全面提升農機安全監理檔案管理水平的思考

徐汪云

（安徽省農機安全監理總站，安徽合肥 230041）

0 引言

2020年，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議通過新修訂的《中華人民共和國檔案法》，新修訂的《中華人民共和國檔案法》增加了新的章節，進行了大范圍的修改和完善，不僅是為新形勢下檔案工作提供了更加全面的法律依據，也順應了“依法治檔”、“依法治國”的政策需求。農機安全監理檔案是農機安全監理機構在行使農機安全監督管理職能活動中形成的具有法定效力和保存價值的原始記錄[1]，以備查考的各種文字、圖表、聲像、電子文件以及其他各種體裁、形式的資料記錄。農機安全監理檔案管理工作是農業機械化管理的基礎工作，是農機安全監理工作的重要組成部分。強化農機安全監理檔案管理，對于較全面地反映農業機械化發展現狀，確定科學的農機化發展思路和發展規劃，推進農機安全生產和依法行政，具有重要的意義。因此，如何做好農機安全監理檔案管理工作？全面貫徹實施新修訂的《檔案法》，如何提升農機安全監理檔案管理水平？適應農機化高質量發展的新形勢，是每一個農機安全監理檔案管理人員應該認真思考的問題。

1 農機安全監理檔案的作用

在對農業機械進行安全監理的過程中，檔案的重要程度是不言而喻的，檔案是農業機械管理部門運行過程中開展科學合理的管理工作以及做出科學決策的重要基礎[2]。農機安全監理檔案的作用，可概括為憑證作用、參考作用和宣傳作用[1]。

1.1 憑證作用

農機安全監理檔案是農機安全監理工作中直接形成的，記錄的是工作過程的原始情況，是各項工作和活動的真實記錄，在法律上可發揮證據效用，具有重要的憑證價值。當發生相關的農業機械行政案件時，農機安全監理檔案也是十分重要的判斷審理依據，它具有一定的法律效力，能夠作為一手資料對案件進行合理的處理。

1.2 參考作用

農機安全監理檔案真實記載了各個時期農機安全監理發展的成就、經驗和做法，是第一手文件資料，內容豐富，具有較強的權威性和較高的參考價值。科學合理地利用檔案，可以及時查找發現農機安全監管措施和相關業務工作辦理過程中存在的問題，有利于提高工作質量和效率，推進農機安全監理工作正規化、標準化和科學化管理。

1.3 宣傳作用

農機安全監理檔案記載駕駛人各種行為活動情況，對一些違法行為、事故案例等進行整理和匯編，是農機安全生產宣傳教育的鮮活的教材，對提高從業人員的安全意識有著極其重要的作用。

2 農機安全監理檔案管理工作中存在的問題

2.1 重視程度不夠

從目前的實際情況來看，重業務工作輕檔案管理的情況十分普遍。不少農機安全監理機構領導和檔案管理人員對農機安全監理檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，重視程度不夠，超前意識不強，農機安全監理檔案工作未嚴格按照《檔案法》規定及國家檔案局制定的標準規范操作，存在著案卷質量不高，缺乏完整檢索工具等問題[3]，檔案基礎工作差，導致農機安全監理檔案管理工作水平不高、效率較低。

2.2 信息化水平較低

目前，我國在農機安全監理檔案管理工作中，大部分的檔案管理工作還停留在人工管理的階段，存在管理手段落后的狀況。根據新修訂的《檔案法》的規定和我國農業領域信息化水平的不斷提高，傳統的紙質農機安全監理檔案管理已經不能滿足現代農業的信息需求，這就使農機安全監理檔案信息化成為了迫切要求。由于每個地區的經濟水平參差不齊，存在著一定的差距.這就造成了農機安全監理檔案信息化的進度存在著很大的差異，兩極分化的現象及其嚴重，在經濟相對發達的地區基本已經完成了農機監理檔案的信息化轉型。而在經濟相對落后的地區有的甚至仍然使用傳統的紙質農機監理檔案。很多的農機監理檔案的管理人員對檔案管理的信息化缺乏足夠的認識，沒有意識到農機檔案信息化管理對農業發展的重要的促進作用。

