高校學生學籍檔案的標準化管理研究

謝 彤

（南京體育學院奧林匹克學院，江蘇 南京 210000）

高校學生學籍資料具有的原始記錄功能，主要包括了個人基礎資料、入學登記資料、學習資料、在校時間及有關情況、分數、學歷變動、學位狀態等信息。是十分寶貴的教學資源，是學院和教育部門組織檢查、評估學生畢業條件的重要依據，同時也是學生檔案本身的憑證功能和原始特征的反映。它在教學管理當中起著關鍵作用，這是任何文件和材料都無法超越和替代的。因此，高校必須落實信息化的管理體系，并利用新聞宣傳、現代信息技術和打破學科人才培養的新方式，做好全面、規范化的學籍檔案管理工作，切實反映出學籍檔案自身的重要作用。

1 關于當前學籍檔案管理存在的問題

1.1 對學籍檔案的監管和管理機制有待改進

根據目前狀況，學校學籍檔案保管機制的不完善情況可以大致分為以下幾個層面：一是學校目前的學籍檔案保管工作存在著滯后性現象，如高校出于資金等多方面的問題對在校生的學籍資料不能按時更新，且及時性較差等。二是目前高校在學籍檔案保管中的工作制度不完善情況也屬于重要方面，崗位職責和分工的不清楚等問題，導致學校有關工作人員在對學生學籍資料接收、清理和存檔等方面的工作欠缺。三是學籍檔案保管的認知困難仍為主要原因，管理人員對學籍資料的了解度不夠及檔案管理能力弱的現狀也導致了檔案保管的系統化水平不高，即學籍資料保管能力只能達到應付和整理存放程度之間的水平，難以實現學籍資料保管的真正意義。

1.2 學籍檔案移交不及時

學籍檔案不但是對教與學進程的最原始、最忠實的記載，同時也是判斷高校質量與水平的依據。但是，由于學籍檔案管理進程中具有相當多的變數，且由于學籍檔案保存人員調動頻繁，經常出現學籍檔案移交后沒有管理人或缺少管理的現象。比如有些學籍異動的情況，由于持續周期較長、變數較大，或是責任人員疏忽了學籍檔案的保管，而沒有及時查閱和更新資料，且文檔流失或損毀的情形也時有發生，這會對學籍檔案保管的及時性和完整性產生很大負面影響。

1.3 工作人員思維模式有待轉變

長期以來，高校學籍檔案保管工作人員對于學籍檔案保管的基本思想理念都只是停留在收、藏、管、用、編等方面，因此大多檔案保管工作人員都覺得學籍檔案保管工作只是在單純進行歸類保管。很少人會將學籍檔案管理工作和網絡信息技術加以有效的融合。在現有網絡信息技術下，怎樣轉變現有學籍檔案保管工作人員的思想意識，使之主動掌握網絡信息技術、運用網絡信息技術進行對學生學籍檔案管理的主要模式將成為重要工作。

1.4 技術手段及標準化管理的要求欠佳

資源的合理配置是影響學籍檔案管理工作的基礎條件，為實現學籍檔案管理工作的標準化，需通過合理配置軟硬件設備，逐步實現標準化的網絡信息系統。但現實情況中卻存在因為資源傾斜不足的原因，高校學生學籍檔案管理工作設備資源配備不足，也未形成統一的管理標準，并未形成標準化的技術手段和管理要求，以及未能對學生學籍檔案信息系統實施標準化管理，是對目前使用網絡信息技術實施學生學籍檔案管理工作的基本阻礙。

2 高校學籍檔案管理標準化的必要性

檔案保管關乎學生日后的工作與生活，而且對學生管理也有著重要指導作用，所以應該受到廣大學生的廣泛關注，因此檔案保管的規范化也存在一定必要。規范后的學校檔案管理必須要有與時俱進性的特點、符合時代發展的特點，從當前時代局勢考慮，增強了學校對學籍檔案的保護意識，同時也要進一步提升對其的管理水平。學籍檔案的管理，還可以反映出學校檔案管理的自身價值，同時還可以就學校校園建設和發展等問題，來保障其可持續發展。在使用了互聯網等現代信息技術之后，網絡信息檔案管理將更為合理，同時讓學生管理也更為方便，可以第一時間了解學生的實際狀況，并為其建議工作方針與學習方法。通過學習管理，也可以更為真切地反映學生的實際狀況，從而更加尊重事實，時刻從學校實際出發，對學員加以評估與選拔。而目前，要實現這一流程，還需要從硬件與軟件兩方面著手，強化學生檔案管理，才能確保校園管理工作的成功。其具體的流程下面還將更具體地分析。

