新時期事業單位檔案管理工作優化發展的思考

葉 榕

（邵武市發展改革和科技局）

在我國經濟社會推進高質量發展的大背景下，事業單位作為經濟水平提升和社會進步的重要助力，對區域的社會可持續發展以及地方經濟的提升有著不可磨滅的助力作用。而事業單位檔案管理是記錄發展和進步不可或缺的一部分。近年來事業單位人員編制精簡，但其承擔的綜合性職能并沒有有效的減少，而檔案管理工作又是每個事業單位不可減少的一項涉及大量數據和繁瑣信息的工作。因此，如何優化配置人員崗位，提升檔案管理人員的專業化素養，完善事業單位檔案管理硬件設施，成為創新發展新時期事業單位檔案管理工作必須思考的問題。為進一步充分發揮檔案管理的積極作用，新時期事業單位必須要積極主動地進行檔案管理體系創新，緊跟時代發展步伐，提高事業單位檔案管理的工作效率，把事業單位檔案管理真正改革轉變為適應社會發展、促進行業進步的重要組成部分。作為檔案管理的參與者、執行者，事業單位檔案管理人員必須意識到新時期檔案管理工作轉型升級的重要性。在日常工作中，以不斷積累經驗作為促進檔案管理工作進步的基礎，進一步提升信息化辦公能力，提高檔案管理工作效率，提升檔案管理工作水平。

一、事業單位檔案管理工作的現狀及重要性

（一）事業單位實施檔案管理工作的現狀

事業單位作為我國政府機關的一種輔助和延伸，是為社會服務的組織，其職能內容涵蓋教育、科技、文化和衛生等涉及人民群眾生產、生活的方方面面。因此，事業單位檔案管理對服務生產、改善人民文化生活、增進社會福利都具有重要意義。因事業單位具有服務性、公益性和知識密集性的特點，其檔案信息往往數量繁多、種類復雜，事業單位檔案管理難度也相較其他檔案管理有所提高。事業單位在執行檔案管理工作時，最主要的問題在于很多傳統觀念已經根深蒂固，在改革創新時難度較大，具體體現為以下幾點：首先，管理難度較大，經常出現管理漏洞，工作執行力不足。其次，職工人員綜合素養缺失，面對突發狀況時很難及時作出應對，甚至還有工作人員在實際工作時作出邊緣化行為。事業單位實施檔案管理后，可以解決傳統工作模式中的諸多短板，修復管理漏洞，規范組織架構，杜絕邊緣化行為。

（二）事業單位實施檔案管理的重要性

1.有效修復管理漏洞

首先，風險問題多樣性是因為事業單位在進行檔案管理時，除人員操作失誤等主觀因素以外，很多客觀條件也會帶來一定的安全風險。例如儀器設備故障和數據儲存不完善，一直以來都是傳統檔案管理工作中最為重要的兩點。首先，因為傳統的檔案管理工作需要，相關人員針對各部門所輸送來的數據以及相關信息進行整理，再根據各自的詞條以及儲存方式挑選位置，經過封存、擺放后完成整個檔案儲存回路，在提取數據時也需要工作人員根據關鍵詞到指定地點進行查驗，這樣的工作模式就意味著工作人員主要的崗位要求為細心負責，同時可以對專業信息進行基礎的判別，在進行人才選拔時不會過于注重其計算機設備使用能力和突發狀況應變能力，但設備在長時間的使用過程中會不斷涉及到磨損，老化等問題，一旦出現儀器故障，此時工作人員若無法發覺持續使用，很有可能導致信息錯誤儲存，這就會影響后續工作的正常推進，甚至還會影響到決策的科學性帶來不可估量的經濟損失[1]。其次，管理力度不足主要體現為檔案管理工作人員和正常編制的管理制度存在一定差異，大部分情況下，檔案管理人員不會接觸到過多的技術性問題，但其工作需要涉及到大量的數據，這就意味著其他工作人員進行檢查時，其不了解工作進度，對相關數據的擺放以及儲存也一竅不通，很難發現工作時的邊緣化行為，長此以往甚至會有員工將檔案管理工作視作偷懶的內容，不會積極主動地進行整理，只是按照外表的一些關鍵詞條完成整合分類，不僅會為后續的數據查驗帶來麻煩，還有可能造成時間、人力浪費，后果不堪設想。但工作人員經過檔案管理模式的實施創新后，現有的工作模式已經從純人工手工轉變為自動化工作，所有的信息都可以用電子版進行分類儲存，即使部分有特殊要求的信息文件，也可以通過打印的方式進行雙保險儲存到特定位置，有效避免了大部分風險問題。同時現有的工作系統也可以完成自檢，平時常見的隱患問題可以實時報警，大幅提升現場安全性[2]。

