J煙草公司存貨內部控制存在問題及對策探究

■馬俊輝

（甘肅省煙草公司酒泉市公司）

1 引 言

存貨是企業的重要流動資產。存貨管理可以幫助管理人員對庫存商品進行全面的控制和管理；幫助財務人員進行庫存商品的核算；可以為企業提供庫存報表和庫存分析，幫助決策提供依據；科學合理的降低庫存量、加速庫存周轉，減少資金占用率，避免庫存的積壓或短缺，保證經營活動順利進行，最終實現企業整體經濟效益的提升。隨著行業精益管理要求的落地實施，庫存管理越來越被企業所重視。庫存管理成效不僅是企業科學管理水平的重要體現，也是增收節支、提質增效的重要衡量標準之一。近年來，隨著卷煙經營規格數的不斷增加，庫存總量明顯增加，倉儲成本不同程度增長，資金占用成本增加等問題不斷凸顯。因此，分析研究優化存貨內部控制機制，建立科學有效的庫存管理體系，進而提高庫存周轉率、降低倉儲成本、提升資金使用效率，助推企業高質量發展。

2 J煙草公司存貨內部控制存在的問題分析

2.1 公司簡介及內部控制總體情況

J煙草公司是一家地級市公司，成立于1985年，地處西北地區，轄區面積19.2萬平方公里，總人口113萬，具有明顯的地廣人稀特點。管轄零售戶分布面廣、配送線路長。現轄5個縣級局（營銷部）和1個多元化經營企業，內設12個職能科室，主要負責轄區卷煙、雪茄煙的批發銷售、物流配送以及專賣管理工作。當前在銷卷煙規格110余個。物流中心分揀工房850㎡，倉儲庫房1196㎡，最大庫容量4300箱。

卷煙屬于特殊商品，從生產到最終消費大致概述為：工業企業生產，商業企業采購入庫，采集零售客戶訂單，分揀配送至零售戶，消費者自主購買實現最終消費。在這個過程中，涉及兩個環節的庫存。煙草行業將庫存分為工商庫存、社會庫存（即零售客戶持有庫存）兩大類進行管理。在存貨控制管理制度方面，建立了較為完善的卷煙庫存管理辦法及監督考評工作機制，每季度發布庫存管控情況，提出調控意見建議。J煙草公司主要管理商業庫存和社會庫存兩個環節。在制度建設方面主要是執行上級單位管控機制的基礎上，制定《市場狀態評價與調控管理工作實施細則》，按照庫存總量、單規格分層分類分別設置具體的庫存控制評價標準。

在存貨管理衡量指標方面：社會庫存主要以價格指數、存銷比（庫存可銷天數）、綜合評價三個指標來衡量。而商業庫存管理的考核指標主要以庫存周轉次數指標衡量。

2.2 J煙草公司存貨內部控制現狀

通過收集整理J煙草公司2016年至今庫存周轉次數數據，不難看出，近年來銷量平穩，但在銷卷煙規格數逐年增加，庫存周轉次數呈下降趨勢。2020年，全省平均水平為18.5次，標桿單位達到34.1次，J煙草公司僅為10.5次；2021年上半年全省平均水平為9.9次，而J煙草公司為5.6次，均低于全省平均水平，與先進水平相比差異更大。

從日均存儲量上統計，2021年上半年日均存儲量超過4700箱，遠大于最大庫容設計。出現占用過道、加高碼垛層級、暫存區卷煙過多等問題，部分動銷緩慢、數量小的卷煙存在混合碼放情況。對卷煙出入庫及盤點等工作帶來諸多不便，同時也存在較大的安全隱患。

2.3 存在問題及原因分析

2.3.1 思想認識不夠深刻，能力素質還有不足

當前部分管理人員及具體經辦人員，均不同程度存在對存貨管理認識理解不深刻的問題。大家更多的關注會不會斷貨、能不能滿足市場需求，極少關注庫存量是不是超標、庫存結構是不是合理以及資金占用帶來的一系列問題。部分管理人員沒有系統學習過庫存管理方面的專業知識，對于采購需求預測、庫存管理的科學管理方法還沒有完全掌握，用科學手段管理的技能還有不足。對行業推廣的管理模型學習不透徹，掌握不全面，在推廣落實過程中出現執行不到位、使用不當則棄之不用等情況，有時存在憑經驗辦事的問題，導致較難發現管理過程中存在的問題及短板，庫存管理的能力水平與企業發展要求還有一定差距。

