企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的問題及對(duì)策

■徐 榕

（上海久聯(lián)集團(tuán)有限公司）

引 言

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是信息技術(shù)管理應(yīng)用的一種手段，是一種創(chuàng)新的財(cái)務(wù)管理模式，以共享全部或部分模式為主，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行集中管理，從而產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)，降低管理成本，提高運(yùn)營效率。通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)一歸集，對(duì)日常工作中的業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，為企業(yè)以及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)提供及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息。因此在信息化和數(shù)據(jù)化的今天，想要更合理高效地運(yùn)用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)是企業(yè)集團(tuán)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要性

1.1 整合數(shù)據(jù)資源降低企業(yè)管理成本

數(shù)據(jù)資源整合是財(cái)務(wù)共享的基本手段和目的。通過先進(jìn)的信息技術(shù)，完成企業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)的采集，整理，核算及分析。各種審批流程都將通過系統(tǒng)在線上完成，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)模式，即節(jié)約了時(shí)間成本和管理成本，也能最大程度消除人為因素帶來的影響。同時(shí)，隨著財(cái)務(wù)模式的改變，財(cái)務(wù)人員的精簡和轉(zhuǎn)型也勢(shì)在必然，同樣甚至更大的工作量，都只需要少量人員便可完成，這將大幅降低企業(yè)的人工成本。

1.2 打通企業(yè)內(nèi)外部壁壘提升企業(yè)整體效益

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以后，在企業(yè)內(nèi)部，原有財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)模式都會(huì)被改變。以往部門之間各自為政，獨(dú)立作戰(zhàn)的傳統(tǒng)將不復(fù)存在。隨著信息數(shù)據(jù)的整合以及資源的集中共享，各部門業(yè)務(wù)將日趨標(biāo)準(zhǔn)化，相互之間的依存和協(xié)作關(guān)系也將日趨緊密，在實(shí)現(xiàn)高效管理的同時(shí)大幅提高工作效率。而在企業(yè)外部，財(cái)務(wù)共享將會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)展到銀企直聯(lián)和稅企直聯(lián)，企業(yè)通過對(duì)集團(tuán)資金的實(shí)時(shí)監(jiān)管和調(diào)度實(shí)現(xiàn)資金效率最大化，通過對(duì)稅務(wù)數(shù)據(jù)的分析研判實(shí)現(xiàn)合理避稅和降低稅負(fù)，從而提升企業(yè)整體效益。

1.3 提升企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)能力

在企業(yè)日常運(yùn)營過程中，除了抓好自身產(chǎn)品建設(shè)和業(yè)務(wù)拓展以外，最重要的就是要識(shí)別和防范各種風(fēng)險(xiǎn)。特別是從集團(tuán)總部的角度出發(fā)，集團(tuán)本部及其下屬子公司面臨的風(fēng)險(xiǎn)也都有不同。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，可以通過制訂不同的等級(jí)參數(shù)和風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)程度進(jìn)行劃分并預(yù)警，便于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營活動(dòng)中的異?，F(xiàn)象，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，防范和控制各種風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 推進(jìn)企業(yè)整體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的真正優(yōu)勢(shì)是對(duì)于數(shù)據(jù)的量化處理以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)的提取，通過一定的技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，找出日常工作中的薄弱之處并進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)有了大數(shù)據(jù)的支撐，可以對(duì)公司業(yè)務(wù)或企業(yè)產(chǎn)品進(jìn)行深度分析，發(fā)掘企業(yè)潛在客戶和目標(biāo)市場，提升核心競爭力，在市場博弈中占據(jù)優(yōu)勢(shì)，幫助企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。因此構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能推進(jìn)企業(yè)整體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2 企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題