2.提升優質人力資源的儲備

檔案管理工作是團隊內部不可缺少的職位，其工作性質是對繁多復雜的檔案信息進行分類儲存，再根據特定的規律進行集中擺放，當相關人員需要調取信息時可以第一時間快速檢索找出相關信息，正因為這樣的工作模式使得很多技術人員發現檔案管理工作是一項沒有難度的內容，主要需要細心和耐心，并且工作耗時耗力，枯燥無味，一直以來都是青少年人才首要排除的學習方向，甚至有很多單位也這么認為。檔案管理工作通常是對外招聘一些年齡較大的中老年人進行負責，一天所有的信息需要耗費很長時間來整理，并且檢索和數據輸送的過程都會帶來成本浪費[3]。當工作人員發現檔案管理模式創新的重要性后，便開始針對其職能范圍進行深入的體系優化，工作人員的綜合素質也在隨之大幅上升，具體體現為以下兩點：首先，隨著當前社會的不斷發展，科學技術水平進步飛快，工作人員的工作模式也發生了天翻地覆的變化，從傳統的純手工和簡單機械融合的工作模式開始向信息化轉變，各部門的信息可以通過互聯網數據交互網絡來進行實時傳遞。當工作人員在檔案室終端收到部門信息時，可以第一時間按照計算機算法進行自我檢查，將其明確分類再配合現場觀測，確認無誤后，根據詞條輸送到特定區域進行儲存。需要調取數據時，只需要反向操作即可，大幅提升了現場的工作效率，但同時也對工作人員的工作能力提出了更高的要求，需要相關人員必須要能夠具備基礎使用信息化設備的能力，同時對于部分專業軟件的應用極為熟練，此時事業單位就會招收更多的全能型人才，雖說普遍年齡較小，但結合傳統檔案管理人員的工作經驗，可以優勢互補，帶動高齡職員學習新興技術，為年輕職員灌輸工作經驗，以點帶面，提升整體工作效率，迎接未來多樣化的市場需求[4]。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）重要性認識不夠，檔案管理工作邊緣化

檔案管理工作一直是事業單位發展必不可少的一項工作內容，檔案信息也是事業單位發展時所留下的寶貴憑證。事業單位檔案不僅是對往期區域專項工作發展推進程度的深入總結，客觀展現職能領域范圍內社會、政策的發展、變革，更為職能領域未來的發展提供參考。因此，高效優質地開展事業單位檔案管理工作具有非常重要的意義。但在實際工作執行過程中，部分事業單位領導對檔案管理工作并不重視，對于檔案管理工作的內容認識也存在片面化問題，往往是將檔案管理工作作為綜合辦公室的工作內容的一部分，致使檔案管理趨于邊緣化。認為檔案管理工作只是對以往工作內容的總結，既然工作已經完成，記錄可有可無的流程沒有必要，較多工作完成后并沒有真正記錄下來，導致事業單位檔案存在信息缺失、不完整、等到后續需要借助歷史數據時，才發現整個檔案信息雜亂無章，信息和數據沒有足夠的參考價值；同時沒有規則的儲存想要調取也是非常耗費人力、物力的，直接影響事業單位的工作效率。此外，由于事業單位人員編制較少，尤其是縣市一級，普遍事業單位人員編制僅在5名左右。稀缺的人力資源與同等量的職能工作內容產生的矛盾，致使較多事業單位并沒有設置專業化的檔案管理人員。邊緣化的工作機構設置，結合非專業的人員安排，嚴重影響事業單位檔案管理工作效率以及工作成效。

