財務共享對內部控制系統建設的影響研究

■黃柏雄

（廣東省路橋建設發展有限公司）

引 言

信息化時代背景下，財務智能化得到了長足的發展，以財務共享為代表的管理模式得到了不少企業的認可和采用。財務共享建設涉及到企業組織、流程、系統等方面的再造過程，必然會給企業內部控制帶來巨大的影響。在財務共享模式下，完善內部控制體系，是推動財務共享模式持續發展的基礎。

1 財務共享對內部控制系統建設的要求

1.1 制度標準化

企業制定內部控制制度核心目的在于降低企業風險，始終保證企業資產安全性，進一步提高經營管理效率。制定標準化制度可保障財務共享模式下企業內部控制有序實施。隨著財務共享中心普遍在企業中推廣應用，原有內部控制制度難以充分發揮作用，若持續性沿用原有制度可能會增加企業運營風險。公司構建共享中心后，需不斷完善財務制度，以此為基礎需建立并完善相應的財務共享中心員工準則和報賬規則等管理辦法，內部需明晰各崗位實際權責，為財務共享中心業務的有序開展提供支撐。

1.2 流程信息化

流程信息化主要是充分依托信息化技術，實現線上業務處理、審核等工作，企業全面貫徹財務共享機制后，因原有業務流程的優化和升級，企業運行過程中的風險點發生轉移，對內部風險管控提出更高要求。財務共享模式下，企業內部業務和財務數據相關信息均依托該平臺實現，要求企業重新梳理共享業務流程，明晰其關鍵點，以此為基礎采取強有力的措施，充分依托信息化平臺實現業務流程跟蹤和控制，實現財務共享模式下的內部控制信息化。

1.3 管理集約化

管理集約化主要是指將企業人力、財力等基本要素全部納入同一個平臺內，結合相應的目標完成資源統一化配置。財務共享中心核心在于將企業內部各分公司財務人員進行統一化重新組合配置，借力信息技術實現信息共享、流程共享。集約化主要凸顯在信息獲取、分析和人員管理，利用信息系統獲取相應的數據，通過大數據、云計算等技術進行處理分析，對人員管理需實現崗位合理配置，保證決策、執行和記錄相分離，明晰各崗位實際職責，滿足內部控制基本要求。

2 財務共享模式下內部控制系統建設的困境分析

2.1 內部環境方面

一方面，如果業務流程設置不當，容易導致業務與財務相分離。企業構建完善的財務共享模式后，配置專業化人員開展工作，其工作范圍可能僅局限于結合業務人員上傳的相關資料錄入，實際操作較為單一，且長周期處于閉合環境內，與外界部門溝通和交流較少，而各子公司的經營重點存在差異，財務人員無法僅憑借單據掌握精準性財務信息。再加上如果采用由財務共享中心的財務人員直接對接子公司的業務人員的縱向對接方式，會存在較大弊端。尤其針對部分企業業務涉及內容較多、范圍廣，各區域內收入確認方式不盡相同，財務人員無法具體掌握各區域實際狀況，僅將合同信息作為參考依據，難以精準性對業務進行判斷，影響整個企業良好發展。另一方面，財務共享中心人員管理機制有待完善。財務共享模式全面貫徹以來，有些企業財務共享中心的人員管理問題凸顯在員工流失率顯著升高，且內部員工滿意度下降，核心原因在于財務共享中心人員配備缺乏合理性。首先，簡單且重復性工作量顯著增加，財務人員考核較為嚴格，引發員工自身不良情緒。其次，財務共享模式業務模塊布設，其工作內容難以充分發揮人力資源優勢，一定程度影響會計信息的精準性。

