基于信息化的醫療設備采購管理研究與實踐

江鑫富，吳超，于強（通信作者）

惠州市中心人民醫院 （廣東惠州 516001）

醫療設備是醫療機構開展醫療、教學、科研、預防等工作的必備工具，醫療設備的先進水平也是現代化醫院的重要標志之一，并在很大程度上決定著醫學技術的水平和發展。醫療設備采購工作是醫院管理工作中的重要環節，不僅影響著醫院整體的收入、支出狀況，也關系到醫院的實際醫療水平、服務水平以及廣大患者的就診體驗。特別是在本次新型冠狀病毒肺炎疫情期間，醫療設備作為抗擊疫情的重要基礎保障，其采購工作是否落實到位，不僅關乎患者的生命安全，也與醫院的公信力和社會效益息息相關。因此，確保醫療設備采購工作的規范性和有序性、提高醫療設備采購的效率和質量，是目前推動醫院進一步發展的重要戰略手段，也是提高醫院公信力、緩解醫患矛盾、降低醫療成本的重要戰略基礎[1]。

1 采購管理的風險點

結合我院推進高水平醫院建設工作中醫療設備采購管理的體會，可將采購管理工作的特點歸納如下。（1）采購金額高、采購數量大：我院每年需完成的單價百萬元以上的醫療設備采購數量超過50項，單價萬元以上的醫療設備超過300項。（2）采購審批環節復雜、采購周期長[2]：近年來，隨著醫療設備采購流程的規范化實施及醫院采購、管理分離工作的推進，醫療設備采購管理工作日趨完善；以我院單價百萬元以上設備的采購為例，共分為18個環節，按照正常審批流程，完整實施完成需要近8個月。（3）采購工作政策性強、時效性要求高：特別是專項撥款資金，往往有支付的時效要求，為了如期完成各項支付進度，往往需要嚴格把控各個環節的時間節點，需專人跟進，以避免因中間環節耽擱而造成整個項目延誤；然而在實際采購過程中，參與采購工作的各人員在缺乏信息交互平臺的情況下，勢必會出現信息不對稱、工作不協調和效率低下問題，并可能帶來不可預料、不可控制的風險[3-4]。

因此，如何合法合規、高質高效地完成醫療設備采購管理工作，實現采購管理環節的流程可追蹤、信息可溯源、結果可查詢、分析可呈現，成為醫療設備采購管理人員面臨的一道難題。

2 采購管理的信息化梳理

針對目前采購管理工作的金額高、數量大、環節多、周期長、時效性要求高等特點，我們提出了一套專門針對醫療設備采購管理系統的需求，深度聚焦醫療設備采購從申請至安裝驗收的各環節，在梳理采購流程的基礎上，借助信息化手段，設計時效統計與采購耗時分析、智能時間節點提醒、智能推薦執行方案等功能，為醫療設備采購管理工作提質增效，使其更好地服務臨床工作。醫療設備采購管理信息化的實現包括兩個步驟：采購流程的梳理優化和信息化平臺的構建。

2.1 采購流程的梳理優化

醫療設備采購工作是一個復雜的系統工程，包括申請、論證、審批等主要環節，涉及醫院的設備管理、審計、采購招標等。以我院100萬元以上的醫療設備采購為例，可以分為采購立項、需求論證、采購審批和采購實施4個階段。（1）采購立項階段：醫療設備使用科室通過信息系統提交采購需求申請，包括對申購設備的可行性和必要性進行分析，并列寫設備的功能需求、核心技術參數和配置清單；所有采購需求申請經醫療設備管理部門審核和初選后，通過信息系統提交至醫療設備管理委員會決策，通過采購立項決策后，形成電子化采購計劃。（2）需求論證階段：醫療設備管理部門從醫療設備管理信息系統中獲取醫療設備的關鍵參數和性能指標，進行市場調研，并將市場調研結果通過醫療設備采購管理系統推送給臨床科室，臨床科室會結合臨床需求和調研情況反饋意見或建議，確定初步的規格參數。（3）采購審批階段：醫療設備的審批過程包括院內（主要是審計部門、財務部門，以及院長辦公會和黨委辦公會）和院外（主要是單價百萬元以上的醫療設備，根據項目情況報上級管理部門審批）兩個層面，最重要的是做好各個審批環節的時間銜接，因此，在醫療設備采購管理系統中單獨對每個審批的流入流出時間進行記錄，以便后期對各個審批時間節點進行分析與規劃。（4）采購實施階段：包括招標文件中的核心參數確認、招標過程記錄及合同簽訂等。

為了更好地聚焦關鍵環節（見圖1），我們對醫療設備采購工作進行了逐環節梳理，確立了關鍵環節的輸入輸出，實現了各流程的時間節點記錄，并在這個閉環流程中完成了采購環節的檔案電子化設計。

圖1 醫療設備采購環節流程圖

結構化的數據流程設計為后期采購設備數據查詢、匯總合并與統計提供了便利，并為進一步開展數據挖掘等工作提供了數據基礎[5]；電子化檔案設計方便了設備檔案查詢，提高了醫療設備采購的效率和質量，降低了醫療設備采購管理的風險[6]。通過梳理流程，重點聚焦關鍵環節，為醫院醫療設備采購工作提質增速。

