企業財會信息化建設中的問題及完善措施

■郭小艷

（山西京能呂臨發電有限公司）

財會信息化是充分利用計算機和互聯網技術為企業建立集團化、網絡化、一體化的財務管理信息系統，以實現跨模塊、跨部門甚至跨企業整合實時信息，把企業的人力、財力、物力、產出及相對應的信息流、資金流、管理流等緊密地集成和綜合，各部門業務環節直連財務，實現資源優化和信息共享。財務管理是企業管理中最重要的組成部分之一，加強財務管理應從財會信息化建設入手，以大力推廣運用計算機網絡技術和統一的財務管理軟件為著入點，加大力度普及財會信息化作為改進財務管理的突破口，充分利用計算機和互聯網的技術優勢，全面提高企業財務管理水平，輔助企業管理人員經營決策。

1 企業財會信息化建設的重要性

1.1 財會信息化可以提高管理水平

財會信息化實施后可以大幅減少原有手工逐筆入賬和核算的工作量，將傳統財務工作流進行流程固化轉型，由業務部門根據業務性質通過信息化系統既定規則發起業務流程，業務逐級推送至財務，將原來財務直接的手工處理更改為通過系統中固化的統計口徑自動生成相關業務憑證和財務報表，把依賴個人手工處理轉化為依靠信息化系統自動驅動，實現各部門數據的統一和集成，通過信息化系統將往返環節進行優化，改變各部門執行方式，節約了人為被動推動業務流轉的時間成本，提高財務部門工作效率，保證了數據一門，共同放心使用，各級管理者可以實時的、動態的獲取所需信息用以支持決策。

1.2 財會信息化可以加強成本控制

成本控制是財務管理的重點，通過財會信息化系統，各項成本業務的立項、審批流、內部訂單形成，合同簽訂、費用入賬等的每一項成本形成過程，系統都會逐筆統計，超成本不能發起申請，同時每個過程都會留痕，通過對比系統設置各項成本預算預警，可以直接看到企業各項成本的進展，將成本歸集控制和預算管理進行對比分析，揭示成本發生情況，以信息化的方式管理與控制成本的發生，為企業經營目標的實現助力。

1.3 財會信息化可以嚴格資金控制

財會信息化可以自動實時生成現金流量表，資金計劃通過系統執行，杜絕人為對支付供應商和金額的干預，保證資金計劃執行的剛性，在銀企直聯的基礎上實現資金自動收付，所有資金支付線上審批、自動對應合同清賬付款等，加強對有限的資金進行合理的分配和運用，提高企業中短期現金流的預測，及時預警，保證企業資金的流動性。

1.4 財會信息化可以提高核心競爭力

企業對內外部各種信息的把握和變化快速做出反應是企業競爭力的一種體現，企業選擇適合企業自身管理需要的財會信息化平臺，關注系統信息的實時變化，從信息化中直接獲取業務信息并提取企業管理關注的數據信息形成獨特的數字管理模型，對相關數據的變化敏感反應，及時發現問題、解決問題、根據獲取的數據及企業所處的內外部環境，結合經營發展需要，主動和及時的調整與制定合理的管理措施，從而避免在殘酷的優勝劣汰中遭受損失，進一步提高企業的核心競爭力。

1.5 財會信息化可以改善企業內控管理

財會信息化讓各部門日常的業務與財務部直接銜接，業務流轉過程可以互相監督，互相監控，過程留痕，以統一的標準為準繩，并持續高效的實時監控，規范企業內部流程管理，杜絕人為因素導致的運行不規范。通過信息化系統實現由事后監督向過程管理和事前控制轉變，有效降低內控風險，強化內部管控，優化企業管理流程，使得過程管控更為合理化、規范化、可視化，使內控管理更為民主和扁平化，較好的改善企業內部控制問題，為企業提供安全運營保障，健全企業的內部監督能力以及提升企業的風險應對能力。

