行政審批檔案信息化建設的路徑研究

曹曉峰 吉林市龍潭區社區衛生服務管理中心

現階段，信息技術快速發展，檔案工作模式發生改變，已由傳統人工管理模式逐漸轉變為數字化、智能化的管理模式。信息化檔案管理模式體現出信息技術手段的優勢，為檔案信息的收集、儲存、使用等工作提供便利。現以行政審批檔案信息化建設的路徑為研究對象，對信息化檔案建設的作用進行闡述，并針對當前檔案管理中存在的問題，提出幾點建議，希望為相關人士提供一定參考。

行政審批工作比較復雜，會因為審批對象、審批內容的不同，產生大量的檔案信息。信息化檔案管理可以強化檔案管理工作效果，實現對不同類型檔案信息的集中管理，解決以往檔案管理中存在的問題，增強行政審批檔案管理效果。

行政審批檔案信息化建設的重要作用

提升檔案信息化工作效率

在行政審批檔案管理工作中，將審批檔案與信息技術手段有機融合，可以為各部門審批工作的開展提供數據信息支持，保證審批工作的有序進行，提升行政審批工作效率。在日常管理工作中，將信息技術運用在檔案收集、處理、分析、保存等環節，可以優化檔案管理工作流程與效果。與傳統人工檔案管理模式相比，信息技術的運用可以實現行政審批信息化管理平臺的建設，促使行政審批工作順利進行，從而保證檔案信息化的工作效率，為之后的行政審批奠定基礎。

為發揮行政審批檔案作用提供動力

行政檔案信息種類較多，具有內容復雜、管理難度大的特征。因為行政審批工作涉及部門較多，所以會出現行政審批檔案共用的情況。由于紙質檔案保存難度大，會因為環境、人為等原因出現各種問題，從而無法使檔案被再次利用。信息技術與檔案管理工作的融合，可以降低外部因素對檔案管理的不良影響，解決以往檔案信息使用效果不理想的問題，為各部門資源共享提供支持。審批檔案在行政事業單位運行中發揮著重要作用，運用信息技術，可以更好地發揮審批檔案的作用，對行政審批及其他相關工作開展具有重要意義。

優化檔案管理水平

行政審批檔案信息化建設工作的開展，可以為檔案事業創新與改革提供內在動力，推動檔案工作高效開展。發揮信息技術手段的資源共享、信息傳遞及時、儲存空間大的特殊優勢，建立檔案信息化管理平臺，將行政審批檔案與信息技術手段有機融合，體現檔案的價值與作用。建立檔案管理平臺，工作人員可以通過該平臺進行數據索引，為相關工作開展提供基礎保障。在信息技術手段的支持下，將紙質檔案信息轉化成數字化形式，避免重復翻閱帶來的損壞，于無形中提高檔案管理水平，為行政審批工作開展提供便利。

目前行政審批檔案信息化建設中存在的問題

落后的思想觀念

傳統的行政審批檔案管理主要是以人工處理為主的管理模式。信息化檔案管理工作的開展，可以凸顯檔案信息收集、信息儲存等的應用優勢，節約工作人員的時間成本，提高工作效率。信息技術手段運用在歸檔、分類、保存等各個環節，通過長期運行，以實現行政審批檔案信息化建設的目的。而目前部分工作人員思想觀念落后，沒有先進的檔案信息化管理意識，導致信息收集、存儲以及運用都無法順利進行，這一問題的出現，不利于行政審批檔案信息化建設水平的提高，無法為行政單位工作開展提供動力。

信息化建設水平落后

行政審批檔案信息化建設十分重要，是行政審批單位創新發展的動力。筆者通過對實際工作情況分析，發現部分行政審批單位雖然引進了數字化設備，建立了信息管理平臺，但是受人力資源、資金等方面的影響，無法發揮出信息管理平臺的作用，進而提升檔案信息收集、處理效率。此外，行政審批涉及較多單位，需要各個部門之間做好資源共享，以推進審批工作進度。

檔案資料對接困難

行政審批工作與政務工作有著密切的關系，其是促使政務工作順利開展的關鍵。行政審批與政務工作的有機融合，不僅可以落實政務部門的職責要求，還可以為政務部門工作的開展提供數據支持，強化各項工作效果。但在實際操作中，筆者發現行政審批機構的職能并沒有完全體現出來，從而影響了檔案資料的統一管理，造成檔案資料管理效果不佳。其原因在于各部門之間信息互動不到位，出現了檔案資料對接困難的問題，使管理者不能及時了解各項工作的進展與實施情況。行政審批工作的實施需要多個部門共同配合，通過相互合作的方式，實現對審批信息的統籌管理。因為現階段各部門檔案資料交流不暢，所以無法為相關工作開展提供支持。

