管理會計在圖書館行業的運用

■張葉璐

（上海圖書館（上海科學技術情報研究所））

從靜態上說，管理會計可以約束財務信息的真實性和披露重點性，管理制度要貫穿所有圖書館行業的業務活動以及相關經營活動的流程，要對各類職能行為進行管理和監督。管理會計不僅對內部管理層做決策時提供客觀、正確的信息，對上級單位和公眾也提供了規范化的資料。從動態上講，對購買書籍、文獻、服務等的供應商運用“貨比三家”的招投標模式，嚴格把控采購流程，執行業務和審核業務的人員相分離，做到公開、透明，經得起審計。對于需要服務的單位，應通過管理會計的制度對相關簽訂的合同進行有效管控和審核，對于不同種類的協議要分類管理，避免有雙重合同、無效合同等情況的發生。

1 圖書館管理會計的意義

1.1 保證圖書館業務活動的合法合規

圖書館經濟活動的合法合規是單位開展各項業務活動的基礎。合法合規不僅體現在所有經營活動上，更體現在圖書館管理會計制度的制定上。通過有效的管理制度的制定，可以使得圖書館的業務有效、規范的執行，對于發生業務的書面文件和經手的工作人員都有一定的約束能力，防止違法違規的事件發生。因此，管理會計制度的制定一定要基于圖書館業務范圍的基礎上，充分了解活動的流程和內容，才可以制定出有的放矢、有圖書館行業特色的財務管理制度。

1.2 保證圖書館資產安全和使用

由于圖書館行業資產的數量龐大，管理會計保證了資產的安全。首先，對預算撥款中資產項目的支出進行區別化管理，做到專款專用，嚴格控制購買資產費用的流向，實時查看資金的支出進度。其次，圖書館的資產相對比較繁多，除了一般的辦公家具外，相當一部分是書籍、報刊、索引軟件等各類文化類資產，資產是保障圖書館正常運營的物質基礎，如果資產不安全，就會對相應的經濟活動帶來不利影響。因此，管理會計在對資產管理上做到嚴格把關，設立相關的資產管理系統，對所有資產做到可追蹤，可盤點，每個資產設立固定的編號進行歸檔，對到期的資產定期做清理，保證資產可以做到充分利用。

1.3 保證圖書館財務信息真實完整

圖書館的財務信息是對圖書館經濟活動情況的客觀、總體的反映，其中包括原始憑證、對賬單、明細賬、序時賬、預、決算報表以及其他反映財務數據的各種資料。管理會計的職責就是制定針對所有財務信息進行系統、完整的規范化管理制度，使得一切會計資料都按照嚴格的規范制度來進行記錄、分類和統計，防止賬套中虛假信息、虛增利潤的現象出現。此外，提高財務信息的真實完整性需要圖書館全部業務部門和職能部門相互配合，才能有效實施。業務部門填寫的報銷憑證應按照管理會計制度的規定填寫，制度可以有效防止業務部門的報銷人員因投機取巧，甚至重復打印電子憑證等現象導致財務信息不真實；制度也規定了整個報銷流程，必須由經辦人、審核人、相關負責的領導簽字，保證報銷的真實性。

1.4 有效防范舞弊和預防腐敗

圖書館存在大量的書籍類的固定資產，為了有效防止國有資產流失，必須要制定嚴格的盤查體系。從經辦人購買開始，需要提供購買的原始發票，系統打印的報銷憑證需要相關經辦人、責任人簽字。轉賬時也應實行權責分離制度，報銷和審核人員分離，并且遇到大面額轉賬，需要相關負責人知曉且簽字。購入的資產需要定期進行盤查，通過審計室不定期的抽查，避免資產被挪用或流失的風險發生。

1.5 提高圖書館公共服務的效率和效果

圖書館是為讀者提供相關閱讀資料、開展各類文化展覽、講座、會議等的非盈利事業單位。隨著人們對精神文明的要求不斷提高，每天讀者參與量逐步上升，提高公共服務的效率和效果就成為管理會計不可或缺的目標。管理會計制度要服從圖書館總體戰略方針，在合法合規的情況下，為讀者提供更好的服務與保障，提升讀者的閱讀滿意度。

