高校人事檔案管理現狀及創新路徑

王艷婕，劉利國

(1.吉林化工學院 人事處，吉林 吉林 132022；2.中國石油 吉林石化公司倉儲中心，吉林 吉林 132022)

在高等教育事業發展的形勢下，對于教育管理、教育體制都提出了全新要求，在人事檔案管理工作上，要做到與時俱進。在人事信息中，涉及教職工的各項信息，保密性非常強，傳統的人事檔案管理工作滯后，有效性、準確性不高，在新的歷史時期下，需針對確高校人事檔案的管理存在的問題，采取科學有效的創新路徑。

一、創新人事檔案管理的價值分析

(一) 促進人事工作的穩步前進

在社會主義市場經濟的環境下，高校人才流動更加頻繁，創新人事檔案管理，能夠改變傳統人事檔案管理工作的不足，從紛繁的信息中找到有價值的內容，幫助人事管理人員做出科學決策，從而提高人事檔案管理工作的質量，切實保障當事人的隱私權和知情權，為高校人事行政決策提供科學的依據支持，推動高校人事工作的穩步前進。

(二) 提升高校人事檔案管理的創新力

在高校人事檔案管理的改革上，需淡化原有的身份依附功能、政治功能，凸顯出信用憑證功能、信息記錄功能，以更好地為人事人才、人才資源工作服務。通過對高校人事檔案管理工作的改革，引入現代化信息技術，將靜態文本信息轉化為動態數據資源，將一些基礎信息適度共享，能夠提升人事檔案管理工作的質量，推進人事檔案管理工作的創新步伐[1]。

二、人事檔案管理工作的現狀分析

(一) 檔案意識薄弱

要實現人事檔案管理工作的創新，需要具備良好的檔案意識，但是長期以來，高校領導對這項工作的重視度不高，對相關人員的培訓不重視，針對檔案人員的職責缺乏科學的規章制度，致使工作難以開展。同時，在人事檔案管理工作中的經費投入較少，人事檔案的存儲、管理、共享都需要大量資源。高校的主要任務是以培育優秀人才為主，因此，大量的資源也是朝著教學、科研方面傾斜，對人事檔案管理工作不夠重視，導致整體的管理效率不高。

(二) 人事檔案管理機制不完善

為了確保人事檔案管理工作的順利開展，離不開完善的人事檔案管理機制。從橫向來看，近年來，高校人事檔案管理工作的開展取得了初步成效，檔案丟失等問題得到了顯著緩解，但是從高校的沿革來看，人事檔案管理機制還存在一定的改進空間，尤其是進入了互聯網時代后，傳統的紙質檔案開始被淘汰，電子檔案逐步普及，對于電子檔案的收集、分類、歸檔工作，現有的檔案管理機制并沒有做出應有的規定，由于規范不夠細致、制度不夠細化，會影響人事檔案管理工作的開展質量[2]。

三、創新人事檔案管理的策略分析

(一) 革新傳統觀念，深化檔案意識

在高校行政管理工作中，人事檔案管理工作是一個十分重要的環節，作為檔案管理人員，需要主動更新自己的思想觀念，強化自身檔案意識。高校管理層也要對這項工作予以足夠的重視，予以資源、資金上的支持和保障。高校檔案管理部門要對檔案管理工作的重要性進行宣傳，引起高校管理層和其他人員的重視，使之產生主動協調、配合的積極性，共同創新人事檔案管理工作[3]。

為了確保高校人事檔案的真實、客觀，檔案部門和人員也要定期、不定期針對人事檔案內容進行完善與補充，在各類因素影響下，高校人事檔案的信息內容是大同小異的，真正有個性的內容并不多。要凸顯出高校人事檔案的個性，需要在其中補充新的材料，對此，要讓高校人員對人事檔案有更為深刻的理解，推行人事檔案與本人見面制度，讓檔案本人能夠主動參與到其中。在這一方面，可借鑒美國的人事檔案管理模式，采用喜聞樂見的形式，為高校人員提供雙向自主選擇的平臺，讓人事檔案成為個人的標志[4]。

