行政機關公文格式常見問題分析

文/龍巖市新羅區人民政府辦公室 陳婕

一、行政機關公文格式規范化的意義

公文的書寫格式較為嚴謹，嚴格按照格式要求發布公文，遵守公文格式的相關制度和標準，更好地凸顯公文內容，使公文更為整齊和美觀，提高公文的有效性和價值。行政機關公文格式規范化具有重要的意義：一是有利于準確傳達政策和信息。行政機關是國家行政權的行使者，公文具有規范體式和法定效用，公文格式規范化能有效提高交流溝通的效率。二是有利于維護公文的嚴肅性和權威性。公文擬定中的流程較為嚴格，且公文格式自成一體，具有法定效力和規范體式，自起草之初就詮釋著國家行政機關的莊嚴性，規范性公文顯示出公文的嚴肅性和權威性，對行政法規使用的章程、條例、規定等至關重要。三是有利于提高工作質量和效率。公文在起草、審核和簽發上都有統一的公文格式，這樣可以精簡公文處理的時間和效率，為行政機關公文的收、發、整理歸檔起到提質增效的效果，尤其是在如今公文處理自動化環境下，公文格式規范化可使工作質量和效率倍增。

二、行政機關公文格式常見問題分析

（一）版頭部分的公文格式常見問題。在公文的規格樣式中，版頭部分常見的問題主要有三類：一是發文機關標志名稱不全。制發公文的機關單位尚未標注機關名稱，使得版頭部分不完整。二是發文字號不規范。公文版頭的字號和字體有著相應的標注標準，但在公文處理中還存在序號用虛數、錯用括號、字號小于3號、字體不標準等多個問題。三是簽發人標識不合規定。有的部門在公文發布中字體沒有使用楷體，而是其他字體，更有甚者在公文起草和擬定時缺少簽發人的簽字，公文格式不嚴謹。

（二）主體部分的公文格式常見問題。1.標題問題。標題問題是行政機關公文格式中的常見問題之一，存在公文標題的字體、字號沒有嚴格按照規定寫作的現象，有時用宋體加粗，有時用黑體加粗，字號的選擇也存在隨意性較大。不僅如此，有些公文中還存在標點符號濫用的問題，頓號、逗號的使用不當以及書名號的重復使用等不規范的現象仍然存在，容易造成歧義。如：《××縣人民政府關于轉發〈××市人民政府關于轉發《××省人民政府關于印發××的通知》的通知〉的通知》；此外，還存在語義重復的問題，在公文中“請求”和“請示”重復出現在一個標題之中，如：《XXX局關于請求解決xxx的請示》。2.正文問題。公文的正文部分格式問題較為多見，主要表現為正文中應用公文的格式不對。具體說來，一是在正文中括號的使用不當，如“依據xx廳〔2022〕28號文《關于xxx的通知》”“xx廳〔2022〕28號文”出現在標題前面就是錯誤的，標題和引用的發文字號問題尚未理清。二是文中結構層次序數詞使用不規范。結構層次序數中第一層是“一、”第二層變成了“1”或者“（1）”，這樣的序數詞表達在字體和標點上都存在不規范。3.結尾問題。公文結尾部分是公文格式的重點，包括發文機關署名、加蓋印章、成文時間等內容。其中，存在發文機關署名和印章不一樣的問題，如：“XXX縣人力資源和社會保障局”只署名為“XXX縣人社局”。加蓋的印章不清晰、不居中、不端正，印章使用不規范或錯蓋在了成文時間以外的地方，成文時間未用阿拉伯數字表示年、月、日等都是公文結尾部分的常見問題。此外，公文排版后不能容下印章時，印章與正文分屬兩頁，且印章頁顯示“此頁無正文”或出現空白頁的現象仍然存在。4.附件標識問題。公文附件編排錯誤也是常見問題之一，附件作為正文內容的組成部分，與公文正文具有同等效力，不少機關單位對附件標識認識不清，經常出現主附分離的情況，影響了公文的規范性。

（三）版記部分的公文格式常見問題。1.主題詞問題?，F如今，相關條例規定取消了公文主題詞，也就是說，在公文格式中，現已不存在主題詞的現象，出現主題詞的公文格式是錯誤的。但許多機關在文件制發中經驗主義盛行，仍然憑借長期的公文制發經驗擬定公文，還是寫有主題詞，究其原因，主要是由于公文寫作單位尚未與時俱進加強公文規范的學習，使得主題詞現象時有發生。2.抄送格式問題。首先，是抄送名稱不統一的問題，沒有嚴格用“抄送”兩個字，而是自主命名為“抄報”“報送”等標識。其次，回行時沒有與冒號后的抄送機關對齊，在抄送較多機關時，間隔符號使用不當，用“、”或空格，最后一個抄送機關不標句號等不規范的格式仍然存在，如：縣（區）級單位行文需要抄送市級單位的，寫成“抄報：市XX局、市XX局、XX中心”。最后，抄送給不該抄送的機關，造成了公文資源的浪費和公文處理部門的工作負擔。

三、行政機關公文格式規范化應用的策略

行政機關公文要求按照專業的公文格式進行寫作，加強對公文格式的規范化，降低公文中的常見問題的出錯率，可以結合當前公文格式中的常見問題，有針對性地進行優化，將公文格式規范化貫穿始終，確保公文的質量。

