試析大數據時代的檔案信息化管理

李寧寧

（晉冀魯豫烈士陵園 河北 邯鄲 056001）

0 引言

在當前大數據時代背景下，傳統檔案管理模式已經很難滿足當下時代發展需求，其工作形式的轉型與創新，儼然成為新時期的首要建設任務，這就需要各級組織單位，積極創新經營管理模式，在檔案管理工作中引入信息技術，促進紙質文字向電子形式的轉變[1]。但就目前來看，雖然許多企事業單位已經積極推進了檔案信息化建設工作，但因受到諸多因素的影響，在實際工作中依然存在一些較為顯著的問題，阻礙了信息化進程的推行與深入。如何采取有效的手段，合理借助大數據時代的便利條件，完成檔案管理的信息化建設，是現代組織機構值得深度思考的話題，也是本文的重點研究課題。

1 加強檔案信息化建設與管理的必要性

1.1 提升檔案資料搜集便利性的有效途徑

大數據時代下的信息技術，被廣泛應用到社會各界，尤其在檔案管理中得到快速普及，這在一定程度上促進檔案資料錄入率的提升，使傳統模式下成本高、時間長等弊端問題得到改善，在保證檔案資料獨立性、完整性的同時，使信息技術的優勢作用得到充分發揮。檔案資料的數據錄入，逐漸走向多元化發展趨勢，不再以單一的文字為主要形式，而是在此基礎上全新增設圖片、音頻、視頻等多種數據錄入方式，這為檔案文件的資料搜集、分析、匯總以及錄入等創造更多便捷空間。

1.2 促進工作效率得以有效提升

基于網絡時代的檔案信息化建設，實現了人工檔案管理模式向網絡化發展的轉變，為網絡檔案資源的搜集、查閱、瀏覽等提供更多便捷，減少許多不必要的中間環節，在提高工作效率的同時，借助局域網這一重要載體，促進了檔案信息的共享工作，有效改善了傳統檔案模式下存儲、使用二者的同步問題[2]。并且，檔案實現跨地域查閱，使檔案資料的傳輸效率與共享效率得到快速提升，便于檔案本身價值的充分發揮。

1.3 是保證檔案資料完整性的關鍵手段

通過加強檔案信息化建設，可以有效避免檔案資料的破壞與損失，真正實現智能化、數字化的檔案管理工作，既減輕了用戶在檔案查閱、拆裝、復制等環節的時間成本投入，又有效降低了對原始檔案的磨損程度，是對檔案資料的一種保護手段，使其內部資料信息的真實性、完整性得到有力保障。當因突發情況需要異地調取檔案資料時，檔案使用者無須等待，只需要通過計算機網絡平臺便可實現在線快速調取，突破傳統模式下空間與地域的局限性，減少了紙質資料的運送環節，在規避檔案資料丟失問題的同時，進一步增強檔案信息的安全性，起到良好的保護效果，使其實際使用壽命得到延長。

2 影響檔案信息化管理效果的主要因素

2.1 管理觀念有待發展

觀念是行動的先導，也是工作的指南針，只有具備良好的思想觀念，才能帶領實踐工作走向正確的發展道路。大數據時代的到來，為我國各個行業帶來不小的沖擊，檔案信息化建設與管理發展已經刻不容緩。但就目前來看，盡管我國各地已經推行了檔案信息化建設工作，但由于長期受到傳統觀念的影響，普遍存在著一些認識不到位、理解不深入的問題，從事檔案管理的工作人員尚未具備良好的互聯網意識，無法實現專業知識與信息化發展的有機結合，實際信息化管理能力相對較為薄弱，不利于信息化建設目標的順利達成，在一定程度上限制了企業單位的良好發展。

2.2 檔案管理手段存在滯后

在信息技術蓬勃發展的今天，社會企業的經營模式逐漸出現轉變，雖然已經引進多種信息化技術，但在檔案管理中，依然以手工登記或記錄的方式為主，這在一定程度上增加了工作人員的工作壓力與任務量，不但會提升管理成本，還會影響工作效率[3]。并且，許多企業的信息化辦公設備無法更好滿足實際工作需要，未能搭建起相對完善的系統平臺，無法實現與網絡平臺的有效銜接，在檔案信息化的建設與管理期間，將會對數據傳遞與接收帶來不利影響，無法保證檔案資料的時效性、有效性，嚴重阻礙檔案信息化管理工作的順利開展，很難取得更理想的信息化建設效果，這是目前社會企業應重點關注的話題，需要積極做出改變。

2.3 制度體系不夠健全

無論任何一項工作，制度體系都至關重要，不但是開展工作的前提條件，也是保證工作效果的基礎保障。就事實來看，正如文章上述所講，許多企業在長期受到傳統觀念的影響下，對于檔案信息化建設缺乏足夠關注，將管理重心更多放置在生產建設中，對該項工作的投入力度較為薄弱，尤其在制度體系方面，更是存在不健全、不完善的情況，在缺乏強有力的制度保障下，將極易導致檔案信息化管理陷入困境，無法走向正確的發展道路。在長期制度體系缺位的情況下，無法實現對檔案管理工作的監督管理及約束檢查，這是影響檔案信息化管理效果的主要因素之一，也是極易出現檔案管理風險的主要環節，需要相關部門給予高度重視，積極做出改變，規避檔案管理問題與風險隱患的出現。