3 學籍檔案標準化管理策略

3.1 建立“生本”服務理念

“生本”的服務，其本質便是要把學校所有工作人員都真正貫徹到為學生服務的宗旨上來。一是管理員需要清楚自己不僅僅單純地對學生學籍信息加以管理，同時還必須關注學生的現實需要，更加重視學生的基本權利，才能促使學校領導更加關注學生學籍檔案管理的重要意義，更加清楚學生自身需要完成的學業任務，以便于更好地和管理人員做好協調，從而實現學生學籍信息的有效記錄和更新。二是要充分重視學生的話語權。具體在建立管理體系之時，不僅僅要對學生的基本權益加以考量，而且還要與學生權益相符合，引導學生全面參與其中，并重視其基本要求與意見。此外，具體在管理體系的實施時也不是僅采取懲罰手段，而且還要給予學生更多自由辯駁的機會，把管理教育和懲罰科學融合起來，以進一步保障學生的基本權利，讓“生本”服務的宗旨得以充分落實在具體管理工作之中。管理人員還能夠運用互聯網和其他現代化工具和學生加強交流互動，了解學生的實際心聲及其在學習方面出現的一些問題?？傮w而言，必須一直秉承“生本”宗旨，給予學校全面的支持和服務，全心全意投身學校服務工作之中。

3.2 促進管理制度建設，提高管理效率

高校管理層需要建立一個較為健全且合理的學籍檔案規范管理體系，以此提高管理水平，為管理工作的實施提供更多政策性的措施。各高校需要在遵守基本的管理法規與政策的基礎上，制定一個與自己具體情況相符合的管理體系，并在實施當中，對其具體的運行與操作過程進行優化。一是必須要建立一個規范、合理、科學的管理體系。具體管理應該根據學生自己的生活實際和學校管理情況進行，但是在這里面還需要盡量符合學校的各種需求和特點，給學生的成長發展提供更多寬松平等的機會，同時盡量使其在學籍上的自由程度提高，包括對學生選課、休學等方面也能夠相應予以合理限制，這樣就在展現出對學生基本人為照顧的基礎上，提高管理的全面性和規范化程度。二是可以直接形成一個多級管理體系，將過去由教務處直接進行管理的方式變成了由幾個教育部門共同管理的方式，除了由老師主要完成學校教育、管理等方面的指導工作外，還能夠由家長參與在其中加以監管，以此可以使得學校整個管理的開展得以實現高效率運作。

3.3 加強管理工作宣傳，進一步開展和落實

在工作開展中，需要樹立起始終為學校做好服務的根本思想，不僅要重視學校管理制度的貫徹與落實，還要加強管理制度的教育，進而提高老師與學校對具體管理制度的了解與重視。一是從學生管理方面入手，如在招生初期，就針對學生具體的管理模式展開介紹，學生的具體管理可以利用授課、通過印發小冊子等方式進行學習，然后再對大家進行統一測評，甚至還可以通過技能比賽的方式，在調動學生參與度和積極性的基礎上，讓學生們可以更輕松地了解管理體系當中的內容。另外還可以直接將規章制度印刷起來，貼于校園宣講欄內，或是利用微信、廣播電臺、校園官網等現代化發展渠道對其加以傳播，讓全體師生都可以切實認識到規章制度的基本含義以及自己所享有的權利，最終積極投入到管理之中。二是直接從教育方面入手，即著重對老師進行學校管理規定和法律規則的傳播與認知，并以此為學校規章制度的實施基礎。在具體實踐工作過程當中，還需要通過向老師灌輸和教育“生本”思想，使得其可以更有效地改變自己的業務觀念，并逐步發展為適應當下教育教學發展需要的工作人員，從而推動學校學籍檔案管理的深入發展與實施。

