福建省科研檔案管理現(xiàn)狀、問題與對策

邱川燕

(福建省科技檔案館,福建 福州 350003)

2020年9月11日，習(xí)近平總書記在科學(xué)家座談會上的講話中指出，加快科技創(chuàng)新是推動高質(zhì)量發(fā)展的需要，提出希望廣大科學(xué)家和科技工作者肩負(fù)起歷史責(zé)任,不斷向科學(xué)技術(shù)廣度和深度進軍。科技創(chuàng)新過程必然產(chǎn)生大量的科學(xué)技術(shù)研究檔案(以下簡稱“科研檔案”)。科研檔案是科技創(chuàng)新、科技研究活動過程的真實記錄，是科技工作者成果展示的重要證明，是科研成果的重要組成部分，更是國家寶貴的科研信息資源和知識資產(chǎn)。科研檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，對提升服務(wù)科研活動能力，進一步完善科研誠信體系，弘揚科學(xué)家精神，促進科技創(chuàng)新發(fā)展具有重要的意義。它是檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的重要體現(xiàn)，也是全面實現(xiàn)“十四五”檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要組成部分和必然要求[1]。本文從分析福建省科研檔案管理現(xiàn)狀與問題入手，探討“十四五”期間加強科研檔案管理，推動科研檔案高質(zhì)量發(fā)展的實踐與思考。

1 福建省科研檔案管理現(xiàn)狀

福建省科研檔案主要分布在科研院所、高校、醫(yī)院等課題項目承擔(dān)單位及福建省科技檔案館。其中，福建省科技檔案館主要負(fù)責(zé)全省科技計劃項目檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作。2019年5月至2020年6月，通過問卷調(diào)查和實地走訪，對國內(nèi)專業(yè)科技檔案館、部分科研院所及部分其他省份科技廳的科研檔案管理情況進行系統(tǒng)調(diào)查、了解。經(jīng)過對比分析，總結(jié)福建省科研檔案管理的特點。

1.1 多元性

從科研檔案的管理模式上看，各個單位不盡相同，呈現(xiàn)出多元化的態(tài)勢，主要分為三種模式。一是專人專管式，科研檔案從收集、整理、保管、利用的全流程管理均由檔案部門的專職人員負(fù)責(zé)。二是部門立卷式，先由單位的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理組卷，再移交至檔案管理部門審核、保管、利用等。三是外包服務(wù)式，通過招投標(biāo)方式，由檔案外包服務(wù)公司承接單位科研檔案整理工作，整理結(jié)束后由檔案部門進行保管。三種模式各有優(yōu)劣，皆需因地制宜。

1.2 系統(tǒng)性

從科研檔案的管理方式上看，依托單位建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)開展科研檔案的目錄數(shù)據(jù)管理，采取電子目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)實體檔案保管“雙套制”的管理方式，這是當(dāng)前主流管理方式。目前，僅有部分單位啟動存量科研檔案數(shù)字化工程，開展科研檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。例如，福建省科技檔案館先后于2018年、2021年分別啟動科研檔案存量數(shù)字化外包第一期、第二期工程，將于2022年底實現(xiàn)存量科研檔案數(shù)字化率100%，從而達到電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制管理的目標(biāo)。

1.3 規(guī)范性

從科研檔案的管理制度上看，各單位均依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2008)等法律法規(guī)、部門規(guī)章制定本單位的制度，通過制度引領(lǐng)，指導(dǎo)并約束科研檔案的管理工作，管理制度較為規(guī)范。如福建省科技檔案館先后制定了《福建省科技廳科研檔案管理辦法》《福建省科技廳科研檔案整理方法》《福建省科技檔案館檔案開放鑒定辦法》《福建省科技檔案館檔案利用制度》等。

2 福建省科研檔案管理存在的問題

2020年11月1日，新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)開始施行。對照《規(guī)定》，福建省科研檔案管理尚存在以下幾方面問題。