2.4 檔案管理人員素質問題

檔案管理人員是檔案管理工作的參與者、執行者，他們業務水平的高低，將直接影響工作質量。目前，我國多數企業對于檔案管理人員的要求標準并不高，未能結合檔案管理工作的實際需求，定期對其進行教育培訓，進而導致檔案管理人員的業務能力與職業素養得不到有效提升，無法準確掌握更專業、先進的檔案管理知識，自身專業素質與技能很難滿足實際工作需求[4]。并且，許多檔案管理人員的理論基礎多數傾向于傳統檔案管理模式，自身的信息素養并不高，不能熟練操作系統平臺對檔案資料進行系統化、智能化的管理工作，工作方式方法不能及時更新，這不但會對信息化檔案管理進程帶來阻礙，還會因自身素質問題而誘發檔案數據丟失、遺漏、惡意篡改等不良現象，造成不可挽回的后果。

3 大數據時代下檔案信息化管理的創新路徑分析

3.1 提高觀念認識，營造信息化建設環境

良好的網絡環境建設，是開展檔案信息化管理的前提條件，在一定程度上決定著實際建設目標能否順利達成。為保證信息化建設成果，可以通過檔案宣傳、建章立制等多種方式，面向企業全員進行推廣宣傳，作為企業的掌舵者，領導干部應以身作則，充分發揮自身表率作用，帶領所有員工逐步加深對信息化建設與管理的認知、理解程度，并將檔案信息化工作納入企業發展戰略中，將其作為首要任務來抓，在實際工作中推進和實施。

基于大數據時代的檔案信息化建設，應結合新時期發展形勢，充分考慮企業的實際經營情況，全面加強基礎設備投入，為檔案管理工作的轉型與升級營造良好的環境氛圍。具體來講，需要從以下幾個方面入手：首先，全面加強信息化建設投入力度，保證檔案工作的硬件、軟件設備設施配備齊全，為檔案資料的搜集、分析、匯總以及提取等多個環節提供基礎條件，打好扎實的環境與設備基礎。其次，注重檔案管理觀念的優化與創新，結合新時代發展需求，對現行的檔案管理機制進行調整，不再以人工模式為主要工作形式，取而代之的是更多先進的網絡信息手段與方法，以此將檔案信息化建設工作準確落實到位[5]。最后，保證各項基礎設施的齊全性，在企業內部設立獨立的檔案管理資料庫、信息庫、數據庫，做好網絡軟件的協調與更新處理。針對規章制度方面，要在現有的制度體系中加入信息化管理規章內容與工作標準，保證檔案信息化管理中的職責權限與義務得到明確。

3.2 創新檔案管理手段，搭建信息化管理系統

創新是引領發展的第一動力，企事業單位應具備良好的“創新”意識，與時俱進、積極創新檔案管理模式與手段，合理借助多種信息技術手段，搭建起完善的信息化管理系統，保證檔案文書的安全性。在實踐中，企業可以適當引進物聯網、大數據、云計算等多種技術軟件，搭建符合企業發展需要的信息管理平臺，全新增設檔案信息的搜集、分析、匯總、存儲等信息系統，為文書檔案資料的整理與使用提供更多便捷。并將最終處理數據準確錄入到平臺內部數據庫中，逐步取締多余的工作環節，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時，節省更多時間與管理成本，以便促進檔案管理水平、管理質量的有效提升。不僅如此，還需構建檔案保密系統，要求檔案管理的每個流程都能得到安全保證，要求重要機密文件的管理人員與部門或組織單位簽署保密協議，在制度體系與規章制度的全面保障下，使檔案信息的安全性、全面性得到有力保障。并且在信息化管理系統的輔助下，可以使整個檔案管理流程變得更加嚴謹、規范，在此基礎上進行監督與管控，管理人員只需操作計算機，便可對檔案資料的入庫與出庫情況進行準確掌握，詳細了解檔案的借閱與規范情況。當發現檔案資料存在歸還不及時或工作人員不能規范行事時，那么便需要根據規章制度，對其進行及時查處，以此保證檔案管理工作變得更加規范，逐步增強管理人員對檔案工作的重視程度，進一步促進預期目標的順利達成。

3.3 健全制度體系，實現規范化的檔案管理

為進一步提高檔案信息化管理水平，取得更理想的建設成果，企事業單位應著重加強制度建設，充分考慮大數據時代的發展趨勢，結合自身實際發展需要，建立健全的檔案管理制度，嚴格遵循“三體系”的基本原則，實現對檔案管理工作的統一標準、統一制度以及統一管理。