（一）版頭部分公文格式規范化應用的策略。版頭部分是重要內容，一是要補全發文機關標志名稱。對于制發公文的機關單位，應強調標注機關名稱的重要性，在版頭中寫全機關單位名稱。二是發文字號一般位于版頭的下空2行，居中排布。有固定的標準和模式，用3號仿宋字體顯示，數字符號也有相應的規定，年份、發文順序號用阿拉伯數字標注，年份應標全稱，在標點符號的使用上，括號的使用應引起重視，用六角括號“〔〕”括入，避免因為括號的不規范影響公文質量。同時，發文順序號不加“第”字，直接用阿拉伯數字開頭，序列號的使用則不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字，盡量不使用自動編號，且機關代字、年號和序號缺一不可。三是簽發人的位置在公文的右上角，居右空一字，“簽發人”三個字應編排在發文機關標志下空二行位置。

（二）主體部分公文格式規范化應用策略。1.公文標題的規范化應用。公文標題是對公文內容的概括與揭示，公文標題用二號小標宋體，一般不加粗，標題末不能使用標點符號，法規、規章名稱可加書名號。多行時采用梯形、菱形和倒梯形，每行詞意完整、長短適宜、間距恰當。標題用語不能有歧義，文字表述要用語精煉，說明發文緣由，使人一目了然。如《XXX局關于請求解決xxx的請示》，在公文標題中出現了“請求”和“發請示”兩個動詞，應改為《xxx局關于解決xxx的請示》；如《××縣人民政府關于轉發〈××市人民政府關于轉發《××省人民政府關于印發××的通知》的通知〉的通知》應改為《××縣人民政府關于轉發〈××省人民政府關于印發××的通知〉的通知》。2.正文部分的規范化應用。行政機關公文的正文部分主要起到申述觀點、敘事明理的作用，正文中括號的使用應出現在標題之后，如“xx廳〔2022〕28號文《關于xxx的通知》”，“xx廳〔2022〕28號文”就應置于標題后面，改為“《關于xxx的通知》xx廳〔2022〕28號文”，字體通常為3號仿宋體字，公文首頁必須顯示正文，按照規范的格式敘事具體內容。文中結構層次序數詞使用方面，一級標題用黑體“一、”，二級標題用楷體加粗“（一）”；三級標題用仿宋GB2312加粗“1.”；四級標題用仿宋GB2312加粗“（1）”，公文應嚴格按照正文結構層次序數詞行文。3.結尾部分的規范化應用。公文的結尾應簡明概括全文，結尾可用“特此通知”“特此報告”“妥否，請示復”等。公文末尾闡明公文生效、實施的日期，日期落款一旦注明時間即可生效。在發文機關署名、加蓋印章、成文時間方面注意格式的規范化，特別需注意發文機關的署名要與印章署名一致。在加蓋印章方面，用紅色印章，印章顯示應清晰、居中、端正，下壓成文日期，作為公文生效的憑證。成文日期必須用阿拉伯數字將年、月、日標全，月、日不編虛位（即1不編為01）。此外，公文排版不得出現空白頁或“此頁無正文”的字樣，以防止對公文原文的人為添加和篡改。4.附件標識的規范化應用。附件在公文排版中也有明確的格式要求，附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。對“附件”字體的使用和空格有要求，“附件”二字及附件順序號在左上角頂格顯示，應使用3號黑體字。附件標題居中編排在版心第三行，其中對于附件內容的格式，要求同正文一致。

（三）版記部分公文格式規范化應用的策略。

1.抄送的規范化應用。文件如有抄送機關，需要根據抄送機關的數量進行合理安排，在字體的選擇上，一般用4號仿宋字體標明抄送機關名稱，在印發機關和印發日期上一行，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?。對行政機關公文抄送的規范如下：一是要統一抄送名稱。嚴格用“抄送”兩個字，力求標準化和統一化的標識。二是“抄送”回行應與冒號后的“抄送機關”對齊。根據抄送機關的性質，在抄送較多機關時間隔符號使用逗號“，”隔開；當抄送機關間是并列關系的，它們之間的符號應當使用頓號“、”，最后一個抄送機關應清晰標明句號“。”。三是“抄送”公文的嚴謹性。精選抄送機關單位，避免給不需要的機關單位抄送。此外，從抄送機關的排列順序上看，若按隸屬關系分，即根據行政單位上級和下級的關系，從上至下的順序依次為：上級機關、平行機關、下級機關；若按系統分，即根據行政單位不同組織和部門的關系，從高到低的順序依次為：黨委、人大、政府、政協、紀委、法院、檢察院、軍隊、下級政府和本級政府各部門。2.印發機關和印發日期的規范化應用。印發機關是公文的印制主管部門，在字體選擇上印發機關的字樣采用4號仿宋字體，印發日期也應采用4號仿宋字體。需要注意的是，在編排上對印發機關和日期應排版在末條分隔線之上，同時注意字體和版面的空格，一般要求印發機關左空一字，印發日期右空一字，嚴格按照要求進行空格。在數字的使用上，統一使用阿拉伯數字標全年、月、日，后加“印發”二字。如：“二O二二年三月二日印發”或“2022年03月02日印發”都不規范，應改為“2022年3月2日印發”。

四、結語

行政機關公文格式中存在許多常見問題，在公文處理中應引起重視。應加大對行政機關公文規范教育培訓，通過定期或不定期的培訓，加深對公文規范性的認識，提高公文格式的規范化管理，增強公文處理的規范性和權威性。與此同時，還要健全行政公文審核與評估制度，發揮行政機關公文審核的職能作用，對不規范的公文要及時提出問題，嚴格把好公文格式關，堅持不懈地提高公文質量和行政效率，使公文更好助力行政機關各項工作的開展。