2.1 歸檔文件含金量不高

《規(guī)定》中對科研檔案的定義特別增加了“數(shù)據(jù)”“標(biāo)本、樣本等實物”。由于新舊《規(guī)定》對收集范圍的要求存在差異，縱觀目前的科研檔案，大多為課題任務(wù)書、合同書、鑒定證書及一些課題成果材料等，傾向于管理性文件。而體現(xiàn)科學(xué)研究活動過程的科學(xué)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)技藝等核心研究檔案較少，歸檔文件含金量不高。

2.2 數(shù)字轉(zhuǎn)型力度不大

由于科研檔案具有成套性的特點，項目數(shù)量繁多、內(nèi)容繁雜，給檔案數(shù)字化工作造成一定困難。目前，大部分科研檔案僅處于目錄數(shù)據(jù)管理階段，部分單位近年才開始選取一些利用率較高的檔案(如獲獎類科技成果項目檔案等)進行全文數(shù)字化加工。與文書檔案相比，整體數(shù)字化進程較為緩慢，數(shù)字轉(zhuǎn)型力度不夠。

2.3 檔案系統(tǒng)不夠完善

科研檔案管理系統(tǒng)與科技計劃項目申報系統(tǒng)分別處于政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不同導(dǎo)致科技計劃項目業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間無法互聯(lián)互通，實現(xiàn)閉環(huán)管理。如福建省科技計劃項目管理申報系統(tǒng)自2006年實現(xiàn)全省各類科技計劃項目網(wǎng)上申報以來，產(chǎn)生了海量的科技計劃項目電子文件。受制于網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等諸多因素，目前尚未實現(xiàn)電子文件在線歸檔與電子檔案的管理。

2.4 共享利用率較低

由于數(shù)字化水平不高，系統(tǒng)不完善，導(dǎo)致科研檔案共享程度偏低。目前，系統(tǒng)僅可實現(xiàn)本系統(tǒng)跨庫目錄檢索，但全文檢索或跨地區(qū)之間的共享尚未實現(xiàn)，存在一定程度的“信息孤島”現(xiàn)象。

3 福建省科研檔案管理的對策建議

針對福建省科研檔案管理存在的問題，應(yīng)積極宣傳貫徹落實2021年1月1日開始施行的新修訂的《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)，認(rèn)真實施《規(guī)定》，堅持依法治檔，從“加強學(xué)習(xí)、健全制度、堅定轉(zhuǎn)型、提升意識”等方面入手，加強管理、突破瓶頸，是解決這些問題的根本出路。

3.1 加強學(xué)習(xí)引領(lǐng)，完善頂層設(shè)計

3.1.1 新舊對比

將新舊《檔案法》《規(guī)定》進行逐一對比，了解“新”在何處，“變”在何方，進而明確今后工作的根本點、重點與創(chuàng)新點，更好把握修訂的精髓與關(guān)鍵，領(lǐng)悟其中的要義，以及“十四五”科研檔案工作的新走向。

3.1.2 線上線下

線上利用網(wǎng)絡(luò)資源收聽、收看專家解讀，線下積極參加培訓(xùn)班、沙龍，研讀有關(guān)專家解讀新《檔案法》《規(guī)定》的文章，全方位展開學(xué)習(xí)，學(xué)深悟透。

3.1.3 問卷答題

開展問卷答題活動，在近兩年“6·9國際檔案日”，福建省科技檔案館分別組織了新《檔案法》和《規(guī)定》的知識競答活動，活動參與者不僅有科研檔案工作者，還有科研院所、科研項目承擔(dān)單位以及科研檔案主管部門的機關(guān)工作人員，掀起學(xué)習(xí)的熱潮。

