淺談國有企業辦公室如何科學高效開展工作

張潔玲

（中鐵十八局集團有限公司總部機關黨委）

引言

辦公室是一個單位的綜合辦事機構，是上傳下達、聯系左右、溝通內外的樞紐。一個單位如果缺少了傳遞信息、統籌協調的樞紐，這個單位的運行效率就會大打折扣。“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外。”習近平總書記引用的這句詩恰如其分地表明了辦公室地位的特殊性。當前，國有企業改革步入深水區，面臨諸多問題與挑戰，如何充分發揮國有企業辦公室的職能作用，提升辦公室工作水平，讓各項工作更加高效、務實開展，為企業改革發展起到積極的推進作用，是國有企業辦公室長期追求的目標。尤其是在新形勢下，如何更好地凸顯辦公室的助手參謀、信息調研、協調保障、督查督辦等職能，切實為領導服務、為基層服務、為群眾服務[1]，這些都是國有企業辦公室工作內容核心價值的體現，工作效益、質量的高低是衡量國有企業辦公室工作成績的重要內容,對企業運行效率和對外形象有著極其重大的意義。

一、深刻認識國有企業辦公室工作的重要性和特點

國有企業辦公室是一個承上啟下的部門，是聯結領導和職工、總部和基層單位的橋梁，是協調各個部門之間的紐帶，是對外溝通聯系的窗口，地位尤其突出。總的概括起來，辦公室工作的重要性主要有四個方面：一是領導決策的參謀，要起到“智囊團”的作用。辦公室工作始終圍繞著企業的中心任務、領導的各項決策部署展開。辦公室工作水平高，能夠有效助力企業各項決策部署、重點工作順利實施；工作水平低，就會延誤工作進展，甚至影響企業發展。二是對上對下的服務。辦公室需要與上級部門無縫對接，需要做好領導、機關各部室、下屬各單位等的后勤服務保障。一旦某個環節出現問題，溝通不暢，銜接不準，都勢必會影響整體的工作效率。三是企業的機密部門。辦公室掌握著企業機密、領導行蹤，一旦泄露，輕則給領導造成煩擾、給工作推進造成阻礙，破壞企業和諧穩定，重則給企業造成重大損失。四是企業對外的形象窗口，是企業的門面。辦公室工作人員的一言一行、一舉一動都展示了個人綜合素養，都代表著企業的形象。由此來看，辦公室工作與企業生產經營密切相關，并產生重大影響。

長期身處辦公室工作環境之中，有人形象地把辦公室工作人員比喻為“干活的牛、替罪的羊、看門的狗、挨罵的豬”。這個比喻雖然有些不雅，但也從側面深刻反映了辦公室工作的特點。“干活的牛”，說明辦公室工作任務繁重、強度大，辦公室工作人員經常處于忙碌狀態。“替罪的羊”，說明辦公室工作人員要善于替領導解決問題、排憂解難，勇于承擔過錯。“看門的狗”，說明辦公室既要有效發揮參謀助手的作用，又要扮演好一個單位總管家角色，保障單位人財物安全。“挨罵的豬”，說明辦公室是一個單位機關科室、下屬單位的后勤服務保障部門，接受著來自四面八方的“質詢”。正因如此，習近平總書記曾用“重”“苦”“雜”“難”四字評價辦公室工作。

當我們從側面了解到辦公室工作的特殊性后，更需要思考如何平衡關系，從現實中來看，筆者總結到一般情況下，國有企業辦公室工作有“三難、四說、五多”三大特點:“三難”即工作協調時候難，車輛安排時候難，文件處理時候難；“四說”即上層領導說你軟，基層群眾說你舔，身邊朋友說你短，執手愛人說你懶；“五多”即條塊頭緒繁多，工作被動情況多，文字材料寫得多，加班加點時候多，上下不滿意見多。思維的高度決定工作的力度。只有充分認識辦公室工作的極端重要性和突出特點，才能有的放矢，做到始終服務大局、保障大局、促進大局，確保各項工作順利開展。