2.2 控制活動方面

首先，業務流程問題。業務流程不足主要凸顯在收入確認、費用報銷及應收賬款等業務。收入確認流程中，由于大型企業各子公司分別處于全國范圍內，各區域內政策等存在一定的差異，對收入實際要求難以實現統一化；費用報銷環節，部分企業旗下的子公司費用報銷金額較大、頻率較高，財務共享中心作為全國子公司服務平臺，業務量較大，如果人員配備不夠科學合理，會導致單據擠壓等現象。有些企業財務共享系統的審核流程繁瑣復雜，導致子公司業務報賬效率低下，難以實現在規定時間范圍內完成公司設定的任務目標。其次，財務信息系統更新缺乏時效性。伴隨財務共享模式全面應用，對信息系統使用頻率顯著增多，各類業務處理均需應用信息系統，若其難以實現及時更新升級，將影響多元化功能的實現，并導致財務共享系統功能跟不上業務發展的需要，一定程度干擾財務人員工作效率及質量。

2.3 內部監督方面

第一，內部監督力度有待強化。有些企業出臺相應的制度，并將其下發至各子公司，對制度實際貫徹和落實狀況并未做好全生命周期監督，以及并未提供相應的指導人員落實相關政策，尤其針對較為偏遠的區域又未配備財務人員的情況，導致問題長期存在。第二，內部考核方式缺乏合理性。內部考核的合理性直接決定最終員工工作積極性，部分企業制定相應的考核辦法時，并未綜合性考量實際狀況，從而影響到企業未來穩定發展。

2.4 風險評估方面

企業實際運營過程中面臨較多的內外風險，需積極做好風險評估，精準性抓住風險關鍵點，以此為基礎提出相應的解決措施。在財務共享模式下，企業的風險管理與傳統的財務模式相比較產生了較大的變化。風險識別的重點也發生了一定的變化，但同時又欠缺新的相對應的風險定量分析指標。有些企業在財務共享模式推行之后，并未對預警機制做好規范，風險評估人員培訓缺失，財務預警指標處于邊緣化，難以實現風險可控化。

2.5 信息與溝通方面

財務共享模式下，信息高效化溝通和傳輸十分關鍵，但結合對當下有些企業財務共享中心的信息傳遞反饋現狀分析，在信息溝通的時效性和便利性方面不容樂觀。例如有些財務共享中心的共享財務人員將文件通過郵箱的方式傳遞給各子公司后，并未動態化跟進信息的接收情況，導致信息傳遞缺少時效性。其次，有些企業在財務共享體系下，子公司負責與共享中心對接的人員不懂得財務知識，容易造成子公司與財務共享中心之間的溝通不順暢，共享中心財務難以準確獲取需要的信息，可能造成財務信息完整性難以保證，一定程度影響到財務系統有序運行。

3 完善企業財務共享模式下內部控制系統建設策略

3.1 改善人才培養機制，完善績效考核體系

一方面，優化改善財務人才培養機制。財務共享模式下，財務人員培養機制的完善和升級，可進一步強化員工對業務的掌握和解讀，如此可更佳發揮財務共享模式管控作用。企業需強調落實以人為本的管理模式，注重人才培養和維護，基于企業未來戰略層面思考，科學統籌布設員工自身晉升路徑。首先，定期選取優秀員工為代表發揮榜樣作用，為其提供參加各類培訓的機會，為員工創設更多的晉升平臺和機會，可鼓勵支持員工逐步向管理方向發展，發揮各員工自身優勢。其次，應積極落實以人為本的管理理念，強化員工自身歸屬感和認同感，全身心投入到工作中，為員工提供精準性的職業發展規劃定位。最后，企業在財務共享中心可實現輪崗制，促使員工迅速、全面掌握整個共享模式工作內容和方式。結合員工自身表現、意愿等為員工配置更適合的崗位，如此促使員工熟悉并掌握公司財務共享模式實施流程和體系，最大限度發揮人員自身能力。另一方面，完善績效考核體系?？冃гu價體系是否具有合理性、公平性，一定程度與員工自身積極性密切相關，要求企業需綜合性考量實際狀況，將戰略目標引入績效考核指標內，在吻合企業未來戰略發展的基礎上，力爭吻合員工自身需求。設定實際考核指標，需充分實現定量和定性聯合方式，獲取較佳的績效考核成效。

