檔案管理系統的資源建設工作淺析

文/南京旭洲電子科技有限公司 吳巧姑

隨著檔案信息化建設的不斷推進，數字化的檔案資源和相對開放的管理環境給檔案資源建設帶來新的機遇。基于此，檔案工作者應積極探索數字化檔案資源的多元價值與特征，探尋檔案管理系統建設的方法措施，以更好地推動檔案管理高質量發展。

一、檔案管理系統資源建設的新特點和新趨勢

檔案管理系統建設的最終目的是更高效地管理和利用資源，因此資源建設可以說是檔案館的立館之本、強館之基，更是活館之源。在檔案信息化建設大背景下，檔案信息資源的載體、形式和種類更加多樣，甚至一個單位不同部門所存儲的檔案信息也呈現出高度的離散化、多樣化特征，這需要有一套成熟且完善的管理信息系統和數據庫對大量檔案資源進行整合。從資源建設的角度來看，檔案管理系統中的數據庫建設尤為重要。為搭建更符合工作需求的數據庫，應做好如下幾步：首先，應整合所有部門累積的信息資源，同時要對單位的其他系統進行調研，如OA辦公系統、人事管理系統、資產管理系統等等，篩選出其中與檔案數據庫建設相關的歸檔信息。其次，數據庫建設時要采取前端控制并且參與全程管理，即對數據產生、歸檔、流轉和失效的所有過程進行管理。對于各個部門未經過數據庫或系統產生的非結構化數據，還應以統一的數據標準移交給檔案館，再由檔案館錄入數據庫。最后，應不斷優化數據庫中的館藏目錄，根據業務特點和管理需求，定期對數據庫中的索引和目錄等進行更新，以適應最新的利用需要。

第一，隨著檔案信息種類和載體的日漸豐富，資源建設工作更應在日常的工作實踐中不斷提高數字化質量。在實踐層面，檔案管理系統建設一般由管理層統籌，檔案管理部門牽頭開展實地考察，各職能部門、管理人員和員工要充分發揮作用，探索不同分管領域和利益主體下檔案資源的功能和價值，汲取共性、有價值的內容，去除重復、存在意義不大的部分。除記述類的信息外，還要進一步凸顯檔案的專業化和個性化。第二，考慮到檔案數量激增、管理條目增多和數據類型更加復雜的情況，目前相關職能部門開始參與專業檔案的管理與審核，同時定期對備份檔案進行驗收。

二、面向資源管理的檔案管理系統資源建設

（一）檔案數字化加工模塊。1.實體檔案整理。在進行檔案數字化的過程中，管理人員應根據檔案歸檔標準對實體檔案進行整理，包括對檔案數量、范圍、順序、載體等問題進行統籌規劃。一是對應用價值高、利用率高的檔案進行掃描。掃描前的整理工作主要包括清點、調卷、“順卷”、移交登記。清點主要是對掃描對象的信息進行整理，如檔號、題名、歸還時間等，為保證工作流程規范化，應要求清點人員填寫《交接登記表》；二是根據前期統籌規劃的順序依次提取檔案；三是“順卷”。“順卷”環節主要是對掃描對象進行檢查并理順，同時對是否存在缺頁、漏頁、不適宜掃描的情況進行登記，以確保掃描質量；四是以上步驟無誤后，交由掃描方進行數字化掃描。2.檔案管理系統的維護與更新。為提高實體檔案數字化效率，提高檔案資源建設的范圍，在紙質檔案數字化時，要對檔案管理系統進行實時更新與維護，具體而言，是在前端將需求嵌入系統、后端提供數據庫接口。在管理系統前端，應根據數字化掃描工作的特點增加系統功能，其中最為重要的是OCR識別和全文檢索。其中，OCR識別主要應用于文本類紙質檔案的數字化掃描，能直接轉換為電子文本信息，但也存在一定誤差，需要后續進一步審核；全文檢索要提供同音、近義和拼音檢索，既能夠檢驗數字化轉換的成效，又有利于檔案的后續開發與利用。目前，除部分手寫、字跡相對模糊檔案無法識別外，文本類掃描紙質檔案基本能夠實現全文檢索。掃描前，還要對目錄數據庫梳理核實，著錄格式要符合規定，著錄項目要與實體檔案信息一致，尤其不能出現漏項，對于“有名無檔”“有檔無名”等特殊情況，在備注欄注明。3.硬件準備。掃描硬件直接關系到數字化文本的準確性，特別是對于一些圖片類檔案來說，其分辨率高低直接關系到檔案價值。一般來說，在數字化掃描時，應最大限度地減少對實體檔案的破壞，目前使用的大多是A4高速雙面自動進紙掃描儀。需要注意的是，根據實體檔案紙張材質、尺寸、形狀等外觀特征，應準備多種多樣的硬件。同時，分辨率的選擇也應根據實際業務需要，不能片面追求高分辨率，導致數字化成本大大提高。