3.4 促進管理信息化建設，加大對學籍檔案管理的資源配置

隨著信息技術的發展與提高，運用網絡信息技術對學生學籍檔案進行集中管理是克服學?，F行學籍檔案管理繁雜和簡單工作困難的關鍵。因此應當加強對現代化技術和管理手段的研究，逐步引入各種與學校管理實際情況相符合的現代化管理手段，逐步建立學校管理信息網絡，以推動學校管理進一步朝著更加信息化和現代化的方向發展。為了運用網絡信息技術完成對本科生的學籍檔案管理，高校應當加強對基本信息的配置并制定具體的規定。學校可根據各種形式的學籍資料制定和健全學籍資料保管制度，以利于學籍資料保管規范化和統一化的實現，以便于后期學籍資料的檢索和存檔。目的在于實現數據共享，提高教學效率。例如在教務管理系統下，老師們不僅可以布置、批改學生的教學作業，還可以相互進行溝通交流，共同解決問題，而且還能夠開展成績檢查等教學活動。同時，教師還可以運用該管理系統完成科目設定、學科設置、學籍以及成績管理等工作?？傊Y合信息管理平臺，學籍檔案管理工作可以直接實現多主體的橫向管理和縱向管理。

3.5 加強信息庫建立和安全管理工作

針對高校的學籍檔案信息化建設管理問題，屬于學校當前學籍檔案現代化管理的重點問題，而進行信息化管理工作時，其重點就是把學校學籍檔案變為電子形式并通過網絡資源進行共享和檢索。針對學校電子檔案系統而言，應該進行安全把關，對于如何防止文檔流失或篡改也應該視為重點問題。學校需在實際實施管理中重視對案卷的編排次序，并設置電子目錄系統，同時高校學籍檔案信息庫的建立需作為安全預防工作，在滿足學校日常調閱和管理之余，還需要注意硬件和軟件的安全性和保密性，通過防火墻等實現病毒防控、信息保密等工作，也要從根源上加強管理人員的安全防范意識，做好制度管理工作，以降低人為因素所帶來的信息安全損失。

3.6 加大學籍檔案管理人員培訓，強化人員綜合素質

人員是完善學籍檔案管理標準化的重要因素。首先高校需構建人力資源評估體系。對于管理者來說，不僅僅需要有規范的規章制度，還需要進一步完善標準化管理的工作環境，從而使得每個管理人員都可以通過自己的能力獲得社會廣泛認同；其次管理者要走進學校。學生學籍檔案與其個人利益密切相關，如果管理人員自己不熟悉情況，勢必無法全方位進行有效的管理。所以必須將教育全面滲透到校園文化之中，真正做一個教育者，只有在思想上做好自身教育，才能在行為上養成自覺；再次，管理者也要注意意識和素質的自我提高。管理人員本身也必須不斷提高自己業務素質，可通過日常提高對管理現代化技術問題的關注度，并隨著時間進展而提高對自身的管理技能熟悉程度；最后是學校要進一步完善現有人才培養的制度。需定期對負責人進行培訓教學，以全方位灌輸各種管理技術與專業的知識。如可以邀請一些管理經驗豐富的從業者，在高校中進行管理經驗傳授和理論知識講座；又或是邀請相關專家傳授專門的計算機基礎知識，以幫助管理者能夠更好地運用計算機技術進行管理。

4 結語

學籍管理涵蓋于中國高校的教育、運行與管理的各個方面。而學籍管理工作對于穩定學校課堂秩序、準確了解高校學生的基本狀況，以及掌握實際教學情況、提升學生素質等方面，有著非常關鍵的作用。然而當前學籍檔案管理存在一定問題，不僅在監管機制和管理上存在不足，在具體工作開展中存在學籍檔案移交不及時、技術手段及標準化管理的要求欠佳，以及工作人員思維模式有待轉變等。衡量學籍管理的關鍵標準是學籍信息的真實性。需在使用信息系統的平臺上嚴格標準化規范管理，大大提高了學籍信息的真實性。需通過建立“生本”服務理念、規范操作流程等實現學籍管理標準化的基本理念，需促進管理制度建設、提高管理效率，加強管理工作宣傳，進一步開展和落實學籍的標準化管理，需在信息技術上促進管理信息化建設，加大對學籍檔案管理的資源配置，并加強學籍檔案信息庫建立和對學籍檔案的安全管理工作，在隊伍建設上加大對學籍檔案管理人員的培訓，強化人員綜合素質，實現高校學生學籍檔案的標準化管理。