二、科學研判國有企業辦公室工作存在的問題

（一）對辦公室工作存在的錯誤認識

一是認為辦公室工作清閑，就是偶爾轉發一下文件，傳達一下指示，安排一下車輛，組織一下會議等，不如業務部門工作繁重。辦公室服務好領導，端端茶倒倒水就萬事大吉了。二是認為辦公室工作只是繁雜并沒有技術含量，誰都可以勝任。三是認為辦公室作為協調服務部門，掌管著一切人員來訪接待、物資采購等，不是清水衙門，吃拿卡要機會多、油水大。

之所以出現上述錯誤認識，原因在于：其一，對辦公室工作不熟悉，缺乏深入了解，低估了辦公室的職能定位，看不到工作人員的辛苦付出。辦公室是一個綜合性部門，工作千頭萬緒、紛繁復雜，以簡單的事務性工作來片面地理解辦公室工作，容易造成誤解。其二，風清氣正的工作風氣尚未形成，作風建設始終在路上。一方面，個別人員不作為、工作作風不實、風氣不正還在一定程度內存在。但這只是局部，不能以偏概全。另一方面，激勵考核制度不健全，沒有形成統一科學的考核激勵機制，并在企業推行不徹底，“干多干少一個樣、干好干壞一個樣”的懶政思維始終在作祟，培養了一批又一批“看客”。一部分人的人生觀、業績觀、價值觀出現偏差，沒有樹立正確的導向，一頭扎進了物欲的牢籠，一心追逐有機可乘、有利可圖，貪婪享受多、拼搏奉獻少。

（二）辦公室工作人員自身存在的問題

1.責任意識不夠。近年來辦公室地位有所下降，部門間協調配合時總是呼之即來揮之即去，缺乏必要的理解和尊重，挫傷了工作人員積極性，尤其是對于資歷淺、年紀輕的同志，在國有企業“論資排輩”的大環境下，默認為協調配合就是“你去做”“我來看”。且辦公室工作紛繁復雜、瑣碎，很多的“辦文、辦會、辦事”過程中，往往夾雜著腦力、體力勞動都要做的情況，也會讓直接領導人員失去跟蹤監控，責任意識不夠的情況下，個別人員認為“多做多錯，少做少錯，不做沒錯”，“不求有功，但求無過”、推諉扯皮，被動地應付工作。

2.服務意識不強。一些工作人員在工作時不能做到任勞任怨，服務意識不強，沒有發揮好人的主觀能動性，很多時候都是領導推一下動一下，不能主動開展工作，遇到任務躲著走，或者是相互推諉、消極拖拉甚至是不作為，尤其是遇到有挑戰性或急難險重的問題，更是懼怕，不敢擔當，擔當意識下降，作風不夠實，標準不夠高，更多地趨向于偏安一隅，對于領導交代的事情或是本身推進的工作不能保質保量保時完成，造成領導決策、企業部署不能高效率傳達和執行，嚴重影響各項工作的高質量開展。

3.學習意識有待進一步提高。辦公室人員平時事務性工作多，系統性學習少。主動學習進步的意識不夠強，理論學習不深入，對于大政方針的研究、對企業各項規章制度的深入學習、對文字工作的研討提高，這些都需要“積跬步”，但大多數時候，很多人的學習停留在表面，缺乏對辦公室工作理論性、系統性的深入學習。學習主觀能動性不夠，不能做到與時俱進，不能將時代需要的科學理論指導方法與創效實際結合起來，理論聯系實際不夠，理論學習與現實工作脫節。

4.創新意識不足。由于辦公室日常事務較多，工作上疲于應付多，在工作方式方法上一成不變、按部就班。尤其是在國有企業長時間固定模式的工作環境下，更是缺乏創新工作方法、創新產品、創新思維方式的勇氣，總想著創新需要試錯，試錯就需要成本，這樣很有可能不但解決不了問題還要被領導責怪，不如按照以往的方式解決，起碼不會錯，這樣的思維模式下，遇到問題和困難就繞道走，發現問題與解決問題的觀念不強，正面積極應對、大膽創新的少，僅僅滿足于不失事、不誤事。

