信息化建設促進檔案利用體系發展研究

中海油能源發展裝備技術有限公司 李楠

檔案在每個國家中都具有重要作用，我國也非常重視檔案事業發展。檔案管理是檔案事業核心工作，而檔案利用是衡量檔案管理水平主要標準。在當今時代，傳統檔案管理模式已不能滿足檔案利用要求，因此檔案信息化建設成為檔案管理工作重點。只有做好檔案信息化建設，才能促進檔案利用體系發展。

一、檔案利用與檔案信息化

（一）檔案利用

檔案利用是檔案管理與服務重要環節，也是檔案最重要作用之一。檔案管理部門通過直接提供檔案或檔案內容檢索等方式，為檔案需求者直接提供服務。檔案需求者根據各自所需，采用傳遞、記錄、復制以及分析等方式對檔案進行直接或間接利用。因此，檔案利用是檔案管理最終環節，檔案管理工作要為檔案利用環節服務。在檔案管理界，通常也都用檔案利用工作衡量檔案管理水平[1]。

鑒于檔案利用工作的重要性，檔案管理單位應建立完善檔案利用體系，使檔案利用水平與效率不斷提高。在檔案利用體系中應包含檔案保管、查找、分享、分析和保密等方面內容，而在當前人口增加、資源緊張以及社會節奏加快背景下，傳統主要依靠紙質檔案和純人工管理的方式已經越來越不適應時代，影響檔案利用水平。因此，在信息化時代，檔案管理工作也要進行信息化變革，利用信息技術來促進檔案利用體系發展。

（二）檔案信息化在檔案利用中的作用

檔案信息化是檔案管理工作發展趨勢，其是指在檔案管理工作中應用信息技術，將紙質檔案變為數字檔案資源，并對這些檔案信息資源進行存儲、管理與開發利用，進而為單位或個人等檔案需求者提供檔案服務。檔案信息化不僅是將紙質檔案數字化，還包括建立檔案信息化管理系統，運用此系統可以對所藏檔案進行統一管理，能方便快捷地對檔案進行存儲、備份、檢索、閱讀、分享與分析，并且能設置查閱權限，便于進行保密管理工作。由此可見，檔案信息化能提高檔案管理效率，減少非必要人工操作，減少空間資源占用，對于探索檔案利用體系發展路徑大有裨益。但是，檔案信息化工作涉及信息技術、計算機軟硬件、人員技術水平以及資金投入等多方面因素，各個檔案管理單位檔案信息化水平參差不齊，并且存在一些共性問題，需要先優化檔案信息化建設，才能發展檔案利用體系。

二、當前檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息資源開發利用深度不足

雖然很多檔案管理單位早已經開展檔案信息化工作，但其對檔案資源開發利用深度仍然不夠，影響檔案利用工作發展。檔案信息可以進行多次開發與挖掘，通常包括一次、二次和三次開發，通過每次開發都能挖掘出更深層次信息，大部分檔案信息都至少可以進行二次開發[2]。但很多檔案管理單位都僅將檔案進行數字化錄入，然后進行存儲和調閱，而缺乏進一步加工與開發，因而不能得出更深層次信息。因此，這種做法表面上似乎是已經屬于檔案信息化，但其本質依然是傳統方式，只不過是將檔案換一種形式記錄，這與檔案信息化建設要求相距甚遠。有些單位雖然對數字檔案資源有初步加工，例如匯編整理、分類存放、添加檔案簡介與描述、建立檔案目錄等，但這些做法仍是初步加工和一次開發，利用價值未得到明顯提高，顯然是未能充分利用信息化技術。

（二）檔案信息化技術水平不足

檔案信息化體系以檔案信息化技術為核心，很多檔案管理單位雖然已經建立檔案信息化管理系統，但由于單位本身技術薄弱，無法自行建立完善系統，通常都是通過外包方式交由其他公司進行制作或直接購買已有系統。由于檔案管理人員普遍不熟悉信息技術，無法正確判斷產品質量，會經常出現花費大量資金，卻只得到粗制濫造產品的情況，因而難以真正開展信息化建設。

當前檔案信息化管理系統技術水平也普遍不足，相關開發工作仍需加強。例如，在檔案信息錄入方面，較多依靠人工錄入與排版，因而自動化程度不高。在檔案信息存儲方面，多采用單機化存儲，由于其存儲容量有限，經常造成信息分散，進而影響檔案信息檢索與調閱。在檔案檢索與調閱方面，雖然在目錄級層面能夠實現自動化管理，但在檢索方式上，仍然存在檢索方式單一、速度較慢、搜索結果不準確不全面等問題。而且現有很多系統也不包含聯網功能，所以無法進行聯網與聯機檢索，因而也不能對檔案進行共享與傳遞，使得調閱與利用仍然不夠方便快捷，不能解決檔案分散化問題。在保密管理方面，很多系統也不能有效防止檔案信息泄露，例如，一些系統雖然已設置用戶查詢權限，但仍有較多漏洞，會被有心之人利用。很多單位多年都沒有對內外網進行分隔管理，也未對計算機系統采取電磁屏蔽措施，在開展檔案信息化后，信息泄露問題會更為嚴重。

