流動人員人事檔案管理與促進就業探究

宋 淼 黑龍江省齊齊哈爾市人力資源和社會保障信息中心

通過調查不難發現，建立科學完善的流動人員人事檔案管理制度，對促進人才的合理流動可以起到至關重要的作用。檔案管理者要看到這一發展契機，從流動人員人事檔案管理的基本情況入手，研究流動人員人事檔案管理的基本概念以及特征，深入挖掘流動人員人事檔案管理與就業指導的導向關系，由表及里，根據存在的問題提出相對應的解決策略，促進人才服務與公共就業服務工作的有序開展。

人員流動概述

人員流動，顧名思義是指勞動者與用人單位因為雙向選擇，而發生的就業組織、就業地區的變化。目前，導致人員流動的原因復雜多樣：一是生活或家庭原因所致，比如夫妻常年兩地分居，需要一方做出工作調整，去另外一方所在的城市工作生活；二是崗位調整導致的職位變動，比如所從事的崗位與所學專業不符，工作遭遇瓶頸或“沒有用武之地”，亟須調整就業方向；三是個人原因導致的離職，比如與領導發展理念相左，無法在崗位上“大施拳腳”，抑或是與同事相處不愉快而選擇崗位調動，等等。正是因為這些問題，人員流動十分頻繁，亟須構建科學完備的流動人員檔案管理制度來適應時代的發展需要。

流動人員人事檔案管理現狀分析

雖然有關條例明確規定，流動人員人事檔案的管轄權僅為縣級政府下轄的人才服務機構所有。但是，目前很多中介服務機構、離職員工的原用人單位仍存在保留流動人員人事檔案的情況。這就導致流動人員人事檔案管理十分混亂，檔案丟失、檔案信息不全的現象時有發生，這對流動人員的有序就業也造成了一定的不利影響。

流動人員人事檔案管理與促進就業的關聯

促進流動人員的科學就業

首先，做好流動人員人事檔案管理工作。流動人員人事檔案管理工作并不僅僅是檔案的簡單收集整理和登記備案，而是要充分發揮1+1＞2的巨大優勢，科學分析流動人員的人事檔案，對流動人員的職業能力、就業競爭力有一個充分的了解。可以根據流動人員的人事檔案信息，為其精準尋找匹配的崗位。檔案信息就好像為流動人員進行“畫像”，對其有了大致的了解。利用大數據技術，結合流動人員的意愿，為其提供相匹配的求職就業服務。這種信息需求的無縫對接，無形中會提高流動人員求職的“命中率”，同時也能夠為用人單位尋找到優質的人才，實現人才配置的合理化與最優化。

其次，針對就業困難的人員，為其進行有針對性的就業介紹，并根據其檔案信息，提供與之相配套的就業培訓。這種精準培訓會使流動人員的流向更加平穩，對市場的穩定也會起到一定的促進作用。

精準定位，幫助企業獲得高質量人才

通過市場調查不難發現，加強流動人員人事檔案管理不但可以幫助流動人員實現高質量就業，提高流動人員就業率，對于企業而言，還是一個很好的招聘途徑。企業在招聘人員時，通過簡單的面試往往不能完全掌握一個人的基本情況。而流動人員檔案就像是應聘人員的“成長檔案”，使企業可以對他們有一個全面的認識，包括他們的興趣愛好，從事過的職業與崗位以及他們在每份工作中的表現等。檔案信息如實記錄了應聘人員的成長表現，這比應聘人員單獨的闡述更加有理有據，更容易使企業對其有一個公正客觀的評價。

強化就業服務，增加流動人員再就業的機會

為了更好地提升流動人員再就業的成功概率，人事檔案部門應該針對流動人員的人事檔案基本信息，做出科學的預判，根據流動人員能力中的短板，為其提供有針對性的就業培訓，提高其就業競爭力，為其重返職場提供一臂之力。人事服務中心也要充分發揮其優勢，為流動人員提供與之相匹配的崗位，促進流動人員的有序流動，創造一個平穩、良好的就業市場環境。

