人事檔案數字化實踐與探索

羅輝瑩

（陜西省寶雞峽引渭灌溉中心,陜西 咸陽 712000）

0 前言

寶雞峽引渭灌溉中心是陜西省水利廳下屬事業單位,在編職工1097 余人,其中管理人員227人,專業技術人員462 人,技術工人408 人,離退休人員982 人,人事檔案室共存有人事檔案2079 卷,目前正在由人工管理向數字化管理過度。

1 目前人事檔案管理的現狀和數字化進程

長期以來,人事檔案主要靠人工管理,紙質檔案占絕大多數,人事檔案的產生、整理、查閱、傳遞依靠人工完成,案卷的完整性、信息的準確性、真實性取決于管理人員的職業素養和業務水平,這就造成了案卷質量的參差不齊,檔案提供利用的效率低下,還存在檔案損毀、信息篡改的安全隱患。隨著時代的發展,人員的流動性增大,信息需求劇增,傳統的人工管理難以適應形勢變化,人事檔案管理信息化勢在必行,而科技的進步為檔案管理手段的創新提供了技術支撐,近年來,寶雞峽人事檔案室根據國家檔案局和中組部有關有人事檔案數字化的有關要求,制定了人事檔案信息化實施方案,分步推進人事檔案管理數字化,目前完成了檔案信息核實等基礎工作,并在檔案信息數字化轉化方面作了一些有益的探索,在實施過程中,積累了一定的經驗并發現了一些問題,現加以總結和探討。

2 人事檔案的數字化轉化

人事檔案數字化是一項工作量大、專業性、技術性很強的工作,已有人事檔案的數字化轉化是實現檔案數字化的最關鍵環節,是全面實現檔案數字化的基礎。

2.1 轉化前的準備工作

1）應熟知中央辦公廳《人事檔案工作條例》、本單位《人事檔案管理制度》以及中組部關于人事檔案審核的有關規定等人事檔案有關標準、規范,并熟練掌握操作流程,不得與現行檔案法規、制度沖突。我們組織人事檔案管理人員認真學習了相關制度和規范,對理解上的差異向上級單位進行了咨詢,統一了對標準的認識,為下一步工作掃清了障礙。

2）全面詳盡地掌握本單位人事檔案類別。以本單位為例：按人員結構分,可分為管理人員檔案、專業技術人員檔案、工人檔案、離退休人員檔案等,還可以某一類別下再細分,例如,工人檔案類別下可按技術等級再進行區分。按材料性質可分為履歷類、自傳類、考核鑒定類等十大類。檔案數字化轉化應按人員結構來區分,材料性質分類屬具體操作層面的工作。

3）制定數字化轉化方案。人事檔案數字化是一項繁雜而又細致的工作,需要一定的時間來完成,應按類別分步推進,把人員流動大、查閱頻繁的檔案安排在先,人員相對固定、查閱量小的檔案安排在后,既利于數字化轉化工作的推進,又便于檔案的提供利用。

4）配備符合運行要求的計算機、掃描儀等硬件和人事檔案管理軟件,確定信息錄入、檔案掃描、圖像處理、存儲備份等工作流程,做好人員培訓。

5）建立健全完善的系統建設、維護、運行、安全管理和數字化加工流程和制度以及應急預案。

2.2 轉化的方式

目前數字化轉化的方式主要為掃描儀掃描。盡可能采用大幅面平板掃描儀,以滿足不同尺寸、不同紙質的掃描對象。平板掃描儀可以較好地保護原始檔案,尤其是掃描紙質薄脆、年代久遠的檔案,平板掃描儀相比高拍儀等具有明顯優勢。

2.3 數字化轉化的標準和格式

1）人事檔案的數字化轉化,掃描儀應符合GB/T 18788-2008標準,亮度和對比度為中值,水平和垂直方向無偏移。掃描模式應釆用24 位真彩色RGB,分辨率設定為300 dpi,兼顧清晰度和防止掃描所得的文件過大。

2）《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T 33870-2017）中,規定存儲的圖片格式為JPEG,而在辦公自動化中常用的PDF文件并未納入人事檔案數字化文件格式標準,因此,遇到PDF文件,應先轉換成JPEG格式的圖像。轉化后的檔案信息要與原檔案保持一致。