(二) 強化制度建設

1.完善收集制度

在收集高校人事檔案時，需要制定與之相關的收集制度，包括基本情況、參加科研與學術資料、榮譽與獲獎情況、誠信資料。在收集資料時，要做到及時、全面，對于收集的材料要做到去偽存真，從源頭上保證檔案內容的完整、真實。以人事材料檔案為例，需將與個人相關的材料收集齊全，包括可以反映個體的現實表現、思想品德、工作能力等內容，收集的材料要系統成套、有頭有尾。

2.保證檔案的真實

真實性是人事檔案的重要原則，只有真實、有效的檔案資料，才能夠為各項工作提供準確的資料支持，在人員錄用、干部提拔、政審、退休等方面，要對檔案進行嚴格的把關，避免混入虛假消息，對于由個人填寫的檔案，進行仔細審查，如果有錯誤出現，要第一時間糾正，對于無法確定的，進行實地調查，確保結論的精準性[5]。同時，嚴格按照要求來傳遞人事檔案，在出現人員工作調動時，要對檔案進行整理、分類、核對、編號，列出詳細清單，加蓋人事部門公章，通過機要渠道來傳遞。

3.強化檔案收集制度

各個部門要做好人事檔案材料收集、歸檔的監督工作，強化管理，保證人事檔案材料的收集、歸檔工作能夠順利進行。同時，明確檔案工作人員的紀律，不得以任何借口涂改、偽造檔案資料；不得將材料據為己有，延遲或者拒絕歸檔；檔案中不得有不符合要求或者虛假的材料[6]。針對違反規定的檔案工作人員，要根據其違規情節和性質進行處罰，對于涂改、偽造檔案的人員，要進行嚴肅處理，禁止其繼續從事人事檔案工作。

(三) 加強隊伍建設

為了提升人事檔案管理工作的實效性，必須要加強人才隊伍的建設，高校管理者要對人力資源進行科學規劃，制定完善的激勵制度。一方面，保障檔案人員數量，合理預測人事檔案管理工作所需的人力資源結構，預測出人事檔案管理所需的專業需求、人力資源規模，根據此擬定人才招聘計劃，對于檔案管理工作需要的復合型人才，可提高待遇，吸引更多高層次人才的進入[7]。另一方面，各個高校每年都會定期組織行政人員、教師外出學習，但針對檔案人員的培訓并不多。為了提高檔案工作人員的綜合能力，在制定人才培訓目標時，需將檔案工作人員納入其中，在培訓內容中，要增加信息化、數字化內容比例，切實提升其業務能力，定期安排檔案工作人員外出調研、參觀，學習兄弟院校的先進經驗和優秀做法，激活其潛能和工作創造力，提高其職業認同感[8]。另外，高校需要對檔案工作人員予以更多的人文關懷，尊重其價值，做到以人為本，管理者要主動關心檔案工作人員的生活，使之切實感受到來自單位內部的尊重與關愛，在開展檔案管理工作的過程中，要做到公平、公開、公正，根據工作要求打造完善的激勵制度，既要有獎勵，也要有懲處，以此來激發檔案人員的危機感，使之主動學習，提高能力。

(四) 加快人事檔案信息化步伐

在網絡技術的進步下，人事檔案的信息化成了必然趨勢，高校需將人事檔案信息化納入高校工作范疇中，在轉變思想觀念的同時，爭取行政主管部門的支持，增加對人事檔案網絡設施的投入[9]。高校要增加投入，推行新手段、新技術，提升人事檔案信息化開發、管理能力，提升檔案服務水平，讓人事檔案朝著信息化、現代化的方向發展。要打造人員信息數據庫，對使用頻率較高的原件進行數字化處理，針對各類檔案信息進行二次開發、三次開發，做好人事檔案的深加工與綜合分析[10]。另外，還需針對人事檔案采用用戶識別、數據加密、終端識別技術，推行原始簽名，避免在傳輸環節出現非法復制、修改問題，通過技術的創新要避免人事檔案被修改、刪除。并主動關注國內外網絡技術、現代化信息技術的發展，不斷調整人事檔案的信息化建設思路，保障人事檔案改革可順利進行。

四、結 語

人事檔案屬于高校檔案的重要組成部分，在人事制度變革的時代背景下，高校的人事檔案管理工作迎來了新的機遇和挑戰。為了提升人事檔案管理工作的質量，需要從檔案內容、管理機制、工作程序、信息化建設等多個方面進行改革，通過多管齊下的渠道提高人事檔案管理能效。