（二）事業單位檔案管理制度不夠完善

事業單位建立之初，其規章制度便會根據當時社會的發展現狀進行良好規范，相應的管理制度也是如此。對于檔案工作而言，其內部承載著大量寶貴的數據以及相關信息，對其的管理制度不會松懈，只會更加嚴格。但隨著當前社會環境的不斷變化，社會形勢也發生了天翻地覆的改變，事業單位現有的工作內容在面臨多變的經濟形勢和政治形勢時，很難真正地解決民生老百姓的諸多問題。雖說看似事業單位內部的管理力度有所上升，工作方式更加規范，但其真正的職能卻沒能良好發揮，群眾對其認知度也會下降。由此可見，事業單位如果不做出體系改善和創新，仍然按照傳統的管理制度進行管理，顯然已經無法滿足群眾需求，很多工作還會因此陷入混亂的兩難境地[5]。另外，工作人員必須明確，在檔案管理方面以往的管理制度一定會針對部門責任人進行重點管理，這也意味著事業單位想要進行管理體系的創新，就不能在原有基礎上再進行強化，而是要考慮現實需求，找出現有體系中的短板來進行針對性強化，這樣才能確保各部門的工作效率顯著提升，否則無法達到應有的執行效果，責任落實也會出現不到位的情況，此時會連帶性地發生很多邊緣化行為，會有越來越多人抱有僥幸心理，檔案管理部門在履行職能復雜的工作需求時，便會顯得捉襟見肘、慌忙錯亂，很難高效完成任務。

（三）事業單位檔案管理方法落后

傳統的事業單位檔案管理方法是以紙質檔案為主要形式。工作人員在進行現場核對和分析后發現，這種信息儲存模式雖然在短時間內優勢明顯，但長此以往的儲存，很有可能因為紙質陳舊、受潮等多種原因出現檔案破損的情況，此時部分重要的數據便會永久性地遺失，即使利用儀器設備可以記錄每一個文件的儲存位置以及儲存年份，現場得不到良好的管理，這些外部記錄都只是空談。另外，傳統的工作模式，也造成了大量的人力、物力損耗。很多人認為，檔案管理工作只是按照實際需求將檔案封存錄入即可，不用再進行其他管理，但事實上為應對質變情況，通常部分檔案需要派遣專人到現場進行維護。同時每隔一段時間，還要將文件取出保養。這種工作模式不僅會造成人力、物力損耗，有很多不可控的客觀因素，還會威脅到文件的完整性。除此以外，事業單位的領導者對檔案管理方面不夠重視，也使得檔案管理方法與手段嚴重落后，即使有很多優化現有管理模式的軟件，也沒有系統地投入使用，很多儀器設備還會因為更新不夠及時出現隱患問題。一旦導致現場出現安全事故，會造成大量的數據遺失，得不償失。

三、新時期事業單位檔案管理優化發展的策略

現代社會檔案信息共享和信息現代化轉變，已經成為行業不可阻擋的主流趨勢。這些新興技術的出現，也為檔案管理工作的創新優化做出了重要貢獻。對此，相關人員必須意識到新時期對檔案管理工作的具體要求以及優化的主要方向，科學合理地運用電子信息技術，確保檔案管理工作的優化，能夠緊跟時代發展腳步，在原有的基礎上進行行之有效的創新，同時也要為事業單位的未來發展提供原動力和市場競爭力，確保檔案管理的重要作用得到良好發揮，規避風險問題。

