信息化背景下油田企業檔案工作開展策略

文/中海油田服務股份有限公司 胡海穎

信息化背景下，各個行業工作信息化轉變成為主旋律，油田企業檔案工作也是如此。為了提升企業內檔案管理工作的價值，促使檔案利用水平的持續攀升，就必須持續推進油田企業檔案管理信息化的建設進程[1]。重點是搭建完善的檔案信息化管理體系，做好安全標準化管理、配套專業的人才隊伍、健全的管理制度規范，在此基礎上針對檔案數據進行深度發掘，達成檔案信息的共享傳輸，促使企業內對檔案資源的充分利用，真正發揮出檔案管理工作的應有價值。

一、信息化背景下油田企業檔案工作的目標

（一）實現檔案數字化存儲。數字化存儲是現代化油田企業檔案信息管理的重要手段，對于油田企業檔案信息化管理來說，數字化存儲能夠實現對檔案信息的集中管理、科學合理的分類整合，以及相對便捷的網絡化傳輸。采集備案資料時，規范化、標準化的數字化管理模式能夠實現更加準確的內容核實與分類存儲。

（二）實現檔案虛擬化管理。檔案信息化管理的發展，需要融合最新的信息技術，在當前的信息化時代，虛擬技術的發展逐步趨于成熟，虛擬檔案管理成為油田檔案管理的發展趨勢。通過虛擬化的技術手段，能夠實現更加高效的信息管理和更加智能化的企業發展目標[2]。

（三）實現檔案網絡化傳輸。檔案信息的網絡傳輸已經成為油田企業檔案管理工作采取的重要手段，通過網絡遠程調用數字化檔案，能夠方便地實現信息的快速傳輸和共享。如何提高網絡傳輸的效率，是油田企業檔案管理信息化建設升級的重要環節，需要有一定的預見性，在此基礎上持續做好對檔案管理信息化建設的頂層設計工作。

（四）實現檔案的安全應用。檔案信息化管理中最大的難點是安全問題。因為電子檔案的有效期限需要結合存儲介質和電子信息技術的不斷更新來保障其長期使用和保存。此外，油田企業需要建立安全防火墻來實現網絡安全措施，保護企業內部文件安全應用，避免外部入侵和文件信息泄露等意外安全事故的發生[3]。只有這樣，才能確保信息檔案的傳遞、提供和利用工作的安全性，避免因為檔案信息安全問題而影響油田企業本身的發展。

二、信息化背景下油田企業檔案工作的優勢

（一）提高檔案工作資源整合能力。信息化能夠提高油田企業檔案工作的資源整合能力。在過去，油田企業的檔案工作缺乏有效的信息整合方式，檔案信息往往是分散、零散、信息不對等的，這影響了工作效率和前后端工作的協同，難以滿足業務的快速變更需求。而現在，隨著數字技術的加速發展，油田企業內部的各種業務系統得以相互連接與整合，這為檔案資源的統一打包、有序管理和進一步地利用提供了良好的數據支撐[4]。

（二）提高檔案工作的效率水平。信息化能夠提高油田企業檔案工作的工作效率。信息化手段可以幫助油田企業檔案工作加速利用數字技術完成各項工作，包括檔案數字化建設、信息化系統建設、數據管理和數據分析等，以及提高勘探和開發工作的輔助和效率。例如，采用數字檔案發放系統、數字檔案評價工具，及時地發放檔案，進行數字化處理，從而提供了高效率的檔案工作方式。

（三）提高檔案工作決策支持能力。信息化讓油田企業檔案工作更具有決策支持能力。油田企業內部數量龐大的業務數據需要進行有序、規范的整理與處理，以便更有序地管理各項檔案工作。通過數據化的管理方式，油田企業可以清晰了解各個環節的工作情況，以及查看各項數據指標的變化情況，從而有針對性地針對不同業務環節進行優化和調整，以支持實時的具體工作和管理決策。隨著信息化的高速發展，油田企業檔案工作也將逐漸在數字化的環境里，不斷參與到各個業務環節中，為油田企業的大運營提供幫助。