（三）檔案管理人員信息化意識與素養不足

在我國，檔案管理專業是一種純文科專業，因而檔案管理從業者大多都缺乏信息化意識與素養，因而更多是采用傳統模式對檔案進行整理與歸檔，即使單位已安裝檔案信息化管理系統，他們也無法熟練使用，更不能認識到其重要作用。有些單位領導層也不熟悉檔案管理工作，不了解其重要性，因此不會主動進行檔案管理模式改革，使得本單位檔案管理水平仍然停留在十多年前乃至更低水平。因此，相關人員信息化意識與素養直接制約檔案管理信息化建設，進而阻礙檔案利用體系發展。

三、基于檔案信息化的檔案利用體系發展路徑

（一）提高對檔案信息化重視程度

只依靠檔案管理人員無法完成檔案信息化建設，進而無法促進檔案利用體系發展。檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，應該是一種全員參與過程[3]。因此，單位從上至下都應重視檔案信息化，并重視利用檔案信息化促進檔案利用體系發展。

單位領導尤其是最高領導，應先對檔案信息化建設重視起來，才能實現上行下效。領導層首先要認識到檔案管理工作重要價值，緊抓檔案管理工作，任命專職管理人員分管檔案管理工作，并調研本單位檔案管理水平與現存問題，將檔案信息化建設及早提上議事日程。領導層應通過建立檔案信息化人才隊伍，投入足夠資金，購置相關設備，建立與完善檔案信息化管理制度以及通過專題會議具體工作等方式，向下直接或間接傳達有關思想及指令，使得全員了解單位領導對此事重視程度。在具體工作中還應加強監管，防止檔案信息化建設流于形式。

檔案管理人員直接負責檔案管理工作，但很多人觀念落后，嚴重制約檔案信息化建設，因此也必須提高其對檔案信息化建設重視程度。檔案管理人員應意識到自身責任重大，進而加強現代檔案管理方法與信息化技術學習，熟練掌握檔案信息化系統使用方法，更新自身觀念，主動將檔案信息化運用于檔案利用工作中。

除此之外，單位內其他部門也應提高自身對檔案管理工作與檔案信息化建設重視程度，配合檔案信息化建設，對有關檔案信息及時進行初步整理與上傳，保證其完整、真實與準確，避免在進行信息化加工后再進行修改。并應做好紙質檔案與資料保存工作，以便進行核對檢查。還應加強與檔案管理部門溝通，及時反饋檔案信息化管理系統漏洞，提出建設性建議，以便對其進行完善。

（二）建立與完善檔案信息化管理系統

檔案信息化管理系統在現代檔案管理工作中不可或缺，若本單位尚未建立檔案信息化管理系統，應將建立檔案信息化管理系統作為近期目標，并盡快實現。若本單位已經建立檔案信息化管理系統，應盡快投入使用，進行實時監測并及時進行評價，以使其不斷完善。

應從以下五個方面完善檔案信息化管理系統：一是應不斷擴展其功能，功能越多、越強大，則更有利于進行檔案利用工作。尤其是應加強分析功能，做到對檔案信息資源深度分析與加工，并在呈現結果時，盡可能做到圖形化、圖表化，能為檔案利用提供更多便利。二是應強化網絡功能，利用網絡可以方便地進行檔案存儲、傳遞與共享，比如利用云存儲技術將公開檔案資料存儲于云服務器之上，方便公眾獲取檔案。三是應結合大數據技術，因為如今已經進入大數據時代，數字檔案在數量與大小方面已經達到大數據程度，因此檔案信息化管理系統應采用大數據技術對數字檔案進行存儲與分析，才能滿足運算速度與分析深度要求。四是應提高自動化與智能化程度，自動化與智能化有利于減少人工重復操作，并降低操作復雜性，提高系統運行效率及人員工作效率。尤其是應提高智能化程度，運用智能化程序能減少人工分析與判斷過程，進而減少失誤發生。五是應強化保密功能，因為很多檔案都有保密需求，泄密事件對單位自身安全以及國家安全都有直接影響。因而檔案信息化管理系統應提高訪問控制、身份確認、權限管理、檔案傳輸等過程中安全性，并利用檔案數字簽名、數字水印技術等標記檔案，以便在檔案泄露后追查其泄露源頭[4]。而且，由于一些檔案信息化管理系統已經能聯網工作，網絡安全威脅不容忽視，因此還應在防止網絡攻擊與滲透方面對系統進行升級強化。

（三）提高檔案信息資源開發與利用力度

在收集到檔案信息資源后，應注重其開發工作，經過多次開發與深度開發，才能做到更好利用，因此首先應提高檔案信息資源開發力度。檔案管理部門應選取功能強大的檔案信息管理系統，在系統進行自動分析處理后，還應綜合運用其他各種功能，做到綜合應用與創新應用，對檔案信息進行多次開發與深度開發。檔案信息化管理系統建立后，不僅要加強新檔案信息資源開發力度，還應專門安排部分檔案管理人員對既往檔案進行開發，以發掘以往未能發現的潛在信息[5]。