首先，企業應具備良好的大局觀意識，充分考慮到檔案信息化管理中資料搜集、分析、匯總、歸檔、統計、保管、使用、存儲等多方面管理要素，因地制宜對每個管理環節制定相應的規范制度，必要時可落實崗位責任制，將檔案管理職責準確劃分到崗位及個人，促使各級檔案管理人員都能清晰認識到自身崗位的重要性，進而嚴于律己，認真履行崗位職責，不斷朝向規范化、制度化的發展道路前行，便于檔案資源優化整合、共享利用目標的實現。

其次，按照國家政策中所規定的檔案信息化建設標準，逐步建立適合自身發展特色的規章制度，結合檔案管理工作性質，制定并規范每一類型檔案的信息化操作的實用手冊，為檔案管理人員及使用人員的操作提供便捷，全力促進檔案信息化建設進程的逐步加快[6]。

最后，加強電子檔案管理激勵約束機制的建立與完善，在年度考核體系中融入檔案信息化建設，安排專人定期對其進行檢查、指導及監督，確保整個工作能夠在國家政策規定范圍內規范進行。檔案信息化建設是一項需要長期堅持的任務，所應用到的制度體系并不是一成不變的，而是需要根據時代發展與國家政策變化而實時調整，這就需要企業及時調整并完善相關制度，保證制度體系內容的全面性與完善性，為電子檔案工作的有序開展提供制度保障。

3.4 注重工作人員素質培養，保證檔案管理質量

作為檔案信息化建設與管理的主導者，檔案管理人員應形成正確的責任觀念，與時俱進，跟隨時代發展適當轉變自身思維觀念，積極學習先進的工作方法與技巧，通過學習來加深對檔案管理的認知與理解，保證自身思想與理念的及時更新，以此取得全新的感受和體驗，實現自身綜合能力與文化素養的共同提升，在實際工作中找出自身存在的問題和不足，及時處理問題并改進，使自身工作范圍與職責得到明確。在此期間，企業單位應注重加強人才培養力度，在做好檔案管理專業知識的講解外，注重信息技術與操作技能的傳遞，適當宣傳國家在檔案信息建設方面的法律法規，將更多專業且優質的檔案管理知識傳遞至每位基層人員，提高他們的業務水平與信息素養，在潛移默化中認識到信息化建設在檔案管理中的重要性。并且，企業還需積極開展信息化建設的培訓講座，面向全體工作人員進行正向引導，使他們對檔案信息化管理以及相關知識的理解更加深入，有效防止因自身素質而誘發數據丟失、違法亂紀等不良行為的出現，以此來提升檔案管理人員的個人綜合能力。

3.5 加強資源投入，為檔案基礎建設與資源共享助力

正如上述所講，檔案信息化管理是一項較為煩瑣的系統性任務，因為關系到企業的經營發展，需要保證各部門的人力、財力、物力等協調配合，才能促進該項工作的順利開展。在這種情況下，企業應適當加強資源投入力度，為檔案信息化管理打好扎實的建設基礎，為資源共享做出努力。

其一，檔案信息庫的建立與完善。在檔案信息化建設與管理中，需要經過檔案資料從紙質版逐漸轉變為電子檔案形式的過程，保證各項數據信息的實時傳遞與接收，這就需要建立起相應的檔案信息庫，便于文字、照片、音頻、視頻等形式的電子檔案的傳遞與存儲[7]。在開展日常管理工作時，應保證檔案內資料信息及時補充與完善，在此基礎上做好數據信息庫的維護管理，保證檔案信息庫得以穩定、良好運行。此外，應設立檔案文件及目錄，將各項數據信息準確錄入其中，便于后期的信息查閱與審核。

其二，信息化基礎建設環節。針對該環節的建設工作，應適當引入硬件系統，為信息化管理平臺的建立提供支撐，配套操作便捷、配置功能完善、兼容性強等諸多符合檔案建設標準的操作應用軟件，為檔案資源的實時傳遞與共享創造更多有利空間。在滿足檔案管理工作需求的情況下，妥善選擇經濟實用型的電能、掃描儀等硬件設備，保證建設資金的合理使用。

其三，檔案資料保密處理。企業應做好加密技術的應用工作，針對非專業認識無法清晰讀取且破解的數據信息，在前期設定的檔案密碼與相關指令下，對各項數據信息進行加密處理，這樣做不但可以使數據信息的安全性、可靠性得到保障，同時有效降低信息泄漏風險的概率，進而為檔案使用者提供更準確的參考數據，便于經營決策的制定。

4 結語

綜上所述，大數據時代下，社會各行業發生了日新月異的變化，想要更好順應時代發展，需要從檔案信息化建設與管理角度入手，在深入分析影響信息化建設效果的主要因素后，采取針對性的改進方案，積極創新管理觀念，加強制度建設，創新檔案管理手段，不斷提高檔案管理水平，全力推動檔案信息化目標的順利達成。