通過學(xué)習(xí)，進一步提升檔案意識，牢固樹立“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)與職責(zé)使命。結(jié)合“十四五”規(guī)劃，進一步完善頂層設(shè)計，確定了福建省科技廳創(chuàng)建“全國示范數(shù)字檔案室”、福建省科技檔案館創(chuàng)建“全國示范數(shù)字檔案館”(以下簡稱“雙創(chuàng)”)目標(biāo)，堅持“整體推進、分級建設(shè)”的工作布局，強化“依法依規(guī)、突出特色”的工作原則，助推科研檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

3.2 健全管理制度，做好資源建設(shè)

3.2.1 制定實施細(xì)則

依據(jù)《規(guī)定》，福建省科技檔案館擬在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，聯(lián)合福建省檔案局專家、科技部門專家、科研檔案專家、信息化專家等，根據(jù)科研項目研究工作的實際，制定《福建省科學(xué)技術(shù)研究檔案管理實施細(xì)則》，讓科研檔案的收集、管理、利用工作更加有的放矢、落到實處。

3.2.2 明確責(zé)任分工

進一步明確科研人員、課題組、科技主管業(yè)務(wù)部門、科研檔案管理部門的責(zé)任分工，凡是科研檔案歸檔范圍所規(guī)定的應(yīng)歸檔科研文件材料必須悉數(shù)、及時收集歸檔，確保應(yīng)歸盡歸。鑒于科學(xué)研究活動的周期較長，可以根據(jù)研究的進程與規(guī)律采取分段收集的形式，在課題立項、課題研究、結(jié)題驗收等不同階段分步收集。

3.2.3 強化協(xié)同管理

進一步強化部門之間協(xié)同管理，提高各部門依法依規(guī)治檔意識與責(zé)任意識，從而加大科研檔案管理力度。從加強“四納入、三同步”入手，將科研檔案管理納入計劃管理、納入項目管理、納入成果管理、納入科研誠信監(jiān)督體系之中。實行科研工作和建檔工作同步推進的程序管理機制，即下達項目計劃任務(wù)與提出科研材料收集要求同步，項目進度檢查與文件材料形成進度檢查同步，項目成果鑒定、驗收與科研材料鑒定、驗收同步等。將科研檔案管理列入科技主管部門、項目承擔(dān)單位、科研檔案管理部門及人員的績效評價與考核，切實保障科研項目檔案收集齊全、準(zhǔn)確、可用、安全。

3.3 堅定數(shù)字轉(zhuǎn)型，促進業(yè)務(wù)升級

3.3.1 加快推進存量數(shù)字化、增量電子化戰(zhàn)略部署

存量數(shù)字化和增量電子化工作的落實是數(shù)字轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)工程，也是檔案資源建設(shè)的關(guān)鍵。數(shù)字化工作可以分四步走，即對標(biāo)對表，嚴(yán)格執(zhí)行；精心規(guī)劃，試點先行；適度擴大，鞏固成果；全面鋪開，推廣應(yīng)用。目前，福建省科技廳已撥專款用于福建省科技檔案館的科研檔案存量數(shù)字化工作。與此同時，基于電子文件前端控制的原則，對產(chǎn)生科研檔案電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)——科技計劃項目管理系統(tǒng)等進行統(tǒng)一部署，切實保障電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。為實現(xiàn)福建省科技廳檔案管理系統(tǒng)與科技計劃項目管理系統(tǒng)順利對接打好堅實的基礎(chǔ)。

3.3.2 加快推進科研檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

科研檔案具有成套性、專業(yè)性的特點，要根據(jù)科研檔案的獨特性制定行之有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，福建省科技檔案館結(jié)合福建省科技計劃項目“電子文件歸檔管理研究”研究制定了《福建省科技計劃項目電子文件歸檔元數(shù)據(jù)方案》，同時聯(lián)合福建省檔案專家及信息化專家共同開展“信創(chuàng)環(huán)境下科研電子文件歸檔一體化”課題研究，努力通過信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)助推信息化建設(shè)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3.3 加快推進數(shù)字科技檔案館系統(tǒng)建設(shè)

