“十四五”時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理新思考

文/陜西省漢中市環(huán)境衛(wèi)生管理處 趙文玉

檔案記錄了歷史文化變遷和發(fā)展的基本信息，是國(guó)家與社會(huì)的寶貴財(cái)富，也是公民權(quán)益的重要保障，具有不可替代的價(jià)值[1]。尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案，具體全面地記錄了機(jī)關(guān)事業(yè)單位執(zhí)行的相關(guān)法律法規(guī)、決定的軌跡。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的管理和保護(hù)具有重要的意義。但現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作仍存在一定不足，不利于檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展及檔案資源的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用，弱化了檔案管理工作的功能與價(jià)值。為提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)效，本文以綜合性視角，指出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足，并以“十四五”規(guī)劃對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提出的要求為切入點(diǎn)，提出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑，旨在為提升檔案管理工作質(zhì)量提供借鑒與參考。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足

（一）人才培訓(xùn)漏洞。人才培訓(xùn)是保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作高質(zhì)量開(kāi)展的基礎(chǔ)與前提。“十四五”規(guī)劃明確指出，應(yīng)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，落實(shí)人員配備標(biāo)準(zhǔn)，以便更好地吸引和留住優(yōu)秀檔案管理人才[2]。但現(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)不足，在人員結(jié)構(gòu)中，存在從其他崗位直接調(diào)轉(zhuǎn)、所學(xué)專(zhuān)業(yè)與之不匹配、不具備檔案管理的理論知識(shí)的情況，因此，全面提升檔案管理工作人員的理論和業(yè)務(wù)水平刻不容緩，也至關(guān)重要。1.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)不足，缺乏系統(tǒng)性和針對(duì)性，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的理解和掌握不夠深入，存在一定的漏洞。2.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容不夠全面，過(guò)于注重理論知識(shí)的傳授，忽略了實(shí)際操作技能的培養(yǎng)。且部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展培訓(xùn)實(shí)踐過(guò)程中采用傳統(tǒng)的講授式培訓(xùn)，導(dǎo)致培訓(xùn)效果不佳，無(wú)法提高工作人員的技能和專(zhuān)業(yè)能力，進(jìn)而對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展產(chǎn)生了不利影響。

（二）資源配置不足。資源配置的均衡性與有效性直接影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。判斷資源配置是否均衡與有效的主要標(biāo)準(zhǔn)為人力、物質(zhì)、資金等投入是否能夠滿(mǎn)足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作需求[3]。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的不斷發(fā)展壯大，檔案管理工作壓力也越來(lái)越大，這就要求相關(guān)部門(mén)在相關(guān)資源上向檔案管理工作傾斜，尤其是在數(shù)字化檔案管理建設(shè)方面。“十四五”規(guī)劃明確指出，應(yīng)推進(jìn)數(shù)字化檔案管理，提高數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備和技術(shù)能力，不斷建立完善信息安全保障體系，提高檔案信息檢索和共享效率。但以綜合性視角來(lái)看，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在資源配置不足的問(wèn)題。1.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的人力資源不足，不能滿(mǎn)足日常工作需求，導(dǎo)致檔案整理、歸檔等工作進(jìn)展緩慢。2.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的物質(zhì)資源不足，如存儲(chǔ)設(shè)備、防火設(shè)施、保密箱等在一些單位不能滿(mǎn)足檔案管理的需要。3.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的資金投入不足，因此無(wú)法購(gòu)置必要的檔案管理設(shè)備和器材，且不能為檔案管理人員提供必要的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。4.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)不足，許多單位在數(shù)字化檔案管理方面缺乏相關(guān)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

（三）管理體系不健全。健全的管理體系是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展的必要保障。嚴(yán)格公正的管理不但可提升檔案管理的工作水平，還可調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。“十四五”規(guī)劃明確指出，應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)，建立完善的檔案管理制度和規(guī)范，明確職責(zé)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，提高檔案管理的透明度和規(guī)范化水平[4]。同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管和督查，建立健全的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，加大對(duì)檔案管理情況的監(jiān)督和檢查力度，強(qiáng)化問(wèn)責(zé)機(jī)制，確保檔案管理工作的有序推進(jìn)。但現(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作仍存在管理體系不健全的問(wèn)題。1.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作缺乏一個(gè)完整、科學(xué)的檔案管理制度和規(guī)范，不同部門(mén)之間缺乏協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作存在重復(fù)、冗余等現(xiàn)象。2.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理責(zé)任制不明確，組織架構(gòu)不合理，職責(zé)劃分模糊，導(dǎo)致檔案管理人員的工作難以履行，責(zé)任難以追究。3.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的安全保密意識(shí)淡薄，安全防范措施不足，一些機(jī)構(gòu)甚至未建立涉密檔案管理制度，存在信息泄露、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。4.部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理不夠完善，數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備和技術(shù)落后，檔案內(nèi)容的獲取和共享效率低，不能滿(mǎn)足現(xiàn)代信息化管理工作的需要。