5.人員素質參差不齊。不僅外界對辦公室工作有偏見，一些單位的主管領導也低看辦公室工作，把關不嚴，致使辦公室成為了照顧型、安置型的部門，勤雜人員多，事務性工作人員多。受部門編制影響，一些素質能力高、工作能力強的工作人員卻難以到辦公室工作。這也是當今國有企業辦公室工作的現狀，人員的能力素質閾值很大，因為工作的方式多樣，趨于多、雜，需要的高精尖辦公能力卻不是很高，這樣就導致在工作能力不足，難以滿足現實要求的時候，臨時從其他部門抽調，干擾正常的工作秩序，這種現象在一些基層單位尤其突出。同時，對專職人才培養力度不夠，政治素質高、文字綜合表達能力強、精通辦公室工作的工作人員缺乏，難以適應企業信息化進程的加快和快速發展的需求。

基于以上存在的問題，國有企業辦公室工作人員提升綜合能力已是亟待解決的企業問題，一方面是企業需要提高對辦公室工作的重視程度，另一方面是相關工作人員需要主動提升自我能力，練就本領，高質量完成工作，助力企業高質量發展。

三、國有企業辦公室工作人員要練就多種本領

（一）要磨礪“千里眼”，練就“順風耳”

辦公室工作要發揮好領導的參謀作用，就要及時提出決策建議，并能把領導的決策化為具體實施意見，當好領導的千里眼、順風耳。首先，要具有大局意識、超前意識、謀劃意識，想領導所想，急領領導所急，充分領會領導意圖和企業重點工作，力爭做到參謀不干擾、輔佐不越位、建言不決策，力求參在點子上，謀在關鍵處。其次，要具有大局觀念，圍繞企業中心工作主動加強調研、掌握情況、提出建議、當好參謀，為領導決策提供優質服務。再次，要深入調查研究，掌握第一手資料，摸清基層實際實情。通過廣泛調研、深入分析，為領導科學決策提供有效參考。

（二）要點亮“指示燈”，做好“服務站”

服務是辦公室的立身之本、輔政之基、謀事之道。離開了服務，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。因此，要主動找準工作定位，把服務作為自己的情感所系、職責所在、事業所求[2]。要點亮“指示燈”，工作中必須要牢記助手職責，尤其不能以自己的主觀臆斷，曲解領導的意圖和想法。要認真履行職責，確保政令暢通，不斷強化領導部署各項工作的執行力。要做好“服務站”，堅持把信息調研工作擺在重要位置，主動開展調研、收集信息，讓信息調研工作更好為領導服務、為決策服務、為發展服務。要不斷將有利于企業發展的主題活動同企業的重點工作、實際情況緊密結合在一起開展，達到促進企業整體發展、整體推進的目的。因此，辦公室工作人員要靠服務樹立形象，要靠服務贏得認同。

（三）要學做“老黃牛”，爭當“千里馬”

辦公室工作非常辛苦，經常是“兩眼一睜，忙到熄燈”，隨時待命，加班加點是家常便飯，在這里工作要付出比別人更多的艱辛和努力。要培養老黃牛的品格，樹立高度的責任心與使命感，工作上勤勤懇懇、兢兢業業、任勞任怨、默默奉獻，多些實干，少些抱怨，做到干一行，愛一行，鉆一行。光有老黃牛吃苦耐勞、埋頭苦干的精神還不夠，還要擁有“千里馬”的氣勢和拼搏精神，志存高遠，勇往直前。自覺樹立不懈奮斗的目標和開拓創新、與時俱進的勇氣，不斷適應新形勢新任務新要求，跳出已有的“條條框框”，創造性地開展工作，做到工作出彩，人生精彩。

（四）要練就“筆桿子”，擁有“兩下子”