解決行政審批檔案信息化建設問題的對策

明確檔案信息化建設策略

行政審批檔案管理工作需要明確信息化建設的策略，并落實在實踐中，為檔案管理工作開展提供技術手段支持。當前我國行政審批機構已經意識到檔案管理信息化建設的重要性，并采取多種不同措施，為檔案管理工作的創新發展提供支持。促進審批工作規范化、制度化，提高檔案管理工作水平，避免出現重復工作、遺漏工作等問題，保證檔案信息的完整性，使行政審批檔案管理信息化工作得以順利開展。

第一，明確行政審批資料類型，立足于實際，建立有針對性的檔案管理流程，促使標準化檔案管理工作的開展。行政審批檔案管理類型豐富，種類復雜，且不同檔案有不同的管理標準與流程。為了實現檔案管理的規范化發展，需要對檔案的類型進行分析，明確檔案分類，方便后續整理，并結合檔案的具體特征有效應用。

第二，統一標準，完善機制。行政審批機制建設需要對不同形式、類型的檔案進行統一管理，結合信息化檔案管理要求確定統一的文件格式與保存形式，以此實現行政審批檔案規范化管理的目的。確定審批檔案機制后，要求工作人員按照機制要求進行操作，避免不符合規定的檔案進入信息管理平臺，對后續工作產生不良影響。

注重信息化行政審批檔案建設

思想是行動的前提，轉變相關人員落后的思想觀念，為工作人員參與檔案信息化建設提供動力。為解決工作人員思想認知不到位的問題，可以采取以下措施。

第一，構建信息系統，為信息化檔案管理工作開展提供操作平臺。在信息化檔案管理工作中，信息系統的建設不僅可以提高檔案管理水平，還可以創新檔案管理，促進后續工作的高質量開展。行政審批機構可以采取自主研發的方式構建信息系統，以滿足自身對信息化檔案管理的需求，提升檔案管理效率。此外，還可以與第三方建立合作關系，建立行政審批檔案管理系統，為單位內部工作的開展提供支持。

以某市行政審批系統為例，該系統包括企業在線申報、辦件在線審查、電子證照、電子檔案、電子監察、辦件查詢、統計分析、電子簽章、App應用等功能，進一步實現了應急管理系統許可工作的規范化、標準化，讓“數據多跑路，群眾少跑路”，便利群眾辦事，提升群眾辦事滿意度。新系統還橫向對接了多個部門數據，實現了數據互通共享，并增加了數據主動推送、定期報送等功能，極大提升了行政審批的工作效率。這一系統提升了檔案信息收集與處理效果，有效解決了檔案信息資源不完整的問題。

第二，檔案管理人員是推動信息化檔案管理轉型發展的因素之一。為了提升檔案管理人員的創新意識，應做好人才培養工作，結合信息化檔案管理對從業人員的需求，采用多種培育方式，如業務交流、技能培訓等，使檔案管理人員掌握信息化管理平臺的操作方法，熟練運用信息化管理平臺開展檔案保存、查詢等工作。行政單位應意識到專業人才隊伍建設的意義，明確個性化人員隊伍構建思路，以提升檔案管理人員的職業能力為目的，以強化檔案管理人員的信息技術操作能力為切入點，進行檔案管理人員的專業人才隊伍建設。

首先，組織技能培訓，提升檔案管理人員的專業性。以員工實際需求為前提，建立個性化培訓方案，提升專業技能。在培訓時可以邀請行業專家舉辦講座，分享檔案管理的方法、技能，提升檔案管理人員的專業素質，為行政審批檔案信息化建設工作開展提供技術支持。其次，與高校建立合作關系，引進經過系統專業教育的應屆生，為專業人才隊伍建設提供后備軍，還可以進行高校招聘，解決檔案管理人員專業能力參差不齊的問題，打造專業檔案管理人才隊伍。最后，面向社會人士進行招聘，為優秀人員隊伍建設工作開展提供保障。