2.1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)不夠完善

首先，財(cái)務(wù)共享中心發(fā)展的歷史還不長，系統(tǒng)模型的建立和運(yùn)行也不夠完善，尚沒有一個(gè)標(biāo)桿式的體系進(jìn)行參照，其自身模式也在不斷探索中。同時(shí)，在外部與財(cái)務(wù)相關(guān)的稅務(wù)、銀行等系統(tǒng)由于各種原因也不可能與企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心完全匹配，無法全面實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)的數(shù)字一體化。其次，在企業(yè)集團(tuán)實(shí)行財(cái)務(wù)共享前，其下屬子公司都有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)。而在實(shí)行財(cái)務(wù)共享后，一般會(huì)先統(tǒng)一財(cái)務(wù)系統(tǒng)，然后針對(duì)其他相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入或接口對(duì)應(yīng)，這些不同系統(tǒng)之間的兼容性往往也存在一定的問題。最后，一般中大型企業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)品種較多，各種業(yè)務(wù)的發(fā)展和結(jié)算方式也不盡相同。相對(duì)來說，共性業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)開展起來難度較低，系統(tǒng)模式容易統(tǒng)一。而個(gè)性化的財(cái)務(wù)共享服務(wù)開展起來較為困難，無法套用統(tǒng)一的系統(tǒng)模板，可能需要針對(duì)不同業(yè)務(wù)訂制特殊流程，這樣對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)就有了更高的要求，需要其不斷地進(jìn)行修改完善。

2.2 員工對(duì)財(cái)務(wù)共享模式的價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位

首先，從公司員工的角度出發(fā)，一般都會(huì)有慣性思維，對(duì)于日常工作早已習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作模式，一旦工作模式發(fā)生改變或有新事物產(chǎn)生，短時(shí)間內(nèi)都有一個(gè)接受過程或適應(yīng)階段。對(duì)于財(cái)務(wù)共享這個(gè)新模式更是如此，因?yàn)樗鼛淼淖兏镆呀?jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越原來會(huì)計(jì)電算化對(duì)手工賬的替代，它是財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然趨勢(shì)，是業(yè)財(cái)融合的重要手段。如果公司員工對(duì)其重要性沒有充分認(rèn)識(shí)，那必然會(huì)造成其思想觀念上的落后，缺乏主動(dòng)參與的積極性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享不能發(fā)揮其最大效率。其次，既然是財(cái)務(wù)共享，那影響最大的必然是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員大多已經(jīng)習(xí)慣了原有的分工模式和職責(zé)定位，一旦實(shí)行財(cái)務(wù)共享，給人第一印象可能就是要進(jìn)行崗位合并，減少財(cái)務(wù)人員、調(diào)整職責(zé)分工，造成財(cái)務(wù)人員在主觀上意愿不強(qiáng)，甚至有抵觸情緒，從而影響財(cái)務(wù)共享的順利實(shí)施。因此，不管是普通員工還是財(cái)務(wù)人員，只要其思想觀念沒有轉(zhuǎn)變，沒有做好財(cái)務(wù)共享準(zhǔn)備，都會(huì)給財(cái)務(wù)共享的構(gòu)建帶來阻力。

2.3 公司缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)人才

在財(cái)務(wù)共享模式下，原有的管理模式和財(cái)務(wù)流程都發(fā)生了改變，人工操作的業(yè)務(wù)場景將越來越少，取而代之是系統(tǒng)流程自動(dòng)化應(yīng)用。同時(shí)業(yè)財(cái)融合和數(shù)據(jù)分析將更為重要，而企業(yè)也缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)人才。這其中既包括了基本操作人員，也涵蓋了財(cái)務(wù)分析及高級(jí)管理人員。舉例來說，實(shí)施財(cái)務(wù)共享以后，一旦制訂好業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)流程，那從業(yè)務(wù)發(fā)生開始，到財(cái)務(wù)報(bào)銷生成憑證，可能只涉及一個(gè)核算崗位，其他都會(huì)由系統(tǒng)自動(dòng)完成。而且，這個(gè)核算工作也與原來的意義不同，因?yàn)閼{證生成也大都是由系統(tǒng)完成，主要的工作將變成原始憑證的掃描上傳及審核。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的操作崗位也將根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行劃分，比如工程施工歸成一類，金融投資歸成一類，而不再分成原來的出納、總賬等崗位。這樣一來，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員可能不適應(yīng)新的工作要求，這就需要他們及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在熟悉財(cái)務(wù)的同時(shí)還必須要熟悉業(yè)務(wù)。而一旦財(cái)務(wù)人員無法適應(yīng)這種轉(zhuǎn)型，企業(yè)又沒有做好人才規(guī)劃，勢(shì)必導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)人才不足，影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建及發(fā)展。除此以外，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享還需要相關(guān)的數(shù)據(jù)處理及網(wǎng)絡(luò)安全人才，如果企業(yè)缺乏相關(guān)人才儲(chǔ)備，也將是企業(yè)需要面臨的實(shí)際問題。