三、信息化背景下油田企業檔案工作開展存在的問題

（一）檔案工作與各業務系統難以協同。隨著信息化技術的快速發展，油田企業內部的各項業務系統之間相輔相成，構成了一個互相依存、協調一致的整體。然而，油田企業檔案工作在這個整體中的位置相對較低，與其他系統往往缺乏密切的協同，難以與其他業務系統無縫連接，相互之間的信息無法實時傳遞與共享。檔案管理工作是油田企業各項業務的重要前置工作，也是支撐業務運作的重要紐帶，缺乏協作會導致油田企業缺少效率和發展的后勁[5]。例如，開發、勘探等業務單位需要從檔案中索取關鍵信息，以便進行預算、調配、管控等活動，如果檔案工作不能及時跟進或檔案信息不準確，就會極大地影響其正常工作流程。

（二）信息安全風險和管理難題的加劇。信息化背景下油田企業檔案工作信息安全風險和管理難題的加劇。信息化背景下，檔案信息被數字化、電子化處理后，它的管理和安全防護成為一個非常復雜的管理難題，必須把脈內部員工、外部威脅源和其他外在干擾因素，完善內部安全管理機制，建立獨立的安全機構，實現對信息安全的全過程監管，保證檔案信息的完整性、保密性、可控性。否則檔案信息的丟失、泄露、被篡改等風險將給油田企業帶來巨大的損失。如黑客攻擊、病毒感染、人為刪除、誤操作或自然災害等，這些風險都可能導致檔案信息的泄露和破壞，進而使油田企業的業務受到極大的影響。

（三）信息化軟件標準化不統一。在油田企業檔案工作中，各個業務領域的信息化需求不同，就會形成一些硬件、軟件和場面上要求上的不同，而這些差異會導致油田企業各部門之間信息的共享比較困難，檔案信息的權威性受到了很多質疑，難以達到現代化、標準化和一致化的目標，因此，建議人們在設計信息化軟件方案時應考慮到油田企業內部的特殊要求，堅持標準化，提高軟件應用效果，有效提高工作質量。因此，信息化軟件標準化的不統一對于油田企業檔案工作產生了很大的影響。由于每個業務領域的信息化軟件需求不同，油田企業內部的軟件標準化不統一，導致各部門之間信息共享困難，檔案信息的權威性受到了質疑。此外，標準化不夠，也難以實現信息化的現代化、高效化和一致化目標，同時給油田企業帶來很多的不穩定因素。

（四）信息人才不足以滿足工作需求。隨著油田企業檔案工作的信息化發展，對員工個人的能力素質有了更高的要求。但是，目前油田企業在數字化、信息化、網絡化方面的專業技術人才相對較少，油田企業檔案員工的全面素質建設也存在不足，缺乏空間、機會和平臺，以及持續學習、提高自身素質和能力的意識，這將嚴重影響油田企業檔案工作的質量和效率。隨著油田企業信息化的發展，油田企業檔案工作對員工能力素質的要求也越來越高。然而，當前數字化、信息化、網絡化等專業技術人才在油田企業內部仍相對稀缺，油田企業檔案員工的全面素質建設也存在較大缺陷。由于缺乏足夠的創新空間和持續學習的機會，以及缺乏提高自身素質和能力的意識，油田企業檔案工作的質量和效率難以得到保障。為此，油田企業應提高對檔案人才的重視度和投入，注重員工培訓，加強團隊合作，吸納更多專業人才，為油田企業檔案的信息化工作提供更完善的技術支持和服務。

四、信息化背景下油田企業檔案工作開展策略

（一）搭建檔案管理平臺，實施標準規范化管理。1.針對傳統的檔案管理方式難以融入信息系統的情況，需要針對業務系統特點設計合適的應用架構和開放式接口。建立統一的檔案管理平臺，實現業務系統與檔案平臺信息互聯互通，可以取得以下優勢：一是實現經濟的數據處理方式，縮減數據冗余和瓶頸，節省空間和減少人力資源的浪費；二是實現高效的業務處理方式，優化油田企業內部的資源配置，提高業務效率。這樣，在業務流程中就能夠實現統一的數據共享和處理，油田企業檔案信息與各業務系統之間的協同能力得到提高。2.健全檔案管理標準和規范，實現標準化管理。隨著油田企業規模的不斷擴大，信息化水平的不斷提升，油田企業檔案工作的復雜度也相應增加，其管理標準和規范也需要不斷發展和完善。因此，油田企業檔案工作需要強化檔案管理標準和規范，以實現檔案工作的標準化管理。