2.3 管理水平不高

2.3.1 檔案管理制度不健全。沒有完善的檔案管理體系，缺乏健全的規章管理制度，對于檔案的存放以及借閱等沒有一定的規范，所以導致檔案收集資料信息不全，檔案利用程度不高等現象。

2.3.2 缺乏相關人才。一方面農機安全監理檔案管理工作的重要性及復雜性要求其必須要具有專業素質的人才才能完成，但就目前的情況看，我國在這一方面的人才十分缺乏，這就導致了這一領域根本無法注入新的力量，從而使其無法得到進一步的發展，另一方面現有檔案管理人員專業知識儲備量不足，并且沒有給予管理工作足夠的重視，使其工作的責任心不足，最終造成了農業機械檔案管理工作雜亂無章的問題，檔案在管理的過程中經常出現歸檔緩慢以及檔案丟失等問題；

2.3.3 經費不足。一切管理都需要有經費作為支撐，在農機安全監理檔案管理方面同樣如此，但目前，經費不足已經成為了我國農機安全監理檔案管理方面存在的一項顯著問題，由于經費不足沒有設立專門的檔案室或者檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋；由于經費不足，除了拖拉機、聯合收割機及其駕駛人員的基本信息和事故報表運用了計算機外，其他相關資料，諸如事故處理、行政處罰、行政檢查、安全生產管理等檔案運用計算機進行管理的較少，難以適應農機安全監理新發展的要求。

3 提升農機安全監理檔案管理水平的舉措

3.1 提高對農機安全監理檔案管理工作重要性的認識

習近平總書記指出，檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，并明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的目標。我們要堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為科學指引，為農機安全生產、為農業機械擁有者、為農業機械使用者和工作者管好用好農機安全監理檔案。農機安全監理檔案資料是農機安全監理機構和安全監理人員在長期維護農機安全生產工作過程中不斷積累的原始記錄，是維護農業農機安全生產的寶貴財富，是農業機械使用者合法權益的保障。農機安全監理機構和安全監理人員必須解放思想，提高認識，轉變觀念，樹立高度責任心，從更深的角度去理解和做好這項工作[4]。要開拓創新，勇于實踐，認真做好檔案的收集、整理、保管、鑒定和利用工作，為農機安全生產服務。徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”的局面，科學整合農機檔案信息資源，為農機科研、生產和管理部門提供有效參考，特別要深入挖掘有利于農機用戶的檔案信息，提升農機安全監理檔案服務水平[3]。

3.2 建立建全農機安全監理檔案管理制度

農機安全監理檔案管理就是要根據《檔案法》《農業機械安全監督管理條例》及農機安全監理業務工作規范的規定和要求，用科學的方法對農機安全監理檔案進行管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案。

3.2.1 建立健全農機安全監理檔案。要明確建檔的一般原則和要求，遵循文書檔案的形成規律[3]，保持文書與相關資料之間的有機聯系，便于保管和利用。按照農機安全監理工作性質，明確分類，逐類建檔。

3.2.2 制訂檔案管理人員職責。任用熟悉計算機，同時對農業機械十分熟悉，具有強烈的責任心的人擔任農機安全監理檔案的管理人員。要抓好思想道德教育，做到廉潔自律，秉公執法，使每位檔案管理人員都具有高度的政治責任感和事業心。將維護檔案完整與安全的基本任務和責任落實到人，使檔案資料不損、不丟、不散、不亂。

3.2.3 建立人工與計算機聯合管理檔案制度。在計算機錄入駕駛操作人員和農業機械檔案數據時，應當本著準確、規范的原則，將檔案中一些必須錄入的項目準確、清楚地錄入計算機后存檔，以便日后查詢時使用。由于汁算機檔案記載是由人工來完成的，錄入錯誤信息是再所難免的，為了檔案信息的準確性，必須使計算機記載和人工檔案并存，以保證檔案的真真實性，使農機安全監理檔案管理得到進一步規范。

