推進(jìn)高校人事檔案工作改革的探索

王艷婕，劉利國

(1.吉林化工學(xué)院 人事處，吉林 吉林 132022；2.中國石油 吉林石化公司倉儲中心，吉林 吉林 132022)

最近幾年各大高校的擴招與合并，一定程度上增加了高校人事管理難度，想要推進(jìn)高校人事檔案工作改革，就要實現(xiàn)科學(xué)化的管理。人事檔案作為高校人事管理中的一項重要組成部分，在高校相關(guān)人員考察和任用方面有著很大的指導(dǎo)作用，一套完整詳細(xì)的人事檔案，可以幫助人事管理人員了解高校工作人員的詳細(xì)信息。不僅如此，人事檔案管理工作在維護(hù)高校教職工權(quán)益和規(guī)范人才管理方面都有著非常重要的作用，針對目前人事制度改革的背景下，推進(jìn)高校人事檔案工作管理創(chuàng)新是重中之重。

一、高校人事檔案管理特點

高校人事檔案是高校人事工作的一個主要環(huán)節(jié)，高校人事檔案管理主要包括檔案采集、審核、歸類、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用幾個方面，檔案整理了來自全學(xué)校的人才信息資源，通過對這一信息的統(tǒng)計和分析，建立一套詳細(xì)的，多元化的人才信息資源數(shù)據(jù)庫。一般來講，高校人事檔案管理有著這幾方面的特點：第一是復(fù)雜性，高校檔案可以分為多種，根據(jù)職能可分為學(xué)生檔案和教職工檔案。而在教職工的檔案總匯中，根據(jù)職稱學(xué)歷的高低可以分為高級、中級、初級職稱檔案，又可以根據(jù)學(xué)位建立博士、碩士、本科等檔案。從檔案的管理范圍來講，可以分成科研教學(xué)、行政管理及后勤服務(wù)三方面的人事檔案[1]。同時，人員流動性大也增加了高校人事檔案管理的復(fù)雜性；二是社會性，高校一方面是培養(yǎng)高水平人才的基地，另一方面也是科研成果的產(chǎn)地，高校從社會中獲取學(xué)生資源，學(xué)生畢業(yè)后又投入到社會中去，服務(wù)于社會。校內(nèi)開設(shè)的一系列科研課程和技術(shù)產(chǎn)品設(shè)計講座，最終的目的也是為了解決社會生產(chǎn)生活中出現(xiàn)的問題，促進(jìn)社會更好的發(fā)展。相關(guān)的科研項目所建立的檔案文件也是需要保存到高校人事檔案管理中的，同時也包括科研成果鑒定和技術(shù)及專利轉(zhuǎn)讓方面的一些檔案，從這方面不難看出高校人事檔案管理工作社會性的特點；最后是高校人事檔案管理的通用性特點，目前我國各大高校在人才選拔、考察標(biāo)準(zhǔn)、職稱評定、管理制度等方面都存在一些相同點，所以高校人事檔案在管理制度方面就有著通用性。近幾年來，高校人事檔案工作不斷進(jìn)行改革，檔案管理工作不僅僅局限于國內(nèi)高校之間，在全球范圍內(nèi)高校人事檔案都可以相互借鑒。基于此，通用性也是高校人事檔案中的一個特點[2]。

二、當(dāng)代高校人事檔案管理現(xiàn)狀

(一)高校人事檔案內(nèi)容單一

目前來看，國內(nèi)各大高校在人事檔案管理工作方面的主要內(nèi)容，就是記錄學(xué)生和教職員工的個人社會經(jīng)歷以及思想素質(zhì)方面的內(nèi)容，對于大家比較關(guān)注的個人能力和成績方面并沒有太多記錄，這就形成了人事檔案內(nèi)容陳舊單一，缺乏完整性。高校人事檔案逐漸形成了重視政治性輕視業(yè)務(wù)性等問題，長此以往就會阻礙人事檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。另外高校人事檔案在內(nèi)容上無法突出人員的特長，這就使人事檔案管理工作失去了其真正的價值。一些高校在人事檔案管理的過程中，還出現(xiàn)了檔案丟失，信息不符等問題，破壞了高校人事檔案的整體性，從而降低了人事檔案的作用[3]。

(二)檔案流轉(zhuǎn)速度慢

高校的發(fā)展過程中，教師是推動其發(fā)展的重要資源，高校想要更好的發(fā)展，吸納更多高水平的教職人員是必不可少的。但是目前的實際情況：檔案流動速度慢，影響高校教師未來發(fā)展。主要的原因在于高校大部分教職人員的人事檔案資料在短時間內(nèi)是無法進(jìn)行調(diào)動的，一旦這其中的某些教職人員在后面的工作中出現(xiàn)了調(diào)動，高校人事檔案信息管理又存在不足，就會導(dǎo)致教職人員的調(diào)動和人事檔案管理的流轉(zhuǎn)出現(xiàn)不同步和不及時的現(xiàn)象，對于高校教師日后的發(fā)展有一定影響。最近幾年，高校教職人員不斷增加，在此情況下，高校人員在流動性上也有更多需求，而人事檔案流轉(zhuǎn)不及時，會給教師的發(fā)展帶來很大影響[4]。