2 管理會計在圖書館行業應用的關鍵環節

2.1 加強管理會計認識程度，提升專業水平

管理會計對于財務人員的綜合水平有著更高的要求。首先，要加強財務人員總體的專業水平和職業素養，能嚴格按照管管理制度開展財務工作，并根據制度規定的流程，審核報銷人員的報銷憑證及原始憑證的合法合規性。其次，財務管理者需要對圖書館的前景和發展有清楚的認識，能在圖書館做戰略決策時提供有用的財務信息和宏觀意見，能讓管理會計制度在圖書館體系中充分發揮積極作用，加強財管制度在業務經營活動中的管理地位，規范業務活動的員工的經營活動，設立相關部門如監察室等進行嚴格監控督查，定期對業務活動和報銷流程進行抽樣檢查，才能達到有效的內控效果，使得圖書館的各項業務活動在可控范圍內快速有效地運行。

圖書館行業需要的是財務綜合性人才，不僅在記賬、核算等基礎財務工作有較強的工作勝任能力，還能對圖書館事業的全局和發展有深入的了解，對相關經營活動流程熟悉掌握；綜合相關法律法規及內部規章制度，有效制定管理會計制度，并有能力推廣該制度的執行并進行監督和審查。因此，圖書館行業應該定期舉行相關財管培訓，不僅針對財務人員，管理層和關聯員工也應參與此類的培訓和課程，參加各種對應的講座、會議、網上直播等形式的線上、線下的課程，全面了解財務管理的相關專業知識，掌握更多最實時財政政策的發布和變更，及時了解最新預算、決算管理的規則和制度的內容，規范圖書館經營活動業務，提高相關工作效率。并且，圖書館行業也應定期組織各圖書館進行交流溝通舉辦相關座談會，館與館之間可以相互學習、橫向了解，取長補短，為圖情事業的共同進步與發展做好有力的財務支撐和保障。

2.2 加強內控制度，明確分工職責，規范業務流程

管理會計的核心是內部控制管理制度，它應該覆蓋圖書館的相關業務場合、業務活動、財務活動等各個方面。制定有力的內控制度，需要對單位的環境進行分析，包括圖書館整體行業的環境分析和內部經營活動的環境分析；還需要對各項業務指標和現金流量等進行分析追蹤，進行風險評估從而選擇最優的管理體系。

崗位分離是內控控制的基礎部分，無論是在業務活動的流程中還是在報銷憑證的審核中，都需要進行崗位分離制度，相互制約。在業務活動中，各類合同的簽訂都需要兩個以上的人員進行合同的訂立，并且需要“貨比三家”，合同簽訂以后，還需要相關負責人簽字，并跟蹤業務金額的到賬時間和數量，防止虛訂合同的情況發生。在報銷過程中，出納人員必須根據報銷流程和報銷金額的范圍對業務活動的報銷單進行審核，并且轉賬需由兩人進行職責分工，一人轉賬、一人審核，需要刷公務卡的報銷業務必須刷公務卡，如遇特殊情況需要寫說明報領導簽字。在轉賬過程中，碰到大面額轉賬還需報負責領導審批，若有分歧的轉賬，需由領導討論通過，并進行書面留底、備查。所有的財務資料需定期歸檔，整理后移至檔案室歸檔封存，在法定的期限內不可私自處理或銷毀。

此外，內部審批流程制度也是相當重要的。審批越嚴格，相對的紕漏就越少，承擔的財務風險也會越小。在審批流程中，一般的合同制定和業務洽談需要至少兩人以上進行，相互監督，防止私自拿回扣。金額到達一定程度，需根據財政要求啟動招標模式，至少有三家公司進行招投標，公平競爭擇優錄取，減少因私人關系的企業簽訂合同。此外，一些金額巨大的合同，需報領導層，組成相關小組進行審核和制定，對該業務活動進行必要的審核并對需簽訂合同的公司進行審查和考察，把風險降到最低。對于三公經費嚴格控制的外省差旅費、培訓費、會議費、公務接待費等需要制定特定的管理辦法，經領導班子討論制定后，通知各部門按照合同嚴格執行，并設立內部審計部門針對各管理辦法定期進行抽查和審計。

遇到特殊合同、特殊的業務活動，則需要單獨項目單獨審批，不僅需成立相關的小組進行討論研究，還可聘請外部的審計事務所或律所就相關活動的風險進行評估，如果財務風險過大，哪怕項目再好，本著會計的謹慎性原則應該拒絕相關活動，或者找到規避財務風險的有效方法，把風險降到最低才有可能簽訂或實施該合同。并且當特殊的經營活動發生時，相關的工作人員需要實時監控從合同的簽訂到資金的流轉，再到最后服務和勞務的購買和發生，都要及時向領導層匯報進展情況，財務人員對該項目的資金也應實時關注，避免風險的發生。