2.4 信息數(shù)據(jù)的及時(shí)性和安全性有待提高

當(dāng)前，信息和數(shù)據(jù)流量逐年呈爆發(fā)式增長，對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也是如此。在企業(yè)集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以后，隨著財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中化處理，各種平臺(tái)數(shù)據(jù)都會(huì)進(jìn)行匯總歸集，提煉分析，最后得出企業(yè)需要的有效信息。由此可見信息數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性將顯得十分重要。特別是在財(cái)務(wù)重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，稍不注意就會(huì)造成網(wǎng)絡(luò)擁堵或數(shù)據(jù)滯后，造成信息數(shù)據(jù)無法得到及時(shí)處理，影響數(shù)據(jù)的正確性及報(bào)表的生成。此外如何保障信息數(shù)據(jù)安全也變得越來越重要。如今安全一詞的定義已經(jīng)不僅僅局限于生產(chǎn)安全，網(wǎng)絡(luò)安全也是其重要的組成部分。財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)的交流傳輸將打破原有封閉式結(jié)構(gòu)，逐步走向開放，如何保障其運(yùn)行的安全穩(wěn)定就成為了基本條件。如果系統(tǒng)存在漏洞或信息數(shù)據(jù)不慎泄露，都會(huì)給不法分子有機(jī)可乘，給企業(yè)帶來不必要的信譽(yù)和財(cái)產(chǎn)損失。

3 推進(jìn)企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的對(duì)策建議

3.1 完善信息化系統(tǒng)和流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

首先，雖然財(cái)務(wù)共享中心發(fā)展歷史不長，但這是財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)。隨著人工智能，大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)的飛速發(fā)展，銀企直聯(lián)、稅企直聯(lián)將是財(cái)務(wù)共享發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)集團(tuán)必須盡快完成與相關(guān)銀行、稅務(wù)部門之間數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的搭建，不斷進(jìn)行技術(shù)上的更新升級(jí)，完善自身數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而進(jìn)一步提高資金管理能力。同時(shí)加強(qiáng)智慧稅務(wù)的平臺(tái)應(yīng)用，合理降低企業(yè)稅負(fù)。其次，在統(tǒng)一財(cái)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，對(duì)其他相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行梳理優(yōu)化。制訂標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)傳輸接口,便于不同系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和導(dǎo)入，保證各系統(tǒng)之間無縫銜接。同時(shí)根據(jù)實(shí)際運(yùn)用效果，整合其他辦公、采購、人力資源等系統(tǒng)，進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)共享中心數(shù)據(jù)，為數(shù)字化應(yīng)用提供有力保障。最后，針對(duì)企業(yè)集團(tuán)不同業(yè)務(wù)類型，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的梳理再造，劃分統(tǒng)一其業(yè)務(wù)特性及應(yīng)用場景，建立標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程。同時(shí)根據(jù)會(huì)計(jì)政策和準(zhǔn)則，建立集團(tuán)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算手冊(cè)，保證制度、流程、數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，從而確保財(cái)務(wù)共享中心順利發(fā)展。

3.2 轉(zhuǎn)變員工思想觀念引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型

企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)，必須加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，轉(zhuǎn)變企業(yè)員工的思想觀念，使其充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，不變革就會(huì)落后，被社會(huì)所淘汰。在具體工作中，一方面可以制作宣傳視頻、手冊(cè)等資料，組織相關(guān)人員參與研討，去同行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)交流。另一方面，在業(yè)務(wù)流程再造過程中，盡量讓員工參與其中，讓員工暢所欲言，多提相關(guān)的意見建議，從而增強(qiáng)員工的參與度及歸屬感，有利于財(cái)務(wù)共享的實(shí)施和推進(jìn)。同時(shí)對(duì)于財(cái)務(wù)人員，企業(yè)必須灌輸積極向上的思想觀念，引導(dǎo)其盡快轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)共享中心建立后，原有財(cái)務(wù)人員不是被替代，而是進(jìn)一步轉(zhuǎn)型發(fā)展。有的財(cái)務(wù)人員可以繼續(xù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作，畢竟日常的數(shù)據(jù)錄入，信息核對(duì)都必不可少；有的可以向內(nèi)部審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)管理方向發(fā)展，充分利用財(cái)務(wù)共享后大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，最大化地降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)；有的可以向財(cái)務(wù)預(yù)算和業(yè)財(cái)融合方向發(fā)展，將財(cái)務(wù)管理嵌入到企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中,更有效地服務(wù)于業(yè)務(wù)本身。因此，實(shí)行財(cái)務(wù)共享后，提供給財(cái)務(wù)人員的平臺(tái)更為廣闊，有能力的財(cái)務(wù)人員更能得到發(fā)揮。企業(yè)只有把這種價(jià)值理念傳導(dǎo)下去，形成員工之間上下合力，才能真正改變員工的思想觀念，更好推進(jìn)財(cái)務(wù)共享的實(shí)施。

