領導眼中的靠譜是怎么做到的？

在工作中要注意培養良好的做事習慣，遵循程序化的辦事步驟，有意識地把事情做成一個閉環，把“靠譜”當成一項底層素養。

石頭誤事了。上周五，某部門送來3份文件，請石頭幫忙分送3位領導。石頭當時正在全神貫注地改稿，雖然一把接過文件滿口答應，目光卻一刻沒從屏幕上移開。

得空了，石頭拿著3份文件去分送領導，兩位在，徑直交到手上，還有一位不在，于是石頭拿著文件回了自己辦公室，繼續碼字，想著寫完稿子再去看看吧。

時間轉眼到了今天，石頭早已把這份文件忘得精光。直到接到某部門語氣急切的詢問電話，石頭才意識到出婁子了。原來，領導準備在近期的一個會上宣讀這份文件，找不到，質問的電話打到了部門負責人那里，人家當然委屈，材料早就遞給辦公室了啊。

對辦公室人來說，忘事、誤事是巨大的缺陷，不僅耽誤了事，給單位帶來損失，而且會讓領導和同事對你的信任大打折扣。

痛定思痛，石頭進行了反思。人腦并非機器，不能始終精密無缺地運行，總是會受身體、精神狀態的影響，忘事固然難以完全避免，但平時如果注意培養良好的做事習慣，遵循程序化的辦事步驟，有意識地把事情做成一個閉環，把“靠譜”當成一項底層素養，忘事誤事的概率就能夠大幅降低。

第一步，懂得

接受任務的時候，問清楚、記清楚，不要光點頭說好，埋頭干活，特別是真的不理解、沒聽清的地方，要敢于提問。

有經驗的辦公室人，往往一邊接受任務，一邊積極思考：對沒有聽清楚或領導表述模糊的地方，第一時間確認;對貫徹意圖時可能出現的多種情況，及時提出來，讓領導給予明確答復;對領導意圖中可能出現的偏差，該糾正的糾正，該否定的否定。只有這樣，才能為接下來落實指示打下好基礎。

主要是要問清楚兩樣東西：一是標準，二是時間。最好能把領導的要求復述一遍，跟領導確認一下：

“馬局，我明白了，這個材料是不是主要從×××幾個方面寫？”

“張主任，我們抓緊組織人起草，您看什么時候給您初稿合適？”

問與不問差別很大。問了，不但能把要求搞得更清楚，同時也更能凸顯你積極主動的工作姿態，讓人心里熨帖。

第二步，記得

遺忘是人腦的本能，也是人腦自我保護的生理機制。過目不忘？那恐怕腦袋早就爆炸了！

記得，是在調動一切工具與大腦的本能對抗。職場上每天產生的信息量驚人，微信、電話、領導耳提面命、會議、通知、公文系統，目光所及之處，時刻都在產生待辦事項，這是多難的一件事。

拖是導致忘事誤事的第一原因。拿到手的文件，總想著放一放再轉;接到的任務，總想著等一等再辦;沒處理的短信、電話，總想著找個時間一起回復。假如總是想著拖一拖再辦，出問題是早晚的事，是大概率事件。

比如石頭前面漏轉的文件，即使領導不在，假如能堅持一鼓作氣辦清爽，先放領導屋里也好，給領導發個信息報告一聲也好，最后肯定就不會遺漏。

我們每個人每天都會接收大量的文件資料，接收后我們應立即著手處理，處理完畢后應立即送出去，不要停留在自己手中。這是一個人提高辦事效率，避免工作被動的最有效手段。

那些能夠馬上處理掉的事情，一定不要拖。收到文件，站起身馬上就轉送;收到短信，能立即回的馬上就回;需要請示通知報告的事，馬上就去說。能夠養成這樣的習慣，忘事誤事概率就小多了。

在時間管理領域有一個“兩分鐘原則”：任何事情如果花的時間少于兩分鐘，那么馬上就去做。一件事可以在兩分鐘之內完成，你需要馬上完成它，或者在兩分鐘之內委派給他人，否則就容易把這件事推遲、存檔或丟掉。

如果你不這么做，而是選擇繼續忙手頭的事，必然會付出更高的時間精力成本：要么把這件事忘得精光;要么心里老是惦記著這個事，手頭的活也干得不清不楚;要么總是覺得自己還有個什么事沒辦，卻想破腦袋也想不出來。

兩分鐘原則之所以管用，是因為我們在反復轉移注意力時，會耗費很多的精力，這就是大段時間被打斷后效率低下的重要原因。兩分鐘原則避免了這種消耗，推動了當下事務的完成，并且沒有遺漏突發的事情。

此外，隨時拿出筆記本記錄。腦袋是靠不住的，無論是日程、交辦任務還是待辦事項，只有記下來才有把握。石頭發現，拿筆記之所以要優于用腦袋記，除了更可靠，還能提高思考的效率。比如一周后上午9點要在第一會議室開會，假如用腦袋記，你整天都得惦記著這個事，隔段時間就要回憶一下，啊呀，下周有個會啊，上午9點啊，地點在第一會議室啊，這樣會占據大量的思維資源。

要記的事情多了，一方面惶惶不可終日，另一方面缺少精力去考慮那些真正需要思索的問題，大腦就像一臺裝了太多程序的電腦，半天也開不了機。

還不如就隨手在日程本上記一筆，每天上班下班檢查一下日程表即可，省腦子也省心。

第三步，反饋

大家看看現在各式各樣、眼花繚亂的APP，無論是打車的，還是購物的、點外賣的，甚至坐飛機的，有一個功能總是不可或缺，那就是顯示對方的實時位置。

看著我剛叫的專車正在緩緩朝我移動，雖然還有10分鐘才能到達，也讓我感覺十分心安。這就是人性深處對確定性的渴望。不確定讓人感到焦慮，航班動態、專軍司機位置、外賣小哥位置、文件下載進度條，都是為了讓人們在不確定的世界中多一點確定性。

我們把這個原理挪用到工作中，如何增加領導對你確定性的依賴，以緩解他們不確定的焦慮？

最重要的一條就是讓他看到你的“進度條”和“實時位置”。

任務推進的過程中，要盯得住，發揮主觀能動性去推，遇到問題、取得進展了，都要及時反饋溝通，這就是我之前所說的“件件有回音、事事有著落”。

每天下班前，應該抽出幾分鐘把當天的公務清理妥當，白天沒來得及處理的文件，趕緊辦了;沒回復的短信，抓緊給人家一個答復。晚走一會兒，天塌不下來。

第四步，核查

事情已經辦完，且慢，還沒結束，慎一慎、緩一緩再給領導交差。所謂閉環，還要求你交出去的活兒，不光在過程中是認真干的，干完之后也是經過仔細復查核實的。“出手”前，反復檢查你交上去的材料、發出去的東西。

打印復印的材料，遞給領導前再看一遍頁碼對不對，有沒有缺頁，萬一打印機沒紙了呢？花了五六天寫的講話稿，放在領導桌上之前再朗讀一遍看有沒有錯漏字，萬一書名號里掉了一個字呢？甚至把文件送到領導辦公室的路上，在領導辦公室門口等著“接見”的空當，都可以再一目十行地掃一掃，說不定能發現幾個錯別字，還來得及一路小跑回去改！

實事求是地講，誰也不敢保證萬無一失，我們能做到的，就是多看，反復看，出手前再看一遍，把錯誤發生的概率降到最低。

否則，前面99步走得都很認真，最后1步晃了點，就給人留下個不靠譜的印象，多冤枉。

（摘自清華大學出版社《秘書工作手記3：學會辦事》）