3）項目建設方面,嚴格執行系統結構設計、工程建設、分級保護標準,嚴格審核建設單位的涉密資質,使用統一、規范的軟件和接口。

2.4 數字化過程的質量把控

轉化過程中應嚴格按流程和規范操作,確保信息化數據準確無誤。

1）確保紙質檔案信息完整、真實、準確。紙質檔案信息的完整性、真實性和準確性是數字檔案信息完整、真實、準確的前提條件。我們按照中組部關于干部人事檔案審核工作中對人事檔案的審核結果為準進行了轉化輸入。對審核工作完成后新發現的問題,按照審核程序和處理方法再次審核認定,以保證紙質檔案準確無誤。

2）嚴格執行規定程序和操作規范。嚴格按照《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T 33870- 2017）進行人員建庫、信息采集、數據錄入和數字化加工,建立數據復核制,由不同的人員進行復核和監督檢查,以確保轉化過程合法合規,從而保證入庫信息高質量。在實踐中,我們將工作人員分為兩組,一組輸入時,另一組核對,交替進行,以保證數據輸入無誤。

3 新產生的數字化檔案的管理

目前辦公自動化已十分普及,建立人事檔案之初,就應做好數字化的各項基礎工作。

首先從源頭做好人事檔案的數字化。從源頭把好數字化關口是做好檔案數字化的關鍵,可以極大提高數字化工作效率,起到事半功倍的效果。應預先做好各種登記表、履歷表等紙質載體的電子版本,電子版應符合《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T 33870-2017）。應該注意的一點是,需要個人簽名的各種紙質表格,對應的電子版也應有相應的電子簽名功能,通過外接電子簽名設備實現,以保證電子檔案信息的真實性。其它文字性資料,也應在文件產生的源頭實現數字化,因各單位的辦公自動化進程不同,數字化的程度也不盡相同。傳統載體向數字化過渡時期典型的特征是紙質文件和電子文件混雜,這給檔案管理造成了一定的混亂,也成了檔案數字化的一個阻礙。但這一階段是必經的,是不可避免的,我們需要做的是加快辦公自動化進程,盡量縮短這一轉型期,盡最大可能減少多種載體混雜的情況,實現檔案從產生到管理、利用的全部數字化。

其次,要做好電子檔案的審核鑒別和整理工作。盡管數字檔案與紙質檔案相比具有很大的優勢,但是人終究是檔案管理工作中起決定性作用的因素,電子檔案也是通過人的工作產生和實現的,因此就會存在檔案信息真實性、記錄規范性的問題,需要管理人員進一步進行審核鑒別,規范電子檔案和各個要素,建立起高質量的電子人事檔案。電子檔案的管理國家檔案局有相應的管理規范,應嚴格按照相關要求執行。我單位于2018 年建立了較為完善OA系統,基本實現了辦公數字化,但外部單位來文大多為紙質文件,需要對這部分文件進行數字化轉化。

4 嚴格信息系統的運行管理

信息系統運行和操作日志記錄保留時間規定為6個月,但在實際應用中,我們盡可能延長記錄保留時間,或者對記錄進行備份并保留較長時間,做到系統運行全程可查可控可追溯。對數據的查看權限按照干部管理權限和最小知悉范圍的原則來確定。計算機應與互聯網物理隔絕,不得復制和違規攜帶存儲載體外出。隨著信息技術的不斷進步,在相關技術具備時,應適時探討檔案的云存儲,重點是解決好檔案云存儲的安全問題。如能實現檔案的云存儲,將會使檔案的管理和應用更加便捷。

5 加強保密技術手段

人事檔案除了傳統的專人管理、建立完善的檔案管理制度外,還應適應數字化需要,提高檔案信息安全的技術手段。目前數字檔案全部存貯在本地設備上,在硬件上可拆除網卡等上網模塊,加裝硬件安全設備。在軟件上,對系統進行嚴格檢測,及時修補漏洞,安裝殺毒軟件和防火墻。還可借鑒紙質檔案的管理方法,將數字檔案系統備份在不同地點的不同設備上,以增加數字檔案的安全性。

6 結語

干部人事檔案數字化是檔案管理方式的進步,目前處于紙質檔案向數字檔案的過渡期,在數字化轉化工作中要嚴格執行國家標準,對發現的問題也不能自行變通,嚴格按照程序和規則來處理,以確保數字檔案信息與紙質完全一致,并實現信息的安全存儲、傳遞。