人事檔案數字化工作思考

高陽

摘?要：完成人事檔案數字化可以提高人事檔案管理工作效率、最大限度地發揮人事檔案價值、為干部人事工作提供科學參考。高校的人事檔案數字化工作存在開展進程緩慢、頂層設計統籌不夠、資金投入不足等問題，受技術條件限制數字化成果的網絡化、集成化利用較弱。數字化工作的開展應在符合國家標準規范的前提下結合單位實際做好全過程規劃，借信息化促進傳統人事檔案管理接收、整理、保管、利用、統計各個工作流程的提升。

關鍵詞：人事檔案；數字化；檔案利用

中圖分類號：F27?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.04.038

“人事檔案數字化就是利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統介質的人事檔案信息通過計算機技術轉化為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲。”《干部人事檔案工作條例》指出“干部人事數字檔案是按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將干部人事紙質檔案轉化形成的數字圖像和數字文本。”數字化工作可以促進檔案信息資源服務更加精準、便捷、高效。

1?高校人事檔案數字化的意義

1.1?縮短人事檔案利用時間

經筆者實際計算，收到查閱某卷人事檔案入黨時間的需求，去庫房找出紙質檔案再反饋給利用者時間是2分鐘，通過查閱單機版數字化檔案的時間是40秒。查找并復印一份紙質檔案的學生登記表和就業通知書的時間為5分鐘，利用數字化版本查閱打印的時間為1分鐘。

1.2?維護人事檔案真實可靠

人事檔案中的大部分材料如干部履歷表、學生登記表、入黨志愿書、就業通知書等都是單獨一份保存，抽取、撤換、添加材料和篡改、偽造檔案的行為因為孤本無證很難被發現，嚴重損害了人事檔案的真實性。有數字化版本的人事檔案作為印證，可有效避免因個人取利發生人事檔案違法行為，嚴肅監督干部管理，促進社會公平。

1.3?實現檔案記錄永久保存

檔案學界存在高齡檔案應得到尊重的思想，鑒于傳統紙質人事檔案的紙張老化、碎爛，字跡模糊甚至消失問題，數字化是對人事檔案記錄的有效保護。在人事檔案高頻利用領域，比如干部人事檔案專項審核工作，歷經所在單位初查、復查，組織人事部門給出復核意見，單位再進行重點審核，最后領導審核小組復核，1卷檔案被調閱3次，情況復雜者調閱7、8次，對紙質檔案的磨損十分嚴重。

1.4?提高組織人事工作效率

信息技術的飛速發展，干部管理和人事管理工作也不斷面臨新的挑戰，人事檔案數字化以后可以給組織人事部門提供全方位、結構化、系統化的信息，是最大限度地助力組織人事管理工作的有力武器。“對組織人事部門改進工作方式，提高工作水平、整合人才資源有重要的意義。”

2?高校人事檔案數字化現狀及存在問題

2.1?人事檔案數字化范圍不全面

以北京高校為例，中國地質大學（北京）對全部人事檔案進行了數字化，北京科技大學對部分人事檔案（處級）進行了數字化，北京郵電大學對部分材料（入黨志愿書）進行了數字化。經費不足是人事檔案數字化工作開展的主要阻礙，且人事檔案中確實有許多參考價值不大的冗余材料比如內容雷同的思想匯報、不能鑒定真偽的獲獎證書復印件、過程信息確認表、學生證復印件、錄取通知書等，考慮高成本投入與低效率輸出之間的矛盾，大多數高校對人事檔案數字化工作的開展較為謹慎。以筆者所在高校（現存檔案約6500卷）近十年來的人事檔案利用數量來看（見表1），利用率大約為28%。遇養老保險改革信息采集、黨員信息排查、干部人事檔案專項審核等情況查檔量激增，日常政治審查、黨員管理、干部任免、職稱評聘、工資待遇、退（離）休、治喪、落戶、升學、繼承等事項利用數量占所存檔案的比例不高。

2.2?數字化后人事檔案管理難度加大

與文書檔案不同，人事檔案經過分類整理、組卷裝訂、制作目錄至數字化掃描完成后，隨著時間的推移與個人發展進步定期或不定期需將新產生的材料按順序歸入其中，目前身份安全性驗證、文件加密、數字簽名、電子印章等技術在人事檔案材料中應用尚未成熟，電子人事檔案材料的接收是個難題。以筆者單位為例，每年歸檔的紙質材料如年度考核登記表、專業技術職務申報表、在職攻讀學歷學位材料等大約5000件，這批材料既要在紙質檔案中整理歸檔，還要掃描一份電子版歸入電子檔案中，工作量翻倍。

2.3?數字化人事檔案利用效果有待提升

從目前實際來看，人事檔案數字化工作基本停留在紙質檔案的掃描工作，由于人事檔案記錄的敏感性對系統的運行速度、安全性、保密性要求更高，數字化人事檔案在線遠程利用的實現依舊困難。李曉麗作者也闡明了單機版人事檔案管理系統和網絡版的優劣，“干部人事數字化檔案采集系統優點是查詢和打印速度快，缺點是單機版，僅掛接了在學院掃描時的檔案成果，此后移交的零散材料沒有掛接到系統中，無法查詢使用，內容不夠全面。濟南市干部人事檔案集中管控平臺是網絡版，優點是檔案內容全面，但因電腦和系統配置原因查詢和打印速度較慢，工作中需要靈活使用。”