系統(tǒng)建設(shè)是信息化建設(shè)工作的重中之重，也是決定數(shù)字轉(zhuǎn)型成敗的關(guān)鍵。福建省科技檔案館以“雙創(chuàng)”為目標(biāo)，對標(biāo)相關(guān)評價細(xì)則與評價標(biāo)準(zhǔn)。同時，基于“福建省數(shù)字科技檔案館建設(shè)研究”項目研究成果，擬結(jié)合信創(chuàng)環(huán)境對電子文件、電子檔案的運行環(huán)境、文件格式、系統(tǒng)接口提出的新要求，對檔案管理系統(tǒng)進行重新架構(gòu)，采用雙網(wǎng)閘方式完成分屬于不同局域網(wǎng)的兩個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳輸，實現(xiàn)科技計劃項目管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通、實現(xiàn)科研電子文件全生命周期管理。

3.4 提升開放意識，推動服務(wù)創(chuàng)新

3.4.1 挖掘館藏資源，做好編研工作

圍繞“國際檔案日”“科技活動周”等重要節(jié)日或活動，定期推出科科技成果展、科研項目指南等編研成果。例如，積極開展“獻禮建黨百年”活動，主動配合科技廳業(yè)務(wù)部門推出“百年回望：中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)科技發(fā)展”科技成果展，并通過福建省科技廳微信公眾號和官方網(wǎng)站同時推出720°全景線上展覽，以場景化、沉浸式體驗展現(xiàn)中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下我國科技發(fā)展歷程取得的重大科研成果、新中國成立以來福建省取得的重大科研成果及“十三五”以來的重大科技創(chuàng)新成就等重要歷史內(nèi)容。

3.4.2 善用科技報告，建立專題數(shù)據(jù)庫

專題數(shù)據(jù)庫可以根據(jù)不同的學(xué)科進行建設(shè)，發(fā)揮農(nóng)業(yè)、工業(yè)、社會發(fā)展、生物醫(yī)學(xué)、人文學(xué)科等獨具特色的優(yōu)勢,在國家法律制度的框架下、在確保信息安全的前提下,充分利用現(xiàn)有的科技報告共享系統(tǒng)平臺，破除“信息孤島”現(xiàn)象，提供基于數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)挖掘及定題檢索服務(wù)等面向社會需求的各種信息查詢與增值服務(wù)。

3.4.3 拓展系統(tǒng)功能，探索知識服務(wù)創(chuàng)新試點

研究基于電子環(huán)境下“數(shù)字化—文本化—結(jié)構(gòu)化—關(guān)聯(lián)化—智慧化”的檔案數(shù)字資源知識服務(wù)技術(shù)規(guī)范，開展科研檔案數(shù)據(jù)挖掘與專題數(shù)據(jù)資源整合，科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理等資源的深度挖掘，拓展科研檔案服務(wù)的廣度與深度。

3.4.4 樹立“智庫思維”，重視開發(fā)“智庫服務(wù)”

以國家大力發(fā)展智庫事業(yè)為契機，樹立“智庫思維”，強化對科研檔案管理理論的研究、技術(shù)應(yīng)用的探索，圍繞檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢、發(fā)展策略、技術(shù)手段、業(yè)務(wù)實踐，積極向相關(guān)部門建言獻策，從而推動檔案工作向更高層次的“政策咨詢”升級，更好發(fā)揮資政作用。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要加大力度，切實推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展[2]。藍圖已經(jīng)擘畫，積極探索科研檔案高質(zhì)量發(fā)展之路時不我待。科研檔案工作者必須堅持依法治檔、加強管理，努力創(chuàng)新科研檔案工作理念、方法、模式，堅定數(shù)字轉(zhuǎn)型、推動服務(wù)創(chuàng)新，全力推進科研檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。積極為譜寫新時代檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展的新篇章，為全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家、實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢作出應(yīng)有貢獻[3]。