(三)未能發(fā)揮高校人事檔案的服務(wù)價值

目前，高校人事檔案管理并沒有發(fā)揮出它真正的價值。對于高校檔案資料的管理，真正的作用是對檔案信息進(jìn)行有效的開發(fā)使用和信息共享，也就是說高校人事檔案工作不僅要注重檔案本身的管理，還應(yīng)該注重檔案資源的開發(fā)，人事檔案只有在服務(wù)于那些真正有需要的人，才能夠發(fā)揮它原本的價值。但是目前各大高校還在運用比較老舊的檔案管理模式進(jìn)行工作，人事檔案管理人員僅僅能做到對近期的檔案進(jìn)行管理，在大量的人事檔案資料中，一旦想要調(diào)取早期的人事檔案，如同大海撈針一般困難。基于此不難看出，當(dāng)下各大高校在人事檔案管理中還存在無法發(fā)揮其服務(wù)價值的問題。

三、推進(jìn)高校人事檔案工作改革途徑

(一)調(diào)整高校人事檔案管理內(nèi)容

高校作為培養(yǎng)社會人才的主要基地，人事檔案管理是非常重要的。在當(dāng)前新形勢下，高校人事檔案管理工作一定要符合當(dāng)下改革發(fā)展的趨勢和需要[5]。目前來看，我國高校人事檔案工作要打破傳統(tǒng)的管理模式，根據(jù)高校自身發(fā)展的實際情況進(jìn)行改革創(chuàng)新，在圍繞人才需求方面進(jìn)行人事檔案管理改革，調(diào)整人事檔案管理內(nèi)容，建立健全的人事檔案管理制度，以此為前提進(jìn)行創(chuàng)新改革，從而到達(dá)提高高校人事檔案價值性及完整性的目的。

(二)對高校人事檔案進(jìn)行合理分類

合理的對高校教職工人事檔案進(jìn)行分類，是提高高校人事檔案管理工作的有效途徑之一，不僅如此還可以保證后續(xù)人事檔案流轉(zhuǎn)過程中準(zhǔn)確定位[6]。在高校人事檔案管理中，制定相關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，合理分類能夠充分保障整個檔案信息管理的相關(guān)秩序。具體的分類標(biāo)準(zhǔn)有很多，主要還是要根據(jù)高校自身實際情況來確定，可以根據(jù)人事信息和教學(xué)信息進(jìn)行分類，也可以根據(jù)教職工的工作情況和工作年限進(jìn)行分類[7]。在高校人事檔案管理中，還可以根據(jù)教職工的管理范圍來進(jìn)行分類，針對其個人信息進(jìn)行統(tǒng)計工作，在保證和其他相關(guān)文件區(qū)分開的同時，充分提高人事檔案分類的合理化，同時一定程度上也能夠提高人事檔案管理工作效率和流通效率，對于高校教職工來說，在工作調(diào)動上會更加的便利。將人事檔案進(jìn)行合理劃分，能夠幫助相關(guān)工作人員快速進(jìn)行檔案查閱，從另一方面來說還可以提高工作效率，還能夠避免人事檔案資料丟失，提高高校人事檔案管理水平[8]。

(三)強化檔案管理人員服務(wù)意識

在推進(jìn)高校人事檔案工作改革中，新的管理模式的出現(xiàn)，也就意味著對相關(guān)工作人員的工作能力有更高的要求。在信息數(shù)字化發(fā)展的時代下，高校對于人事檔案管理工作，應(yīng)該重點培養(yǎng)綜合業(yè)務(wù)能力強的人才。在確保其具備相關(guān)檔案管理理論知識的基礎(chǔ)上，還要保證能夠通過現(xiàn)代科技手段，將人事檔案管理工作的優(yōu)勢和價值真正發(fā)揮出來。不斷完善高校人事檔案管理人員的工作理念，加強服務(wù)意識和崗位服務(wù)能力[9]。在真正對檔案信息有需要的人那里，能夠使其及時全面的獲取到檔案信息，這樣才能夠真正發(fā)揮高校人事檔案的作用。所以高校應(yīng)該制定相應(yīng)的人才培訓(xùn)機制，可以在校內(nèi)設(shè)立相應(yīng)的培訓(xùn)小組，針對人事檔案管理人員所具備的專業(yè)技能和要求，對其進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，確保高校人事檔案人員專業(yè)技能的同時，能夠不斷完善其綜合素質(zhì)。高校還要根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，建立人才培養(yǎng)計劃，針對目前人事檔案管理中需要的計算機應(yīng)用水平，開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作[10]。

四、結(jié) 語

在傳統(tǒng)的管理模式下，因其管理模式落后，后期對于人事檔案信息的使用，不能夠及時高效地進(jìn)行獲取，而高校人事檔案資源也無法發(fā)揮其服務(wù)作用。所以，想要推進(jìn)高校人事檔案工作改革，就必須與時俱進(jìn)，迎合當(dāng)下發(fā)展需求，優(yōu)化與革新的同時，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，更好的發(fā)揮高校人事檔案管理職能。