2 企業財會信息化建設存在的問題

2.1 信息化建設的人力、物力、財力不足

很多企業認為財會信息化建設很重要，在積極推進財會信息化建設，但企業負責人管理理念并未真正轉變，只是紙面上的支持，實際行動的支持不充分，沒有發揮帶頭建設的作用，認為只要用到計算機工作就是財會信息化管理。比如在資金上沒有足夠的支持，使得信息化建設不能順利進行；再者人員配備上不充足，使得財務人員不能抽離傳統的財務業務，沒有時間參與信息化建設，出現懂業務的不懂財務，懂財務的不懂技術，信息化建設的基本條件不能具備。同時在信息所提倡的“流程再造、方式變革”等思路下，企業負責人不是因為不理解信息化提升效率的能力，而是認為信息化帶來的是“控制力的減弱”，個人的權限、企業的整體流程都處于變化之中，信息化建設是否還能保證原來的控制力不確定。

2.2 新系統的啟用容易引起心理上的抗拒

信息化系統固化了很多的執行方法，流程操作，有的財務人員信息化培訓較少，有的財務人員從事財會信息化還只會簡單的使用日常財務軟件，財會信息化的建設必然會增加新的工作量，日常工作繁忙不暇，談及財會信息化建設認為能力有限不能勝任或者心有余而力不足，或者財會信息化建設后必然要熟悉新的系統、新的功能，向傳統業務一樣得心應手的進行信息化處理必然要付出自己大量的時間，從心理上拒接信息化建設。

2.3 信息化建設過程中困難較多

一種情況是在推行信息化建設時，只有財務部門使用信息化軟件，其他部門沒有使用同一個信息化系統；另一種情況是在推行信息化建設時，每個部門推行自己部門的信息化標準，只負責將自己部門所負責業務信息反映到信息化軟件中，不同部門之間信息交叉時，因為數據維護原理不同，每個人之間的理解不同，各部門之間的信息無法實現有效連接，信息化系統反而成為業務正常流轉的累贅，使得財務不能有效及時獲得準確的、有用的信息，財會信息化不能有效的落地。

2.4 缺乏健全的內部控制制度

企業的財務管理工作涵蓋的內容較多，范圍較廣，風險因素較大，有效的內部控制制度在信息化建設中發揮著重要的作用，如果企業財務信息化建設中沒有相關的制度支持，放大內部控制制度的缺陷，也在一定程度上阻礙了信息化建設發揮其積極作用?；蛘唠m然有內部控制制度但制度不能隨著企業的發展和業務需要不斷完善，使得內控制度真正效果不佳，管理者不能真正的通過制度控制風險。

2.5 財務管理基礎薄弱

一是受地域因素或者行業特殊性限制，使得專業的財務人員極度缺乏，會計人員專業水平根本無法滿足企業實際工作需要。二是工作模式受傳統思想影響較大，老員工較多，年輕后備力量不足，財務人員不懂得或者不愿意跳出舒適區，忽略了財務分析和財務預算，將注意力集中在資金的收支，發票的入賬等工作，創新改革的精神和動力不高。三是企業管理層對財務人員的管理力度不高，導致財務工作人員缺乏較高的專業水平和職業素質，不能夠掌握信息化系統的關鍵要領，對于財務數據的真實性不能夠保證，不能為管理人員及時提供準確有效的財務信息。

3 完善企業財會信息化建設進程的措施

3.1 各級領導帶頭參與信息化的建設和使用

財會信息化建設是企業財務管理甚至是企業管理的必然選擇，企業管理人員應該高度重視財會信息化建設，領導者的倡導和支持對財會信息化的落地有著關鍵和決定性作用。各級領導應帶頭參與信息化建設，給信息化建設大力支持，樹立財會信息化建設理念，推進財會信息化建設的團隊組建，增加必要的人力、物力、財力，并對信息化建設過程跟蹤和監督，為企業財會信息化建設起到真正的引領作用。關注信息化建設中存在的困難及問題，掌握信息化建設的人力、物力和財力是否充足，必要時每月召開推動會，了解信息化建設的具體情況，通過領導的高度關注傳輸給每一個參與信息化建設人員信息化建設工作的重要性和必然性。

3.2 完善信息化管理制度

財會信息化建設要與各部門協調推進，必須要有相關的管理制度。各級部門及時發現和統計信息化建設中的問題，互相溝通，將所有的業務活動按照流程進行風險分析，重新梳理原有手工管理的業務模式和流程，圍繞系統實現的功能，按風險點進行梳理管控，根據實際存在問題補充完善相關管理制度。管理制度除要在充分認識企業現有問題和借用相關制度的基礎上補充完善，使使用人員有章可循，還應去偽存真，去粗加細，對制度不合理的地方予以修訂，以更好地發揮管理制度作為管理工作的應有效應，起到風險管控的作用，更加規范的促進財會信息化工作和其他后續工作的開展。