二、“十四五”時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑

檔案管理是對(duì)檔案的管理，科學(xué)高效地開(kāi)展檔案管理工作，一方面，可將零散的、雜亂的信息進(jìn)行科學(xué)地整理，便于全面掌握基本情況；另一方面，科學(xué)地整理學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，可幫助用人單位高效地選拔人才，全面提升國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作成效。所以，優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，可全面提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)精準(zhǔn)把握“十四五”規(guī)劃對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提出的要求，主要包括“加強(qiáng)制度建設(shè)”“推進(jìn)數(shù)字化檔案管理”“強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)”“加強(qiáng)監(jiān)管與督查”“積極開(kāi)展文化傳承和服務(wù)工作”，將各項(xiàng)要求深度落實(shí)于實(shí)際管理工作中。

（一）完善人員培訓(xùn)機(jī)制。完善人員培訓(xùn)機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的基礎(chǔ)與前提，是解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中監(jiān)管培訓(xùn)漏洞的有效方式。在具體實(shí)踐中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)精準(zhǔn)把握“十四五”規(guī)劃對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提出的“強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)”的要求，不斷完善人員培訓(xùn)機(jī)制。1.相關(guān)工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提高，根據(jù)不同層次、不同領(lǐng)域的檔案管理人員的需求設(shè)置不同的培訓(xùn)課程，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作能力。2.管理人員應(yīng)建立檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展體系，通過(guò)培訓(xùn)獎(jiǎng)勵(lì)等方式鼓勵(lì)檔案管理人員積極進(jìn)取，提高工作積極性和主動(dòng)性，激發(fā)他們工作的熱情和創(chuàng)造性。3.檔案管理人員也要注意強(qiáng)化檔案管理工作人員的檔案安全保密意識(shí)，并加強(qiáng)安全保障措施，建立信息安全保障體系，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理制度，以確保檔案內(nèi)容不損失和泄漏。

（二）強(qiáng)化檔案資源配置。強(qiáng)化檔案資源配置，是提升檔案管理工作實(shí)效的有效方式，是解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中資源配置不足問(wèn)題的必要途徑。在具體實(shí)踐中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)精準(zhǔn)把握“十四五”規(guī)劃對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提出的“推進(jìn)數(shù)字化檔案管理”“發(fā)揮檔案資源積極作用”的要求，同時(shí)明確通過(guò)強(qiáng)化檔案資源配置，能夠?yàn)闄n案管理及相關(guān)工作提供更加可靠、有力的支撐，且可以保障檔案信息的安全性和完整性，促進(jìn)檔案資源的更好利用和開(kāi)發(fā)[5]。1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大檔案存儲(chǔ)設(shè)備的投入，完善檔案存儲(chǔ)、分類(lèi)、檢索等基礎(chǔ)設(shè)施，并配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)害等安全保障設(shè)施。同時(shí)也應(yīng)建立檔案管理專(zhuān)用設(shè)備和器材庫(kù)，及時(shí)更新檔案管理設(shè)備和技術(shù)。2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)提高數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，建立數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，并逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化。需要注意的是，針對(duì)涉密檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)涉密檔案管理的投入，建立健全的涉密檔案管理制度和安全保障體系，確保檔案的安全可靠。為進(jìn)一步提升檔案資源配置的有效性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)定期進(jìn)行檔案資源評(píng)估和規(guī)劃，合理分配檔案管理資源。根據(jù)不同時(shí)期、不同區(qū)域、不同領(lǐng)域的需求，適時(shí)調(diào)整檔案資源的配置結(jié)構(gòu)。

