應(yīng)用型本科高校學(xué)生工作檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

嚴(yán)竹安 常州工學(xué)院航空與機(jī)械工程學(xué)院/飛行學(xué)院

高校學(xué)生工作是高校工作的重要組成部分，在人才培養(yǎng)過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，學(xué)生工作檔案建設(shè)更是高校學(xué)生工作不可或缺的部分。通過(guò)對(duì)學(xué)生工作檔案材料的分類歸檔，整理研究有助于提高學(xué)生工作檔案管理效能，保障學(xué)生工作檔案管理有條不紊開(kāi)展的路徑?，F(xiàn)以常州G高校為例，從高校學(xué)生工作檔案管理現(xiàn)狀、重要性以及對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行研究。當(dāng)前高校學(xué)生工作檔案管理仍存在不少問(wèn)題，建立科學(xué)的檔案管理目錄，規(guī)范學(xué)生工作檔案已經(jīng)成為高校學(xué)生工作面臨的重要課題。

高校學(xué)生工作是高校工作的重要組成部分，在人才培養(yǎng)過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，是建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義大學(xué)的基本內(nèi)容，也是提升我國(guó)高等教育質(zhì)量、培養(yǎng)中國(guó)特色社會(huì)主義合格建設(shè)者和可靠接班人的重要保障。學(xué)生工作檔案建設(shè)是高校學(xué)生工作不可或缺的部分。隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，學(xué)生工作日新月異，面臨著新形勢(shì)與新挑戰(zhàn)。對(duì)學(xué)生工作中的重要信息進(jìn)行有序分類收集、整理和存檔，是保障新時(shí)代學(xué)生工作有條不紊開(kāi)展的重要途徑。因此，規(guī)范學(xué)生工作檔案已經(jīng)成為高校學(xué)生工作面臨的重要課題。

應(yīng)用型本科高校學(xué)生工作檔案管理現(xiàn)狀

常州G高校作為一所全日制普通本科院校，是應(yīng)用型本科高校，一直秉承面向基層、服務(wù)地方的辦學(xué)理念，致力于培養(yǎng)切合地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要的應(yīng)用型人才，非常重視學(xué)生工作檔案管理，不斷改進(jìn)完善學(xué)生工作檔案管理規(guī)章制度，以提高學(xué)生工作檔案管理效能。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，黨和國(guó)家對(duì)高校建設(shè)、學(xué)生工作檔案管理的重視程度不斷提高，在常州G高校學(xué)生工作檔案管理實(shí)踐中，現(xiàn)行制度所存問(wèn)題和漏洞開(kāi)始出現(xiàn)。

對(duì)學(xué)生工作檔案管理的重視程度不足

常州G高校的檔案管理趨于規(guī)范和完善，在教務(wù)、科研、黨建等方面均已建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理目錄，而學(xué)生工作作為高校工作的重要一環(huán)，暫未形成完整的檔案體系。此類情況在其他高校也同樣存在，部分高校片面重視教學(xué)科研檔案管理水平的提高，而忽略了學(xué)生工作檔案管理，對(duì)學(xué)生工作檔案管理的重視程度不足。學(xué)生工作具有繁雜、條線多等特性，且涉及高校工作的方方面面，而學(xué)校層面沒(méi)有建立一個(gè)整體性且具有指導(dǎo)意義的學(xué)生工作檔案管理目錄，致使很多學(xué)生工作者在實(shí)際工作中常常按照個(gè)人理解對(duì)檔案材料進(jìn)行存放，之后需要倒追相關(guān)支撐材料時(shí)，因檔案混亂或不全等原因無(wú)法提供；也使得學(xué)生工作者在工作時(shí)缺乏總體性和條理性，困于瑣事，無(wú)法更好地提高工作效率。

學(xué)生工作檔案管理體系不夠健全，管理人員不夠?qū)I(yè)

常州G高校學(xué)生工作檔案材料較為零散，沒(méi)有建立科學(xué)完善的學(xué)生工作檔案管理目錄作為指導(dǎo)文件，導(dǎo)致學(xué)生工作者在工作中出現(xiàn)無(wú)章可循的情況，管理呈現(xiàn)分散化、碎片化的狀態(tài)。僅有心理咨詢和資助工作條線有較為完善的檔案管理體系，其他工作條線，如評(píng)先評(píng)優(yōu)、學(xué)生日常管理、安全教育、主題教育、就業(yè)工作等方面暫無(wú)歸檔目錄，致使學(xué)生工作者在工作中忽略了對(duì)相關(guān)檔案材料的整理存檔，導(dǎo)致后續(xù)工作中常出現(xiàn)無(wú)支撐材料、缺少材料等情況，不利于院校以及學(xué)生工作者對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面了解。