（一）依托完善的管理制度，促進管理水平提升

完善的檔案管理制度是事業單位提升檔案管理效率的重要手段，同時也能幫助其他方面工作協調發展，這也是事業單位應當重點關注的課題。基于此，首先，事業單位相關工作人員必須要進一步提升對檔案管理工作的重視度，對其工作模式形成正確認知，積極主動地借鑒以往的工作經驗，結合單位自身特點，創立更適合實際的管理模式，有重點、有方向、有層次地對檔案進行分類管理。同時建立行之有效的管理制度以及檔案信息儲存以及調取模板，進一步提升工作規范化。其次，必須要對檔案管理工作的優化形成正確認知，將其作為一項日常管理內容不斷地積累經驗，找出現有工作體系的短板，明確行業未來發展所需要的真正動力，減少不必要的隱患問題，以制度為基礎，規范科學的落實檔案管理，進一步提升其實際工作水準，為其他職員做出榜樣，共同促進檔案管理模式的優化。

（二）實現行業現代化轉型，合理利用信息化技術

檔案管理模式的創新就是實現新時期事業單位檔案管理工作的要求，對此，職工必須要明確事業單位的工作要求，是基于市場發展以及相關技術的具象化體現，其本身就具有一定不穩定性，而信息化檔案管理便是行業發展的主流趨勢，也是當前社會發展的大方向，只有積極主動進行信息化技術的應用，并不斷積累經驗，優化現有的工作體系，適應網絡技術飛速發展的當下，普及更多的計算機網絡知識，才能為事業單位未來健康平穩地發展以及信息數據資源化奠定良好的基礎在此過程中，事業單位的檔案管理人員需要在軟件上建立符合單位性質的信息交互平臺以及工作系統行之有效的進行檔案文件的梳理以及排版，儲存在實際工作時需要錄入信息，便將歷史檔案進行掃描上傳，并將信息在數據庫儲存，同時再利用打印設備進行紙質文件儲存，確保后續工作人員需要調取數據時，可以利用多種方式來服務工作，有效杜絕大部分風險問題。

（三）培養專業化團隊，實現人才創新

隨著人才強國理念的不斷深入，越來越多的管理者開始意識到，人力資源才是核心競爭力，沒有人力資源的事業單位無法長足發展，在面臨多樣化的市場需求時，會越來越顯得捉襟見肘，帶來不必要的成本損失，重則會導致事業單位出現重大事故。基于此，各職工需要對人才管理工作形成正確認知，明確其重要的推動性作用，在實際工作時關注工作人員的技術水平高低，明確其對待工作的態度以及工作理念是否符合時代發展的要求，工作質量是否會因此受到影響，故而為進一步創新檔案管理模式，工作人員需要針對性地提升檔案管理效率，并由事業單位牽頭培養一支具有新型管理理念和高信息化操作水平的專業團隊。此時，在進行人員招收時，便需要提高門檻，除要求其具有基礎的理論知識儲備以外，還要具備足夠的動手操作能力以及突發狀況應對能力，并且特殊崗位在進行入職之前，必須經過妥善的面試培訓并檢查其各項專項技能證書是否合理合法，相關人員還要意識到人才培養并不是一項短期的內容，隨著市場經濟的不斷擴大，內容也在不斷更新，越來越多的新興技術層出不窮，對此工作人員必須意識到其重要性。

四、結束語

綜上所述，隨著國家社會經濟的不斷發展，事業單位其工作壓力直線上升，傳統工作模式中的短板也逐漸顯現，隨著用戶需求的不斷多樣化，若管理單位針對現有的管理體系一味地安于現狀不去創新優化，只會成為事業單位發展的掣肘，不僅會頻繁帶來不必要的成本損失，甚至會引發安全事故。基于此，本文通過總結事業單位進行檔案管理工作優化發展的具體思路以及現存的諸多問題和應對方案，旨在幫助事業單位整合多方資源，明確優化方向，為未來發展和社會進步奠定良好的基礎。