2.3.2 管理不夠精細化，采購計劃不夠精準

首先，庫存管理模型上不夠精準。當前的庫存管理主要針對部分主銷卷煙進行安全庫存設置。沒有針對所有在銷規格建立庫存管理模型，安全庫存設置沒有細分到具體品牌規格；已經建立的管理模型中，最大、最小庫存設置、路途時間等數據一般一季度或者更長時間調整一次，時間間隔長，沒有實現根據市場銷售情況動態調整，出現部分卷煙一次到貨后，足夠銷售半年甚至更長時間，存在存儲時間長、存儲量過大等問題。

其次，采購計劃制定不夠合理。當前卷煙需求信息采集主要以零售客戶層面為主，對消費者層面的挖掘不夠。需求信息由零售客戶通過訂貨平臺上報各營銷部，各營銷部根據零售客戶提報的數據匯總形成本單位需求，上報市公司營銷管理部門，由其匯總后形成采購需求，與工業企業協商后確定采購計劃，簽訂合同配送入庫并投放市場。在需求信息采集過程中，零售客戶為了更多的屯貨，容易出現故意放大需求、需求數據錯誤等需求信息提報不準確的問題；營銷部、管理部門對暢銷卷煙、緊俏卷煙也存在不同程度的放大需求，造成“牛鞭效應”。對這些數據進行加工分析時，由于對市場狀況掌握不夠全面，以及采購人員的經驗及其他因素的存在，進而影響到采購需求預測的準確性，導致采購數量、品種與市場需求存在較大差異，組織的貨源適銷不對路，最終造成庫存總量過大或不足，總量適量但部分規格依然斷貨等結構不合理問題。

2.3.3 與工業企業信息共享還有不足

近年來，行業積極搭建信息平臺，鼓勵開展工商零信息共享。J公司積極落實行業政策，雖然加大與工業企業的溝通，開展工商協同，但更多的在于共育品牌、共同制定營銷策略等銷售信息；購進方面，工業企業更多的關注采購計劃的執行，對于庫存信息方面關注少，共同管理溝通相對更少，對購銷存全過程關注不夠均衡。當前行業已建立工商協同網上配貨模式，最大程度的共享卷煙購銷存過程數據，但參與的工業企業相對少，工商企業之間共享信息不充分，科學制定采購計劃、共同管理庫存上還有不少問題。

2.3.4 企業內部信息溝通不夠順暢

營銷部門主要管理采購、銷售，財務部門主要負責存貨核算及資金管理，物流部門管理卷煙倉儲及分揀配送；三個部門關注的焦點不同，使用的管理平臺不同，部門之間管理信息傳遞不順暢、溝通不及時，存在已到貨驗收，信息系統未及時入庫，賬面數據與實際數據差異等信息更新滯后等現象；因卷煙是在現有庫存的基礎上進行投放，信息滯后導致不能及時投放市場，造成儲存成本增加、存貨積壓等風險。營銷部門出于不斷貨的考慮，盡可能多的采購卷煙，減少脫銷斷檔問題發生。物流部門對于到貨卷煙只負責接受，只要到貨全部接收，滿足于存放到庫區，對于是否分區域、分品牌碼放、是否占據過道，是否符合現場管理要求等方面關注較少。財務部門重在存貨資金的核算，重點考核賬實相符，對于存貨的科學管理方面關注少，對于存貨余額是否過大沒有相關的標準。

3 改進存貨內部控制的建議

3.1 不斷提高員工成本意識和能力素質

充足的庫存可以保證企業的正常經濟運行。但庫存過大不僅占用企業較多的流動資金，增加資金成本和經營風險，也會帶來諸多安全隱患；同時過量庫存，增加了庫存管理和維護費用等，是較大的浪費，與行業精益管理要求相違背。減少庫存可以最大限度節約成本，提高沉淀資金的有效運作，創造更多的經濟效益。而庫存不足也會造成錯失銷售機會，零售客戶滿意度下降等問題。合理的庫存可以在滿足企業正常生產經營的同時減少對資金的占用，降低存貨管理成本，為企業節約資源，同時有助于提高資金的周轉速度。員工是庫存管理的具體執行者。員工的素質高低和執行力決定企業制度的執行程度和管理技術的運行效果。只有員工具備較高的專業素養才能使其發揮最大作用，才能實現企業管理的目標。要通過專題培訓、研討交流等方式，提高員工對精益管理、提質增效的深刻認識，強化員工成本管理意識。引導干部職工樹牢創新觀念，提高創新能力、應變能力和競爭能力。鼓勵員工學習庫存管理業務知識，積極開展專業技能培訓和管理模型推廣課程，熟練掌握管理方法、模型的操作及適用條件，將理論與實踐充分結合，提高能力素質。建立有效的激勵獎勵制度，引導員工積極主動開展庫存管理課題研究、QC攻關、項目創新，把提高存貨周轉率、資金使用效率作為研究方向，靶向施策，精準發力，切實提高存貨內部管理水平，適應高質量發展要求。