流動人員人事檔案管理與促進就業現狀分析

流動人員缺乏約束性

眾所周知，由于主客觀因素，流動人員對檔案不重視，檔案保管不當、信息不全的現象比比皆是。一方面，流動人員存在部分棄檔現象，比如受南方城市高薪待遇的誘惑而放棄了原來的工作，棄檔走人；另一方面，部分流動人員對人事檔案的重視程度不夠，不愿意繳納流動人員的人事檔案管理費，拖欠人事檔案管理費的現象時有發生。不完全調查資料顯示，很多流動人員在需要人事檔案到檔案保管部門尋找時，需要繳納3年以下管理費的人數占欠費總人數的58.3%；需要繳納3—5年管理費的占欠費總人數的33.6%；需要繳納5年以上管理費的占欠費總人數的8.1%。這組數據也說明了部分流動人員對檔案管理極其不重視，使得檔案存在“脫管”現象，導致人事服務機構對流動人員信息掌握不全面，無法實時掌握流動人員的最新情況，更好地為其服務。這也在一定程度上加大了對流動人員人事檔案管理監督與制約的難度。

部分企業對人事檔案管理認識不到位

部分企業對人事檔案管理認識不到位，認為人事檔案管理只是一個收集歸檔的工作，沒有將其放在與人才建設發展同等重要的地位。人事檔案管理就像是一個人的“發展軌跡”，記載了一個人的成長軌跡，包括其興趣愛好、學歷層次、政治面貌、家庭背景、學習以及工作經歷、獎懲情況、單位對其的鑒定意見，等等。企業通過人事檔案信息的讀取，可以描繪出該員工的大概輪廓。企業應當通過分析員工人事檔案資料，更好地發揮其長處，規避其短處，充分發揮該名員工最大的效能，促使其更好發展，并為單位的發展貢獻力量。另外，部分企業員工沒有認識到人事檔案的重要性。有些員工私自保管人事檔案，沒有按照要求及時將人事檔案交到單位的人事部門，而是隨意放置在家中。且部分企業也沒有做到有效監管，在收到人事檔案后沒有及時查驗人事檔案信息是否完整，使得后期出現了很多檔案信息遺失的現象，這也是企業部分人事檔案管理人員重視程度不夠所導致的。

檔案的利用價值較低，可信度不夠

大部分企業在招募員工的時候，只是核驗該名員工的學歷證書，學位證書，英語四、六級證書以及職業資格證書等與崗位密切相關的資質證明，而忽略了其他內容的核準，對企業員工的人事檔案更是收集之后就“束之高閣”了，沒有進行認真的查閱，對其中內容的真實性更是漠不關心，這也導致部分企業員工的檔案存在著信息不全、缺項少頁的現象，甚至出現虛假、夸張的內容，導致在政審的時候出現檔案備案鑒定信息與政審內容有嚴重出入的情況，使得檔案信息的可信度大打折扣，無法正常發揮人事檔案的可信性以及利用價值。

檔案管理工作人員較少

目前，從事人事檔案管理的專職在編人員數量較少，不能滿足日益增長的流動人員檔案的需要。由于市場大環境的影響，流動人員數量逐年增多，這也加重了人事檔案管理人員的工作壓力。由于編制不足，部分人力資源服務機構大量擴編勞務用工人員。部分勞務用工人員責任心較差，面對繁重的工作以及較大的工作壓力，往往只是機械地完成收集整理任務，缺乏創新思維；在交接人事檔案管理工作時，只是接收，登記入冊，缺乏對于人事檔案信息的查驗，更不用說對檔案信息的提取與信息需求的登記。這也是人事檔案管理信息化水平較低，工作效率不高的直接原因之一。

流動人員人事檔案管理與促進就業的對策發展

加強人事檔案管理的服務功能

隨著時代的發展，人事檔案管理的功能也更加多樣化。人事檔案管理不僅要將流動人員的檔案分類妥善保管，還要注重服務職能。要抓實質，重成效，把流動人員的就業需求與人事檔案信息掛鉤，分析流動人員的心理動向，更好地促進就業人員的高質量就業以及部分就業困難職工的下崗再就業。檔案管理部門要建立健全檔案管理制度，創新思想，真正提質增效，推動流動人員人事檔案管理工作規范化與科學化。