檔案信息資源與紙質檔案相比，在利用方面也有更多優勢。檔案需求者可以通過保存、下載與共享傳遞等方式方便調閱和獲取檔案，并能直接得知檔案潛在信息。檔案信息利用價值明顯提高，因此還有必要提高其利用力度，盡可能使更多人了解和利用檔案信息資源，否則這種價值提升就會失去意義，違背檔案信息化建設初衷。

（四）加強檔案信息化相關培訓與人才培養

檔案信息化管理在近些年才逐漸成為檔案管理專業主干課程，因此很多檔案管理從業人員并未學習過相關理論與技術，或者其所學技術已屬于過時技術，因而企業在進行檔案信息化建設時必須做好相關培訓工作。

檔案信息化管理要求檔案管理人員既需諳熟檔案管理工作，又要有較高信息技術水平，因此單位應以培養復合型人才為目標。一方面是培養本單位原有人員，其具有豐富工作經驗，但是信息技術水平可能較差，并且不了解檔案信息化理論，因而應重點培養其檔案信息化理論水平以及檔案管理系統運用能力；另一方面是培養新入職人員，其信息技術水平較高，也了解檔案信息化理論，但缺乏實踐經驗，因此應重點培養其實際應用能力。

而且不僅要培養檔案信息化管理系統運用人才，還應培養檔案信息化管理系統開發人才。因為購買或外包這種形式存在一定風險，如耗時長、成本高或者被暗中預留程序后門而影響檔案信息安全等。若需要進一步推進檔案信息化建設，還應加強對人員考核，及時調整與淘汰不合格人員，才能保證檔案信息化管理隊伍整體水平。

（五）優化檔案信息化體系

要想加強檔案信息化建設，提高對檔案的利用，必須要不斷優化檔案信息化體系，使其能夠滿足檔案信息化建設的需要，促進檔案信息化建設不斷發展，提高檔案信息化水平。首先檔案部門應該根據檔案管理的實際情況，建立檔案信息數據庫，用于檔案信息的存儲，并加強對計算機的應用，使檔案管理人員可以借助計算機快速進行檔案整理、檢索等工作，從而加強對檔案信息的使用，促進檔案信息化體系建設。同時，檔案部門還需要建立一個科學、合理的檔案信息資源體系，并借助科學技術使檔案信息能夠共享，最大限度發揮檔案信息的作用，加強對檔案信息的應用。

不僅如此，檔案管理部門還可以構建一個檔案信息資源平臺，并以此為基礎開展檔案信息服務，方便相關人員查詢檔案信息。另外通過檔案信息資源平臺，可以加強各部門之間的溝通交流，方便檔案部門對檔案信息的管理工作。

除此之外，檔案管理部門還需要加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員信息化水平，使其能夠更好開展檔案信息管理工作，以此來促進檔案信息化水平，加強檔案信息化建設。同時檔案管理部門還需要做好信息安全防護措施，保障檔案信息安全，為此檔案管理部門可以建立一個專門的局域網，以此來加強對檔案信息的防護工作，通過這種方式可以最大限度保證檔案信息安全，加強檔案信息化建設，使檔案管理部門能夠安全運用檔案信息。

（六）完善檔案管理體系

檔案管理部門要想加強對檔案信息管理，就必須意識到檔案信息管理重要性，并給予檔案信息管理足夠的重視，使檔案信息管理工作得到貫徹落實，保障檔案信息安全，避免在檔案管理過程中出現丟失或者泄露等情況。為此檔案管理部門應該建立一個完善的檔案管理體系，以此來加強對檔案信息的管理，使檔案管理人員能夠按照相關標準進行檔案管理工作。通過這種方式能夠最大限度保障檔案安全，加強對檔案信息管理。同時檔案管理部門還要加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理的責任感和使命感，使其在對檔案信息進行管理時，能夠秉持著認真、負責的態度，確保檔案信息的準確性，以此來加強對檔案信息的管理。

不僅如此，檔案管理人員還要做好檔案信息的收錄工作，及時將檔案信息收錄到檔案信息數據庫當中，做好檔案信息化工作，加強對檔案信息管理。但需要注意的是，檔案人員在對檔案信息進行收錄時，必須要保證收錄信息的準確性。

除此之外，檔案管理部門還要做好檔案的保密工作，這是因為有些檔案信息包含著機密文件，有些甚至關系著國家安全，如果沒有做好檔案信息的保密工作，很可能會危害國家安全。為此檔案管理人員在對檔案管理時，必須要具備責任意識，認識到檔案信息的重要性。同時檔案管理部門還應該根據檔案管理的實際情況，制定一個完善的保密制度，以此來加強對檔案管理人員的管理，確保檔案信息安全。

綜上所述，檔案信息化建設對于檔案利用工作具有重要意義及作用，但很多單位在這一方面發展相對滯后，從而影響檔案利用體系發展。本文結合檔案管理現存問題，指出可以通過優化檔案信息化建設，促進我國檔案利用體系發展，進而促進檔案管理進一步走向現代化，并給出若干切實可行路徑。