3.2.4 制訂查閱檔案管理制度對因工作需要查閱有關檔案的人員，實行登記和審批制度。

3.2.5 建立檔案銷毀制度。按照有關法規規章要求，制訂檔案銷毀制度和程序，對確已失去保存價值的檔案實行銷毀。

3.2.6 建立檔案資料的安全和保密制度。安徽省農機安全監理總站確定2022年為“農機牌證管理和業務檔案規范年”，制定完善的評估體系，細化、量化管理標準，采取縣級自查、市域互查，省里抽查的方式，對全省農機牌證管理和業務檔案進行評估檢查通報，這將是規范農機牌證管理、提升農機安全監理檔案管理水平的有力舉措。

3.3 全面推進農機安全監理檔案信息化建設

檔案信息化建設是新修訂的《檔案法》核心內容，從國家層面到各級地方政府都要將檔案信息化納入信息化劃，首次將“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”上升為法律，是從本質上解決了制約檔案信息化發展的瓶頸。檔案信息化極大減輕檔案管理人員勞動強度，不再需要繁瑣的人工收集、整理、編排；電子終端輸入，全過程利用；檢索方便，提高了檔案的利用率；資源共享，便于與交流；實現無紙化網絡轉移，方便農機手；大幅度的壓縮了檔案資源儲層空間，降低了檔案管理維護成本；存儲介質電子化，減輕了對紙張等存儲材料的需求，實現無紙化綠色辦公；便于多渠道多途徑安全備份，保證了檔案資源的安全。面對新一輪信息化的大背景，農機安全監理檔案管理信息化是數字型社會發展的必然趨勢，也是農機監理工作順應時代發展的潮流，我們要把檔案信息化列為目前農機監理工作主要戰略目標，高標準提升檔案管理水平，服務于農業農村、服務于農民，最大限度地滿足農機安全生產和社會各方需求。

3.4 培養現代化農機安全監理檔案管理技術性人才

為保證農機安全監理檔案管理工作能夠具有足夠的人才支持，就一定要加大力度對這 一方面的人才進行選拔及培養。一方面，在對人才進行選拔時，一定要保證其具有足夠的專 業知識，必要時可以對其進行相應的考核。另一方面，對于已經在職的檔案管理人員來說，為使其專業水平能夠得到提高，可采取“請進來”和“走出去”多種方式，定期組織檔案管 理員開展新技術、新知識培訓，對外學習吸收外地先進經驗做法，互相交流、取長補短 ；對內通過“崗位練兵”、“技能比武”等活動[5]，創新管理、提高技能。部、省級農機監理機構要定期組織下級業務檔案管理人員集中學習，按照學習培訓方案，部署學習任務，切實把掌握和運用法律法規轉化為履行職責、推動工作的素質和能力；要推動學用結合，確保學習與應用相互促進，培養一支政治水平高，業務能力強的高素質的人才隊伍；要關心和維護檔案管理人員的切身利益，積極與人事、檔案主管部門聯系，解決檔案管理人員的職稱評定、晉升等問題。

3.5 加大必要的硬件設施投入

長期以來由于受到辦公環境和經濟能力的制約，農機監理業務檔案硬件建設一直是薄弱環節。必要的硬件設施，是做好檔案管理工作的前提和保證，是使檔案管理工作走上科學化、現代化、規范化的必要條件，更是對檔案資源的安全保障。要爭取多方支持，加大投入，完善設施。根據檔案的工作特點，檔案室要一個獨立的工作空間并配置專用電腦和打印機等輔助設備，檔案室內應設置空調、去濕、滅火等設備，要配備專用檔案柜，實行分層、分格、編號存放。要根據檔案管理工作的需要，為其管理手段及管理設備的創新提供相應的經費支持，同時還要為檔案的更新與完善提供一定數量的經費，只有這樣，我國農機安全監理檔案管理水平才能夠得到最大程度的提高。

3.6 加強檔案安全風險管控

檔案安全是檔案工作的底線和生命線。可采取定期和不定期結合、自檢與互檢結合、上級對下級督導檢查等方式，對檔案工作責任制和管理制度落實、檔案庫房設施、設備配置使用、檔案管理人員管理等情況開展監督檢查，及時發現問題并予以及時糾正，增強檔案管理人員對工作的責任心，對現有檔案安全制度進行全面梳理和評估，加強檔案安全風險管理、提高檔案安全應急處置能力，構建人防、物防、技防“三位一體”的綜合防控體系，確保檔案安全萬無一失。