建立行政審批檔案信息化管理模式

行政審批單位包含較多類型的檔案，應用信息技術手段可以促進檔案管理信息化發展。為發揮行政審批檔案信息化的作用，應做好以下工作。

第一，建立信息化管理制度。建立信息化管理制度，可以提高員工對檔案信息化工作的重視程度，提高員工的規范化工作意識，約束員工信息操作行為，對轉變檔案管理人員的思想觀念有很大幫助。在建立信息化管理制度之前，需要對行政審批單位工作流程進行分析，結合審批要求制定信息化管理制度，并要求工作人員積極參與其中，落實信息化管理制度，為各項工作開展提供基礎保障。信息化管理制度的建設，可以使員工在潛移默化中形成利用信息技術開展工作的意識，為信息化管理工作的開展提供保障。在信息化管理制度的約束下，可以將檔案管理與行政審批業務流程有機融合，促使行政審批檔案管理規范化發展。

第二，完善檔案管理制度。信息化管理模式能夠幫助檔案實現規范化管理，并在后續工作的開展中，可以迅速進行抽調查閱，為其他工作提供依據。不斷完善檔案管理制度，了解檔案管理的流程、要求，將此作為檔案管理的依據，為精準開展管理工作提供制度支持。一方面，明確行政審批檔案管理人員的工作責任與工作內容。部分工作人員對自身的職責、權限等方面存在錯誤認知，并沒有意識到自身工作的重要性，從而出現態度敷衍、工作不積極的情況。實行崗位責任制度，可以增強檔案管理人員的責任感與使命感，使其對自身工作內容、工作范圍等形成初步認識，為工作的高效開展打下堅實的基礎。建立崗責制度后，需要完善相關的配套設施，如獎懲制度、考核評價制度，制定科學完善的規章制度，提升員工積極完成崗位工作的意識。另一方面，做好資源共享工作，要求相關職能部門參與其中，將部門產生的檔案信息上傳至檔案管理平臺，保證檔案信息的完整性。在行政審批中，各部門會產生較多的信息，為了提升檔案管理工作效果，發揮各部門的作用，需要建立資源互動制度，提升各部門負責人的資源共享意識，提升檔案信息的全面性。

在各項規章制度的約束下，優化檔案信息化管理模式、流程，展示信息化檔案管理工作的優勢，促使行政審批檔案管理健康可持續發展。在實際工作中，還需要加強對各項規章制度的執行，發揮管理制度的約束作用，提高行政審批單位管理水平，提升檔案信息化管理工作效率。

提升行政審批檔案信息安全

以往檔案管理工作中，由于信息安全管理不到位，會出現重要信息丟失的情況。為防止此類問題發生，提升行政審批檔案管理工作效果，可以從以下兩個方面入手。

第一，樹立信息安全管理意識，明確檔案信息安全管理工作的重要性。在傳統檔案管理工作中，部分檔案管理人員缺乏安全防范意識，從而為不法分子提供可乘之機，出現重要信息丟失的情況。新時代下，檔案管理人員利用計算機設備進行工作時，要樹立信息安全管理意識，主動遵循安全操作要求，根據規章制度落實開展工作，防止檔案信息丟失問題出現。當檔案管理人員形成信息安全管理意識后，會自覺維護檔案安全，防止因操作不當帶來的消極影響。

第二，利用現代信息技術，防止黑客或者病毒攻擊檔案信息平臺，提升檔案信息安全技能。在日常工作中，檔案管理人員要明確檔案信息安全管理的意義，借助多種有效技術手段，對檔案信息傳輸、保存等環節進行安全管理，為檔案信息化建設提供保障。當前市面上有很多類型的安全防護技術，如防火墻、人臉識別、權限控制，等等。檔案管理人員可以根據自身需求，選擇適合適的防護技術進行檔案安全管理工作，提高檔案安全管理水平，為檔案信息化建設構建堅實屏障。以防火墻為例，該技術手段的運用可以對入網數據進行管理，保證入網對象符合相關標準，是防止重要信息丟失的有效手段。在防火墻的輔助下，檔案管理人員能夠及時發現非法入侵，維護檔案信息安全。

綜上所述，行政審批檔案管理的信息化建設工作非常重要，可以提升檔案管理工作效果，優化管理水平。因為檔案管理人員對信息化檔案管理工作的認識相對有限，所以經常會出現種種問題。因此，在信息化時代，要樹立檔案管理創新意識，引進現代技術手段，完善行政審批檔案管理制度，構建行政審批檔案信息化管理模式，使檔案管理工作在各項規章制度的約束下有序進行。同時，做好信息安全防護工作，保證檔案信息的完整性，并通過有效的防控技術與信息化手段，維護檔案信息安全，防止出現重要信息丟失或者泄露的問題，為行政單位的工作開展提供技術保障。