3.2 科學運用庫存管控模型

科學的預測才能組織到有效的貨源。將數據采集落腳點放在消費者需求上。充分運用當前建立起來的卷煙零售信息平臺，積極開展市場走訪和調研活動，記錄市場動銷數據，掌握消費變化趨勢，有效發揮市場直測作用，保障數據采集質量，了解真實的消費者需求，完善數據庫，有效控制“牛鞭效應”。加大數據分析力度，合理運用這些數據，實施關聯分析，科學制定投放策略，并加強監測結果應用，以滿足市場真實需求為出發點有效組織貨源，提高預測精度。

建立合理庫存量標準。用好庫存ABC分類法，細化品類，結合卷煙消費特點，運用行業信息平臺數據，實施動態調整。根據消費者需求、投放策略、社會庫存、卷煙動銷以及工業到貨在途時間等數據，測算單品最高庫存、最低庫存和安全庫存量，制定合理的經濟訂貨量，精準控制庫存水平。通過不斷完善庫存管控模型，在確保滿足零售戶訂單需求的前提下，將庫存控制在科學合理的安全區間，并最大限度減少卷煙庫存，以降低庫存對企業資金和存儲空間的占用，加快存貨周轉速度，提高企業經濟效益。

3.3 積極推進工商協同網上配貨

有效提升庫存管理質量，推進工商協同網上配貨是行之有效的方法。工商協同網上配貨平臺主要是商業企業上傳購銷存數據，工業企業實時監測商業庫存，根據網上庫存預警，及時為商業配貨，實現“以存定購、滾動配貨”，保證商業企業即不斷檔又不積壓，最終實現工商共同管理庫存的目的。要推進工商協同網上配貨模式,就要在當前工作基礎上，鼓勵與更多的工業企業開展網上配貨，提高協同網上配貨的覆蓋面和網配數量及范圍。在數據管理上實現協同統一，在數據使用上各取所需，聯合做好到貨預安排，實現數據深度共享，及時更新數據，提高工業到貨響應效率，確保貨源供應和卷煙采購按計劃時間到貨，進而做到庫存在數量及結構上的合理。做好分享市場動銷、社會庫存等數據，動態調整采購計劃，切實避免供過于求、供非所求、供不應求等問題，帶來的庫存積壓、斷貨等不合理現象。根據庫存和客戶需求，科學調控投放策略，做到卷煙供應合理化、精準化，實現社庫庫存合理。

3.4 強化內部信息互通交流

存貨管理貫穿于企業采購、投放、配送、核算等全過程，各部門必須積極主動加強溝通，緊密配合，通力協作，才能實現企業管理目標。營銷部門制定采購計劃后，要及時與物流部門溝通對接，掌握存儲狀況、物流信息，及時跟蹤卷煙到貨時間，根據庫存情況動態調整市場投放策略，減少庫存積壓或斷貨帶來的成本增加，降低存儲成本，減少資金占用，提高資金收益。及時與財務部門溝通，做好存貨收發存的會計核算，確保信息流、資金流和物流三統一。同時要強化溝通交流機制建設，定期召開經濟運行分析會議，營銷、物流、財務等部門分別從不同角度通報庫存管控、倉儲運維費用和資金占用等情況，共同分析制定有效的存貨管控措施，提高庫存周轉率。

4 結 語

做好存貨管理，及時發現管理短板及不足，進而完善庫存管理體系，是對行業精益管理要求的具體落實，是提高資金回報率的有效手段，是企業適應高質量發展要求的需要。通過不斷提高成本意識和員工能力素質，科學運用管理模型，積極推進工商協同網上配貨模式，強化內部溝通交流，完善內控機制建設等有效措施，確保庫存水平的科學合理，提高庫存周轉率、資金周轉率，進而推動企業高質量發展。