3.2 持續優化系統，深入優化控制流程

首先，持續對財務共享系統及其業務模塊進行優化，縮短系統維護、升級的周期。根據業務需求，依托財務共享系統集成各項子系統，例如財務方面的資金系統、稅務系統，以及業務方面的商旅系統。其次，深入優化控制流程。企業各項業務流程的規范化、標準化，為提高工作效率及質量奠定良好的基礎，以財務共享模式為核心導向，不斷優化企業自身控制流程。例如，費用報銷流程方面，一是如何解決業務單據量大，容易導致擠壓的問題：首先是科學合理配備共享中心的單據稽核人員數量。其次是對于共享中心單據稽核環節，采取“最低數量、隨機派單、鼓勵搶單”的模式。負責單據稽核的共享財務人員，每月都有最低單據數量的考核指標；系統給稽核財務人員派發的單據是隨機；在完成每月最低數量的基礎上，負責稽核的共享財務人員可對系統上的單據主動申請處理，處理單據的數量納入績效考核指標。這樣可以達到充分發揮共享財務人員主觀能動性的目的。二是如何解決審核流程冗長，報賬效率低下的問題：首先是優化費用報銷審批流程，取消重復性、不必要的審核環節。其次是通過管理手段提升效率，例如通過財務共享系統的手機版客戶端，隨時隨地能夠審批報銷單據。此外，還可以在月度或者季度財務共享運營報告中對所有子公司報銷單據的流轉時間、退單率進行統計、排名，并納入績效考核體系。

3.3 獨立董事納入內控評價，借鑒審計模式完善財務考核

企業日常運營過程中，業務部門財務活動落實和開展多數交由共享中心進行監督，共享中心受內外審計監督，對內部控制建設在項目組指導、監督下完成任務目標。獨立董事充分依托財務共享中心提交的相應的內控建設和落實狀況，選取多元化的方式匯總相關數據信息，以此客觀評價企業內部控制設計的合理性及科學性，并指出相應的控制風險。獨立董事結合企業財務控制和管理實踐經驗，提出相應的改善措施和建議，可進一步優化企業內部監督。同時，財務共享模式下，需充分借鑒政府跟蹤審計工作模式，充分利用財務共享模式的信息與數據共享優勢，由內部審計人員對企業業務開展實時監督工作。

3.4 確定風險評價定量分析指標，建立財務風險預警機制

基于財務共享模式下，共享中心通常面臨兩大模塊風險，即內部風險、外部風險，不同風險對企業運行影響程度不一，需積極對其做好分類，掌握各類別風險特征，有針對性采取相應的措施，制定相吻合的風險評價指標體系，進一步實現其定量和定性化分析。同時，需構建完善的財務風險預警機制。制定風險預警機制時，需積極評估風險核心來源，精細化劃分風險，并積極做好信息管理工作，強調后續預警機制的維護，是保證該機制良好運行的基礎。動態化對財務預警機制反饋信息做好整合匯總，不斷調整優化風險預警指標，始終遵循成本效益原則，對財務預警機制進行升級，發揮其自身優勢，促進企業運營更具規范化和標準化[1]。

3.5 強化業財融合，完善溝通渠道建設

財務共享模式下，需進一步強化企業內部信息的交流和溝通，充分整合共享中心的相關數據，對企業各項業務進行系統性分析，為后續各業務部門開展工作提供強有力的支撐。強化業財融合，積極推動共享系統生態鏈建設，持續拓展系統功能模塊，優化集成各項業務功能系統。例如，可集成人力資源系統、商旅系統、采購平臺等系統。應積極保證財務共享中心以提高服務質量為基本著力點，需與各業務部門做好溝通，可創設相應的咨詢窗口，實現動態化信息反饋；完善人員管理制度，合理設置財務人員工作崗位，明晰財務與業務間的關聯性，構建完善的財務與業務協同模式。例如，可在子公司設置業務財務崗位，負責縱向溝通，向上與財務共享中心的共享財務溝通，在子公司內部與業務部門溝通。該業務財務人員必須既懂得財務又熟悉業務，發揮溝通紐帶的作用。

4 結 語

信息化時代背景下，推行財務共享模式成為時代發展趨勢，該模式下對企業內部控制建設提出新的要求，需詳細分析內部控制建設的潛在問題，精準性把好“脈”，有針對性提出解決、優化策略，發揮財務共享模式的信息化優勢，促進企業高質量發展。