《規劃師》編輯部編務工作淺析

祝桂麗

關鍵詞：編務；工作內容；工作模式；《規劃師》編輯部

編務工作是每個編輯部固有的工作，涉及的工作內容多而雜，是編輯部不可或缺的組成部分，貫穿于編輯部工作的每個環節，為保障編輯部的正常運轉發揮了重要作用。因此，探討編務工作的內容、特點、要求、重要性和提升工作效率的方法等有一定的現實意義。

編務相關研究概述

目前，已有不少研究對編務工作展開了探討，具體包括以下幾個方面：

第一，編務工作的內容。編務工作內容包括安排發稿、存檔資料、登記稿件、核算稿酬、交流刊物和收集建議等；將編務工作內容歸納為稿件的登記、送審和歸檔、校對及對外通信聯絡、出版發行、財務管理與稿酬發放等。

第二，編務工作的特點。編務工作具有事務性、業務性和服務性的特點；編務工作除了具備事務性、業務性和服務性外，還具備綜合性和復雜性；綜合性、服務性、協調性和創造性是高校學報編務工作的四大特點，其中服務性是根本，創造性是靈魂；編務工作具有總務性、服務性、協調性和驅動性；編務工作具有連續性、協調性、服務性、專業性和網絡性的特點。

第三，編務工作的作用和重要性。編務在編輯部的工作中發揮了管家作用、助手作用、橋梁和樞紐作用；編務工作除了發揮紐帶作用外，還發揮了協調作用、規范作用。

第四，編務工作的模式。有研究對編務工作的模式進行了探討，通過比較分析科技期刊不同編務模式的適用范圍和優劣，提出了優化編務流程的方法，包括均衡編務工作量、統籌兼顧把握重點環節、增強編務的責任心和團隊協作能力等。

第五，編務人員的素養。有學者對編務人員的綜合素養和主體意識等進行了探討，編務主體意識是編務人員對自身地位、能力和價值的一種自覺意識，可以通過堅定價值追求、堅持業務學習和堅守本職工作形成；科技期刊編務應具備良好的思想品質、綜合協調管理能力、深厚的文字功底、良好的英語基礎、一絲不茍的工作作風、相關的專業知識、熟練的計算機操作和編排能力；期刊編務應具備高尚的職業道德、高超的專業技能、高效的交流水平、高強的管理能力。

第六，編務工作質量的提升。提高編務工作質量對于編輯部而言十分重要，應從明確工作目標、做好時間管理、注重工作方法、更新知識儲備和注重長期積累五個方面提高編務工作效率；結合新時期的編務工作內容和實踐工作，從版面費收取、稿費和審稿費的發放、樣刊和發票的寄送等方面提出了一些提高編務工作效率的具體方法。

此外，有學者探討了數字化背景下高校編務工作的變革要求及需要考慮的重點問題；有不少學者探討了互聯網時代編務工作的重要性及對編務人員提出的新要求；還有學者探討了互聯網時代編務工作的不足及優化建議。

《規劃師》編輯部編務現狀與不足

以下結合《規劃師》編輯部編務工作實際，梳理編務工作現狀內容與模式，分析存在的不足。

編務工作的內容

《規劃師》編輯部編務工作內容瑣碎繁雜，涉及編輯部工作的各個環節，是編輯部不可或缺的一個組成部分。具體的工作內容包括：

第一，新稿的上傳／登記、分配。《規劃師》的稿件分為三類，會員稿件、理事稿件和內部稿件，其中內部稿件中的規劃師論壇稿件和部分專題研究類稿件需要編務上傳至網絡審稿系統中，規劃專版類稿件和部分專題研究類稿件由相應的理事單位用單位賬號上傳至網絡審稿系統。編務登記新稿時，需詳細登記來稿的標題、作者信息和時間等，確保讀者來稿有據可查。在登記稿件后，需將分配天到相應的編輯手中進行初審。

第二，備用稿的整理、分配及錄用通知函的發放。編務需將備用稿件打印出來并分給相應的欄目編輯，如“規劃設計”欄目備用稿分給欄目編輯A、“規劃管理”欄目備用稿分給欄目編輯B、“規劃廣角”欄目備用稿分給欄目編輯c等，再由各個兼任編務的欄目編輯將錄用通知函發給作者。

