基于大數據技術的檔案管理創新模式研究

高 萍

（上海市閔行區中心醫院）

大數據時代的到來，對檔案管理模式造成劇烈沖擊，傳統檔案管理工作存在業務流程繁瑣、效率低下、業務指導水平落后、管理成本高等問題。在信息技術發展的背景下，推動大數據技術與檔案管理體系的深度融合，是當前一項重要課題，也是促進推動我國檔案事業高速發展，建立一套高效檔案管理體系的關鍵，本文就此展開研究。

一、大數據背景下檔案管理模式的具體變化

（一）理論體系發生變化

在傳統的檔案管理模式中，以尊重全宗作為核心理論，將同一來源渠道的全部檔案資料進行歸類整理，形成全綜，禁止管理人員拆除全宗，并將所收錄資料文件按照主題、年份、地區進行順序排列，統籌整理，將其視為一個不可分割的有機整體，旨在保證檔案資料的完整性、來源的一致性。同時，還遵循文件生命周期、檔案鑒定等基本理論。

近年來，隨著科技水平的提高，以及大數據技術的廣泛應用，檔案信息化時代徹底取代了檔案紙質時代，檔案管理理論體系發生了翻天覆地的變化，大數據觀、大服務觀、大檔案觀以及大平臺觀成為全新的管理理論。第一，大數據觀強調全部收錄數據信息均都具備一定的應用參考價值，運用大數據手段，持續采集海量的數據信息，從中提煉高價值的數據，定性定量地描述數據來體現蘊含的信息價值，且數據樣本數量成為了管理水平的重量衡量指標，數據樣本數量越多，則綜合管理水平越高。第二，大服務觀強調管理人員向單位、用戶主動提供多元化的檔案服務，包括信息查閱、遠程信息傳輸、數據分析、信息快速檢索等基礎性服務，以及根據用戶習慣定向挖掘分析數據、檔案定制等個性化服務，更為充分地發揮檔案管理職能效用。第三，大檔案觀強調拓展檔案資料的來源渠道，將單位運營、社會運行與發展期間產生的全部高價值信息數據納入檔案歸檔范圍，以滿足單位、用戶在不同層面、不同情境下的信息查閱分析需求，這一目標的實現，得益于大數據平臺強大的數據采集、分析能力。第四，大平臺觀強調構建一個跨越多個地區、若干檔案部門的檔案數據大平臺，實現對海量信息資源的互聯互通，徹底打破信息孤島，用戶與管理人員通過訪問數據大平臺，可以查閱其他檔案部門收錄的資料文件。

（二）檔案數據資源發生變化

從檔案數據資源層面來看，在大數據技術沖擊下，檔案數據來源、數據內容、數據收集方式都發生了明顯變化。其中，檔案數據來源愈發廣泛，除單位職工提交工作成果、文件材料外，還可以從網絡社交平臺等新渠道來采集檔案資源，突破了傳統管理模式檔案采集來源單一的局限性。檔案數據內容愈加豐富，檔案門類由于數據種類明顯增多，既可以反映所屬單位的經營管理情況，同時，也可以更為準確、全面地反映市場環境、社會發展進程。數據收集方式呈現多樣化趨勢，主要包括部門科室主動提交、檔案數據強制收集、檔案數據實時捕捉三種。相比之下，傳統檔案管理模式暴露出資源收集種類過少、資源采集方式單一、檔案資源分散閑置、資源建設主體數量過少等問題，導致檔案資源無法得到高效利用，也沒有切實滿足用戶的查閱利用需求。

（三）檔案服務體系發生變化

受到大數據技術與信息化時代的沖擊，檔案服務體系的對象、內容、方式與目的發生了明顯改變，如果仍舊實施舊有服務體系與管理模式，將無法取得理想的管理效果，因而限制了檔案資源價值的發揮。其中，檔案服務對象由政府機關、事業企業單位拓展至網絡用戶，向社會公眾提供多元化的檔案服務。服務內容由單一的信息查閱拓展至信息檢索、決策分析、特定方向信息資料收集整理、定制化服務等全新領域。服務方式由被動、線下服務轉變為主動、線上服務，檔案人員依托大數據平臺與通信網絡，主動了解用戶需求并提供相應服務。而服務目的則由滿足查閱需求轉變為傳遞相關知識，既要向用戶開放檔案資源，也要幫助用戶從中提取有效知識，提供問題答案或是解答方法。