3.3 強力推行系統應用

停止收集手工相關報表，堅決使用系統數據進行業務推送，發現系統問題及時提交對口管理部門進行處理，發現其他部門操作問題導致系統數據錯誤后通過財務的理解對歸口管理部門進行糾正。對使用信息化系統情況實施績效考核管理，督促各部門將運用系統作為重要的管理手段。

3.4 加強財會信息化建設的人員配備

財會信息化建設必然要引入計算機軟件的廣泛應用，所以配備適合的人員是財會信息化建設的基本前提。好的信息化建設必須同時具備兩種人才，技術操作人才和精通業務財務邏輯的人才，這部分人員不但要具備專業的財務業務有關知識，還必須對計算機軟件操作有一定的基礎，同時要有足夠的培訓費用支持。加大企業內部對于信息化建設貢獻的激勵舉措，激活專業人員的學習創新動力和活力，鼓勵學習、掌握并創造新技能，以備更好的使用財會信息化為企業管理服務。

3.5 加強部門之間的溝通

財會信息化不單純的是計算機技術的應用，信息化推進代表企業管理流程和管理方式的改變，涉及企業所有部門的參與。所以，信息化建設初期，財務管理工作要以企業整體為單位，而不是簡單地以財務管理部門為單位，建立相關的管理標準，所有部門制定統一的數據統計口徑。確定和不斷優化業務流程，加快信息傳遞，保證信息傳遞的途徑統一，實現所有部門之間無障礙交流，降低溝通的時間成本，加強信息的整合，秉持協調推進，合作共贏的理念，為財會信息化的推進共同出謀劃策確保其有效落地。

3.6 提高信息化建設的意識

從本質上來說，財會信息化系統只是一個管理平臺，信息軟件發揮的是輔助作用，最重要的工作還是要依靠人來決策完成。為提高信息化流程的適用性和效率，還應發動會計人員參與標準化流程的建設，轉變管理觀念，信息化建設需要訓練有素的人員來切實執行，人員是信息化建設的必備要素。要提高信息化建設能力，首先要從人員意識方面著手，通過聘請專業人員或者實施財會信息化實施成功的人員到企業進行專題講解，滲透理解信息化建設方面的內容，定期組織培訓活動，不斷豐富經驗和視野，提高各級人員正確認識財會信息化建設的意識，端正工作態度，樹立良好的創新精神，以積極的態度學習新工具，努力掌握并學習新技能，以確保企業的進一步發展。

3.7 規劃信息化建設

因為信息化需要建設的內容比較多，所以需要整體規劃，如果全部實施，投入的人力和項目管理范圍會很大，不能很好的聚焦，項目容易失控。所以需要制定分步實施計劃，充分規劃，先易后難，各模塊在建設初期和過程中保持溝通，比如可以先建設各部門可以單模塊使用的系統，如財務管理部門使用的資金系統和結算系統，人力資源部門使用的工資系統。單模塊建設完成后，經過前面的分步實施一段時間后，相關干系人員對財會信息化的理解會更加深刻，同時小閉環的形成也讓大家看到了財會信息化建設的成果，這時再開始業財一體化建設相對較容易，甚至很多人會期待效率的提升。當將整體規劃的系統都建設完成，就形成財會信息化建設的大閉環。這時系統之間的數據流、信息流完全暢通，徹底告別了人工銜接各系統的時代，效率也會大大提升。

4 結 語

總之，信息化建設的目的在于打通業務流與價值流，形成數據化建設助力企業管理人員決策，信息化的建設要從企業管理層牽頭建設，并配備信息化建設的相關人、財、物，讓精通業務財務的人員直接參與信息化建設，打破業務與財務脫節的關鍵問題。同時要建立信息化管理制度，并建設適合企業實際需要的流程，將流程、標準制度和信息化系統互相融合，用標準和規范激勵或者約束各級使用人的行為。各部門人員在信息化建設期間和使用期間都要建立高效的溝通，不能各自為政，確保企業最終的信息化系統和業務能夠緊密銜接，并且要根據企業發展戰略的調整而不斷摸索和優化，也要根據新理念和新技術的產生而變化。