第三，審回稿的處理及退修，修回稿的查新及處理。編務需將顯示“修改”狀態的稿件打印出來交給相應的一審編輯，以便及時向作者反饋修改意見；作者將文章修改回來后，編務需重新將文章分給相應的審稿稿編輯進行審稿。

第四，不用稿的登記。編務需在稿件庫電子表格、網絡稿紙登記冊中備注不用稿的審出時間。

第五，處理作者撤稿。無論是已經分下去的在審稿件還是“編者未審”的未分配稿件，有作者需要撤稿的，編務需到網站后臺管理系統撤稿并在霈件庫電子表格、網絡稿紙質登記冊和分稿登記冊中備注撤稿信息與撤稿時間。

第六，資料歸檔。編務需定期將稿件庫中的稿件資料及每期雜志電子版存檔一份到編輯部的移動便盤中，包括網絡來稿、紙質來稿、ID文牛、PDF文件。

第七，稿件量和版面費總額統計。編務需統計當月的網絡稿件和紙質來稿的總數、分稿數量；匯總版面費收取情況，統計到款時間、金額和相關負責人。

第八，上傳當期雜志文章電子版內容。每期雜志確定下廠印刷后，將文章電子版上傳到知網和雜志官網上。同時，將文件打包發送給中國社會科學院中國社會科學評價研究院數據庫部、維普、萬方等。

此外，編務工作內容還包括公郵管理、作者庫的管理、向作者反饋專家審稿意見、核算稿酬、收取版面費、管理和維護雜志官網等。

編務工作的模式

編務工作模式一般分為專業編務模式和兼職編務模式兩種，其中專業編務模式多為出版社常用的模式，由一名或幾名工作-人員專門負責編務工作；兼職編務橫式多為高校學報或學術期刊常用的模式，即由編輯部的—名或多名編輯共同完成編務工作。由于規模、人員和資金投入等各方面的限制，《規劃師》編輯部采用的是兼職編務的工作模式，即由編輯部的編輯分工合作，交叉協同負責不同的編務工作內容，各可其職，互相協作，直至稿件被錄用，再由主編終審，由執行主編確定責編、當期刊發文章目錄。具體而言，即由編輯A負責收稿、分稿，由編輯A、B、C等負責初審、審回、錄用，由責編送審稿件，由主編終審并確定每期刊發文章目錄。其他編務工作如稿件庫和作者庫管理、稿件量和版面費的統計、核算稿酬等則由編輯A、B、C等交叉協同負責。這種分工合作、交叉協同的工作模式提高了編輯部的編務工作效率，為編輯工作的順利開展提供了保障。

編務工作的不足

第一，編務工作內容分配不均衡，導致個別兼職編務的工作量較大，對其正常的編輯工作效率有一定的影響。每個兼職編務的工作內容有相同的也有不同的，除了需做好新稿，修回稿初審、發放錄用函、收取版面費、核算稿酬、收集當期文章作者信息等工作外，還需兼顧其他編務工作，如編輯A的工作內容包括新稿的上傳／登記／分配、“備用”“修改”稿件的整理、作者撤稿、資料歸檔、統計稿件量、公郵管理及文章電子版的上傳等；編輯負責作者庫管理；編輯c負責版面費的統計；編輯D負責管理和維護雜志網站。

第二，兼職編務的溝通協調能力仍有待提升。由于編務工作內容是分散到每個編輯手中，有時因編務之間的溝通協調不足，會影響到稿件的處理效率，如編輯A未及時將審出的修改稿反饋給編輯B、C、D等，使其無法及時將修改信息反饋給作者，可能會影響到作者修回的時間，甚至有可能影響作者下次投稿本刊的概率。在接電話與作者或讀者互動、為其解惑答疑時，恰逢編務忙著處理編輯事務或比較棘手的問題，而作者或讀者又就同—個問題反復不停地咨詢，此時編務容易產生煩躁心理，在與其溝通的過程中便失去了平常心，對作者的回復也就有些心不在焉或帶有個人的壞情緒，容易影響到作者或讀者對編輯部的印象，也有可能影響到作者或讀者投稿本刊的概率。