（四）安全保障體系發生變化

在傳統檔案管理工作中，以紙質文件作為檔案載體，由管理人員將所收錄檔案文件存儲在檔案室內，采取檔案室防光、維持恒定室內溫濕度條件、防塵、消毒殺菌等保管方法，盡可量延長檔案文件壽命，并實施檔案借閱登記制度來控制檔案資源去向。然而，在大數據時代背景下，出于成本控制、服務質量提升、效率提升等因素著想，電子檔案逐漸取代了舊有的紙質檔案，徹底解決了檔案文件壽命有限、紙質檔案存儲成本高昂的難題，但檔案保管條件、技術手段、信息安全保障措施也隨之發生改變，傳統檔案管理模式缺乏適用性，無法取得預期的安全保障效果。例如，在檔案數據保管方面，電子檔案對系統軟硬設施性能、保存環境提出新的要求，如果出現檔案數據庫癱瘓運行、操作系統程序并發無序運行、硬盤磨損破裂等問題，都有可能造成檔案文件丟失、無法打開的后果。

二、基于大數據技術的檔案管理模式創新策略

（一）加強資源聚集

在大數據時代背景下，數據樣本數量在一定程度上決定了檔案管理水平，唯有持續加強檔案資源建設，持續采集實時產生的高價值信息數據，才能取得理想的管理效果，向單位及用戶提供優質檔案服務。對此，需要以加強資源聚集作為檔案管理模式的主要創新方向，采取拓展資源收集類別，優化資源采集方式，完善資源建設主體，高效整合檔案資源四項策略，具體如下。

1.拓展資源收集類別

在信息化時代背景下，數據種類隨之增多，陸續形成數字、符號、超媒體、圖件表格、文本、視頻等。為收錄更多的高價值數據，并賦予檔案資料以可視化特性，幫助用戶更為直觀的了解檔案文件內容，當務之急在于拓展檔案資源收集類別，將檔案資源種類分為結構化、非結構化與半結構化三種。其中，結構化資源包含數字、符號等類別，非結構化資源包含影像視頻、文本、音頻等類別，半結構化資源包含HTMLL文檔與E-mail文檔等類別。

2.優化資源采集方式

傳統檔案管理模式采取資源被動采集方式，由其他部門人員將工作總結報告、調研報告等工作成果提交至檔案室，由管理人員進行收錄整理，資源采集工作缺乏主動性，存在檔案采集渠道單一、采集效率低下的問題。對此，需要樹立檔案資源主動采集的工作意識，采取網絡資源主動抓取、用戶實時推送歸檔兩種全新的資源采集方式。

第一，網絡資源主動抓取。由管理人員根據檔案歸檔需求，在網絡社交平臺、本單位與業務往來單位機構官方網站、區域性檔案大數據平臺等渠道上主動收集相關數據信息，持續監控網絡動態。同時，采取數據挖掘方式，從海量信息中篩除不實、重復的垃圾信息，提取高價值信息。

第二，用戶實時推送歸檔。改變用戶定期歸檔方式，用戶在工作期間，持續將所產生的資料文件提交至檔案部門，無需按月度、季度、半年度或是年度來整理上一階段工作成果集中發送至檔案部門，避免出現文件材料丟失、提交歸檔不及時等問題，還可以分攤檔案部門的全年工作量，避免在少數時間段承受過重工作負擔。