（三）健全檔案管理體系。健全檔案管理體系，是提升檔案管理工作規(guī)范化、透明化發(fā)展的重要途徑，是推進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。在具體實(shí)踐中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)精準(zhǔn)把握“十四五”規(guī)劃對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提出的“加強(qiáng)制度建設(shè)”“加強(qiáng)監(jiān)管和督查”的要求，同時(shí)明確通過(guò)健全檔案管理體系，保證檔案管理工作更好地適應(yīng)信息化、數(shù)字化檔案的發(fā)展趨勢(shì)，為檔案資源開(kāi)發(fā)提供有力支持。1.在加強(qiáng)制度建設(shè)方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案管理制度和規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為，明確職責(zé)、權(quán)限和程序。同時(shí)，也應(yīng)注意制定檔案管理政策，根據(jù)實(shí)際情況確定檔案管理的發(fā)展方向、目標(biāo)和任務(wù)，落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)工作措施。針對(duì)涉密、保密檔案的管理工作，應(yīng)建立健全涉密、保密、安全等措施，制定應(yīng)急預(yù)案，確保檔案內(nèi)容不受損失和泄漏。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)完善檔案管理組織架構(gòu)，劃清職責(zé)、強(qiáng)化管理，明確各級(jí)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和權(quán)限。2.在加強(qiáng)監(jiān)管和督查方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案管理的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，定期組織專(zhuān)家進(jìn)行考核評(píng)估，加強(qiáng)對(duì)檔案管理情況的監(jiān)督和檢查力度，對(duì)表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰，對(duì)存在問(wèn)題的單位和個(gè)人加強(qiáng)指導(dǎo)和督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正和整改，對(duì)違規(guī)行為嚴(yán)格懲處，以形成有效的震懾。同時(shí)，相關(guān)管理人員應(yīng)制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立完整的檔案管理制度體系，明確職責(zé)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，提高檔案管理的透明度和規(guī)范化水平[10]。另外，檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)宣傳與推廣，通過(guò)多種形式和渠道，充分宣傳檔案管理工作的重要性，提高公眾對(duì)檔案管理的認(rèn)知度和重視程度，營(yíng)造全社會(huì)共同關(guān)注檔案管理的氛圍。

（四）推進(jìn)檔案文化傳承。推進(jìn)檔案文化傳承是營(yíng)造良好檔案管理環(huán)境、氛圍以及提升檔案管理實(shí)效的有效方式，對(duì)促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)、創(chuàng)新發(fā)展等具有積極意義。檔案是人類(lèi)文明歷史和社會(huì)發(fā)展的重要記錄載體，具有豐富的歷史和文化內(nèi)涵。弘揚(yáng)和傳承檔案文化，有助于加深公眾對(duì)歷史文化的認(rèn)知和理解，增強(qiáng)社會(huì)文化自信，同時(shí)也能夠促進(jìn)檔案資源的更好利用和開(kāi)發(fā)。在具體實(shí)踐中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)精準(zhǔn)把握“十四五”規(guī)劃對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提出的“積極開(kāi)展文化傳承和服務(wù)工作”的要求，將檔案文化深度滲透于各項(xiàng)工作實(shí)踐中。1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案文化知識(shí)的普及和宣傳，利用各種形式的媒介和平臺(tái)向公眾傳播檔案文化知識(shí)；鼓勵(lì)開(kāi)展檔案文化研究，同時(shí)可以組織專(zhuān)家學(xué)者對(duì)重要檔案進(jìn)行深入挖掘和研究，深入發(fā)掘檔案背后的歷史價(jià)值和文化內(nèi)涵。2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)利用檔案資源開(kāi)展檔案文化教育活動(dòng)，如舉辦講座、展覽、培訓(xùn)等，提高公眾對(duì)檔案文化的認(rèn)知和理解；加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化處理和共享，建立數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、共享平臺(tái)，方便公眾查詢(xún)和使用檔案信息。3.機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案文化遺產(chǎn)保護(hù)制度，根據(jù)檔案特點(diǎn)和分類(lèi)，采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保檔案文化遺產(chǎn)得到有效保護(hù)。4.機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)打造檔案文化品牌，通過(guò)建立宣傳平臺(tái)、舉辦文化活動(dòng)等方式，將檔案文化傳播給廣大公眾。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案信息涉及國(guó)家、社會(huì)、歷史文化等多方面，需要加強(qiáng)檔案管理，助推社會(huì)的高質(zhì)量發(fā)展。“十四五”規(guī)劃對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提出了制度建設(shè)、數(shù)字化管理、人才隊(duì)伍建設(shè)、監(jiān)管以及文化傳承等方面的要求，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量也提出了更高的要求。但現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作仍存在一定的問(wèn)題，難以充分發(fā)揮檔案資源的作用及價(jià)值，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生了不利影響。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展中應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況和檔案管理工作的需求，精準(zhǔn)把握“十四五”規(guī)劃提出的相關(guān)要求，通過(guò)完善監(jiān)督與管理機(jī)制、加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)等方式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化和完善。