第三，編務的創新意識不足。從事編務工作的人員大多存在這樣一種心理，認為編務工作都是千篇一律、一成不變的，不斷重復著單調的工作內容，再加上激勵機制的缺乏等原因，時間一長容易產生厭倦感和懈怠感，缺乏創造性。筆者在從事一年左右的編務工作后，由于常常被繁雜瑣碎的編務工作搞得焦頭爛額，也曾產生—種倦怠感和不良的情緒，這種不耐煩或不友善的壞情緒也影響了筆者與作者或讀者的溝通，給其留下了不好的印象，造成了作者資源的流失，甚至會影響既有的作者、讀者資源。

第四，對互聯網技術的應用有待提升。《規劃師》編輯部前兩年開始不斷改善、升級網絡審稿系統，細化網絡審稿系統的稿件類型，如在原有的會員稿件和理事稿件的基礎上增加了內部稿件，便于作者投稿和編務分稿；同時，增加了修回稿件的上傳功能，編務由此節約了重新制作編審表和填寫上一輪審稿意見的時間。但是，對于新增的內部稿件，由于是用編輯部的賬號上傳，其頁面信息如投稿人的姓名、職務、郵箱、工作單位、地址等均為編務的信息，稿件送審前就需重新制作編審表更正這些信息，無形中也增加了編務的工作量。

關于提升編務工作效率的一些思考

基于《規劃師》編輯部編務工作的現狀及不足，本文借鑒已有研究，提出幾點建議，以提升編輯部編務工作的效率，更好地為編輯部、作者和讀者服務。

第一，統籌兼顧，合理分配編務工作量。編務工作環節較多，不同的環節對編務有不同的要求，難易程度不同，工作強度也不同，建議在不同編務工作流程中均衡考慮編務的工作量，根據每個人的專長選擇合適的內容，避免將過多的工作內容集中在某—個編務人員的手中。例如，安排耐心、細心的編輯負責繁瑣耗時的稿件登記、分配工作；安排有—定互聯網技術水平的編輯負責網站的維護與管理。

第二，提升溝通協調能力。編務人員之間應加強溝通協調，及時交流審稿信息，及時處理審回稿和修回稿，使作者能夠及時收到修改意見或錄用通知函。編務在與作者或讀者溝通的過程中，應保持一顆平常心，耐心、細心回答作者或讀者的每個問題，這有可能提高他們再次投稿本刊的機會。

第三，增強創新意識，探索新的工作方法。兼職編務應在做好編輯工作的同時，加強編務知識的學習，借鑒其他編務的工作方法，勤思考，勤學習，多了解新信息，再結合自身工作實際，在保證工作質量的前提下不斷創新，探討更快捷、更高效的工作方法，提高工作效率。例如，可充分利用計算機和網絡技術，結合實際稿件登記工作，尋求一種快捷的工作方法，縮短稿件登記的時間。

第四，充分利用現代交流工具和互聯網技術，加強作者和讀者的交流。可借鑒其他單位的工作方式，建立作者微信群或QQ群，在版面費及錄用通知函上附上編輯部公眾號、作者微信群的二維碼或QQ群號，吸引作者或讀者的加入。通過建立作者微信群或QQ群，兼職編務可減少因絡繹不絕的來電打斷編輯工作思路而造成的編輯失誤，既節省了時間又提高了效率。此外，加強與網絡公司的溝通協調，繼續優化升級審稿系統的功能，使稿件頁面信息更加完善，節約編務重新制作編審表的時間，不斷提高工作效率。

編務工作是每個編輯部固有的工作，是編輯部不可或缺的組成部分，是一項綜合性很強的業務工作，與編輯工作緊密關聯。提高編務工作的效率，不僅能為編輯工作的順利進行提供有效保障，還能給作者或讀者留下良好的印象。因此，編務人員應不斷學習，不斷創新，努力提高自身的業務能力和服務水平，為編輯部的正常運轉貢獻一份力量。