3.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享專業(yè)人才的培養(yǎng)及管理

為了保證財(cái)務(wù)共享中心的安全運(yùn)行，離不開專業(yè)人員的操作維護(hù)。一方面，需要熟悉業(yè)務(wù)全流程的財(cái)務(wù)人員和專業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析人員，另一方面，也需要專業(yè)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)管理人員。企業(yè)應(yīng)著重進(jìn)行內(nèi)部挖潛，加快企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)崗。首先企業(yè)應(yīng)創(chuàng)造良好的文化環(huán)境，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展各種財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型學(xué)習(xí)，同時(shí)聘請(qǐng)相關(guān)外部專家指導(dǎo)上課，激發(fā)財(cái)務(wù)人員的學(xué)習(xí)熱情。這樣才能加快財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變，更符合財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求。其次，企業(yè)應(yīng)在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部建立良好的輪崗及晉升機(jī)制，便于財(cái)務(wù)人員更快更好地熟悉各個(gè)崗位，從而放棄傳統(tǒng)固有思維，認(rèn)清數(shù)字化轉(zhuǎn)型給自己帶來的機(jī)遇，勇于創(chuàng)造自身價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。最后，如果企業(yè)內(nèi)部有合適的網(wǎng)絡(luò)管理人選，則應(yīng)該加大培養(yǎng)力度，使其盡快成長以滿足工作需要。反之，則更應(yīng)該加大外部投入，聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，從而保障數(shù)據(jù)處理的及時(shí)有效以及系統(tǒng)運(yùn)行的安全穩(wěn)定。

3.4 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)保證信息數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定

首先，對(duì)于財(cái)務(wù)共享中心可以建立專門的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并保證集團(tuán)內(nèi)外網(wǎng)的物理隔斷，從而降低從外部感染病毒及遭受攻擊的可能性。加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的投入，并配套專業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)安全人員及系統(tǒng)軟件服務(wù)人員。建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，定期查殺病毒及安全漏洞，保證系統(tǒng)日常的安全運(yùn)行。同時(shí)隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟硬件的迭代更新日益加快，系統(tǒng)本身也要不斷地進(jìn)行升級(jí)改造，這樣有了強(qiáng)大的軟硬件設(shè)施作為保障，才能加快數(shù)據(jù)處理的能力，從源頭上減少數(shù)據(jù)擁堵，避免由于數(shù)據(jù)過載造成系統(tǒng)運(yùn)行不暢。此外，還要建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和冗余機(jī)制，注意系統(tǒng)之間的兼容性和匹配程度，進(jìn)一步降低系統(tǒng)出錯(cuò)的概率。

其次，除了信息網(wǎng)絡(luò)安全人員以外，對(duì)于其他員工也要注重提高其信息安全意識(shí)，并要求他們主動(dòng)參與公司日常的信息安全保障工作。同時(shí)制訂網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度，禁止員工私接設(shè)備，對(duì)于系統(tǒng)密碼的設(shè)置要有一定的復(fù)雜程度并定期更換，防止密碼泄露造成不良后果。此外，公司還要制訂共享中心信息網(wǎng)絡(luò)安全的應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即啟動(dòng)，在避免事態(tài)擴(kuò)大的同時(shí)盡可能地減少損失。

4 結(jié) 語

綜上所述，企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，是財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路。實(shí)施財(cái)務(wù)共享，能夠有效提高企業(yè)整體的財(cái)務(wù)水平，為企業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐和有效保障。這對(duì)于企業(yè)來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，而對(duì)于構(gòu)建及實(shí)施過程中的各種問題，不管是人員上的還是系統(tǒng)架構(gòu)上的，都要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況予以分析解決。只有這樣，才能保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)的穩(wěn)定運(yùn)行，提高企業(yè)的核心競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。