2.2 信息化平臺的構建

2015 年10 月，國家食品藥品監督管理總局令第18 號《醫療器械使用質量監督管理辦法》指出，鼓勵醫療器械使用單位采用信息化技術手段進行醫療器械質量管理[7]。醫療設備采購管理系統便是借助信息化手段，實現采購管理環節的流程可追蹤、信息可溯源、結果可查詢、分析可呈現[8]，進而提升醫療設備的采購效率和質量。醫療設備采購管理系統的具體構建過程包括如下3 步。（1）設計醫療設備采購管理信息數據庫，通過結構化的數據字段存儲，方便后期進行時效統計、進度查詢、耗時分析及管理流程優化等。（2）設計基于客戶端操作的人機交互圖形用戶界面，并在界面上實現項目狀態的更新、智能提醒與執行模塊的推薦；通過軟件編程實現數據庫的連接訪問、采購狀態的更新與查詢統計等功能；通過設定執行周期并匯總已完成項目的執行周期，實現時間節點的智能提醒，以確保時效；統計各狀態的耗時，并識別出關鍵路徑，持續改進；通過設定采購優先級規則，自動將醫療設備采購計劃按照優先級分類，并給出推薦執行方案[9]。（3）實現基于SQL 數據庫的增刪查改操作，實現客戶端與數據庫的交互（見圖2）。

圖2 醫療設備管理系統模型

基于客戶端和服務器端數據交互系統的具體實現過程如下：軟件系統啟動運行時，通過網絡訪問服務器上的文件測試連接，確保數據庫連接可靠。服務器端存放兩類文件：一是數據庫文件，在管理系統初始化后，通過strConnect.Format 函數的Microsoft.Ace.Oledb.12.0接口連接服務器，并讀取數據庫文件，用于顯示采購項目名稱、單價、數量、總價等基本信息和流程狀態；二是項目進度圖片，并渲染在界面，用于標識醫療設備采購管理流程的各種狀態。如果管理系統初始化時，因網絡連接問題或服務器處于關機狀態而不能正確獲取上述兩類文件，則會彈出報錯信息。

3 實施效果

通過梳理業務流程邏輯及醫療設備管理系統，實現醫療設備從年度計劃填報到設備安裝驗收歸檔的全流程，并能查看醫療設備采購的工作流程，臨床科室端也能清晰查看相應設備的采購狀態，從而進行各流程過程的追蹤。

醫療設備采購管理系統的上線有效降低了臨床與職能部門的信息傳遞誤差，減少了溝通成本，提高了醫療設備采購的時效。

借助信息化平臺的優勢，在醫療設備采購環節實現了審批流程的自動流轉，相比紙質單據的逐一簽名，提高了流程的流轉效率；同時，彌補了紙質單據遺失或查找不便等缺陷，解決了傳統管理模式下醫療設備采購各階段檔案零散分布的問題。

經過半年多的數據積累，該系統清晰記錄每項醫療設備各環節的狀態變化情況，以可視化方式呈現每項醫療設備的采購進展情況，實現了流程可追蹤、信息可溯源、結果可查詢、數據可呈現的采購管理。以項目進度追溯模塊為例，在項目列表欄選擇對應的采購項目，通過觸發“全流程時間節點查看”按鈕，選擇對應的采購記錄，可以從服務器數據庫讀取各環節的處理時間數據，以時間軸的形式呈現各環節所用的時間并顯示（見圖3）。在此基礎之上實現耗時統計與分析，為優化采購流程、科學地開展采購計劃提供有力的依據。

圖3 醫療設備管理系統項目進度追溯模塊界面

目前，醫療設備采購管理系統已經申報并取得醫療設備采購環節管理系統計算機軟件著作權（登記號2022SR0130923）。

4 結論

本研究針對流程復雜、時效要求高、項目數量多的醫療設備采購管理工作進行了流程的梳理優化，并構建了信息化平臺，在此過程中主要取得了如下3 方面的成果。（1）根據醫療機構的內部控制制度要求，在合法合規的情況下，梳理并優化醫療設備采購管理流程，提高了醫療設備采購的效率和質量，降低了醫療設備采購管理的風險，較好地滿足了日常醫療設備采購管理工作的需要，實現了為醫院醫療設備采購工作提質增效。（2）構建醫療設備采購管理系統，通過集成醫療設備采購管理流程，實現了流程可追蹤、數據可統計、結果可溯源、分析可呈現；此外，系統形成的數據資產不僅為分析決策提供了依據，還為管理過程進一步優化提供了數據支持[10]；醫療設備采購系統工作的開展與推進提升了醫工與信息的融合，通過數據庫管理模式和信息化手段，對醫療設備采購各環節的周期時長進行分析，開展“醫療設備采購效率提升”品管圈活動，促進各職能部門的有效溝通，推動職能部門的MDT 管理[11]。（3）在醫療設備采購管理系統中，對醫療設備采購的全過程進行記錄追蹤，通過設定采購優先級規則，自動將醫療設備采購計劃根據優先級分類，并給出推薦執行方案，為醫療機構高質量、合法、合規開展醫療設備采購工作提供了流程溯源和決策數據支持。目前提出的醫療設備采購管理系統能為后續全生命周期[12-13]醫療設備管理系統集成奠定工作基礎。

醫療設備采購管理系統源自實際工作中的應用需求，具有一定的可操作性和可推廣性。同時，作為醫療裝備的管理部門，還應該將PDCA 持續改進的思想引入采購管理工作[14]，強化信息化建設，建立醫療設備采購與使用質量管理聯動的新體系，適應新形式、新階段下內部控制制度的要求，探索提高醫療設備采購管理效率和精細化程度的工作模式[15-16]，更好地為醫療機構的醫、教、研、防工作提供設備保障。