2.3 加強預算管理制度的控制

隨著這幾年財政制度改革以來，事業單位預算管理的地位越來越提升，預算不僅是單位財政支出金額多少的控制標準，更是上級單位監督管理下屬單位的一把標尺。編制預算則是需要單位的各個部門和中心共同完成的一項精準指標，因此對預算控制管理的要求也非常高，特別是對于圖書館行業，不僅僅只有購買書籍、雜志等資產的預算撥款，更有很多類似于舉辦講座、會議、文獻查新、報刊索引等相關業務的發生需要編制財政項目的撥款支出預算。因此，預算的精準度就需要內部控制管理體系來規范，一方面控制預算的類型和金額，另一方面還要監督預算的執行力度和時間期限，如此便可及時追蹤到國有資產的流向和支出范圍，規范財政資金專款專用，控制資金流動速度和比例。

2.4 加強財產保護力度

保護圖書館所有資產的安全和使用也是內部控制制度的重要組成部分。特別是對圖書館的各類資產數量比較龐大的單位，資產均需進行登記、分類、匯總，為資產管理提供信息支持，并設立相關電子資產記賬系統記錄各資產的使用年限和所在部門。圖書館的固定資產不僅是書籍，還有文獻或有珍藏價值的手稿及古代書籍。因此對資產的管理要分門別類，數量多的日常性資產有自己的管理模式，而對于特殊性的資產則需要特殊化的管理方式。并且對于價值高、保管要求比較嚴格的資產，需要特別撥款進行對其的保護和監管，是的資產可以保值增值，避免不必要的損失。而對于數量龐大的資產，例如普通書籍等則需要批量管理，設立電子化管理模式，減少人工的重復勞動力和無用功，增加員工的工作效率，用最少的力氣做最有效的管理。近年來隨著財政制度的改革，對國有資產的監管和追蹤越來越嚴格，這就要求事業單位內控管理制度也要做相應的調整和變革。內部資產審計的力度也要相應跟上，需要做到事前審計，在風險發生之前就應當防范，杜絕資產流失給國家帶來的損失。

2.5 加強報銷票據的控制

票據是最原始的財務憑證，但它也是最直接和最有效的報銷憑證，因此對于票據的真假以及填寫的內容需要較為嚴格的控制。

首先，票據的內容要規范，實報實銷是發生什么業務就寫什么內容，不可隨便亂寫。并且，報銷類似辦公用品等批量的費用，發票上也應寫明具體的數量和金額，或附購買的明細清單作為備查。單據的抬頭都應寫明單位全稱及稅務登記號，漏寫或寫錯都不予報銷。

其次，對于差旅費的報銷需要有對應的管理辦法進行約束。嚴格執行政府采購規定的人員級別的金額限制，對于火車票、飛機票、住宿等不可超過規定的標準，且所有的報銷憑證都應以真實的發票或者財政分發的官方的收據為依據。并且，對于公務接待費，也應根據國家三公經費的規定，控制被接待人員的伙食費、住宿費及交通費，不可鋪張浪費。

再次，隨著社會信息化建設的發展，越來越過的發票不再是紙張的，而都采用的電子發票的方式，這就對我們財務管理提出的新的要求。目前為止，所有的電子發票都可以重發打印的，這就增加了報銷的風險，因此，單位應該設立專門的辦公系統，所有報銷的發票號都應錄入到系統登記，避免重復率，就可以有效防止一張發票多次報銷的情況發生了。

2.6 加強信息內、外部公開

信息公開是一種很好的監督手段。內部的信息公開，可以有利于各部門之間的相互了解，掌握各種業務活動的進度，相互配合，有利提高工作效率。內部信息公開對管理層做戰略決策提供有利依據，使得管理者可以正確做出未來的工作計劃。而外部信息公開可大大提高上級單位對該圖書館業務活動的了解程度，追蹤資產的流向，有效監督下撥資金在圖書館的運用，減少不必要的挪用資金等舞弊現象的發生。并且在平臺上公開相關信息也可使公眾共同監督圖書館的業務活動，也能給同行業的同仁們作為參考資料，共同進步、共同發展。

3 結 語

管理會計在圖書館行業的運用是相當重要的，因此我們要加強對管理會計的認識，提高相關人員及領導層的專業水平和職業素養，加強內部管理、明確分工職責、規范業務流程，制定具有圖書館特色的管理會計制度，加強票據和資產的管理，加強信息的公開，并設立內部審計部門對制度的執行進行監督和管理。要使一個圖書館高效、正確地運營，在財務上的控制制度必不可少，只有正確運用了這些制度，才能使圖書館的戰略得到充分有效的發展，才能有效杜絕各種舞弊現象的發生，使得各類圖書館業務得到良性發展，促進圖情事業的共同發展。