（二）數據庫設計。當前，主流檔案管理系統的數據庫設計采用了三層設計模式，包括顯示層（UI）、業務邏輯層（控制層）以及數據訪問層（數據庫）。這種設計模式能夠滿足大多數檔案管理與利用需求，同時也存在一定的容錯率，能通過個性化的模塊設計滿足系統個別功能的實現。UI層是面向用戶的，能直觀呈現給用戶相應輸入，同時也能將用戶輸入的數據根據一定規則存儲在后臺并傳遞給業務邏輯層；業務邏輯層主要對數據庫和前端傳遞來的數據進行梳理和分包，業務邏輯層在整個數據庫中承擔著中樞神經的作用，能夠根據業務需要對數據載體、類型進行處理；數據層存儲了所有的檔案信息資源，根據檔案體量大小和載體不同設置不同的查詢語言，以提高讀取效率，同時也提供了數據正確性、一致性和完整性支持。1.邏輯設計。從上文可以看出，邏輯層承擔著數據庫的控制和處理，因此邏輯設計是數據庫建設乃至檔案管理系統建設中最重要的一環。邏輯設計最主要的工作就是對實體、實體屬性和實體之間的關系進行處理，關鍵在于如何把抽象化的檔案信息資源通過一系列的加工以可視化的形式呈現在前端，同時也要將前端的數據邏輯通過一系列的處理編碼成數據庫中的信息。在邏輯設計中，通常采用E-R圖模型來表示實體和實體間的關系，根據一般檔案館的業務需求，實體通常包括提交單位、檔案管理人員、檔案室等，根據不同單位的業務特點可在邏輯設計時靈活增減實體，如高校在提交單位中可能包括職能部門、二級學院、師生等等，本文以四個實體為例。2.關鍵表設計。結合檔案管理部門采用的數據庫特性，可對數據庫中的關鍵表進行細致設計，本文以SQL2008為例，根據業務特征對關鍵表進行一定闊成，得出部分檔案信息表，如表1所示。

表1 檔案信息表

（三）信息資源整合設計。1.數據交換平臺架構。目前，機關根據業務類型不同開發引入了多種多樣的操作平臺，其在數據結構、編程語言方面都有差異。近年來，隨著政務一體化的發展，面向公眾的檔案服務基本實現了“一站式”，但從業務角度來說，仍采用類型不同的管理系統，這給資源整合帶來難度。對此，應從前端將信息資源整合到一起，實現數據交換與共享。具體而言，可根據不同開發平臺的底層邏輯，建立起一個面向前端的數據交換平臺，將該平臺嵌入各管理系統中。根據各業務部門的數據特征建立數據采集模塊，在各個業務流程中進行數據埋點。采集模塊的標準應統一規范。數據采集后，通過編碼以XML文檔的形式流入數據連接模塊，經過業務邏輯層的解析后進入數據庫。2.服務接口設計。根據檔案利用的不同場景，服務接口可采用Web服務程序，通過標準的Web協議提供服務，目的是保證不同平臺的應用服務可以相互操作。服務接口除了集成檔案資源外，還應提供檔案的過程信息，如版本號、時間、操作管理員等，借助統一接口實現集中管理、集中開發，形成完備的數據庫，集成檢索服務，構建一站式的服務平臺。同時，構建個性化的檔案服務方式。具體而言，提供模塊化的服務功能，用戶可根據個人需求在管理系統的各個服務模塊查詢和獲取信息，這就改變了傳統檔案的中心服務模式，用戶與檔案資源的直接距離進一步縮短，點對點的利用方式有助于提高檔案利用率，化解傳統模式下的“信息孤島”難題，構建出多主體參與的協同服務模式。3.數據存儲設計。通過在不同平臺中的統一數據采集接口，將文件目錄數據和文件附件存儲到檔案管理系統中。具體存儲的屬性、字段類型、長度和說明以表1中的檔案信息為主，后續根據業務變化靈活添加。