3.完善資源建設主體

對大數據技術的應用，使得檔案管理工作量驟增，難以單獨依靠檔案管理人員來開展繁重的檔案采集工作。對此，需要樹立全員參與、部門協作的工作意識，將檔案形成者、檔案整理者、檔案利用者、檔案保存者和檔案管理者均視為檔案資源建設主體。例如，檔案形成者負有主動提交文件材料、自主建立個人檔案等私人所有檔案的義務。檔案整理者在接收外包業務后，替代檔案管理人員和單位職工，開展檔案資源整理、信息收集工作，以減輕檔案管理負擔。檔案利用者在查閱檔案資料時形成信息痕跡，由管理人員跟蹤信息痕跡，獲取用戶習慣、關注方向等信息，將其作為檔案資源，并為檔案服務的推出提供參考。而檔案保存者以云服務商、數據分析公司為主，檔案部門將所收集資料文件提交至保存者進行歸檔存儲，無需持續更新硬件設施、升級軟件系統來存儲海量信息資料。

4.高效整合檔案資源

為強化檔案資源整合能力，深挖文件材料潛在價值，需要全面落實“存量數據化、增量電子化”戰略。其中，存量數據化是將早期歸檔存儲的紙質檔案逐漸轉變為數字化檔案，以此來提高檔案文件查閱效率、減輕管理成本、延長檔案壽命。增量電子化是優先收錄電子載體的檔案文件，直接根據檔案資料內容關聯屬性進行分類整理，上傳至對應類型數據庫中歸檔保存即可，以此來簡化檔案采集、整理流程。

（二）創新服務內容

在檔案管理期間，所收集數據信息本身并不具備實際價值，唯有在數據信息利用過程中，才會源源不斷地創造價值，如便于其他部門工作開展，為本單位發展規劃提供信息支持，真實反映市場環境與預測未來發展走向等。因此，為構建依托檔案資源的知識服務體系，向用戶提供高質量的檔案服務，需要著手推動檔案管理模式向創新服務內容方向的發展，具體采取創新服務理念、加快檔案資源開放步伐、拓展服務途徑三項策略。

1.創新服務理念

對檔案服務的創新，既要體現在其服務品種、途徑與內容上，同時，也要體現在服務理念上，需要樹立人性化、個性化、智能化的服務意識。其中，人性化服務是保證用戶平等獲取信息的權利。管理人員將自身定位為檔案資源服務的提供者，主動了解用戶需求并提供相應服務。個性化服務是根據用戶習慣、需求來提供定制化服務，注重于滿足個性化需求，如根據用戶歷史查閱記錄，跟蹤收集、整理有關方向的信息數據，再將整理后的檔案資源以定制報告的方式發送至用戶。智能化服務是靈活應用人工智能等新型技術手段，替代管理人員向與用戶提供服務，例如，用戶可在非工作時間訪問檔案數據平臺，由系統基于運行準則來提供給數據檢索、數據分析等服務。

2.加快檔案資源開放步伐

現階段，部分檔案部門僅向本單位職工開放檔案資源，檔案資源利用者數量有限，難以做到對檔案資源價值的充分發揮。針對于此，檔案部門需要樹立“公開為原則，不公開為例外”的工作意識，向本單位職工以外的社會公眾開放大部分檔案資源，將部分涉及單位隱私、職工隱私的檔案文件列為秘密檔案，設立保管期間，在保管期間內，這部分檔案僅向達到一定權限等級的用戶開放。

3.拓展服務途徑

為滿足不同區域、群體用戶的檔案資源查閱需求，檔案部門需要依托大數據技術與通信網絡，持續拓展檔案服務途徑，可拓展服務途徑包括微服務、遠程服務。

第一，微服務。檔案部門在平臺上推送特定的檔案資源，如在微博上開通官方賬戶，在微信上開通公眾號，定期在賬戶、公眾號上推送文章、微視頻，由用戶通過網絡社交平臺來查詢這部分開放的檔案資源。例如，南京市檔案局在微博上開通官方賬號，陸續發布近兩千條微博，推送內容涵蓋黨群建設、歷史溯源、科技研發、基礎建設、行政管理等多個方面。