辦公室是出材料、出思路的地方，隨著辦文辦會的增多，辦公室的每個人都要力爭成為筆桿子，才能為領導做好參謀和助手。寫作本身是一個學習、思考和工作的過程，需要精通業務，不斷熟悉情況，提高發現問題、研判問題、分析問題、解決問題的能力。越是“大塊頭”的材料，越是要站在全局的高度去思考，提出的思路和方法也要更有針對性、實效性和可操作性，更加貼合企業發展實際。不想寫、不愿琢磨，思想就會懶惰，容易按部就班，久而久之容易犯主觀主義錯誤。所以，要勤于思考，多寫多練，長期堅持，練就一手過硬的“筆桿子”。俗話說，不動筆墨不讀書。要提倡握緊筆桿，有利于增強時不我待的學習意識，克服“本領恐慌”，日積月累，真正擁有為人稱道的“兩下子”。

（五）要練就“宰相肚”，學會“冷處理”

為人處事，需要有胸懷。作為辦公室工作人員，隨時應對各類臨時出現的人和事，滿足各式各樣的需求，很難做到事無巨細考慮周全。如果工作中出現問題，就可能成為問題焦點、出現工作難點，有時甚至還要無端受過，委曲求全。這個時候，更要有肚量。能不能做到坦然面對，心平氣和聽取不同的聲音，虛心接受意見，考量著一個人的胸懷和修養。要練就“宰相肚”，避免一觸即發，減少矛盾與隔閡，營造和諧共贏的氛圍，推動工作任務順利開展。要學會“冷處理”，給對方思考的時間，也留給自己回旋的空間，努力做到不沖動，不讓矛盾再次升級，不使問題衍生問題，這樣對己對公都有利無害。

四、要以人為本注重實效，實現辦公室團隊建設的新突破

（一）全面增強團隊親和力

工作最關鍵的主導是人。辦公室工作要聚力做好以人為本管理。在選人用人上，要注重實效，不論資排輩；在工作開展上，要放心放手，讓大家在具體任務中礪煉成長；在發展環境上，要努力營造尊重人才、尊重知識、尊重勞動成果的濃厚氛圍。在思想交流上，要做到坦誠以待，以心換心；在日常生活上，互相關照，友愛互助，充分體現國有企業的溫暖感和辦公室團隊的人情味，不斷增強向心力、凝聚力，用一份溫暖換一份親和，把辦公室打造成為快速成才、實現自我的重要舞臺[3]

（二）切實增強團隊活力

好的團隊是干好工作的堅實保障。說到底，做好服務關鍵在人，重點在好的團隊。為此，必須堅持“以人為本”的思路，把辦公室團隊建設擺在突出位置，通過全面素質提升，系統組織集體學習，建立交互式學習交流方式，將好的學習方法、思考成果與團隊共享，建立一定的團隊內部獎勵機制，對于干得好的加大獎勵，激發全員活力，為做好服務提供有力保障，從而形成一種企業凝聚力。

（三）不斷強化團隊溝通

沒有什么問題是溝通解決不了的，如果有就是溝通還不夠。站在國有企業高質量發展的高度，辦公室在做好服務工作的同時，更要做好溝通協調工作。既注重辦公室團隊人員之間的溝通，也要加強與上級單位、總部職能部門、所屬單位之間的溝通。通過溝通協調，最大限度的實現信息對稱、凝聚共識，以強大合力推動企業高質量發展。辦公室工作人員要大力提高有效聯系、高效溝通的意識和能力，協調各方力量，保證信息暢通、執行有力，形成密切溝通、通力協作的網絡。

隨著國有企業改革創新的不斷深化，辦公室地位更加突出，其職能作用發揮也將更加明顯。深刻認識辦公室工作的重要性和特點，正視現實中存在的問題，科學研判當前形勢，切實加強溝通協作，有針對性地錘煉工作本領，提高工作水平，有利于進一步充分發揮辦公室職能，更好地應對新形勢新任務、新挑戰，促進企業高質量可持續發展。