高校學(xué)生工作隊(duì)伍中很少有專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)生工作相關(guān)材料都由各條線負(fù)責(zé)老師整理歸檔，在沒(méi)有科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理目錄指導(dǎo)的情況下，缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)的工作人員難以做到學(xué)生工作檔案的條理化歸檔，致使學(xué)生工作檔案管理不規(guī)范。

學(xué)生工作檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化不足

學(xué)生工作檔案管理堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化的原則，就是對(duì)學(xué)生工作檔案管理遵循什么樣的工作流程，檔案建設(shè)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)要有明確的規(guī)定，盡可能地使工作流程簡(jiǎn)練化、工作方法模式化，提高管理的有效性和精確性，使學(xué)生工作檔案管理實(shí)現(xiàn)由管理向管理與研究并重轉(zhuǎn)變，由效率向效益轉(zhuǎn)變，由外延式發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)變。這樣有利于強(qiáng)化學(xué)生工作者的標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、成果意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，學(xué)生工作檔案管理更應(yīng)遵循科學(xué)化原則，要符合教育教學(xué)規(guī)律以及學(xué)生成長(zhǎng)成才的需要，應(yīng)是嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的?？茖W(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)生工作檔案管理有利于加強(qiáng)學(xué)生工作者的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，使學(xué)生工作者在工作中更具有條理性，能夠更好地規(guī)劃每項(xiàng)工作，減少工作的煩瑣性，也有利于學(xué)生工作者實(shí)現(xiàn)事務(wù)管理向管理研究的轉(zhuǎn)變。

高校學(xué)生工作檔案管理的重要性

我國(guó)一直非常重視高校學(xué)生管理工作，為規(guī)范高等學(xué)校學(xué)生管理工作，維護(hù)高校正常教育教學(xué)秩序和生活秩序，保障學(xué)生合法權(quán)益，培養(yǎng)德、智、體、美、勞等方面全面發(fā)展的社會(huì)主義建設(shè)者和接班人，依據(jù)教育法、高等教育法以及有關(guān)法律法規(guī)，制定頒布了一系列覆蓋高校學(xué)生管理領(lǐng)域各方面工作的制度規(guī)范，逐漸形成以《高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》為核心的管理制度體系，并在此基礎(chǔ)上，不斷更新改進(jìn)，以適應(yīng)新時(shí)代高等教育發(fā)展需要。

此前已有眾多學(xué)者針對(duì)高校學(xué)生工作檔案管理進(jìn)行了多方面研究，對(duì)獎(jiǎng)懲制度、資助育人、安全教育等工作條線已經(jīng)進(jìn)行了多項(xiàng)深入研究并取得了一系列成果。研究表明，在高校學(xué)生工作檔案管理中引入精細(xì)化管理方式，可以讓復(fù)雜煩瑣且變化更新速度快的學(xué)生工作檔案管理工作更為順利地開(kāi)展，還能提高學(xué)生工作的效率和水平。在精細(xì)化和規(guī)范學(xué)生工作檔案管理的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)單化、流程化、定量化各項(xiàng)工作，是全面提高學(xué)生工作效能的前提。在高校學(xué)生工作檔案管理中，若無(wú)清晰規(guī)范的制度規(guī)章，管理工作往往會(huì)出現(xiàn)無(wú)章可循的問(wèn)題，從而降低工作效率。

高校學(xué)生工作檔案涉及學(xué)生工作的方方面面，包括班級(jí)建設(shè)、黨團(tuán)建設(shè)、主題教育、日常管理、心理工作、資助育人、征兵、就業(yè)工作，等等，是學(xué)生工作的實(shí)際反映，從中可以客觀真實(shí)地看出學(xué)生工作的真實(shí)水平、優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)等。這些真實(shí)的數(shù)據(jù)和材料也可以作為學(xué)生管理的借鑒和參考。

高校學(xué)生工作檔案建設(shè)有利于學(xué)生工作者對(duì)學(xué)生工作開(kāi)展有針對(duì)性的思考和研究。根據(jù)整理存檔的相關(guān)檔案材料，形成系統(tǒng)的歷史資料，可以為高校學(xué)生工作者提供參考資料，有助于學(xué)生工作者不斷思考，不斷研究，發(fā)現(xiàn)不足，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢(shì)，形成一套規(guī)范、科學(xué)的工作制度流程，也能夠更好地提高學(xué)生管理效能，創(chuàng)新學(xué)生工作方式。

于常州G高校而言，暫時(shí)還未有針對(duì)常州G高校學(xué)生管理工作運(yùn)行機(jī)制和相關(guān)檔案的系統(tǒng)研究和整理。本文以常州G高校為研究對(duì)象，對(duì)校內(nèi)學(xué)生工作現(xiàn)有制度、運(yùn)行規(guī)則和育人機(jī)制進(jìn)行系統(tǒng)梳理和深入研究，制定簡(jiǎn)單化、流程化、易操作的工作流程，并有針對(duì)性地梳理各項(xiàng)流程所需文件以及支撐材料，形成校級(jí)層面的學(xué)生檔案管理目錄，以提高學(xué)生管理工作效能。