提升人事檔案管理人員的責任心與業務能力

人事檔案管理工作是一項重要的工作，所以相關管理人員要轉變思想作風，開拓改革，創新工作思路、方法，提高自身的業務能力，規范人事檔案管理工作流程，提高人事檔案管理工作的高效性與科學性。對于接收的新檔案，管理人員要“嚴格把關”，仔細審查，保證每一份檔案都檢查到位，每一份檔案上的信息都準確無誤；清點人事檔案目錄表上的所有文件，并讓流動人員簽字，審核員也要同步簽字。

此外，要建立嚴格的獎懲制度。如檔案管理人員主觀過失導致的檔案丟失、缺損，相關管理人員要承擔相應的法律責任。對于這類問題絕不能姑息，相關部門要啟動“首審追責制”，嚴肅工作作風，保證人事檔案管理工作零失誤。在改善工作作風的同時，相關部門也要定期對人事檔案管理人員開展專項培訓，保證流動人員人事檔案管理工作的順利開展。

優化流動人員人事檔案管理服務

隨著時代的不斷發展，我國勞動者的就業領域、地區也發生了很大變化，人員流動的頻率逐年增加。例如，目前南方很多城市為了引入人才，給予了人才特別優厚的薪資待遇，甚至對于某些高層次的“高、精、尖”人才，還可以為其配偶、子女解決工作以及求學問題。這一激勵機制使得很多北方的人才不斷“南遷外流”，人員流動呈現扎堆舉家南遷的情況。

檔案管理部門可以根據時代發展趨勢，重新修訂《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，拓寬人事檔案管理服務范圍。根據最新修訂的《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，可以將流動人員人事檔案管理服務范圍由之前的體制內延展到體制外，服務人群也涵蓋高校畢業生以及體制外的管理人員、技術人員，等等。這開啟了公共就業及人才服務的新紀元，對規范和優化流動人員人事檔案管理起到了一定的推動以及促進作用。

提升流動人員人事檔案利用率

首先，根據時代發展變化以及相關的法律法規、規章條例，制定相配套的人事檔案管理制定條例，將規定“上墻”，讓所有體制內的人有章可循，有法可依。相關檔案部門要開展技術創新、管理創新。一方面加快流動人員人事檔案的信息化管理；另一方面對管理模式進行創新。在《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》的正確指引下，擴大流動人員檔案服務的范疇，保證人事檔案管理的規范性與合法性。另外，在條件允許的情況下，對非公有制單位進行“適度放權”，給予非公有制單位一定的管理權限，明確非公有制單位對流動人員人事檔案管理的權利與義務，這也能夠避免非公有制單位與人才服務機構權責不明，遇到問題相互推諉，“踢皮球”現象的發生。

其次，為了確保流動人員檔案信息的真實性，各部門可以進行聯動，建立有效的監督服務平臺。目前，由于信息的不對稱，部分用人單位或者流動人員的信息缺乏可信度。建立有效的誠信服務反饋監督平臺，可以加強對虛假信息的甄別。通過監督、反饋等多種監管機制，讓虛假的信息“無處遁形”，最大限度地保證檔案信息的真實性。

最后，加強人事檔案信息化管理，獲取有效的檔案信息資源，為企業與流動人員的有效對接提供一定的參考依據，最大限度地提升流動人員人事檔案的利用價值，使其更好地服務于流動人員以及有需要的企事業單位。相關部門要提高人事檔案的利用價值。流動人員人事檔案管理并不只是單純地妥善保管人事檔案，收取管理費用，而是要充分挖掘流動人員人事檔案的開發與利用價值，精準定位，滿足相關單位的用人需求，在促進流動人員高質量就業的同時實現人事檔案的數字化管理。

綜上所述，提升流動人員人事檔案管理意識，創新流動人員人事檔案管理模式，建立完善的人事檔案管理規章條例對促進就業可以起到關鍵性的作用。人事檔案管理機構要充分發揮人事檔案信息的利用價值，合理配置，不斷提升人事檔案管理的實效性，促進就業的有序進行。