3?高校人事檔案數字化工作思考

3.1?數字化范圍應全面

《干部人事檔案工作條例》第二十三條指出：“在干部人事檔案數字化過程中，應當嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等基本環節，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致。”明確要求數字化范圍應是全部的紙質檔案，對于一些冗余的材料，是紙質檔案收集整理工作存在的漏洞，應該予以糾正。

3.2?結合實際理性選擇數字化檔案的利用方式

數字化成果的利用有三種方式：一是在網絡環境整體性能優化、數據絕對安全的前提下，掛接人事檔案管理系統，實現利用申請的在線審批與檔案內容的遠程共享，這是數字化成果利用的最佳狀態。二是數字化信息資源單機版保存，由業務精湛的人事檔案管理員負責查找相關信息，也能提高利用速度。三是掃描原件單機保存，檔案目錄小范圍開放，遇到查找“三齡一歷”的相關的重要材料是否缺失，婚姻狀況、戶口、獲獎等材料是否已歸檔等，在線上確認完畢后再去尋原件也可節省時間。

3.3?從單純掃描到信息審核、建立準確的信息數據庫發展

“優化人事檔案信息資源結構、開發各種人事檔案數據庫、將傳統人事檔案資源轉化為能進行信息化管理的各種人事檔案數據”。讓人事檔案管理與組織、人事、科研、教務等校內其他管理部門業務數據流動并全面連接，既沒有誤差，也沒有時差，全面掌握個人發展狀況。由數據形成報表，對人事檔案記錄中的職稱、政治面貌、學歷學位、專業特長、培訓、考核、獲獎等情況進行定量分析，提高干部任免、黨員排查、人事信息統計等工作的效率，為組織人事工作的政策規劃提供精準分析決策能力。

3.4?傳統人事檔案管理工作業務流程需要優化提升

用數字化、信息化帶動管理精細化、服務精準化，建立人事檔案管理平臺，優化數據整理，便捷檔案服務。

一是檔案利用工作實現在線申請與審批、登記與統計，省去紙質介紹信及手工登記本的繁瑣。利用者在“利用申請”模塊填寫或添加查閱人（姓名、單位）、被查閱人（姓名、單位、檔案號）、日期，勾選查檔事由、查閱內容、利用方式，由經過電子身份認證的審批人員進行簽署審批意見，檔案管理人員勾選被查人類別、利用及歸還情況確認、填寫備注事項。依據查檔實例形成人事檔案利用數據庫，分析利用規律，抓住高頻利用材料宣傳人事檔案知識，普及檔案意識，積累利用訴求，加強關鍵材料的收集。

二是材料歸檔工作的在線申請與審核，避免材料交接工作不規范發生推諉扯皮現象。以筆者單位歸檔情況為例，歸檔清單有三個邏輯：一人多份材料，比如接收職工人事檔案及干部履歷表、聘用合同等入職材料；一份材料多人，比如按照工作節點接收的年度考核登記表、教師職務申報表、優秀共產黨員審批表等；多人多份材料，常見于歸檔量較大的處級干部檔案材料。針對不同的邏輯需要統一成格式化的歸檔材料數據庫，包含移交人（歸檔單位、姓名）、被歸檔人（姓名、單位、檔案號）、歸檔日期、材料名稱、材料數量合計等，檔案管理人員記錄材料接收日期、歸檔日期及操作者。加強歸檔數據的分析與統計，及時查找歸檔工作疏漏，督促材料形成部門及時準確歸檔，確保人事檔案材料齊全完整。

三是建立目錄數據總庫，擬定標準的數據結構，并與歸檔數據庫連接，確保新增及時材料歸檔。對每份人事檔案材料著錄是檔案管理工作中工作量最大的一項，不同類別人員人事檔案材料名稱紛繁復雜，有基本一致的如干部履歷表、員工履歷表；部分一致的如專業技術職務申報表、任職資格評審表；完全一致的是入團志愿書、入黨志愿書、干部任免審批表；完全不一致的是學歷學位材料有學生登記表、入學登記表、高中畢業生登記表、高中發展報告、高考錄取情況登記表、考生檔案等。依據材料的主要內容和性質，科學擬定目錄標題，最大限度地標準化，盡量勾選避免手工錄入，統一格式、名稱、符號，減少異構信息的處理量。

3.5?人事檔案數字化的其他問題

一是人事檔案意識的普及應深入課堂，提高思想認識，在人生的每個階段都規范填寫人事檔案材料信息，確保檔案內容的真實、準確、完整、可靠。二是建立健全規章制度，統一業務標準，人事檔案工作量的巨大60%來自于歸檔范圍、整理標準、管理模式的不統一，重復反復性工作環節多。三是重視人事檔案專業人才的培養，凡是職責中涉及人事檔案的人員都需加強人事檔案的分類標準及具體內容、檔案工作環節及紀律的學習。四是紙質人事檔案仍將長期保存。正如電子圖書盛行的時代，紙質書依然有它存在的意義。人事檔案比圖書更有溫度，即使是在信息化社會成長起來的年輕人，看到自己當年的入團志愿書里稚嫩的照片和輕巧的字體，也不免心生感嘆，一本高齡人事檔案十分有歷史厚重感。

人事檔案數字化工作的開展是大勢所趨，技術條件限制、人員配備不足、經費緊張不能成為數字化工作開展的阻礙。加強人事檔案數字化轉型，深度挖掘人事檔案的信息價值，精準高效服務廣大干部人才，是高校人事檔案工作者的重要使命。

參考文獻

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