高校學(xué)生工作檔案管理對(duì)策

完善學(xué)生工作檔案管理制度體系

學(xué)生工作檔案管理的完善需要依靠多方面的共同努力。只有將學(xué)生工作檔案管理納入高校檔案工作和學(xué)生工作的整體建設(shè)中去，根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)，在校級(jí)層面形成一套規(guī)范科學(xué)且符合本校實(shí)際情況的規(guī)章制度，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確定校內(nèi)監(jiān)督管理部門，建立考察評(píng)估體系，才能從根本上解決問(wèn)題，更好、更深入地推進(jìn)學(xué)生工作檔案管理工作的開(kāi)展。

在健全的學(xué)生工作檔案管理制度的指導(dǎo)下，高校應(yīng)建立健全學(xué)生工作檔案管理相關(guān)體系，做到有人監(jiān)督，有人考核，不斷完善改進(jìn)，逐步形成以學(xué)生管理部門為主，各二級(jí)學(xué)院實(shí)際操作實(shí)踐，相關(guān)部門負(fù)責(zé)建檔存檔的較為完善的學(xué)生工作檔案制度體系。

制定統(tǒng)一的學(xué)生工作檔案目錄

本文以常州G高校為例，根據(jù)其現(xiàn)存制度，結(jié)合工作實(shí)際，以學(xué)生工作者條線工作內(nèi)容為基礎(chǔ)，制定匯編了二級(jí)學(xué)院學(xué)生工作檔案目錄，具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)模塊（如下表所示）。

二級(jí)學(xué)院學(xué)生工作檔案目錄表

3—1 輔導(dǎo)員分工文件、輔導(dǎo)員和班主任名冊(cè)3—2 學(xué)院專題研究學(xué)生工作會(huì)議材料3—3 輔導(dǎo)員工作會(huì)議記錄3—4 校級(jí)輔導(dǎo)員和班主任考核材料3 隊(duì)伍建設(shè)參加學(xué)校輔導(dǎo)員發(fā)展中心小組活動(dòng)、二級(jí)學(xué)院輔導(dǎo)員工作室開(kāi)展教研活動(dòng)的材料3—6 輔導(dǎo)員沙龍、輔導(dǎo)員專題培訓(xùn)材料3—7 班主任、特聘班導(dǎo)師名冊(cè)、培訓(xùn)、考核等工作材料3—8 輔導(dǎo)員、班主任等開(kāi)展學(xué)生工作研究的過(guò)程性、成果性材料3—9 學(xué)生干部培訓(xùn)、考核等相關(guān)材料4 計(jì)劃總結(jié) 4—1 學(xué)院年度工作計(jì)劃、總結(jié)4—2 其他條線年度工作計(jì)劃、總結(jié)3—5 5—1 網(wǎng)格化管理名單5—2 班級(jí)、學(xué)生基礎(chǔ)材料5—3 每周班級(jí)考勤表5—4 學(xué)生因病缺課、缺勤追蹤登記5—5 學(xué)生處分、跟蹤教育材料5 日常管理6—1 學(xué)院獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審工作領(lǐng)導(dǎo)小組名單、各類評(píng)審會(huì)議記錄等過(guò)程性材料6—2 6 評(píng)先評(píng)優(yōu)省級(jí)先進(jìn)班集體、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀畢業(yè)生等評(píng)選通知、過(guò)程材料6—3 國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)選通知、過(guò)程材料6—4 校獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)選文件、過(guò)程材料、學(xué)院公示材料、學(xué)校表彰文件7—1 新生入學(xué)教育材料7—2 利用重大活動(dòng)、重要主題等節(jié)點(diǎn)開(kāi)展學(xué)生思想政治教育活動(dòng)材料7—3 學(xué)風(fēng)建設(shè)專題教育活動(dòng)材料7—4 畢業(yè)生教育相關(guān)材料7—5 各類主題教育材料7 主題教育二級(jí)學(xué)院學(xué)生資助工作年度績(jī)效目標(biāo)、工作要點(diǎn)或工作計(jì)劃、年度資助工作總結(jié)8—2 二級(jí)學(xué)院與學(xué)生資助工作相關(guān)的會(huì)議記錄、工作記錄等8—3 二級(jí)學(xué)院開(kāi)展學(xué)生資助工作培訓(xùn)材料、研究材料及其他業(yè)務(wù)檔案等8—4 國(guó)家助學(xué)金評(píng)選文件、過(guò)程材料、學(xué)院公示材料、通過(guò)名單8—1 8—5 8 資助育人學(xué)院家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定工作小組名單、家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生所有的認(rèn)定評(píng)議小組名單家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生申請(qǐng)表，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資格復(fù)核表，認(rèn)定評(píng)議小組舉行認(rèn)定評(píng)議會(huì)議的會(huì)議記錄，學(xué)院認(rèn)定工作組舉行認(rèn)定會(huì)議的會(huì)議記錄、公示材料8—7 資助工作績(jī)效考核過(guò)程性材料8—8 各類社會(huì)捐贈(zèng)資助學(xué)生的相關(guān)協(xié)議、發(fā)放資助簽收表、賬冊(cè)、憑證等8—9 學(xué)生勤工助學(xué)崗位材料8—10 開(kāi)展發(fā)展型資助活動(dòng)和精準(zhǔn)資助活動(dòng)材料8—6 9—1 四級(jí)預(yù)警工作體系9—2 學(xué)生心理健康普查材料9—3 學(xué)院重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生信息庫(kù)9—4 心理危機(jī)事件相關(guān)材料9—5 心理健康主題教育活動(dòng)材料9 心理健康10—1 學(xué)校招生簡(jiǎn)章、學(xué)院年度招生宣傳工作方案材料10—2 招生宣傳的組織和落實(shí)情況、宣傳活動(dòng)相關(guān)報(bào)道、招生宣傳總結(jié)10—3 學(xué)院新生入學(xué)資格復(fù)查的材料10 招生工作