第二，遠程服務。檔案部門依托網絡來建設檔案信息平臺，開放訪問接口，各地區用戶直接訪問檔案信息平臺，登錄賬戶認證身份，查詢自身權限范圍內的檔案資料，借此來突破時間、空間因素對檔案服務施加的限制，用戶無需實地前往檔案部門與檔案室，即可接受檔案部門向其提供的服務。

（三）建立三位一體檔案安全防護體系

為適用全新的檔案環境，形成一套面向電子檔案文件的現代化安全防護體系，預防和減少檔案文件丟失、損壞、機密信息與隱私信息泄露等問題的出現，需要建立三位一體的檔案安全防護體系，采取物理防護、技術防御、人防三項策略。

1.物理防護

從檔案大數據平臺安全建設、改善檔案保管保護條件兩方面著手。其中，在平臺安全建設方面，在各地區建立永久性的綜合檔案館，轄區內的職能部門、企業單位、黨政機構、社會組織都可以將檔案部門歸檔整理的檔案文件進行備份，將備份文件提交至綜合檔案館進行儲存，實施統一管理，如果檔案文件受物理環境和不可抗力影響而丟失損壞時，管理人員自綜合檔案館查閱、備份相應檔案文件即可，避免造成檔案資源徹底丟失的后果。在改善檔案保管保護條件方面，可在檔案庫與機房內安裝攝像頭、除濕機、空調機組、自動噴淋滅火裝置與消防報警器等設備，始終維持恒定的環境條件，并在出現火災等事故時快速報警，撲滅初期火勢，避免造成硬盤損壞、檔案文件丟失等不必要的損失。

2.技術防御

在大數據平臺與檔案數據庫系統中應用信息加密、用戶身份認證、數據自動備份、防火墻等技術手段。其中，信息加密是對所傳輸檔案文件進行密鑰加解密處理。文件加密為一串無意義亂碼，由接收者使用指定密鑰進行解密處理，復原為明文，避免在文件傳輸期間遭受第三方攻擊而外泄。用戶身份認證是通過采集用戶生物特征、賬號密碼認證、動態信息碼認證等方式，核實用戶真實身份，再向用戶開放權限范圍內的檔案資源。數據自動備份是將所收錄檔案文件進行備份，將備份文件上傳至云存儲空間或是其他數據庫中，在主數據庫出現癱瘓運行、軟件故障等問題時，直接復原丟失檔案文件即可。防火墻技術是在系統軟件程序、硬件設施間構建一道安全保護屏障，自動檢測可能存在的安全風險，過濾掉遭受的網絡攻擊、木馬病毒。

此外，為提高系統運行效率，避免因處理、存儲過量信息造成系統癱瘓運行，還需要應用到云計算和云存儲技術。云計算是由檔案人員將復雜計算任務提交云計算平臺，通過分布式計算方法，快速得出問題答案，無需檔案數據平臺進行獨立計算。云存儲是將海量檔案文件上傳至云平臺進行存儲，管理者與用戶直接訪問云平臺，辦理檔案查閱、歸類整理、文件內容編輯等操作，以釋放本地數據庫的存儲空間。

3.人防

人防策略由責任落實到人、建設專業人才團隊兩部分組成。其中，責任落實到人是將檔案安全責任落實到具體崗位，如果因工作疏忽、不規范操作行為而形成檔案資源保管風險，以及造成檔案文件丟失、資源外泄等實質性損失，則對相關人員進行追責懲處。建設專業人才團隊是在檔案部門中新設一批技術性崗位，招聘技術人員來開展系統升級維護、數據庫運營、網絡安全防護技術引進等工作，并培養檔案管理人員掌握與檔案安全防護有關的工作技能。

三、結語

綜上所述，面對全新的管理形勢，為做好復雜多變的檔案管理工作，實現對綜合管理水平、檔案服務質量的全面提升。檔案部門必須正確認識到舊有檔案管理模式在大數據沖擊下的變化情況，積極探索全新的檔案管理模式，落實加強資源聚集、創新服務內容、建立三位一體檔案安全防護體系的三項策略，由大數據技術向檔案管理模式的創新發展提供不竭動力。