（二）多措并舉，全面增強企業檔案工作安全管理。油田企業要采取多種措施，加強信息安全管理，應對信息安全風險和管理難題。解決這個問題可以從以下幾個方面入手：1.加強平臺和系統安全控制。油田企業必須加強平臺和系統的安全性管理，確保網絡設備的安全運行和信息安全的保障。企業可以采用網絡隔離、數據加密、訪問權限控制等措施，保證平臺安全可靠。同時，企業需要對嚴重的安全事件進行排查和追蹤，及時制定并執行詳細的修復措施。2.實施多層級數據安全保護措施。油田企業檔案工作的信息安全保護需要采用多層級數據安全保護措施，從物理層、應用層、網絡層等多個層面進行保護?？梢圆捎眉用芗夹g、防火墻、安全審計、數據備份等方法，確保數據在傳輸和使用過程中的安全性。3.強化信息安全管理機制。油田企業檔案工作的信息安全需要建立完善的信息安全管理體系和機制，運用有效的監控手段和管理工具，加強對企業信息安全的監管和管理。

（三）建立軟件技術標準化體系，共建共享平臺。1.積極參與、推動軟件標準化工作。油田企業檔案工作信息化軟件標準化需要積極參與和推動，不斷關注并參與國內外有關標準、規范的制定和推廣工作。企業要參與標準制定的相關工作組，積極參與有關會議和研討，并提供必要的專業意見和建議，以推動相關標準的制定和完善。2.依托標準化組織進行軟件標準化管理。油田企業可以依托有關標準化組織，通過加入行業協會/聯盟、參與標準化工作組等方式，積極參與標準化工作，以實現信息化軟件標準化的有效管理。3.建立企業技術標準體系。針對企業內部的信息化軟件標準化問題，油田企業需要在內部建立企業技術標準體系。該標準體系依據油田企業實際情況，制定符合企業需求和管理要求的信息化軟件標準，包括軟件開發、測試和運行等各個方面的標準，以實現信息化軟件標準化的有效管理。4.加強內外部合作、共建共享平臺。油田企業在信息化軟件標準化工作中需要更加有效的內外部合作，通過共建共享平臺推動標準化的實施。企業可以與外界的科研機構、高校、軟件開發公司等進行合作，共同研究和探索信息化軟件標準化的相關問題。

（四）做好信息人才的引進、培養及創新發展工作。1.加強人才的引進和培養?？梢酝ㄟ^加強人才引進和培養，強化招聘和人才利用的工作來解決信息人才不足的問題。此外，還可以通過完善人才評價和激勵體系，提高相關崗位的吸引力，加快專業人才向檔案工作領域轉入。2.搭建人才培養平臺。為了滿足油田企業檔案工作的人才需求，還可以搭建相應的人才培養平臺，加快相關人才的培訓、晉升和發展?？梢葬槍Σ煌愋偷膷徫婚_設相應的人才培養項目，以滿足企業的信息化技術發展需求。3.創新人才培養模式。為了培養油田企業檔案工作的信息人才，還可以創新人才培養模式，強化線上和線下的人才培訓機制。通過線上學習平臺和資料庫，讓員工能夠在業余時間學習擴展自己的知識面，同時加強企業內部培訓、知識分享，比如內部的線下干部培訓、行業展會等活動，通過提高工作人員的信息化素養，培訓新的信息化工作人員、消化新的信息化技術。

五、結語

綜上所述，隨著信息化技術的不斷發展，油田企業檔案工作需要不斷深入探索，制定完善的信息化工作方案，結合企業文化和戰略規劃，明確建設方向。引進和應用現代化智能技術和應用軟件，通過智能化硬件和系統集成優化，提升公司檔案管理和存儲的效率和安全性。要重視檔案專業技術人才的培養，積極尋找和分享優秀工作經驗，不斷提高油田企業檔案信息化的水平。此外，需要持續推進和完善信息化建設工作，深入挖掘和應用全新的信息技術手段，提高人員技能與素質水平，大力推進企業信息化、數字化轉型，以適應未來工作的需求。