11—1學(xué)校就業(yè)工作文件、學(xué)院制定的就業(yè)工作推進(jìn)措施、學(xué)院階段性推進(jìn)就業(yè)工作的會(huì)議記錄11—2 未就業(yè)學(xué)生跟蹤服務(wù)記錄、就業(yè)困難學(xué)生名單和幫扶記錄11—3 11 就業(yè)工作學(xué)院畢業(yè)生就業(yè)意向匯總，畢業(yè)生考研情況名單、統(tǒng)計(jì)及情況分析，每周就業(yè)率統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)11—4學(xué)院開(kāi)展職業(yè)生涯教育活動(dòng)材料，學(xué)院就業(yè)基地建設(shè)材料，學(xué)院校外職業(yè)生涯教育實(shí)踐基地建設(shè)材料，學(xué)院職業(yè)生涯教育校內(nèi)外導(dǎo)師庫(kù)、教學(xué)資料庫(kù)等建設(shè)情況。11—5 學(xué)院各類招聘會(huì)活動(dòng)材料、各類企業(yè)宣講對(duì)接活動(dòng)材料12—1 學(xué)院住宿學(xué)生名單、走讀學(xué)生名單、校外住宿學(xué)生名單及跟蹤管理材料12—2 “示范寢室”創(chuàng)建工作材料12—3 公寓宿舍安全檢查材料12—4 公寓違紀(jì)學(xué)生處理相關(guān)材料12—5 公寓主題活動(dòng)相關(guān)材料12 公寓管理13—1 組織開(kāi)展校內(nèi)國(guó)防教育活動(dòng)的方案、圖片及報(bào)道稿13—2組織開(kāi)展學(xué)生軍訓(xùn)的材料，包括活動(dòng)方案、過(guò)程材料、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、新聞報(bào)道等材料13 國(guó)防教育退伍學(xué)生名冊(cè)，每學(xué)年退伍學(xué)生學(xué)業(yè)情況、困難情況，二級(jí)學(xué)院開(kāi)展學(xué)業(yè)幫扶活動(dòng)情況及記錄13—4 學(xué)生兵役登記和開(kāi)展征兵宣傳工作材料13—5 參軍入伍大學(xué)生情況、應(yīng)征入伍及退役復(fù)學(xué)學(xué)生學(xué)費(fèi)補(bǔ)償申請(qǐng)記錄13—3

及時(shí)整理分析，確保學(xué)生工作檔案的應(yīng)用價(jià)值

在高校學(xué)生工作檔案管理中，應(yīng)及時(shí)對(duì)各條線工作的檔案進(jìn)行整理分析，分類歸檔。由于學(xué)生工作的特性，學(xué)生工作檔案也應(yīng)定期進(jìn)行整理歸納，并根據(jù)實(shí)際工作情況對(duì)歸檔內(nèi)容和目錄進(jìn)行調(diào)整。建設(shè)學(xué)生工作檔案，并定期對(duì)其進(jìn)行整理分析，有助于學(xué)生工作者開(kāi)展對(duì)學(xué)生工作的思考與研究。加強(qiáng)對(duì)學(xué)生工作檔案的整理與總結(jié)，有助于學(xué)生工作者對(duì)學(xué)生工作不斷思考，從檔案中汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，把握學(xué)生工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和痛點(diǎn)，創(chuàng)新工作思路，為之后學(xué)生工作的開(kāi)展提供重要參考依據(jù)，并為高校學(xué)生管理水平的提高保駕護(hù)航。