三、檔案管理系統中資源建設工作的建議

（一）提高檔案收集的規范化水平。從上面的分析可以看出，無論是數據庫搭建還是信息資源的整合，都需要檔案資源的標準化與規范化，因此應特別注重檔案在收集階段的規范化水平。對此，應在檔案管理系統與接口平臺形成統一的檔案數據標準與規范并盡可能多的收集元數據信息，進行自動化的初步鑒定，排除重復和無價值的檔案內容；其次，對于有價值的信息，由相應部門提出存儲需求；最后，將整合好的檔案數據借助數字化管理方式保存到相應設備，這便完成了一次完整的檔案收集流程。檔案收集時，要確保所有的檔案數據都通過管理系統完成，以實現每個數據接口都能夠完整地記錄和查閱收集過程。在這一階段，檔案管理部門應參考檔案管理與利用需求多元化的趨勢，充分整合原生電子檔案和傳統檔案的數字化產品，事先編制好檔案的收集范圍與標準。此外，要進一步探索檔案管理系統的發展前景與趨勢，不斷探索其與檔案資源整合的契合點，遵循差異化、層次化的原則，同時也要考慮到信息技術更新迭代可能帶來的新問題，采用量化評價的方式對檔案管理系統的應用及成效進行預測，為后續新技術的部署和應用提供參考。

（二）推進信息化建設，做好數字檔案備份。第一，加強軟件系統的開發。檔案數字化資源管理應滿足多渠道、多元化檔案利用的技術要求，形成系統優化、功能完善、以檔案為中心、多種形式的檔案資源模式。應由檔案管理部門搭建以多種格式、多種介質、多種方式為特點的備份體系，保障檔案資源的靈活調用。根據不同的數據管理需求，可分別采用線上和線下備份系統。其中，在線備份主要保存經過適當壓縮的、數據量較小的數字化成果，以利用需求為重點，是檔案數字化成果的“利用級”備份。離線備份主要保存清晰度高、數據量大的數字化成果，以檔案實體的保護為重點，側重于檔案數字化成果“檔案級”備份。第二，采用多元化的備份策略，綜合使用移動硬盤、磁盤陣列、光盤等多種備份介質，在實施檔案數字化工作時，將驗收合格的檔案數字化成果存入光盤和移動硬盤，進行妥善保存。同時，為滿足在線利用需求，可以配置大容量的磁盤陣列，用于備份存儲低容量格式的檔案數字化成果。通過不同介質的互相搭配，發揮各自優勢，兼容并蓄、優勢互補，使得檔案數字資源管理體系更加完備。

（三）強化檔案信息安全防護能力。檔案管理系統中的資源建設具有數據量大、數據密度高的特征，一旦發生信息安全事件，會造成海量檔案泄露或損壞。因此，不僅要強化檔案管理系統的信息安全防護能力，還要對信息化環境下線上操作系統中的檔案編輯工作站、元數據數據庫、密鑰數據庫、規則數據庫和高分辨率電子檔案存儲等核心環節進行防護，其工作重點包括兩個方面：一是防止數據的丟失和損毀，針對此類問題主要采用數據備份技術。對電子檔案的數據備份應采用異地備份方式，當下較為主流的是采用云存儲，確保數據的永久保存；二是防止數據被竊取。檔案管理部門通常采用授權和秘鑰管理的方式，但上述兩種方式存在一定的主觀風險。對此，可引入區塊鏈的非對稱加密，同時對電子檔案編輯工作應采用全面的數據標記，確保數據在可控范圍內。檔案管理部門應進一步完善權限機制，根據檔案價值的大小、利用需求和使用場所將訪問用戶分為系統管理員、檔案管理員、一般用戶和禁止訪問等幾類，并根據用戶的調用、查閱、流轉等操作進行權限匹配。除此之外，檔案數據的流轉還應推動各類數據與管理平臺共享共建，進一步完善檔案資源易地備份模式，對相關存儲標準進行細化，共同構建檔案資源管理的長效機制。